Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty CP thực phẩm Tứ Phương
(Nguồn: Báo cáo nhân sự năm 2020)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
* Giám đốc:
- Điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật. Giám đốc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất;
- Soạn thảo các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ của công ty, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý Công ty từ phó Giám đốc trở xuống. Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của Công ty…
* Phó Giám đốc: GIÁM ĐỐC Phịng Kinh doanh Phân xưởng SX 2 Phân xưởng SX 1 Phòng Nhân sự Phịng kế tốn Trưởng phòng Phân xưởng SX 3 Trưởng phòng Trưởng phòng Nhân viên KD Nhân viên NS Nhân viên KT PHÓ GIÁM ĐỐC
- Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc;
- Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
* Phòng Kinh doanh
- Tham mưu cho Giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của cơng ty;
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn nhằm đảm bảo nguồn vốn để triển khai kế hoạch đầu tư hàng năm đã được phê duyệt của công ty;
- Kinh doanh mua bán theo theo Giấy đăng ký kinh doanh;
- Tổ chức thực hiện tiếp thị, quảng cáo, bán hàng nhằm đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tối đa hóa lợi nhuận;
- Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc công ty;
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc công ty.
- Được chủ động giao dịch với cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên;
- Được quyền yêu cầu các phịng cấp thơng tin, tài liệu có liên quan để phục vụ quá trình kinh doanh theo yêu cầu của Giám đốc cơng ty.
* Phịng Nhân sự
- Tham mưu cho Giám đốc trong công tác bổ nhiệm, tuyển dụng, quy hoạch, đào tạo, quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động của công ty, theo dõi công tác thi đua khen thưởng, đề bạt nâng lương, ý thức chấp hành nội quy hoạt động của công ty;
- Công tác pháp chế và kiểm tra văn bản trước khi phát hành;
- Tổng hợp công tác báo cáo định kỳ và đột xuất cho cơ quan quản lý theo quy định;
- Theo dõi lưu trữ công văn đi, công văn đến, quản lý sử dụng tài sản của công ty trên nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, tổ chức bảo vệ cơ quan an toàn;
- Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng, quý, năm, các biện pháp bảo đảm thực hiện kế hoạch thu chi tài chính của cơng ty.
- Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch tạo nguồn cũng như sử dụng nguồn vốn của công ty hàng tháng, quý, năm.
* Phịng Kế tốn
- Chủ động phối hợp với các phòng thiết lập kế hoạch kinh doanh và thu hồi nợ, kế hoạch và thủ tục vay vốn từ các ngân hàng thương mại;
- Mở, quản lý và sử dụng các tài khoản tại các ngân hàng thương mại; - Kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thu nợ; kiểm tra việc quản lý sử dụng vật tư tài sản; kiểm tra việc chấp hành chính sách của Nhà nước liên quan đến thu nhập, chi phí, phân phối kết quả kinh doanh;
- Tổ chức thực hiện công tác ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ số liệu thơng tin nghiệp vụ kế tốn, tình hình thanh tốn, tình hình sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn, tình hình thực hiện chi phí, thu nhập và kết quả của cơng ty trên chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo theo chuẩn mực và chế độ kế toán;
- Tổng hợp, lập và nộp các báo cáo kế toán theo quy định của pháp luật. Cung cấp thông tin cần thiết cho cấp trên và các cơ quan chức năng;
- Những công việc khác theo sự điều hành của Giám đốc công ty.
*Phân xưởng sản xuất
- Điều hành tồn bộ q trình sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng, an toàn, tiết kiệm, năng suất, chất lượng, hiệu quả.
- Cân đối kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, nguyên vật liệu, điều độ, ra lệnh sản xuất và theo dõi việc đáp ứng.
- Quản lý các phân xưởng trực thuộc. Các phân xưởng có các cấp trưởng phụ trách, căn cứ vào khối lượng, tính chất cơng việc, tiêu chuẩn, chức năng, năng lực của từng nhân viên trong xưởng, Tổ trưởng các phân xưởng có trách nhiệm phân công nhiệm vụ phù hợp, phát huy khả năng của từng cá nhân.
Theo trên , ta thấy rằng cơ cấu tổ chức của cơng ty là phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay. Đó là một cơ cấu nhỏ gọn không quá nhiều bộ phận
và khơng có những bộ phận khơng hợp lý. Tất cả các bộ phận đều chịu trách nhiệm về một lĩnh vực riêng và không đan xen chồng chéo lên nhau. Với cơ cấu này đảm bảo cho công ty có thể hoạt động có hiệu quả. Cơng ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên khơng tránh khỏi tình trạng lúc thì ít, lúc thì nhiều đơn hàng. Nhưng với cơ cấu được bố trí như vậy cơng ty có thể dễ dàng trong phân công lao động.
Như vậy, với cơ cấu gọn nhẹ như trên, cơng ty có thể sử dụng lao động có hiệu quả, tránh được tình trạng dư thừa lao động. Cơ cấu này rất thuận lợi cho công ty hoạt động với quy mô nhỏ như hiện nay và cũng rất thuận lợi cho công ty trong tương lai khi quy mơ được mở rộng hơn. Khi đó cơng ty chỉ cần thêm vào từng bộ phận một số lượng lao động nhất định mà không làm ảnh hưởng tới hoạt động của bộ máy hiện tại.