Để phục vụ cho yờu cầu quản lý, TCT HKVN tổ chức phõn loại chi phớ theo nội dung kinh tế của chi phớ sản xuất kinh doanh. Cỏch phõn loại này
giỳp cho việc quản lý cỏc yếu tố chi phớ .
Thứ nhất: Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
- Nhiờn liệu dựng cho mỏy bay chiếm chủ yếu trong tổng số chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp. Tỷ lệ này cú thể thay đổi tăng hoặc giảm tựy theo biến động của giỏ xăng trờn thị trƣờng.
- Nhiờn liệu phục vụ cỏc thiết bị và phƣơng tiện mặt đất, nhƣ: cỏc phƣơng tiện vận tải mặt đất, cỏc thiết bị đặc thự của hàng khụng dựng để phục vụ hành khỏch và hàng húa tại cỏc sõn bay.
- Suất ăn đồ uống phục vụ hành khỏch trờn mỗi chuyến bay.
Thứ hai: Chi phớ nhõn cụng
- Lƣơng: Bao gồm lƣơng cho bộ phận trực tiếp và bộ phận giỏn tiếp, thụng thƣờng ở TCT HKVN chiếm khoảng 60-70% trờn tổng chi phớ nhõn cụng.
- Cỏc khoản phụ cấp ngoài lƣơng, nhƣ: phụ cấp giờ bay, ăn định lƣợng tổ bay, đồng phục theo giờ bay, phụ cấp cụng tỏc ngoài nƣớc của tổ bay. Cỏc khoản phụ cấp này đƣợc chi cho cỏc thành viờn tổ bay, bao gồm ngƣời lỏi, tiếp viờn và thợ kỹ thuật. Ngoài ra cũn cú sinh hoạt phớ cho cỏn bộ đại diện TCT HKVN ở cỏc nƣớc ngoài, đõy là khoản chi theo định mức hàng thỏng cho nhõn viờn của TCT HKVN làm tại cỏc chi nhỏnh ở nƣớc ngoài, bao gồm cỏc nhõn viờn tài chớnh, khai thỏc, phỏt triển bỏn, kỹ thuật, ... Cỏc khoản này thụng thƣờng chiếm khoảng 20% - 25% trờn tổng chi phớ nhõn cụng.
- Cỏc khoản BHXH, BHYT, KPCĐ
- Chi phớ nhõn cụng thuờ ngoài: Chủ yếu là chi hớ tiền lƣơng trả cho cỏc nhõn viờn địa phƣơng tại cỏc nƣớc mà cú chi nhỏnh của TCT HKVN. Thụng thƣờng chi phớ này chiếm khoảng 10% trờn tổng chi phớ nhõn cụng.
Thứ ba: Chi phớ cụng cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh
- Chi phớ cụng cụ, dụng cụ phục vụ hành khỏch, là cỏc chi phớ dụng cụ suất ăn, đồ uống phục vụ hành khỏch trờn mỗi chuyến bay. Chi phớ này thụng thƣờng chiếm từ 70%-75% tổng chi phớ cụng cụ dụng cụ.
- Chi phớ cụng cụ lao động nhỏ, là cỏc chi phớ cụng cụ dụng cụ cú giỏ trị nhỏ đƣợc phõn bổ dần vào chi phớ theo thời gian sử dụng của cụng cụ dụng cụ, chiếm khoảng 30% trong tổng chi phớ cụng cụ dụng cụ.
Thứ tƣ: Chi phớ khấu hao tài sản cố định
- Chi phớ khấu khao mỏy bay: Tại TCT HKVN mỏy bay đƣợc khấu hao theo phƣơng phỏp đƣờng thẳng dựa trờn thời gian hữu dụng của mỗi loại mỏy bay. Chi phớ này chiếm khoảng 90% trờn tổng chi phớ khấu hao.
- Chi phớ khấu hao tài sản khỏc: bao gồm thiết bị vận tải mặt đất, thiết bị văn phũng và cỏc mỏy múc thiết bị khỏc. Cỏc tài sản này cũng đƣợc TCT HKVN khấu hao theo phƣơng phỏp đƣờng thẳng.
Thứ năm: Chi sửa chữa bảo dƣỡng tài sản
- Chi sửa chữa bảo dƣỡng động cơ mỏy bay, thõn mỏy bay: Cỏc chi phớ phỏt sinh sửa chữa thƣờng xuyờn và chi phớ bảo dƣỡng định kỳ theo khuyến cỏo của nhà sản xuất mỏy bay. Chi phớ này thụng thƣờng chiếm đến 90% tổng chi phớ sửa chữa bảo dƣỡng.
- Chi phụ tựng khớ tài mỏy bay: Ở TCT HKVN chi vật tƣ phụ tựng mỏy bay đƣợc theo dừi trong mục chi sửa chữa bảo dƣỡng tài sản. Vỡ bản chất của chi phớ này phỏt sinh đi liền với quỏ trỡnh sửa chữa hay bảo dƣỡng thõn mỏy bay và động cơ mỏy bay. Chi phớ này thụng thƣờng chiếm đến 5% tổng chi phớ sửa chữa bảo dƣỡng.
- Chi phớ bảo dƣỡng, sửa chữa cỏc tài sản khỏc chiếm khoảng 5% tổng chi phớ sửa chữa bảo dƣỡng.
Thứ sỏu: Chi phớ dịch vụ mua ngoài
- Chi phớ thuờ phƣơng tiện vận tải: Bao gồm chi phớ thuờ mỏy bay và chi phớ thuờ khoang, chỗ hoặc thuờ chuyến bay. Thụng thƣờng chi phớ này
chiếm khoảng 40-45% tổng chi phớ dịch vụ mua ngoài. Hiện tại, do hạn chế về vốn nờn TCT HKVN đang trong quỏ trỡnh đầu tƣ mua mỏy bay sở hữu, để đỏp ứng đƣợc nhu cầu vận chuyển của TCT HKVN thỡ ngoài số lƣợng mỏy bay sở hữu cần phải thuờ hoạt động một số mỏy bay. Ngoài ra cũn cú cỏc nghiệp vụ thuờ từng chuyến bay hay thuờ một khoang hoặc một số chỗ trờn chuyến bay của cỏc hóng hàng khụng khỏc.
- Chi phục vụ kỹ thuật thƣơng mại, bao gồm chi phục vụ thƣơng mại mặt đất, chi phục vụ kỹ thuật, chi phục vụ hàng húa. Đõy là cỏc khoản chi phải trả cho cỏc nhà quản lý sõn bay và cỏc nhà cung cấp dịch vụ tại cỏc sõn bay. Thụng thƣờng khoản chi này chiếm khoảng 10% tổng chi phớ dịch vụ mua ngoài.
- Chi điều hành bay: Bao gồm chi điều hành bay và chi bay quỏ cảnh là cỏc khoản chi trả cho cỏc nhà chức trỏch từng quốc gia mà mỏy bay bay qua. Thụng thƣờng khoản chi này chiếm khoảng 10% tổng chi phớ dịch vụ mua ngoài.
- Chi trả sõn bay và dịch vụ khỏc cho chuyến bay: Bao gồm chi hạ cất cỏnh, chi thuờ bao sõn bay, chi vệ sinh mỏy bay, ... Khoản chi này thanh toỏn cho cỏc nhà quản lý sõn bay, nhà cung cấp dịch vụ ở cỏc sõn bay để điều hành hạ cất cỏnh, thuờ chỗ đỗ cho mỏy bay trong thời gian chờ chuyến bay tiếp theo. Thụng thƣờng khoản chi này chiếm khoảng 10% tổng chi phớ dịch vụ mua ngoài.
- Chi bảo hiểm: Bao gồm bảo hiểm thõn mỏy bay và bảo hiểm trỏch nhiệm dõn sự. Thụng thƣờng khoản chi này chiếm khoảng 3-5% tổng chi phớ dịch vụ mua ngoài
- Chi phục vụ bỏn chứng từ vận chuyển, bao gồm chi hoa hồng bỏn chứng từ vận chuyển, chi quảng cỏo, chi đặt vộ giữ chỗ, chi xỳc tiến thƣơng mại. Thụng thƣờng khoản chi này chiếm khoảng 15 -20% tổng chi phớ dịch vụ mua ngoài
- Chi dịch vụ mua ngoài khỏc, nhƣ; điện nƣớc, thụng tin liờn lạc, bỏo chớ trờn mỏy bay, dịch vụ giải trớ trờn mỏy bay, phục vụ hành khỏch khỏc trờn
mỏy bay và tại sõn bay, thuờ tài sản khỏc. Thụng thƣờng khoản chi này chiếm khoảng 3-5% tổng chi phớ dịch vụ mua ngoài.
Thứ bảy: Chi khỏc bằng tiền, bao gồm cỏc khoản chi đào tạo bồi dƣỡng
nghiệp vụ, cụng tỏc phớ, trang phục nghành, văn phũng phẩm, tiếp khỏch và chi khỏc. Trong đú chi đào tạo chiếm khoảng 60-70%.
Thứ tỏm: Chi phớ hoạt động tài chớnh và chi khỏc. Cỏc khoản chi này
biến động mỗi năm một khỏc.
Với cỏch phõn loại này, sẽ giỳp cho Tổng cụng ty Hàng khụng việt Nam lập đƣợc dự toỏn chi phớ theo cỏc yếu tố. Bờn cạnh đú, Tổng cụng ty tổng hợp đƣợc toàn bộ chi phớ, từ đú cũng kiểm tra đƣợc tỷ trọng từng yếu tố phớ trong tổng chi phớ, cõn đối đƣợc chi phớ giữa cỏc đơn vị phũng ban, cũng nhƣ cỏc văn phũng đại diện hay khu vực ...
2.3.2 Thực tế cụng tỏc quản lý chi phớ tại TCT HKVN
Khụng chỉ đối với TCT HKVN mà với tất cả cỏc doanh nghiệp, cụng tỏc quản lý chi phớ đều đƣợc rất coi trọng. Để đảm bảo hoạt động cú lợi nhuận, bảo toàn đƣợc nguồn vốn Nhà nƣớc giao cho, TCT HKVN đó ỏp dụng một số cỏc biện phỏp quản lý chi phớ, phải kể đến nhƣ:
2.3.2.1 Quản lý chi phớ tại TCT HKVN
Thứ nhất: Quản lý chi phớ và lập kế hoạch chi phớ theo từng đơn vị phỏt sinh chi phớ
Nếu xột theo đặc thự về cỏch lập, cũng nhƣ thực hiện quản lý chi phớ, thỡ cú thể chia cỏc đơn vị trong Tổng cụng ty Hàng khụng thành 2 nhúm :
Nhúm 1: Là cỏc đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cụng ty: Bao gồm cỏc ban nhƣ: Dịch vụ thị trƣờng, Quản lý vật tƣ, Kỹ thuật, Đảm bảo chất lƣợng, Kế hoạch thị trƣờng, Tiếp thị Hành khỏch, Điều hành bay, Ban đào tạo, Tổ chức cỏn bộ, An toàn an ninh, Khoa học cụng nghệ, Tài chớnh kế toỏn.
Nhúm 2: Cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc bao gồm : Cỏc văn phũng chi nhỏnh nƣớc ngoài, văn phũng đại diện tại ba miền Bắc Trung Nam, đoàn bay, đoàn tiếp viờn, trung tõm huấn luyện bay, trung tõm điều hành khai thỏc Nội Bài, trung tõm điều hành khai thỏc Tõn Sơn Nhất, tạp chớ Heritage.
Tại mỗi một đơn vị hạch toỏn phụ thuộc và mỗi một ban chức năng là một đầu mối phỏt sinh và quản lý chi phớ. Hàng năm, dựa trờn kế hoạch sản xuất chung của toàn Tổng cụng ty đƣợc cụ thể húa qua sản lƣợng chuyến bay, sản lƣợng hành khỏch và hàng húa, cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh chi tiết của đơn vị do Tổng cụng ty giao, dựa trờn thực tế chi phớ phỏt sinh của năm trƣớc liền kề, định mức chi phớ một số khoản mục, định biờn lao động, từng đơn vị hạch toỏn phụ thuộc và từng ban chức năng lập kế hoạch chi phớ cho riờng mỡnh. Kế hoạch chi phớ này đƣợc chi tiết theo từng nội dung của chi phớ. Với Kế hoạch chi phớ của từng đơn vị và từng ban này sẽ đƣợc bảo vệ với TCT HKVN. Ban Kế hoạch đầu tƣ là đầu mối tổng hợp, cõn đối để tham mƣu cho lónh đạo trong việc phờ duyệt và giao kế hoạch chi phớ cho từng đơn vị và từng ban. Cú thể khỏi quỏt quỏ trỡnh lập và cấp duyệt chi phớ qua sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2 : Cỏc bƣớc lập, duyệt kế hoạch ngõn sỏch
Kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của Toàn
Tổng cụng ty
Giao nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cho cỏc đơn vị
Từ nhiệm vụ SXKD đƣợc giao cỏc đơn vị lờn kế
hoạch chi phớ
Kế hoạch sơ bộ chi phớ chung toàn Tổng cụng ty
Cõn đối lại chi phớ chung và giao kế hoạch chi phớ cho
Thứ hai: Thanh toỏn chi phớ
Tại mỗi đơn vị hạch toỏn phụ thuộc, định kỳ căn cứ vào kế hoạch chi phớ đó đƣợc duyệt, TCT HKVN cấp kinh phớ cho cỏc đơn vị để cú nguồn chi trả. Khi phỏt sinh chi phớ cỏc đơn vị tự tổ chức kiểm tra, thanh toỏn và hạch toỏn kế toỏn trờn bỏo cỏo tài chớnh của mỡnh. Trong trƣờng hợp cú khoản chi nào khụng cú trong kế hoạch hoặc vƣợt kế hoạch đó đƣợc duyệt, đơn vị làm tờ trỡnh cho TCT HKVN để đƣợc cấp bổ sung hoặc duyệt kế hoạch mới. Cuối năm, Ban TCKT sẽ thực hiện kiểm tra và ra thụng tri quyết định phờ duyệt quyết toỏn cho đơn vị.
Với mỗi ban chức năng của TCT HKVN, căn cứ vào kế hoạch đó đƣợc duyệt, khi phỏt sinh chi phớ, từng ban tự kiểm tra sau đú làm đề nghị thanh toỏn.
Nội dung thanh toỏn gồm hai phần:
Phần chi đảm bảo hoạt động: Cỏc Ban tự kiểm tra làm đề nghị thanh toỏn chuyển về phũng Kế toỏn của Văn phũng đối ngoại. Cỏc khoản chi này bao gồm : Chi tiếp khỏch, cụng tỏc phớ, chi mua cụng cụ dụng cụ, chi thụng tin liờn lạc…
Phần chi theo phõn cấp: Cỏc Ban tự kiểm tra chuyển qua Ban Tài chớnh kế toỏn (Ban TCKT) làm thủ tục thanh toỏn cho nhà cung cấp. Cỏc chi phớ phỏt sinh này chủ yếu là cỏc chi phớ phục vụ chuyến bay nhƣ: nhiờn liệu, suất ăn, đồ uống, chi phớ phục vụ kỹ thuật, thƣơng mại, hàng húa, điều hành bay, chi trả sõn bay, sửa chữa, bảo dƣỡng mỏy bay, thuờ mỏy bay, quảng cỏo, bảo hiểm. Đõy là cỏc chi phớ chớnh và chiếm phần lớn trong tổng chi phớ của TCT HKVN. Cỏc bƣớc thanh toỏn chi phớ của TCTHKVN đƣợc thể hiện túm tắt qua sơ đồ 2.3
Sơ đồ 2.3: Cỏc bƣớc thanh quyết toỏn chi phớ
Thứ ba: Quyết toỏn chi phớ hàng năm
Với những đặc điểm khỏc nhau về cỏch lập, cũng nhƣ thực hiện quản lý chi phớ, nờn giữa 2 nhúm (nhúm cỏc ban trong Tổng cụng ty và nhúm cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc), thỡ việc quyết toỏn chi phớ cũng cú sự khỏc biệt.
Với cỏc Ban ngành thuộc khối cơ quan Tổng cụng ty: Chủ yếu cỏc chi phớ của cỏc ban là chi phớ phục vụ chuyến bay, đều phỏt sinh liờn quan đến sản lƣợng chuyến bay, hợp đồng đó ký với nhà cung cấp hàng húa, dịch vụ, mặt khỏc cỏc chi phớ này đƣợc hạch toỏn tập trung tại Ban TCKT, nờn sẽ khụng cú cụng việc quyết toỏn cho cỏc ban chức năng.
Với cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc, cụng tỏc quyết toỏn sẽ căn cứ vào kế hoạch chi phớ đó đƣợc duyệt, thực tế chi phớ của từng đơn vị. Thụng thƣờng việc quyết toỏn so sỏnh giữa thực tế phỏt sinh chi phớ và kế hoạch theo từng nội dung chi phớ, nếu cú chờnh lệch đơn vị cú trỏch nhiệm giải trỡnh. Ban TCKT cú trỏch nhiệm kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của khoản chờnh lệch phỏt sinh để thực hiện chức năng tham mƣu cho Tổng giỏm đốc trong việc phờ duyệt quyết toỏn.
Khối cỏc phũng ban tại Tổng cụng ty
Khối cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc
Ban Tài chớnh kế toỏn - Tổng cụng ty
Phũng kế toỏn tại đơn vị Phũng kế toỏn – Văn
phũng đối ngoại
Quyết toỏn
2.3.2.2 Vớ dụ minh họa quỏ trỡnh lập, cấp thanh quyết toỏn ngõn sỏch tại Tạp chớ Heritage Tạp chớ Heritage
Toàn bộ quỏ trỡnh lập, cấp ngõn sỏch cũng nhƣ thanh quyết toỏn chi phớ của toàn TCT HKVN đƣợc khỏi quỏt trong cỏc sơ đồ 2.2 và 2.3.
Là một đơn vị hạch toỏn phụ thuộc của TCT HKVN, Tạp chớ Heritage cũng tuõn thủ quy trỡnh lập, cấp ngõn sỏch cũng nhƣ thanh quyết toỏn chi phớ núi trờn, cụ thể nhƣ sau:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của toàn Tổng cụng ty, Ban Kế hoạch Thị trƣờng lờn kế hoạch giờ bay khai thỏc thƣơng mại năm 2009 (bảng 2.6) với cỏc thụng tin về chủng loại mỏy bay và số giờ bay kế hoạch tƣơng ứng với mỗi chủng loại; kế hoạch vận chuyển thƣơng mại hàng khụng (bảng 2.5) với cỏc thụng tin kế hoạch sản lƣợng vận chuyển hành khỏch năm chi tiết về chặng bay, tần suất bay, chủng loại mỏy bay sử dụng cho chặng, cũng nhƣ tần suất ghế sử dụng; kế hoạch sản lƣợng vận chuyển hàng khụng năm 2009 (bảng 2.4) với lƣợng khỏch vận chuyển kế hoạch đƣợc đƣa ra là 9.460.328 hành khỏch trong đú khỏch quốc tế dự kiến là 3.611.745 hành khỏch, khỏch nội địa dự kiến là 5.848.583 hành khỏch.
Với kế hoạch khai thỏc cụ thể đó cú, Ban Dịch vụ Thị trƣờng thay mặt Tổng cụng ty đặt hàng Tạp chớ Heritage (thể hiện qua bảng 2.7) kế hoạch phõn phối tạp chớ Heritage với số lƣợng ấn phẩm phỏt hành cho mỗi thỏng vào khoảng 70.000 cuốn/thỏng, mỗi cuốn 150 trang.
Căn cứ nhiệm vụ đƣợc giao, ngõn sỏch đó thực hiện qua cỏc năm 2007, và ƣớc thực hiện 2008, Tạp chớ Heritage lập kế hoạch ngõn sỏch sản xuất kinh doanh năm 2009 với là 17.374.988 đồng trong đú chi phớ chủ yếu là chi phớ sản xuất Tạp chớ mỏy bay 13.461.738 đồng (bảng 2.8: Kế hoạch ngõn sỏch năm 2009- Tạp chớ Heritage)
Tổng hợp ngõn sỏch từ cỏc Ban, cỏc đơn vị phụ thuộc, Ban Kế hoạch đầu tƣ tổng hợp kế hoạch ngõn sỏch của toàn Tổng cụng ty, cõn đối lại và
tham mƣu cho Tổng giỏm đốc giao kế hoạch ngõn sỏch cho cỏc đơn vị.(bảng 2.9: Tổng hợp kế hoạch ngõn sỏch năm 2009). Cụ thể: Giao cho Tạp chớ nguồn ngõn sỏch là: 16.439.638 đồng trong đú chi cho Tạp chớ mỏy bay là 12.932.322 đồng.
Là một đơn vị hạch toỏn phụ thuộc mọi hoạt động nghiệp vụ và thanh toỏn đều đƣợc diễn ra tại đơn vị. Bộ phận Tài chớnh kế toỏn của đơn vị cú nhiệm vụ kiểm soỏt và thực hiện thanh toỏn.
Hết một năm, để phục vụ cho cụng tỏc quyết toỏn, cỏc đơn vị phải lập bỏo cỏo quyết toỏn trong đú cú bỏo cỏo chi tiết chi ngõn sỏch (bảng 2.10). Với cỏc khoản chi vƣợt ngõn sỏch đơn vị cú trỏch nhiệm phải giải trỡnh với Ban Tài chớnh kế toỏn. Trờn cơ sở đú, Ban Tài chớnh kế toỏn cú trỏch nhiệm tham