Thứ nhất: Quản lý chi phớ và lập kế hoạch chi phớ theo từng đơn vị phỏt sinh chi phớ
Nếu xột theo đặc thự về cỏch lập, cũng nhƣ thực hiện quản lý chi phớ, thỡ cú thể chia cỏc đơn vị trong Tổng cụng ty Hàng khụng thành 2 nhúm :
Nhúm 1: Là cỏc đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cụng ty: Bao gồm cỏc ban nhƣ: Dịch vụ thị trƣờng, Quản lý vật tƣ, Kỹ thuật, Đảm bảo chất lƣợng, Kế hoạch thị trƣờng, Tiếp thị Hành khỏch, Điều hành bay, Ban đào tạo, Tổ chức cỏn bộ, An toàn an ninh, Khoa học cụng nghệ, Tài chớnh kế toỏn.
Nhúm 2: Cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc bao gồm : Cỏc văn phũng chi nhỏnh nƣớc ngoài, văn phũng đại diện tại ba miền Bắc Trung Nam, đoàn bay, đoàn tiếp viờn, trung tõm huấn luyện bay, trung tõm điều hành khai thỏc Nội Bài, trung tõm điều hành khai thỏc Tõn Sơn Nhất, tạp chớ Heritage.
Tại mỗi một đơn vị hạch toỏn phụ thuộc và mỗi một ban chức năng là một đầu mối phỏt sinh và quản lý chi phớ. Hàng năm, dựa trờn kế hoạch sản xuất chung của toàn Tổng cụng ty đƣợc cụ thể húa qua sản lƣợng chuyến bay, sản lƣợng hành khỏch và hàng húa, cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh chi tiết của đơn vị do Tổng cụng ty giao, dựa trờn thực tế chi phớ phỏt sinh của năm trƣớc liền kề, định mức chi phớ một số khoản mục, định biờn lao động, từng đơn vị hạch toỏn phụ thuộc và từng ban chức năng lập kế hoạch chi phớ cho riờng mỡnh. Kế hoạch chi phớ này đƣợc chi tiết theo từng nội dung của chi phớ. Với Kế hoạch chi phớ của từng đơn vị và từng ban này sẽ đƣợc bảo vệ với TCT HKVN. Ban Kế hoạch đầu tƣ là đầu mối tổng hợp, cõn đối để tham mƣu cho lónh đạo trong việc phờ duyệt và giao kế hoạch chi phớ cho từng đơn vị và từng ban. Cú thể khỏi quỏt quỏ trỡnh lập và cấp duyệt chi phớ qua sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2 : Cỏc bƣớc lập, duyệt kế hoạch ngõn sỏch
Kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của Toàn
Tổng cụng ty
Giao nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cho cỏc đơn vị
Từ nhiệm vụ SXKD đƣợc giao cỏc đơn vị lờn kế
hoạch chi phớ
Kế hoạch sơ bộ chi phớ chung toàn Tổng cụng ty
Cõn đối lại chi phớ chung và giao kế hoạch chi phớ cho
Thứ hai: Thanh toỏn chi phớ
Tại mỗi đơn vị hạch toỏn phụ thuộc, định kỳ căn cứ vào kế hoạch chi phớ đó đƣợc duyệt, TCT HKVN cấp kinh phớ cho cỏc đơn vị để cú nguồn chi trả. Khi phỏt sinh chi phớ cỏc đơn vị tự tổ chức kiểm tra, thanh toỏn và hạch toỏn kế toỏn trờn bỏo cỏo tài chớnh của mỡnh. Trong trƣờng hợp cú khoản chi nào khụng cú trong kế hoạch hoặc vƣợt kế hoạch đó đƣợc duyệt, đơn vị làm tờ trỡnh cho TCT HKVN để đƣợc cấp bổ sung hoặc duyệt kế hoạch mới. Cuối năm, Ban TCKT sẽ thực hiện kiểm tra và ra thụng tri quyết định phờ duyệt quyết toỏn cho đơn vị.
Với mỗi ban chức năng của TCT HKVN, căn cứ vào kế hoạch đó đƣợc duyệt, khi phỏt sinh chi phớ, từng ban tự kiểm tra sau đú làm đề nghị thanh toỏn.
Nội dung thanh toỏn gồm hai phần:
Phần chi đảm bảo hoạt động: Cỏc Ban tự kiểm tra làm đề nghị thanh toỏn chuyển về phũng Kế toỏn của Văn phũng đối ngoại. Cỏc khoản chi này bao gồm : Chi tiếp khỏch, cụng tỏc phớ, chi mua cụng cụ dụng cụ, chi thụng tin liờn lạc…
Phần chi theo phõn cấp: Cỏc Ban tự kiểm tra chuyển qua Ban Tài chớnh kế toỏn (Ban TCKT) làm thủ tục thanh toỏn cho nhà cung cấp. Cỏc chi phớ phỏt sinh này chủ yếu là cỏc chi phớ phục vụ chuyến bay nhƣ: nhiờn liệu, suất ăn, đồ uống, chi phớ phục vụ kỹ thuật, thƣơng mại, hàng húa, điều hành bay, chi trả sõn bay, sửa chữa, bảo dƣỡng mỏy bay, thuờ mỏy bay, quảng cỏo, bảo hiểm. Đõy là cỏc chi phớ chớnh và chiếm phần lớn trong tổng chi phớ của TCT HKVN. Cỏc bƣớc thanh toỏn chi phớ của TCTHKVN đƣợc thể hiện túm tắt qua sơ đồ 2.3
Sơ đồ 2.3: Cỏc bƣớc thanh quyết toỏn chi phớ
Thứ ba: Quyết toỏn chi phớ hàng năm
Với những đặc điểm khỏc nhau về cỏch lập, cũng nhƣ thực hiện quản lý chi phớ, nờn giữa 2 nhúm (nhúm cỏc ban trong Tổng cụng ty và nhúm cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc), thỡ việc quyết toỏn chi phớ cũng cú sự khỏc biệt.
Với cỏc Ban ngành thuộc khối cơ quan Tổng cụng ty: Chủ yếu cỏc chi phớ của cỏc ban là chi phớ phục vụ chuyến bay, đều phỏt sinh liờn quan đến sản lƣợng chuyến bay, hợp đồng đó ký với nhà cung cấp hàng húa, dịch vụ, mặt khỏc cỏc chi phớ này đƣợc hạch toỏn tập trung tại Ban TCKT, nờn sẽ khụng cú cụng việc quyết toỏn cho cỏc ban chức năng.
Với cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc, cụng tỏc quyết toỏn sẽ căn cứ vào kế hoạch chi phớ đó đƣợc duyệt, thực tế chi phớ của từng đơn vị. Thụng thƣờng việc quyết toỏn so sỏnh giữa thực tế phỏt sinh chi phớ và kế hoạch theo từng nội dung chi phớ, nếu cú chờnh lệch đơn vị cú trỏch nhiệm giải trỡnh. Ban TCKT cú trỏch nhiệm kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của khoản chờnh lệch phỏt sinh để thực hiện chức năng tham mƣu cho Tổng giỏm đốc trong việc phờ duyệt quyết toỏn.
Khối cỏc phũng ban tại Tổng cụng ty
Khối cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc
Ban Tài chớnh kế toỏn - Tổng cụng ty
Phũng kế toỏn tại đơn vị Phũng kế toỏn – Văn
phũng đối ngoại
Quyết toỏn