5. Bố cục của luận văn 3
2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại IDICO 34
2.2.2. Phân quyền và thủ tục quản lý tại các trung tâm trách nhiệm của IDICO 38
Thông qua các trung tâm trách nhiệm, IDICO chủ trương và chủ động phân cấp, phân quyền đến từng bộ phận, cá nhân trên cơ sở đề cao tính độc lập, năng động sáng tạo và tự chịu trách nhiệm. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban tổng giám đốc, kế tốn trưởng được cụ thể hóa rõ ràng trong Điều lệ của Tổng cơng ty. Đó là cơ sở quan trọng để chia sẻ trách nhiệm và thúc đẩy các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành trôi chảy và hiệu quả, tiết kiệm được thời gian cấp dưới phải chờ quyết định của cấp trên và vì thế tránh được sự lãng phí các nguồn lực.
Từ nhận thức đó, IDICO đã tiến hành tổ chức các trung tâm trách nhiệm thông qua việc xây dựng mơ hình; xác định nhân sự; mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng của từng trung tâm.
- Cấp thứ nhất: là cấp tổng công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt hoạt động của tổng công ty là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Đây gọi là trung tâm đầu tư.
- Cấp thứ hai: Là các công ty thành viên. Chịu trách nhiệm về hoạt động của các công ty thành viên này là các Giám đốc công ty. Đây được xem là trung tâm lợi nhuận.
- Cấp thứ ba: Bao gồm các bộ phận văn phòng, tham mưu kỹ thuật và các đội thi công. Các trưởng bộ phận và đội trưởng đội thi công chịu trách nhiệm ở các bộ phận mình quản lý. Đây được xem là các trung tâm chi phí.
Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm Tổng Công ty IDICO
Thủ tục quản lý tại các trung tâm trách nhiệm bao gồm thủ tục lập dự toán và thủ tục báo cáo trách nhiệm. Hai thủ tục này mới chỉ được tiến hành “bán tự động” thông qua hệ thống máy tính, nghĩa là các thủ tục chỉ được thực hiện trên các bảng tính excel mà chưa có sự liên kết truy xuất, xử lý thông tin và ra báo cáo tự động. Thủ tục quản lý tại các trung tâm trách nhiệm được chia thành hai nội dung sau:
- Thủ tục lập dự toán: là việc “chia nhỏ” mục tiêu chung của Tổng công ty thành các mục tiêu nhỏ hơn của từng phòng ban, bộ phận. Đây là kênh cung cấp thông tin theo chiều từ trên xuống dưới.
- Thủ tục báo cáo trách nhiệm: là việc tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận thực tế theo từng bộ phận, phòng ban và thể hiện các số liệu này trên các báo cáo
thực hiện. Ngược lại với thủ tục lập dự toán, đây là kênh cung cấp thông tin theo chiều từ dưới lên trên.