5. Bố cục của luận văn 3
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO 67
3.3.4.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 78
IDICO cần tổ chức, sắp xếp lại bộ máy kế toán doanh nghiệp theo hướng kết hợp bộ phận kế tốn tài chính và bộ phận kế tốn quản trị. Trên cơ sở đó, bộ phận kế tốn quản trị sử dụng nguồn thông tin đầu vào chủ yếu từ kế tốn tài chính để xử lý và lượng hóa thơng tin theo chức năng của kế tốn quản trị. Tuy nhiên, để bảo đảm các bí mật trong hoạt động kinh doanh, cần chú ý đến vấn đề bảo mật dữ liệu ở các cấp phân quyền trong việc khai thác sử dụng phần mềm kế toán.
Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản trị cơ sở gồm nhiều “module” tương ứng để thu thập và xử lý dữ liệu phù hợp với sự phân cấp cho từng bộ phận. Theo đó mỗi bộ phận cũng như từng nhân viên kế toán sẽ đăng nhập vào hệ thống bằng mật khẩu riêng (“username” và “password”) để thực hiện các nhiệm vụ, công việc đã được phân công, phân quyền của họ. Như vậy, việc nhập dữ liệu từ chứng từ gốc cũng như xử lý dữ liệu để lập báo cáo tài chính sẽ được thực hiện bởi bộ phận kế tốn tài chính, cịn bộ phận kế tốn quản trị sẽ có quyền tiếp cận, khai thác, trích xuất, xử lý dữ liệu thông qua các công cụ tài khoản, sổ kế toán quản trị nhằm thiết lập các báo cáo kế toán phục vụ chức năng hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm sốt của nhà quản trị.
Ví dụ, đối với các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu – chi phí và xác định kết quả kinh doanh, căn cứ vào các chứng từ gốc và bảng phân bổ chi phí, các nhân viên thuộc bộ phận kế tốn tài chính sẽ ghi nhận chi phí phát sinh và các tài khoản chi phí (loại 6, 8) và doanh thu (loại 5, 7) tương ứng. Vào cuối kỳ, kết chuyển các tài khoản doanh thu, chi phí sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh theo từng loại hoạt động kinh doanh và hoạt động khác. Trong khi đó, bộ phận kế tốn
quản trị sẽ khai thác số liệu này sâu hơn bằng cách ghi chép chi tiết theo từng yếu tố chi phí loại kiểm sốt được hoặc khơng kiểm sốt được ứng với từng trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm lợi nhuận để phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự tốn chi phí đối với trung tâm chi phí, tình hình thực hiện dự tốn doanh thu đối với trung tâm doanh thu, tình hình thực hiện dự toán lợi nhuận đối với trung tâm lợi nhuận. Đồng thời, lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí chi tiết theo từng bộ phận, từng trung tâm lợi nhuận để đánh giá mức độ đóng góp của từng trung tâm trong việc tạo ra lợi nhuận cho toàn doanh nghiệp, cũng như làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh trong ngắn hạn trên cơ sở phân tích mối quan hệ nội tại giữa các yếu tố chi phí – khối lượng – lợi nhuận (C-V-P)…
Để có thể thực hiện tốt chức năng của mình, bộ phận kế toán quản trị tại IDICO và các đơn vị thành viên hay bộ phận trực thuộc cần căn cứ vào trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên kế tốn, tình hình trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy kế toán để tổ chức bộ máy kế tốn quản trị có thể bao gồm ba bộ phận sau:
Bộ phận kế tốn chi phí và tính giá thành
Bộ phận dự tốn
Bộ phận phân tích và đánh giá số liệu hiện hành
Như vậy, nếu bộ phận kế tốn tài chính ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản – nguồn vốn, chi phí – doanh thu, và tính tốn kết quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp; đồng thời tính tốn và theo dõi các khoản thuế phải nộp ngân sách nhà nước, thì bộ phận kế tốn quản trị, được xây dựng theo hướng trên, sẽ thu thập, xử lý các thông tin chủ yếu những cơ sở phân tích mối quan hệ giữa chi phí – doanh thu và lợi nhuận; lập dự toán ngân sách cho doanh nghiệp và đánh giá tình hình thực hiện dự tốn qua việc phân tích các khoản chênh lệch, thẩm định hiệu quả tài chính của các dự án vốn nhằm phục vụ công tác ra quyết định của các các quản trị trong doanh nghiệp.
Sự kết hợp kế toán quản trị với kế tốn tài chính cho phép kế thừa các nội dung của kế toán quản trị vốn đã được thể hiện trong hệ thống kế tốn hiện hành. Ngồi ra, cách tổ chức này giúp tiết kiệm được chi phí quản lý, phù hợp với trình độ
quản lý, năng lực của đội ngũ kế tốn và các thiết bị, hệ thống cơng nghệ thông tin tại các công ty thành viên của IDICO.