5. Bố cục của luận văn 3
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO 67
3.3.4.2.3 Hoàn thiện công tác thu thập phân tích số liệu và dự báo tình hình kinh doanh 81
của đơn vị.
3.3.4.2.3 Hồn thiện cơng tác thu thập phân tích số liệu và dự báo tình hình kinh doanh kinh doanh
Tại IDICO, việc phân tích, lập báo cáo kế toán quản trị chỉ mới dừng lại ở hoạt động phân tích các báo cáo tài chính, tình hình thực hiện chi phí, sản lượng có tham chiếu và so sánh với các số liệu hay thông tin quá khứ. Việc đưa ra thông tin dự báo cịn hạn chế, cần được hồn thiện để bảo đảm cung cấp thông tin một cách bao quát, mang tính dự báo một cách khoa học giúp các nhà quản trị ra quyết định.
Việc cập nhật các thay đổi trong chính sách, quy định, chế độ của nhà nước cần được thực hiện thường xuyên. Bên cạnh đó kế tốn trách nhiệm cần lập các bảng phân tích, dự báo tương lai về giá dự thầu, biến động chi phí, doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả đầu tư do tác động của các yếu tố thị trường cho dự án, cơng trình và kỳ các kinh doanh tiếp theo. Đặc biệt đối với công tác đấu thầu, việc thu thập và phân tích các thơng tin mang tính dự báo, thơng tin phi tài chính và dự đốn tương lai giúp nâng cao hiệu quả của công tác lập dự toán tại IDICO để tham gia đấu thầu và thắng thầu.
Ngoài ra, IDICO cần thiết lập danh mục mã số trách nhiệm quản trị và hệ
thống "mã số tài khoản kế toán trách nhiệm". Hệ thống tài khoản cần được định dạng theo mã riêng (nhiều chữ số) thể hiện sự phân quyền và kiểm soát các bộ phận, đơn vị thành viên một cách khoa học và hiệu quả hơn. Các tài khoản kế toán cần
được thiết kế thêm mã số trách nhiệm, mã số chi phí, mã số kiểm sốt cho phù hợp hệ thống phân quyền và yêu cầu quản lý của IDICO.
Cụ thể, để thiết lập danh mục "mã số trách nhiệm quản trị", có thể thiết
kế các dãy số gồm 5 chữ số "XXXXX" như sau:
Chữ số thứ 1: Ký hiệu các trung tâm trách nhiệm
1: Trung tâm chi phí
2: Trung tâm doanh thu
3: Trung tâm lợi nhuận
4: Trung tâm đầu tư
Chữ số thứ 2: Trung tâm trách nhiệm cấp 1 từ 1 Ỉ n Chữ số thứ 3: Trung tâm trách nhiệm cấp 2 từ 1 Ỉ n Chữ số thứ 4: Trung tâm trách nhiệm cấp 3 từ 1 Ỉ n
Chữ số thứ 5: Bộ phận/ nhà quản trị cấp cơ sở từ 1 Ỉ n (n=9).
* Ghi chú: Trong trường hợp một tổng cơng ty có nhiều hơn 9 trung tâm trách
nhiệm, nhà quản trị có thể thiết kế tăng dãy số thành từng cặp 2 chữ số.
Mã số trách
nhiệm Cấp quản trị
Bộ phận
(phịng/ban) Trung tâm trách nhiệm 10000 Phó TGĐ điều hành Ban Tổng giám đốc Trung tâm chi phí Tổng cơng ty
11000 Phó TGĐ sản xuất Ban Tổng giám đốc Trung tâm chi phí định mức Tổng cơng ty
11100 Giám đốc Nhà máy 1 Nhà máy 1 Trung tâm chi phí định mức cấp 1
11110 Quản đốc Phân xưởng 1 Phân xưởng 1, Nhà máy 1 Trung tâm chi phí định mức cấp 2 11111 Tổ trưởng Tổ sản xuất 1 Tổ sản xuất 1, Phân xưởng
1, Nhà máy 1 Trung tâm chi phí định mức cấp 3
XXX … … …
12000 Giám đốc điều hành Khối Kinh doanh Trung tâm chi phí dự tốn Khối Kinh doanh, Tổng công ty 12100 Giám đốc Chi nhánh 1 Chi nhánh 1 Trung tâm chi phí dự tốn cấp 1 12110 Trưởng Khu vực tiêu thụ 1 Khu vực tiêu thụ 1, Chi nhánh 1 Trung tâm chi phí dự tốn cấp 2 12111 Trưởng Cửa hàng 1 Cửa hàng 1, Khu vực tiêu thụ 1, Chi nhánh 1 Trung tâm chi phí dự tốn cấp 3
XXX … … …
13000 Phó TGĐ Hành chánh -
Nhân sự Khối quản lý
Trung tâm chi phí dự tốn Khối Quản lý, Tổng cơng ty
13100 Giám đốc HC-NS Bộ phận HC-NS Trung tâm chi phí dự tốn cấp 1
13110 Kế tốn trưởng Phịng Kế tốn Trung tâm chi phí dự tốn cấp 2
XXX … … …
20000 Giám đốc Kinh doanh Bộ phận Kinh doanh,
Tổng công ty Trung tâm Doanh thu Tổng công ty
21000 Giám đốc Chi nhánh 1 Chi nhánh 1 Trung tâm doanh thu cấp 1
21100 Trưởng Khu vực 1 Khu vực 1, Chi nhánh 1 Trung tâm doanh thu cấp 2 21110 Trưởng Cửa hàng 1 Cửa hàng 1, Khu vực 1, Chi nhánh 1 Trung tâm doanh thu cấp 3
XXX … … …
30000 Tổng giám đốc Ban Tổng Giám đốc Trung tâm Lợi nhuận Tổng cơng ty
31000 Phó TGĐ Kinh doanh Ban Kinh doanh Trung tâm Lợi nhuận cấp 1
31100 Giám đốc Chi nhánh 1 Chi nhánh 1 Trung tâm Lợi nhuận cấp 2
31110 Trưởng Khu vực 1 Khu vực 1, Chi nhánh 1 Trung tâm Lợi nhuận cấp 3
XXX … … …
40000 Chủ tịch HĐQT Hội đồng quản trị Trung tâm Đầu tư Tổng cơng ty
41000 Phó TGĐ Dự án Đầu tư Ban TGĐ Trung tâm Đầu tư cấp 1
42000 Giám đốc Công ty con Công ty con Trung tâm Đầu tư cấp 1
43000 Giám đốc dự án Bộ phận Kinh doanh Tổng
công ty Trung tâm Đầu tư cấp 1
43100 Giám đốc Chi nhánh 1 Chi nhánh 1, Công ty con Trung tâm Đầu tư cấp 2 43200 Giám đốc Chi nhánh 2 Chi nhánh 2, Công ty con Trung tâm Đầu tư cấp 2
XXX … … …
Trên thực tế, IDICO có thể dễ dàng xây dựng hệ thống "mã số tài khoản kế
toán trách nhiệm" phục vụ việc thu thập, xử lý thơng tin kế tốn trách nhiệm bằng
sự kết hợp mã số trách nhiệm theo từng cấp độ với các tài khoản tương ứng, với dạng tổng quát như sau:
- Nhóm 1: Gồm ba hoặc bốn ký tự số (XXXX) là số hiệu tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 theo Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
- Nhóm 2: Gồm một ký tự "F" (Fixed) hoặc "V" (Variable) biểu thị cho "định phí" (F), hay "biến phí" (V).
- Nhóm 3: Gồm một ký tự số "0" hoặc "1" biểu thị cho số "dự toán" hay "thực tế"; "0" – số kế hoạch, "1" – số thực tế.
- Nhóm 4: Gồm 5 ký tự số (YYYYY) số biểu thị mã trách nhiệm của từng cấp quản trị theo từng trung tâm trách nhiệm.
- Nhóm 5: Gồm một ký tự số "0" hoặc "1" biểu thị cho chi phí "kiểm sốt được" hay "khơng kiểm sốt được"; "0" – khơng kiểm sốt được, "1" – kiểm sốt được.
Từ quy tắc trên, ta có thể lập bảng danh mục mã số tài khoản kế toán trách nhiệm gắn với hệ thống tài khoản kế toán như sau:
DANH MỤC MÃ SỐ TÀI KHOẢN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM Mã số tài khoản kế toán
(theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC)
Tên tài khoản Mã số tài khoản trách
nhiệm Ý nghĩa
621 Chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp 621.V.1.11000.1
Chi phí NVL trực tiếp (biến phí) thực tế của trung tâm chi phí định mức (kiểm
sốt được) 621.V.0.11000.1
Chi phí NVL trực tiếp (biến phí) kế hoạch của trung tâm chi phí định mức
(kiểm sốt được)
XXX …
622 Chi phí nhân cơng trực
tiếp 622.V.1.11000.1
Chi phí nhân cơng trực tiếp (biến phí) thực tế của trung tâm chi phí định mức
(kiểm sốt được) 622.V.0.11000.1
Chi phí nhân cơng trực tiếp (biến phí) kế hoạch của trung tâm chi phí định
mức (kiểm sốt được)
XXX …
627 Chi phí sản xuất chung 627.V.1.11000.1
Chi phí sản xuất chung (biến phí) thực tế của trung tâm chi phí định mức
(kiểm sốt được) 627.V.0.11000.1
Chi phí sản xuất chung (biến phí) kế hoạch của trung tâm chi phí định mức
(kiểm sốt được) 6274.F.1.11000.1
Chi phí khấu hao tài sản cố định (định phí) thực tế của trung tâm chi phí định
mức (kiểm sốt được)
XXX …
641 Chi phí bán hàng 641.V.1.12000.1
Chi phí bán hàng (biến phí) thực tế của trung tâm chi phí dự tốn (kiểm sốt
được)
641.V.0.12000.1
Chi phí bán hàng (biến phí) kế hoạch của trung tâm chi phí dự tốn (kiểm
sốt được)
XXX …
642 Chi phí quản lý doanh
nghiệp 642.F.1.13000.1
Chi phí quản lý doanh nghiệp (định phí) thực tế của trung tâm chi phí dự tốn
(kiểm sốt được) 642.F.0.13000.1
Chi phí quản lý doanh nghiệp (định phí) kế hoạch của trung tâm chi phí dự tốn
(kiểm soát được)
XXX …
511 Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ 511.1.20000
Doanh thu thực tế của trung tâm doanh thu
511.0.20000 Doanh thu kế hoạch của trung tâm doanh thu
511.1.21000 Doanh thu thực tế của Chi nhánh 1 511.0.21000 Doanh thu kế hoạch của Chi nhánh 1
XXX …
XXX … XXX …