5. Bố cục của luận văn 3
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO 67
3.3.3.2.2.1. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí 73
“giao khốn” nên bên cạnh việc quản lý tài chính, cơng ty cịn phải kiểm soát các đội thi cơng, các xí nghiệp về chất lượng cơng trình và tiến độ thực hiện. Kiểm sốt chất lượng cơng trình là việc kiểm sốt các đội thi cơng tn thủ đúng thiết kế trong q trình thi cơng; kiểm sốt tiến độ thực hiện là kiểm soát việc tuân thủ tiến độ theo kế hoạch.
3.3.3.2.1.3 Xây dựng Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư (Phụ lục 26)
Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của Tổng công ty. Báo cáo dự toán được lập làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty thành viên và hiệu quả của từng lĩnh vực hoạt động mà Tổng cơng ty đã đầu tư.
Để có thể so sánh và đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào các cơng ty thành viên một cách chính xác, bên cạnh dự toán của trung tâm đầu tư, Tổng cơng ty cần lập thêm bảng dự tốn kết quả đầu tư của Tổng công ty vào từng công ty thành viên.
Mẫu bảng dự toán được thiết kế như sau (Phụ lục 27).
3.3.3.2.2 Xây dựng các báo cáo thực hiện và các báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm
3.3.3.2.2.1. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự tốn đã được lập theo định mức thiết kế. Định kỳ (hàng tháng), tổ trưởng tổ thi công thuộc đội đánh giá sơ bộ khối lượng đã thực hiện và đối chiếu với kế hoạch tiến độ thi công, định mức thiết kế. Việc theo dõi sâu
sát, thường xuyên như vậy giúp tổ trưởng tổ thi cơng bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm của mình cịn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngồi dự tốn; phịng ngừa được việc thi công không đúng thiết kế phải phá dỡ làm lại, chậm trễ tiến độ thi công. Khi hạng mục thi công đã hồn thành, tổ trưởng tổ thi cơng kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận cung ứng vật tư..) tổng hợp tồn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gởi báo cáo về cho Trung tâm chi phí (đội thi cơng). Trung tâm chi phí sẽ sử dụng các báo cáo này để lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bước 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của hạng mục cơng trình.
Bước 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.
Từ bảng tính đơn giá thực tế trên, đối chiếu với đơn giá dự tốn chi phí đã được lập trước đây, đội thi cơng (trung tâm chi phí) lập Báo cáo tình hình thực hiện chi phí (Phụ lục 28) để đánh giá thành quả của trung tâm.
Tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện chi phí của các hạng mục cơng trình, đội thi cơng lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phí cho tồn cơng trình. Như vậy, qua phân tích các biến động trong từng hạng mục cơng trình, người quản lý trung tâm chi phí cũng như các cấp cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong q trình thi cơng, thực hiện nhiệm vụ được giao.
BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ
Tháng, quý, năm: ________________ Bộ phận, trung tâm chi phí: ________
Khoản mục CP Chi phí Dự tốn Chi phí Thực tế CP Dự toán điều chỉnh theo sản lượng thực tế Chênh lệch CP phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch CP phản ánh hiệu quả hoạt động (1) (2) (3) (4)=(1)-(2) (5)=(2)-(3) 1. CHI Phí VL trực tiếp 2. CHI Phí NC trực tiếp 3. Biến phí SX chung 4. Định phí SX chung Cộng