5. Bố cục của luận văn 3
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO 67
3.3.2 Xác lập quy trình xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm 68
Việc xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm cần được tiến hành theo 3 bước
sau đây:
Sơ đồ quy trình xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm tại IDICO Bước 1: Xác định hệ thống báo cáo trách nhiệm
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm tại các doanh nghiệp. Căn cứ cơ cấu tổ chức quản lý và sự phân cấp quản lý với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, IDICO đã tiến hành xây dựng các trung tâm trách nhiệm tương ứng. Cụ thể, IDICO lấy cơ sở cơ chế tổ chức và phân cấp
quản lý để xây dựng các trung tâm trách nhiệm và thiết lập hệ thống danh mục các báo cáo trách nhiệm.
Bước 2: Xác định kỹ thuật lập báo cáo trách nhiệm
Các báo cáo trách nhiệm cần có biểu mẫu thống nhất trong doanh nghiệp và tương ứng với từng trung tâm trách nhiệm. Một báo cáo trách nhiệm cần lập theo trình tự sau:
+ Xác định các chỉ tiêu đo lường thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm.
+ Xây dựng dự toán cho các trung tâm trách nhiệm.
+ Tổ chức hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp. + Thiết kế báo cáo trách nhiệm.
Bước 3: Xử lý thông tin và lập báo cáo trách nhiệm
Thông tin sau khi được thu thập qua các biểu mẫu cần phải được xử lý và cung cấp cho các nhà quản trị ở từng cấp quản lý tương ứng. Việc xử lý thông tin có thể được tiến hành qua các phần mềm máy tính hoặc kết hợp với việc phân tích thủ cơng, tùy theo trình độ áp dụng cơng nghệ và hiểu biết về công nghệ thông tin của từng nhà quản trị. Việc lập các báo cáo trách nhiệm cần nắm rõ các nội dung sau:
+ Mục đích báo cáo: dựa vào mục tiêu chung mà xác định mục đích cụ thể cho từng báo cáo riêng.
+ Biểu mẫu báo cáo: Mọi báo cáo cần được trình bày trên các biểu mẫu thống nhất đã được lập.
+ Cơ sở dữ liệu phục vụ việc lập báo cáo: từ các chứng từ gốc và các chứng từ kế toán.
+ Nhân sự liên quan: người lập báo cáo, người nhận báo cáo.
+ Thời gian báo cáo: cần xác định rõ kỳ báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm để các báo cáo được lập đúng hạn, kịp thời.
IDICO đã xây dựng trình tự báo cáo trách nhiệm cùng hệ thống các biểu mẫu và thời hạn báo cáo tại từng bộ phận, phòng ban theo sơ đồ sau:
TRÌNH TỰ BÁO CÁO KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM TẠI IDICO