7. Kết cấu của khóa luận
2.1. Khái quát về công ty Cổ phần sách MCBooks
2.1.3. Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận
Tổng giám đốc
Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của cơng ty trước pháp luật hiện hành. Ngồi ra phải chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại của công ty.
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Là người đưa ra quyết định cho các chủ trương, chính sách, mục tiêu, chiến lược và đầu tư của công ty.
Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty.
Đề xuất các chiến lược kinh doanh. Phát triển thị trường trong cả nước. Trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế.
Quyết định toàn bộ giá cả mua bán, quyết định giá đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh.
Quyết định ngân sách hoạt động trong công ty theo kế hoạch phát triển đã đề ra. Quyết định các chỉ tiêu về tài chính, ký các phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc.
Quyết định các vấn đề về lương, thưởng và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong cơng ty kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám Đốc.
Phó tổng giám đốc
Phó giám đốc làm cơng việc là giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân cơng của Giám đốc.
Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
Theo ủy quyền bằng văn bản của Giám đốc phù hợp với từng giai đoạn và phân cấp cơng việc.
Phịng hành chính – nhân sự
Quản lý, giám sát công tác tuyển dụng trong công ty theo Thủ tục tuyển dụng. Đánh giá ứng viên xin việc và lập bảng đánh giá cán bộ trong nhân viên trong cơng ty cho phịng kế tốn tính lương.
Quản lý hồ sơ, tài liệu và lý lịch của công nhân viên trong công ty: lưu hồ sơ công nhân viên trong file theo bộ phận. Lập danh sách công nhân viên của công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.
Quản lý hồ sơ của những công nhân viên xin nghỉ phép, nghỉ việc: tất cả những công nhân viên nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, cơng nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách nghỉ việc theo thời gian, danh sách nghỉ việc tương tự như danh sách công nhân viên hiện thời.
Quản lý việc đào tạo trong cơng ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho công nhân viên đi đào tạo, lưu bằng cấp và chứng chỉ đào tạo của công nhân viên, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.
Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp, các hoạt động, chương trình tập thể ...cho người lao động và tổ chức thực hiện.
Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phịng lập bảng tổng kết cơng, cơng tăng ca, chuyển cho công nhân viên ký tên, chuyển cho phịng kế tốn để tính lương cho nhân viên. Trong q trình chấm cơng, phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất trưởng phòng hướng xử lý.
Phòng Marketing
- Nghiên cứu dự báo thị trường.
- Tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới. - Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu. - Phát triển sản phẩm mới.
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch chiến lược marketing.
- Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, sự kiện, tổ chức các chương trình khuyến mại.
- Phân tích đánh giá tốt, đánh giá sản phẩm và thị trường, đưa ra mức giá phù hợp để đưa ra thị trường.
- Có kế hoạch kiểm tra các điểm giao dịch, chi nhánh, điểm tiếp xúc khách hàng về việc trưng bày tài liệu, giới thiệu về dịch vụ công ty.
- Tổng hợp số liệu bán hàng qua các kênh Tiki, Fahasa… Phịng Truyền thơng – PR
Tổ chức các hoạt động xây dựng thương hiệu, đưa thương hiệu gần hơn đến người tiêu dùng nhằm tăng số lượng người nhận biết và số lượng người sử dụng, gắn kết với thương hiệu MCBooks.
Truy tìm những cơ sở buôn bán, sử dụng sách lậu, vi phạm bản quyền sách, bản quyền tác giả.
Xây dựng quan hệ với các phóng viên của các cơ quan báo chí, truyền thơng, các đối tác có liên quan.
Lên ý tưởng sáng tạo, sản xuất và biên tập nội dung, tài liệu cho các sự kiện, chiến dịch truyền thông trên các kênh truyền thông (bài PR trên báo, Website, Social Media, Google ads,…)
Xử lý khủng hoảng truyền thơng nếu có. Phịng Tài chính – Kế tốn
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính - kế tốn theo quy định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán.
Theo dõi, phản ánh sự thay đổi, vận động của vốn kinh doanh dưới mọi hình cho ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
Hỗ trợ Ban Giám Đốc về các vấn đề kế tốn và những thay đổi của tài chính qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản cố định, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của công ty.
Phổ sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết biến chính.
Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính.
Phịng Kho vận
Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng.
Theo dõi tình hình sản xuất của cơng ty bảo đảm u cầu kỹ thuật đề ra. Kiểm tra các đầu sách mà công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Biên soạn, phối hợp kiểm tra, sửa lỗi trước khi xuất bản sách.
Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những ngun nhân khơng đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng.
Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Tổng giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt.
Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của cơng ty.
Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của cơng ty.
Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.
Định kỳ, đầu mối trong việc đánh giá hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ hiện tại, từ đó phân tích, nghiên cứu để thực hiện việc cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ cơng ty.
Đầu mối xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến sản phẩm và bán sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Nghiên cứu, phát triển app hỗ trợ tích hợp vào sách.