III. Quy trình và kỹ năng mơi giới bất đống sản
3.5. Kỹ năng môi giới bất động sản
3.5.2 Kỹ năng thu thập thông tin
3.5.2.1 Thu thập thông tin về bất động sản
Khi khách hàng tìm đến văn phịng, họ ln hy vọng rằng nhà mơi giới giúp họ khơng chỉ nhanh chóng và hiệu quả đạt được mục đích, mà cịn thay thế họ hồn tồn để họ khơng bị mất cơng sức, thời gian cho việc bán BĐS. Trong thực tế không phải lúc nào cũng làm được như vậy. Tập hợp những giấy tờ và thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhà mơi giới nhiều khi cịn
thiếu hoặc chưa hợp lệ, chính xác. Có rất nhiều dạng thiếu sót về mặt giấy tờ do nhiều nguyên nhân khác nhau liên quan đến tình trạng pháp lí của BĐS. Vấn đề này xuất phát từ sự thiếu hiểu biết, nhận thức không phù hợp thực tế, hay đơn giản là chủ sở hữu chưa hoặc khơng muốn làm. Vì vậy nhà mơi giới cần tư vấn, nhiều khi là giúp đỡ chủ sở hữu hoàn thiện hồ sơ của BĐS.
Để thu thập những thơng tin về tình trạng pháp lí của BĐS, chúng ta đơi khi phải nhờ sự trợ giúp của luật sư, nhà địa chất hay kiến trúc sư. Bằng con đường này chúng ta mới có thể hiểu rõ hơn về BĐS. Để có được những thơng tin chính xác mỗi nhà mơi giới đều phải xây dựng cho mình một phong cách, cách tiếp cận và xử lí riêng. Vấn đề này dựa trên nền tảng kiến thức về tâm lí, năng lực ứng xử, giao tiếp. "Nhất thân, nhì quen" vấn đề này đặc biệt đúng với thị trường Việt Nam. Đây cũng là câu nói nằm lịng của các nhà mơi giới. Vấn đề này cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ với các cấp chính quyền, các ngành như: xây dựng, quy hoạch, kiến trúc, giao thơng, địa chính, ngân hàng, tịa án; các văn phịng luật sư, cơng chứng, và các văn phịng mơi giới khác. Thực tế cho thấy có những nhà mơi giới năng lực chưa phải là giỏi nhưng với sự quen biết rộng và sâu của mình, họ đạt được những thành công lớn mà các nhà môi giới giỏi nghiệp vụ khác phải mơ ước.
Ngồi các dạng thơng tin đã nói đến ở những phần trên, có một dạng thơng tin thường là khơng có cơ sở rõ ràng nhưng nhiều khi lại mang tính quyết định đối với thương vụ, nhất là khi nhà môi giới phục vụ cho khách hàng là người Việt Nam. Đó là những thơng tin mang tính tâm linh, hay mê tín. Một ngơi nhà mà chủ sở hữu sống trong đó làm ăn thất bát liên tục, hoặc hay bị ốm đau, cho dù chưa rõ nguyên nhân thì căn nhà cũng sẽ khó bán. Ngày nay khoa học cũng chứng minh được có trường hợp từ trường, tia đất hay thậm chí là chất phóng xạ gây ảnh hưởng đến BĐS. Để có được những thơng tin dạng này có thể tìm hiểu từ hàng xóm xung quanh hay người quen
của chủ sở hữu. Sẽ rất khó khăn khi khai thác từ chủ sở hữu nếu nhà mơi giới khơng có kỹ năng.
3.5.2.2 Thu thập thơng tin từ khách hàng
Ngay từ buổi nói chuyện đầu tiên nhà môi giới đã phải nắm bắt được từ khách hàng những thông tin cơ bản sau đây: Những thơng tin ban đầu về BĐS, khả năng tài chính, thương vụ liên quan, giới hạn thời gian, liên lạc với khách hàng, xem xét BĐS, những vấn đề về thủ tục, ghi chép những thông tin thu lượm được, môt số chú ý chính mà nhà mơi giới nắm được, kiểm tra, cập nhật thông tin về BĐS
Các thông tin phản hồi từ khách hàng rất quan trọng. Nhà môi giới cần dành nhiều thời gian, sự chú ý vào những thông tin phản hồi nhận được từ khách hàng liên quan đến BĐS mà họ cung cấp. Bằng cách này nhà môi giới thu thập thêm được những thông tin cụ thể về nhu cầu của khách hàng, đồng thời cũng có thêm được những thơng tin về BĐS. Việc này cũng được thực hiện cả trong khi nhà môi giới cùng khách hàng xem xét BĐS.
Trong quá trình xem xét BĐS cùng khách hàng, nếu khách hàng thay đổi ý (yêu cầu, điều kiện …), nhà mơi giới cần ghi chép sửa đổi những điểm đó vào trong sổ. Điều này cũng cần được thực hiện khi cùng khách hàng xem BĐS, nếu nhà môi giới phát hiện, chú ý thấy những sự thiếu sót, bất hợp lí của BĐS. Những chú ý riêng đó của nhà mơi giới cũng cần ghi cẩn thận vào sổ tay.
Nếu nhà môi giới nhận được thơng tin rằng khách hàng thích BĐS đó, họ cần bắt tay ngay vào việc thực hiện tất cả những động tác có thể, khơng để khách hàng phải tự mình suy tính, giúp khách hàng đưa ra những quyết định đúng đắn. Trong trường hợp cần thiết thì tham gia cùng khách hàng đàm phán và khéo léo dẫn dắt đến việc kí kết hợp đồng khởi điểm.
Rất nhiều khi bản thân khách hàng không tự nhận thức được nhu cầu thực sự của họ về nhà ở. Chính vì vậy mà một trong những kỹ năng quan trọng của nhà môi giới là khả năng gợi mở nhu cầu dịch vụ cho khách hàng. Một nhà mơi giới ít kinh nghiệm sẽ căn theo yêu cầu của khách hàng và bắt đầu tìm trong các mối khách hàng của mình, trên báo chí… để tìm ra đối tượng phù hợp cho khách hàng. Ở đây nhà môi giới này đã đi không đúng hướng. Nhà môi giới trước tiên cần tìm hiểu về đầy đủ về khách hàng của mình và xem xét tại sao họ lại cần đúng loại nhà này mà không phải là loại nhà khác.
Để tiến hành thương vụ thì khách hàng phải chuẩn bị lần lượt nhiều bước, trong khi nhiều người không chịu thực hiện nhiệm vụ này. Vì vậy nhà mơi giới phải giúp họ trong những việc như:
Chuẩn bị về mặt tinh thần cho khách hàng thực hiện thương vụ Thuyết phục, chứng minh cho khách hàng rằng tại sao họ lại cần sự
giúp đỡ của một nhà mơi giới BĐS có trình độ
Giúp đỡ khách hàng chuẩn bị về mặt tài chính
Giúp khách hàng xác định cho mình những mốc thời gian thực hiện Giúp khách hàng quyết định, nói chung nên sống ở vùng nào, điều
kiện ra sao
Phát triển những ý tưởng của khách hàng về nơi mà họ muốn sinh
sống.
Bằng cách này nhà môi giới sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian mất đi một cách vơ ích khi phải giới thiệu cho khách hàng những ngôi nhà mà rồi cuối cùng khách hàng cũng sẽ khơng mua. Thực tế thì buổi nói chun đầu tiên thường khá dài, nhưng những buổi nói chuyện sau đó sẽ ngắn và dễ dàng hơn nhiều.