III. Quy trình và kỹ năng mơi giới bất đống sản
3.5. Kỹ năng môi giới bất động sản
3.5.3. Kỹ năng xử lí và quản lí thơng tin
Những dữ liệu mà ta thu thập được thường dưới dạng thông tin “thô” chưa qua xử lý. Các dữ liệu này cũng có thể đúng và cũng có thể sai do nhiều yếu tố khác nhau. Chính vì vậy, để có được một thơng tin với chất lượng cao, các dữ liệu phải được trải qua một q trình phân tích, kiểm tra, đánh giá. Q trình đó được gọi là “chu kỳ xử lý dữ liệu”. Chu kỳ này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây. Dữ liệu “thơ” (Raw data) Phân tích (Analyis) Dữ liệu đã đc xử lý (Processed data)
Sự lý giải, suy luận (Interpretation)
Thông tin (Information)
Chu kỳ xử lý dữ liệu
Thơng tin có chất lượng cao là thơng tin ln được cập nhật và làm mới. Đặc biệt trong thị trường BĐS thì có những thơng tin ngày hơm nay cịn
“mới” nhưng đến ngày hôm sau đã trở nên “lỗi thời”. Việc sàng lọc những dữ kiện mà ta thu được về một BĐS để đưa vào xử lý nhiều khi đòi hỏi rất nhiều thời gian cơng sức và thậm chí là cả tiền bạc.
Có rất nhiều dạng thơng tin khác nhau về BĐS, về khách hàng hay về thị trường BĐS. Đối với BĐS có thể phân loại chúng theo các dự án, theo vùng, theo dạng BĐS, theo công năng sử dụng, theo mức giá hay giá trị, theo đơn vị thời gian như: các giao dịch đã thực hiện trong quá khứ, giao dịch hiện tại và những dự án trong tương lai. Có thể sắp xếp theo thời gian gồm khách hàng trong quá khứ, hiện tại và khách hàng tiềm năng. Trong đó cần chia nhỏ ra theo năng lực tài chính của khách hàng. Đối với những nhà mơi giới
chuyên phục vụ cho thị trường người nước ngồi thì cần phân loại khách hàng theo quốc tịch. Trong đó cần ghi rõ những đặc điểm, sở thích mang tính dân tộc.
Thơng tin có vai trị vơ cùng quan trọng và đặc biệt với nghề mơi giới thì thơng tin là yếu tố mang tính quyết định, là lợi thế của nhà mơi giới vì vậy quản lý và bảo vệ thơng tin là vấn đề sống cịn. Thơng thường, trong các văn phịng mơi giới, chỉ có nhà mơi giới mới có quyền tiếp cận và xử dụng thơng tin của mình. Khơng ai có quyền phơ tơ, mang thơng tin, tài liệu ra khỏi văn phịng. Mọi file thơng tin đều phải được đặt password, giấy tờ cần thiết phải được cất giữ cẩn thận, văn phịng mơi giới cũng cần trang bị máy hủy tài liệu để bảo đảm tính bảo mật.
Các nhân viên trong văn phịng mơi giới thường được giao những mảng cơng việc riêng, ít liên quan đến nhau. Nhân viên cần được khuyến cáo và thường xuyên nhận được sự nhắc nhở của nhà mơi giới về tính bảo mật của cơng việc.
Ngay từ khi bắt đầu có ý định hành nghề mơi giới, chúng ta đã bắt đầu phải xây dựng cho mình một cơ sở dữ liệu đa dạng về BĐS và thị trường BĐS. Những thơng tin dữ liệu này sẽ rất có ích cho nhà mơi giới trong suốt quá trình hoạt động sau này. Trước tiên, để xây dựng cơ sở dữ liệu cho mình, nhà mơi giới từ rất sớm đã phải có ý thức thu thập thơng tin qua báo chí, internet. Có thể cắt những bài báo, mẩu tin hữu ích trên báo, tạp chí… rồi sắp
xếp theo từng danh mục cụ thể như: đất - dự án - biệt thự - chung cư - thị trường trong nước - thị trường nước ngồi … Nếu có thể thì nên đánh máy lại những bài báo này để lưu vào máy tính cá nhân, trong thực tế điều này khó thực hiện do hạn chế về thời gian. Đối với những thông tin trên internet thì cũng sắp xếp theo những danh mục tương tự như với bài báo. Cuối ngày, nhà môi giới cũng cần ghi chép bất kì thơng tin nào mà họ cho là có ích trong các cuộc tiếp xúc hay tình cờ nghe thấy trên đài, ti vi…
Nhà mơi giới cũng có thể mua số liệu của các tổ chức khác nhau. Tuy nhiên tại các nước phát triển, số liệu này là khá đắt. Nhà môi giới cần tự cân nhắc trong việc được - mất khi quyết định mua số liệu. Giá cả số liệu phụ thuộc vào chất lượng cũng như số lượng thông tin. Chỉ nên mua những số liệu nào thực sự có ích, phục vụ cụ thể cho thương vụ.
Việc tham gia các Hội thảo về BĐS, về thị trường BĐS cũng giúp cho nhà mơi giới xây dựng hồn chỉnh hơn cơ sở dữ liệu của mình. Các Hội thảo thường đề cập về những vấn đề chun sâu, và qua đó nhà mơi giới có cơ Hội tự đào tạo, học hỏi thêm rất nhiều kiến thức, thông tin. Đây cũng là cơ hội gặp gỡ các nhà chuyên môn.