Hình 3 .12 Lộ trình đào tạo Dược sĩ bán hàng tại Pharmacity
4.1 Khắc phục sự cố và hoàn thiện hệ thống E-learning
Với sự phát triển mạnh mẽ của Pharmacity như hiện nay, số lượng Dược sĩ tăng lên mỗi ngày và mở rộng trên khắp các tỉnh thành, nên Công ty cần phải sớm hoàn thiện hệ thống học tập E-learning của mình để có thể đáp ứng được u cầu đào tạo cho mỗi nhân viên. Đây là nhu cầu mang tính cấp bách, bởi nếu theo hình thức đào tạo truyền thống, Cơng ty sẽ khơng có đủ giảng viên cũng như cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo. Với 1.000 cửa hàng trên khắp đất nước như mục tiêu đã đề ra của Công ty, tác giả ước chừng có khoảng hơn 5.000 nhân viên, vì vậy hệ thống CLS phải chắc chắn đảm bảo vận hành ổn định, hạn chế xảy ra lỗi, gây bất tiện cho người học. Phương thức học tập ở thời đại 4.0 này sẽ góp phần rất lớn cho sự thành cơng của Pharmacity.
Như tác giả đề cập ở phần trước, hệ thống E-learning hiện nay của Công ty gặp khá nhiều sự cố và điều này gây bất tiện rất nhiều đến học viên trong quá trình học tập và thi cử. Vì vậy tác giả đề xuất một quy trình để có thể khắc phục, hoàn thiện hệ thống học tập tiện lợi này.
Bảng 4.1 Quy trình khắc phục lỗi của hệ thống E-learning
Bước công việc Tên công việc Người thực hiện Người giám sát Bước 1 Thu thập các lỗi của
E-learning
Chuyên viên Đào tạo Thực tập sinh Đào tạo
Giám sát Đào tạo
Bước 2 Liên hệ nhà cung cấp E-learning và báo cáo các lỗi
Chuyên viên Đào tạo Giám sát Đào tạo
Bước 3 Yêu cầu phản hồi thời gian sửa chữa từ phía nhà cung cấp
Trang 52 Bước 4 Theo dõi tiến độ
hoàn thành của nhà cung cấp
Chuyên viên Đào tạo Giám sát Đào tạo
Bước 5 Theo dõi, ghi nhận các lỗi (nếu còn) trên hệ thống sau khi đã được sửa chữa
Chuyên viên Đào tạo Thực tập sinh phòng Đào tạo
Giám sát Đào tạo
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)
Mô tả chi tiết công việc:
- Bước 1: Chuyên viên Đào tạo và Thực tập sinh phòng Đào tạo sẽ thống kê tất cả các lỗi liên quan đến E-learning thông qua các phản hồi của học viên, mô tả chi tiết các lỗi và thời gian xảy ra. Thông thường các Chuyên viên Đào tạo trong quá trình tiếp nhận các phản ánh của học viên thường sẽ ghi chú vào file riêng của Phịng Đào tạo nên có thể dễ dàng tìm được những thơng tin liên quan đến lỗi của E-learning. Thực tập sinh có thể thực hiện cơng việc này nhưng dưới sự kiểm tra của Chun viên Đào tạo. Vì tính chất không quá phức tạp nên công việc này cần được hồn thành trong vịng 3 ngày. - Bước 2: Sau khi thống kê được tất cả các lỗi của hệ thống E-learning, Chuyên viên Đào tạo cần liên hệ với Ban Quản lý Sàn giao dịch Thương mại điện tử của Hương Việt thông qua email: support@CLS.vn và thông báo các lỗi mà học viên tại Pharmacity gặp phải trong thời gian qua. Công việc này u cầu trong vịng 1 ngày phải hồn thành xong.
- Bước 3: Nhân viên hỗ trợ của Hương Việt sẽ có buổi trao đổi với Chuyên viên Đào tạo Pharmacity về các lỗi kỹ thuật mà phía Nhà cung cấp nhận được phản hồi. Tùy theo mức độ, tình trạng của các lỗi mà Hương Việt đưa ra khoảng thời gian sửa chữa, bảo hành phù hợp. Tuy nhiên cần phải thương lượng, thuyết phục để thời gian sửa chữa là ngắn nhất để đảm bảo quá trình học tập và thi cử của tất cả các Dược sĩ diễn ra đúng tiến độ.
- Bước 4: Sau khi đã có sự thống nhất về thời gian giữa hai bên, Chuyên viên Đào tạo cần theo dõi tiến độ làm việc của Nhà cung cấp để đảm bảo hệ thống E-learning của Công ty được sửa chữa đúng hẹn.
Trang 53
- Bước 5: Sau khi hệ thống được sửa chữa và hoạt động ổn định, để có theo kiểm sốt tốt tình hình hoạt động của hệ thống, sau mỗi bài học hoặc bài thi, học viên cần phải hoàn thành biểu mẫu đánh giá hệ thống E-learning. Chuyên viên Đào tạo cùng với Thực tập sinh sẽ tiến hành kiểm tra các biểu mẫu được gởi về để ghi nhận các lỗi xảy ra trên hệ thống và liên hệ với Nhà cung cấp để sửa chữa.