2. Thực trạng hoạt động của công ty (*)
2.3 Thông tin hoạt động kinh doanh
2.3.2 Triển khai công tác trong năm 2011
2.3.2.1 Công tác đầu tư xây dựng cơ bản và dịch vụ
Trong quý 1 và quý 2, VNTT phối hợp với Mapletree tiến hành xây dựng và hoàn thành thị phần nhà thô của Datacenter. Trong quý 3, VNTT đã phối hợp với các đối tác triển khai thi công hệ thống thiết bị và hệ thống Datacenter theo tiêu chuẩn TIA 942-Tier 3. Toàn bộ hệ thống đang trong giai đoạn chuẩn bị hoàn tất, nhằm chuẩn bị đƣa vào hoạt động chính thức trong Qúy 2 năm 2012.
Bên cạnh đó, VNTT đang cùng với đối tác và tƣ vấn tiến hành xây dựng hệ thống quản trị các quy trình và hệ thống IT:
ISMS: Information Security Managerment System, Hệ thống Quản lý An ninh Thông tin- Theo tiêu chuẩn ISO 27001:2005 (dự kiến hoàn tất đạt chứng nhận của tổ chức chứng nhận quốc tế trong Qúy 2 năm 2012).
ITSM: Information Technology Service Managerment, Hệ thống Quản lý Dịch vụ CNTT- theo tiêu chuẩn theo ITIL V3 (Information Technology Infastructure Library, Thƣ viện các thực hành cung cấp dịch vụ CNTT).
Trang 32
Ban lãnh đạo đã báo cáo với Ban kiểm soát quá trình sử dụng vốn sản xuất kinh doanh và phối kiểm tra sốt trình tự thủ tục các dự án đầu tƣ XDCB.
2.3.2.2 Công tác triển khai kinh doanh và cung cấp dịch vụ
Trong năm 2011, VNTT tiếp tục triển khai các hợp đồng, dự án đã ký kết trong năm 2010: Dự án Xây dựng hạ tầng viễn thông Thành phố mới Bình Dƣơng, hạ tầng viễn thông tại VSIP 2A, trung tâm thƣơng mại Becamex Tower, Trƣờng Đại học Quốc tế Miền Đông, Bệnh viện Quốc tế Miền đông Gai đoạn I.
Mặt khác, VNTT còn phối hợp với các đối tác và các nhà cung cấp điện thoại di động tiến hành giải pháp IBC(inbuiding Coverrage- Hệ thống phủ sống di động trong các tòa nhà cao tầng): đã đƣa vào cung cấp dịch vụ. Ký kết và thực hiện triển khai các hợp đồng cung cấp các gải pháp viễn thông, công nghệ thông tin và ứng dụng tự động tại các dự án: IJC AROMA, TDC Plaza, Uni Town, Green Pearl,…Hồn tất thi cơng và cung cấp giải pháp viễn thông, công nghệ thông tin và ứng dụng tự động-SmartHome, tại dự án Sunflower Villas. Chuẩn bị triển khai thi cơng giai đoạn II.
Hồn tất giải pháp và cung cấp hệ thống thiết bị định vị, kiểm sốt tốc độ, giám sát hành trình và kết hợp phần mềm quản trị dữ liệu tại trung tâm cho Becamex IDC và các đơn vị thành viên. Tƣ vấn cho khách hàng, nhà đầu tƣ, các công ty bảo hiểm,…về các giải pháp viễn thông, công nghệ thông tin và an tồn thơng tin. Tiến hành hợp tác, cung cấp các dịch vụ viễn thông công nghệ thông tin cho các cơ quan, sở ban ngành trong tỉnh Bình Dƣơng. Xây dựng qui trình vận hành, quản trị và cung cấp các dịch vụ Datacenter dự kiến cung cấp.
Tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng và dịch vụ: viễn thơng-cơng nghệ thơng tin để hồn thiện qui trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng:
Inertnet FTTH IPLC
VoIP
Các dịch vụ: Mail, Web Hosting, VPS, Dedicates Server, Collocation,… IP Survaillance
IPTV
Đƣa dịch vụ mới cung cấp cho thị trƣờng: Trong quý 2 năm 2011, VNTT chính thức cung cấp dịch vụ vGuard- Dịch vụ sao lƣu trực tuyến. Đây là một trong những định hƣớng kinh doanh sẽ đẩy mạnh trong tƣơng lai:
Sao lƣu dữ liệu tự động; Lƣu trữ an toàn và bảo mật; Phục hồi mọi lúc mọi nơi;
Trang 33 Không đầu tƣ thiết bị, phần mềm;
Không tốn nhân lực, thời gian, công sức; Khơng cịn nỗi lo mất dữ liệu.
VNTT sẽ tiếp tục hoàn thiện, mở rộng các dịch vụ trên hệ thống đã hoàn thành để cung cấp cho khách hàng, nhà đầu tƣ: Đẩy mạnh phát triển thƣơng hiệu, tăng cƣờng triển khai công tác PR trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin và phân phối thiết bị. Tiếp tục phối hợp với Becamex IDC, VSIP và các đơn vị thành viên tìm kiếm, tiếp thị với nhà đầu tƣ, mở rộng thị trƣờng và triển khai dịch vụ cho khách hàng. Đã tiến hành các thủ tục, cùng với VSIP lên phƣơng án và mơ hình hợp tác với VSIP Bắc Ninh và VSIP Hải Phòng. Đang trong giai đoạn tiến hành lắp đặt thiết bị, hệ thống để tiến hành cung cấp dịch vụ.
2.3.2.3 Công tác nhân sự
VNTT đang sở hữu một đội ngũ nhân viên trẻ, đầy nhiệt huyết và năng lực. Đây là một trong những yếu tố thuận lợi trong quá trình xây dựng và phát triển các dịch vụ trên công nghệ mới của mình.
Trong năm 2011, VNTT tiếp tục bổ sung và hoàn thiện đội ngũ kỹ thuật, kinh doanh để có thể nắm bắt cơng nghệ, làm chủ đƣợc các hệ thống nhằm chủ động trong việc triển khai cung cấp và phát triển các dịch vụ cho khách hàng, nhà đầu tƣ.
Đối với đội ngũ kỹ thuật: Tiếp tục đào tạo, bồi dƣỡng và nâng cao trình độ. Bổ sung đội ngũ kỹ thuật theo sự phát triển và phù hợp với các dịch vụ VNTT cung cấp. Với đội ngũ kinh doanh: Công ty sẽ đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ và phát triển đội ngũ nhân lực kinh doanh, marketing, đảm bảo qui trình phục vụ và chăm sóc khách hàng theo đúng cam kết 24/7.
Phát triển môi trƣờng làm việc theo hƣớng chuyên nghiệp, phát huy vai trò và xây dựng văn hóa cơng ty nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức, đoàn kết và thân thiện. Hoàn thiện tổ chức: cơ cấu phịng ban và phân cơng chức năng nhiệm vụ theo mơ hình hoạt động kinh doanh thực tiễn của VNTT trong năm qua.
Bảng 2. Tình hình nhân sự cơng ty VNTT trong năm 2011
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2011)
STT Diễn giải Nhân sự
01/01/2011
Nhân sự 31/12/2011
1 Ban giám đốc 2 2
2 Khối quản lý 19 20
3 Khối sản xuất kinh doanh 86 103
Trang 34
2.3.3 Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh
năm 2011
Nhìn chung, trong năm 2011 Ban lãnh đạo VNTT đã linh động trong điều hành dƣới sự chỉ đạo sát sao của Hội đồng quản trị, cùng với sự nỗ lực của tập thể cán bộ nhân viên. VNTT đạt đƣợc một số kết quả đáng khích lệ và hồn thành cơ bản các chỉ tiêu chủ yếu trong kế hoạch sau khi đã đƣợc điều chỉnh theo hình thức thực tế sản xuất kinh doanh trong năm 2011
Bảng 3. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2011
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2011)
STT Diễn giải Doanh thu (VNĐ) Tỷ trọng (%)
1 Dịch vụ viễn thông 4.869.085.542 5,76%
2 Dịch vụ IPTV 1.723.487.624 2,04%
3 Công nghệ thông tin 38.465.803.888 45,50%
4 Hạ tầng viễn thông & CNTT
23.951.261.000 28,33%
5 Doanh thu tài chính 15.524.297.147 18,36%
6 Doanh thu khác 11.239.746 0,01%
Trang 35
Biểu đồ 1: Chi tiết doanh thu năm 2011
Bảng 4. Đánh giá kết quả kinh doanh năm 2011 so với kế hoạch và năm 2010
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2011)
STT Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Tỷ lệ
(th/kh) Tỷ lệ (2011/2010) Kế hoạch (Điều chỉnh) Thực hiện 1 Doanh thu 51.641.644.098 84.000.000.000 84.547.684.632 101,3% 101,3% 2 Chi phí 36.212.542.234 54.600.000.000 55.476.298.411 101,2% 101,2% 3 Lợi nhuận sau thuế 13.882.569.454 26.460.000.000 27.535.859.833 101,5% 101,5% 6% 2% 46% 28% 18% 0%
Doanh thu năm 2011 của công ty VNTT
Dịch vụ viễn thông Dịch vụ IPTV Công nghệ thông tin Hạ tầng viễn thông & CNTT
Doanh thu tài chính Doanh thu khác
Trang 36
Biểu đồ 2: So sánh doanh thu năm 2010 và năm 2011
3. Công việc thực hiện tại công ty thực tập
3.1 Những công việc liên quan đến chuyên ngành
Trong thời gian thực tập tại phịng kinh doanh Viễn thơng tơi đƣợc phụ trách công việc của nhân viên kinh doanh. Gồm có các cơng việc nhƣ sau:
3.1.1 Tiếp thị khách hàng
Cách thực hiện:
- Lấy danh sách khách hàng từ các bộ phận liên quan;
- Sau đó, chủ động liên hệ cho khách hàng bằng điện thoại hỏi thăm nhu cầu của khách hàng về dịch vụ;
- Tƣ vấn các dịch vụ cho khách hàng khi khách hàng có nhu cầu hoặc khách hàng chủ động liên hệ đến công ty;
Kết quả:
- Một số khách hàng chƣa có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ;
- Một số không thỏa mãn về giá, chất lƣợng dịch vụ trong thời gian qua;
- Trong q trình tƣ vấn cịn gặp nhiều lúng túng nhƣng khắc phục đƣợc sau khi thực hiện nhiều lần. 51.641 36.212 13.882 84.547 55.476 27.535 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Doanh thu Chi Phí Lợi nhuận sau thuế
Năm 2010 Năm 2011
Trang 37 Kinh nghiệm:
- Khi tiếp thị sản phẩm cho khách hàng cần nắm đƣợc nhu cầu hiện tại của khách hàng;
- Tùy loại khách hàng khác nhau có cách nói chuyện khác nhau cho phù hợp;
- Khi khai thác nhu cầu của khách hàng phải biết đặt câu hỏi cho khách hàng;
- Trong mọi trƣờng hợp phải luôn giữ thái độ nhã nhặn với khách hàng;
- Trong khi giao tiếp trực tiếp vời khách hàng cố gắng tạo mối quan hệ với khách hàng nếu đƣợc.
3.1.2 Lập phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ
Cách thức thực hiện:
- Khai thác các thông tin cần thiết từ khách hàng để lập phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ;
- Gửi mail cho khách hàng phiếu yêu cầu dịch vụ hƣớng dẫn khách hàng điền đầy đủ thơng tin;
- Tính chi phí lắp đặt phát sinh thêm;
- Trình trƣởng phịng xem xét mức độ khả thi của phiếu yêu cầu dịch vụ;
- Chủ động liên hệ với khách hàng thông báo về kết quả yêu cầu dịch vụ của họ; Kết quả:
- Hoàn thành bảng phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ cho khách hàng;
- Thông báo kết quả phiếu yêu cầu và báo chi phí cho khách hàng ; Kinh nghiệm:
Tùy từng loại dịch vụ khác nhau theo yêu cầu và điều kiện của khách hàng mà thời gian để thông báo lại cho khách hàng sẽ khác nhau.
3.1.3 Chuẩn bị hợp đồng, bảng báo giá dịch vụ và các
thông tin liên quan để cung cấp theo yêu cầu của khách
hàng
Cách thực hiện:
- Soạn bảng báo giá dịch vụ tùy theo yêu cầu của khách hàng
- Tìm, thống kê và so sánh một số thông tin về dịch vụ, giá cả, chất lƣợng của các dịch vụ liên quan từ các đối thủ cạnh tranh trên thị trƣờng (nếu khách hàng có yêu cầu);
- Chuẩn bị hợp đồng và phụ lục trình tổng giám đốc/ trƣởng phịng ký; Kết quả:
- Có đầy đủ hợp đồng, phục lục cần thiết để ký hợp đồng với khách hàng;
Trang 38
- Hẹn ngày ký hợp đồng với khách hàng; Kinh nghiệm:
- Kiểm tra cẩn thận trƣớc khi gửi cho khách hàng bất kỳ tài liệu/ thơng tin gì;
- Đọc kỹ các điều khoản trƣớc khi ký hợp đồng với khách hàng.
3.1.4 Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng
Cách thực hiện:
- Liên hệ với khách hàng trƣớc khi gặp;
- Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng trong các trƣờng hợp sau: Ký hợp đồng; Khảo sát vị trí lắp đặt; Ký bản nghiệm thu; Giao hợp đồng và bản nghiệm thu
- Trình tự các bƣớc ký hợp đồng nhƣ sau:
Buổi gặp đầu tiên để ký hợp đồng với khách hàng thì cần giới thiệu và nói mục đích của cuộc gặp;
Thƣơng thảo và trả lời những gì khách hàng cịn thắc mắc;
Ký hợp đồng;
Cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ, chào khách hàng ra về, hẹn lần gặp sau;
- Trình tự các bƣớc khảo sát vị trí lắp đặt:
Liên hệ với khách hàng trƣớc ngày đến khảo sát vị trí 1-2 ngày;
Nhân viên kinh doanh đi cùng với đại diện đội kỹ thuật đến khảo sát vị trí lắp đặt;
Khách hàng dẫn đi khảo sát vị trí và cơ sở hạ tầng;
Yêu cầu khách hàng hoàn thành cơ sở hạ tầng cần thiết trƣớc khi lắp đặt đƣớng dây;
Hẹn ngày lắp đặt cho khách hàng;
Chào khách hàng ra về;
- Trình tự các bƣớc ký bản nghiệm thu và giao hợp đồng:
Nhận bảng nghiệm thu từ POP kỹ thuật sau khi lắp đặt;
Liên hệ với khách hàng để ký bản nghiệm thu nếu POP chƣa ký đƣợc trong quá trình lắp đặt;
Gặp khách hàng ký bản nghiệm thu, giao hợp đồng và bản nghiệm thu cho khách hàng;
Về công ty giao hợp đồng và bản nghiệm thu cho bộ phận chăm sóc khách hàng;
Kết quả:
- Ký đƣợc hợp đồng với khách hàng;
- Để lại ấn tƣợng tốt cho khách hàng;
Trang 39 Kinh nghiệm:
- Trong q trình ký hợp đồng có thể gợi ý cho khách hàng sử dụng các dịch vụ khác của công ty;
- Chủ động liên hệ xin lịch hẹn với khách hàng ký hợp đồng;
- Gọi cho khách hàng trƣớc khi đến gặp để đảm bảo khách hàng có ở nơi gặp.
3.1.5 Theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng
Cách thực hiện:
Lặp kế hoạch theo dõi tiến độ thi công lắp đặt dây cáp, thiết bị cho khách hàng kể từ lúc ký hợp đồng đến lúc lắp đặt xong dịch vụ. Thực hiện công việc thông qua việc gọi điện thoại cho khách hàng và các nhân viên POP.
Kết quả:
Giữ liên lạc thƣờng xuyên với khách hàng cho đến khi giao hợp đồng và bản nghiệm thu cho khách hàng.
Kinh nghiệm:
- Ngày hẹn khách hàng nên cộng thêm 2-3 ngày so với ngày POP đƣa ra.
- Lên kế hoạch theo dõi, đôn đốc thƣờng xuyên tiến độ từ POP/khách hàng để lấy thông tin, giải quyết thắc mắc kịp thời cho khách hàng.
3.1.6 Báo cáo kết quả cơng việc và tiến độ lại cho trưởng phịng
Cách thực hiện:
- Báo cáo tiến độ và thơng tin cần thiết cho trƣởng phịng;
- Báo cáo những tình huống khó khăn cho trƣởng phịng và cùng tìm cách giải quyết; Kết quả: - Trƣởng phịng nắm đƣợc tình hình thực hiện hợp đồng; - Khó khăn đƣợc khắc phục và khách hàng hài lòng; Kinh nghiệm: - Nắm tình hình thực tế và trình bày một cách ngắn gọn cho trƣởng phịng;
- Kịp thời nhờ sự hỗ trợ của Trƣởng phịng khi có sự cố xảy ra mà không giải quyết đƣợc;
Trang 40
3.2 Những công việc hỗ trợ
3.2.1 Dịch bảng báo giá:
Cách thực hiện:
- Từ bảng báo giá các dịch vụ phịng viễn thơng cung cấp bằng tiếng việt dịch sang tiếng anh;
- Gửi cho khách hàng có yêu cầu sử dụng bảng báo giá tiếng Anh; Kết quả: Hoàn thành các bản dịch theo yêu cầu
Kinh nghiệm:
- Tra từ điển hoặc sử dụng google dịch hỗ trợ khi dịch sẽ rút ngắn thời gian rất nhiều;
- Xem xét sự hợp lý và chính xác của các bản dịch trƣớc khi gửi cho khách hàng.
3.2.2 Chuẩn bị bao thư thông báo cước dịch vụ:
Cách thực hiện:
Vào ngày 15 đến ngày 20 của tháng nhân viên cƣớc phải chuẩn bị giấy báo cƣớc dịch vụ và hóa đơn bỏ vào bao bì chuyển đến POP để gửi cho khách hàng. Công việc này tôi chỉ làm phụ một công đoạn cuối cùng là bỏ hóa đơn và biên bản báo cƣớc vào phong bì theo đúng thứ tự xuất hóa đơn.
Kết quả: Hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao.
Kinh nghiệm:
Biết cách xếp hóa đơn và biên bản thơng báo khi bỏ vào phong bì sao cho nhanh và đẹp, thể hiện đƣợc số hóa đơn trƣớc khi gỡ phong bì.
3.2.3 Xem sai sót điều khoản hợp đồng:
Cách thực hiện:
Xem các bản hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa công ty và khách hàng tìm ra chỗ hở của hợp đồng, sau đó ghi lại báo cáo cho trƣởng phịng.
Kết quả: