3. Công việc thực hiện tại công ty thực tập
3.2 Những công việc hỗ trợ
3.2.1 Dịch bảng báo giá:
Cách thực hiện:
- Từ bảng báo giá các dịch vụ phịng viễn thơng cung cấp bằng tiếng việt dịch sang tiếng anh;
- Gửi cho khách hàng có yêu cầu sử dụng bảng báo giá tiếng Anh; Kết quả: Hoàn thành các bản dịch theo yêu cầu
Kinh nghiệm:
- Tra từ điển hoặc sử dụng google dịch hỗ trợ khi dịch sẽ rút ngắn thời gian rất nhiều;
- Xem xét sự hợp lý và chính xác của các bản dịch trƣớc khi gửi cho khách hàng.
3.2.2 Chuẩn bị bao thư thông báo cước dịch vụ:
Cách thực hiện:
Vào ngày 15 đến ngày 20 của tháng nhân viên cƣớc phải chuẩn bị giấy báo cƣớc dịch vụ và hóa đơn bỏ vào bao bì chuyển đến POP để gửi cho khách hàng. Công việc này tôi chỉ làm phụ một công đoạn cuối cùng là bỏ hóa đơn và biên bản báo cƣớc vào phong bì theo đúng thứ tự xuất hóa đơn.
Kết quả: Hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao.
Kinh nghiệm:
Biết cách xếp hóa đơn và biên bản thơng báo khi bỏ vào phong bì sao cho nhanh và đẹp, thể hiện đƣợc số hóa đơn trƣớc khi gỡ phong bì.
3.2.3 Xem sai sót điều khoản hợp đồng:
Cách thực hiện:
Xem các bản hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa cơng ty và khách hàng tìm ra chỗ hở của hợp đồng, sau đó ghi lại báo cáo cho trƣởng phòng.
Kết quả:
Trang 41 Kinh nghiệm:
Khơng có hợp đồng nào là hồn thiện hay nói đúng hơn là bất kỳ hợp đồng nào cũng có những sơ hỡ, tuy nhiên để hạn chế những sơ hỡ này các bên cần phải có cái nhìn từ nhiều khía cạnh khác nhau.
3.2.4 Photocopy:
Photo một số giấy tờ và hợp đồng cho các anh, chị trong phịng kinh doanh viễn thơng. Cách thực hiện:
- Khởi động máy photo : cắm điện rồi nhấn nút power.
- Kiểm tra giấy trong khây đựng giấy của máy photo.
- Chuẩn bị các loại giấy tờ cần photo.
- Đặt giấy cần photo vào đúng vị trí trong máy ( đúng vạch, ngay ngắn,…) sau đó đóng nắp máy.
- Đặt lệnh cho 1 lần photo. Nếu photo 2 bản một lúc thì chọn nút Dual Page, nếu photo 1 bản thì khơng chọn nút này.
- Chọn mức độ đậm , nhạc của màu mực..
- Cuối cùng chọn nút Star .. để bắt đầu thực hiện lệnh photo. Tiếp tục lặp lại các thao tác trên cho đến khi photo xong.
Kết quả:
Những lần đầu photo cịn sai sót , chẳng hạn nhƣ chọn mức độ màu mực chƣa phù hợp, có lúc đậm lúc nhạt . Nhƣng sau lần thứ 3 đã khắc phục đƣợc lỗi này. Cuối cùng đã biết sử dụng máy photo tƣơng đối .
Kinh nghiệm:
- Để có một bản photo tƣơng đối đẹp theo tơi cần phải có loại giấy tốt (không cần đắc tiền nhƣng nên chọn loại giấy nhẫn, khô ráo, đúng khổ) , để giấy ngay ngắn, đúng với vị trí quy định và chọn mức mực phù hợp. Tất nhiên máy photo cũng phải vận hành tốt thì mới cho ra lị một bản photo đẹp đƣợc.
- Khi máy photo có xảy ra sự cố nên nhờ sự giúp đỡ của những ngƣời có kinh nghiệm sử dụng hoặc ngƣời hƣớng dẫn. Không nên tự ý sữa chữa khi không đƣợc sự đồng ý của cơng ty nếu khơng có kiến thức và kinh nghiệm trong sữa chữa máy móc.
Trang 42
3.2.5 Các công việc hỗ trợ khác:
Scan giấy, lấy tài liệu, phụ dọn kho, phụ vệ sinh phòng làm việc mỗi ngày. Cách thực hiện:
- Scan giấy: Nhận tài liệu và đem đến phòng tổng hợp scan, gửi mail cho ngƣời nhận.
- Lau bàn: Dùng khăn ƣớt lau các bàn làm việc trong phòng
- Quét phòng : khi mọi ngƣời chƣa làm việc hoặc lúc mọi ngƣời ra ngồi tranh thu qt lại phịng sạch sẽ ( cơng việc này khơng phải làm thƣờng xun vì đã có cơ làm vệ sinh hàng ngày).
- Sắp xếp bàn làm việc cá nhân: Thực hiện mỗi ngày trƣớc khi bắt đầu công việc và sau khi kết thúc công việc. Sắp xếp giấy tờ, các vật dụng ngay ngắn và vệ sinh máy tính cá nhân.
Kết quả:
Những công việc này khơng đƣợc cơng ty u cầu nhƣng khi hồn thành công việc tôi cảm thấy rất vui vẻ vì tơi nghĩ ít ra mình cũng làm đƣợc những việc nhỏ có ích cho phòng làm việc và cho công ty trong những lúc không đƣợc phân công công viêc.
Kinh nghiệm:
- Nếu biết quan tâm tới mọi ngƣời xung quanh, mình sẽ tìm ra những việc có thể làm để giúp đỡ ngƣời khác mà khơng cần có sự phân cơng rõ ràng.
- Khi lau bàn của sếp và các anh chị khơng nên sắp xếp lại các giấy tờ vì có thể vơ tình phá vỡ trật tự các giấy tờ đã có sẵn. Mà nhƣ vậy khi chủ nhân muốn tìm sẽ rất khó tìm … sẽ làm cho mọi ngƣời khơng vui.
- Mình là ngƣời mới nên thƣờng xuyên quan sát mọi ngƣời và chủ động hỏi mọi ngƣời có cần sự giúp đỡ của mình khơng.. vì đa số mọi ngƣời sẽ thấy ngại nếu u cầu mình giúp đỡ việc gì đó.
- Trong cơng ty khi muốn làm việc gì đó cần phải hỏi ngƣời hƣớng dẫn trƣớc khi làm để tránh làm phiền đến mọi ngƣời và thậm chí có thể gây hậu quả đáng tiếc nếu tự ý làm mà không hỏi những ngƣời đi trƣớc.
Trang 43