4. Chuyên đề của thực tập
4.2 Cơ sở lý luận
4.2.1.2 nghĩa của phân tích cơng việc
Đối với nhà quản lý
- Phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công việc - Dự báo số lƣợng, chất lƣợng nhân sự cần thiết
- Sản xuất và phân công công việc để tránh chồng chéo
- Là cơ sở cho việc tuyển dụng, lựa chọn ngƣời phù hợp với công việc
- Giúp đánh giá đƣợc mức độ ảnh hƣởng của mơi trƣờng đối với q trình thực thi - Là căn cứ cho kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc
- Là cơ sở để lên kế hoạch phát triển cán bộ và xây dựng các chƣơng trình đào tạo cần thiết
- Xây dựng chế độ lƣơng thƣởng công bằng
Đối với người thực thi công việc
- Xác định rõ yêu cầu của công việc, hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn
- Dựa trên bản yêu cầu chun mơn của cơng việc, có thể xây dựng kế hoạch làm việc và học tập để nâng cao trình độ chun mơn, đáp ứng yêu cầu của cơng việc
- Có thể xây dựng các mối quan hệ trong thực thi đƣợc tốt hơn
Phân tích cơng việc là một cơng cụ cho các nhà quản trị, nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết để nhân viên thực hiện tốt cơng việc. Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra đƣợc sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyền dụng đúng ngƣời, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện cơng việc, để trả lƣơng kích thích kịp thời, chính xác.
4.2.1.3 Thơng tin để thực hiện phân tích cơng việc
Để thực hiện phân tích cơng việc đƣợc chính xác cần phải sử dụng các loại thơng tin dƣới đây:
Thơng tin về tình hình thực hiện cơng việc:
Các thông tin đƣợc thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, nhƣ phƣơng pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện cơng việc, các yếu tố của thành phần công việc.
Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc nhƣ học vấn, trình độ chun mơn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện cơng việc, các thuộc tính cá nhân.
Trang 50
Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của
các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong q trình sử dụng cơng việc.
Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lƣợng, chất lƣợng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc nhƣ sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lƣơng bổng, quần áo đồng phục...
4.2.1.4 Trình tự thực hiện phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc đƣợc thực hiện theo trình tự các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thơng tin phân tích cơng việc, từ đó xác định các
hình thức thu thập thơng tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích
u cầu, chức năng quyền hạn của cơng ty, phịng ban, phân xƣởng, sơ đồ quy trình cơng nghệ và bảng mơ tả cơng việc cũ (nếu có).
Xác định mục đích sử dụng thơng tin
Thu thập thông tin cơ bản
Thu thập thông tin chi tiết Chọn lựa vị trí đặc trƣng
Kiểm tra và xác minh thông tin
Trang 51
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trƣng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích
cơng việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích cơng việc, nhất là khi cần phân tích các cơng việc tƣơng tự nhƣ nhau.
Bước 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân tích cơng việc.
Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phƣơng pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thơng tin. Những thơng tin thu thập để
phân tích cơng việc trong bƣớc 4 cần đƣợc kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, cơng nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện cơng việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
4.2.2 Bảng mô tả công việc
4.2.2.1 Khái niệm
Bảng mô tả công việc là một văn bản liệt kê các nhiệm vụ, chức năng, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu, kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc phải đƣợc viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với ngƣời giao cũng nhƣ ngƣời nhận cơng việc đó.
4.2.2.2 Thơng tin trong bảng mơ tả cơng việc
Nội dung của bảng mô tả công việc bao gồm:
Thông tin chung: Tên công việc, Mã số, Cấp bậc công việc, Nhân viên thực hiện, Người lãnh đạo trực tiếp, Cán bộ dưới quyền, Mức lương,…
Công việc cần thực hiện:
Xác định phạm vi và mục đích cơng việc. Những hƣớng dẫn chi tiết bao gồm công việc đƣợc giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phƣơng pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể đƣợc diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.
Chỉ dẫn chi tiết về công việc:
Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bảng
Trang 52
mô tả công việc . Những đánh giá về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thể mang tính chủ quan vì những u cầu thƣờng xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Hầu hết những bảng mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhƣng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt cơng việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ đƣợc yếu tố không rõ ràng này. Chẳng hạn nhƣ tiêu chuẩn có thể là: Trong một ngày phải lắp đƣợc 5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lƣợng hàng nhất định là bao nhiêu trong một tháng.
4.2.2.3 Quy trình thực hiện bảng mơ tả cơng việc
Các bƣớc xây dựng bảng mô tả công việc cho một vị trí nhƣ sau:
Bước 1: Lập kế hoạch
Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá.
Cơng việc đó nhằm đạt đƣợc cái gì? (Nhiệm vụ)
Ngƣời đảm đƣơng cơng việc đó cần phải nỗ lực nhƣ thế nào? (Trách nhiệm) Kết quả công việc đƣợc đánh giá nhƣ thế nào? (Kiểm tra)
Bước 2: Thu thập thông tin
Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hồn cảnh có liên quan đến các cơng việc khác trong cơ cấu tổ chức và thơng báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí cơng việc đƣợc miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.
Lập kế hoạch
Thu thập thông tin
Phác thảo bảng mô tả công việc
Trang 53
Những yếu tố cơ bản tạo thành công việc là: Trách nhiệm, thông tin, kết quả và điều kiện kinh tế.
Bước 3: Phác thảo bảng mô tả công việc
Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bảng mô tả cơng việc nhằm mục đích giúp ngƣời làm cơng việc đó và ngƣời quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát đƣợc phạm vi cơng việc. Bảng mơ tả cơng việc có thể do ngƣời làm cơng việc đó hoặc ngƣời quản lý soạn, đôi khi ngƣời quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với ngƣời đảm đƣơng công việc.
Những chi tiết sau cần thiết khi soạn thảo các thông tin và chuyển chúng thành bảng mô tả cơng việc.
Mục đích cơng việc:
Mục đích cơng việc cần đƣợc xác định trƣớc khi phác thảo những vấn đề còn lại của một bảng mơ tả cơng việc. Tuy vậy có thể quay lại thay đổi mục đích cơng việc sao cho phù hợp sau khi đã hồn thành bảng mơ tả cơng việc.
Nhiệm vụ chính\Trách nhiệm: - Liệt kê những nhiệm vụ chính.
- Trách nhiệm báo cáo: cơng việc đó cần báo cáo với ai?
- Kết quả đạt đƣợc: Cơng việc hồn thành đƣợc xác định nhƣ thế nào? Điều kiện kinh tế: Mức lƣơng và những quyền lợi khác.
Bước 4: Phê chuẩn bảng mơ tả cơng việc
Ngƣời làm cơng việc đó và ngƣời quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bảng mơ tả cơng việc. Ngƣời làm cơng việc đó và ngƣời giám sát hoặc ngƣời quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết nhƣ thế nào khi ngƣời làm cơng việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Ngƣời quản lý cần chỉ đạo cấp dƣới sao cho cùng thống nhất về bảng mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà khơng có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.
Trang 54
4.3 Một số giải pháp để giải quyết vấn đề:
Để giải quyết những vấn đề nêu trên tơi xin trình bày một số giải pháp nhƣ sau:
4.3.1 Giải pháp 1: Phát huy thế mạnh hoạt động tập trung
để làm nền tảng phát triển bền vững, lâu dài
Tiếp tục tận dụng tối đa những lợi thế từ việc hoạt động tập trung đem lại. Tuy nhiên để giảm bớt những khó khăn cơng ty có thể xem xét và áp dụng những giải pháp sau:
Tăng cƣờng chất lƣợng dịch vụ và phục vụ khách hàng: Chiến lƣợc quảng bá hình hảnh tốt nhất trong mọi thời đại là cải thiện và ngày càng nâng cao chất lƣợng dịch vụ và phục vụ khách hàng. Phải tự làm tốt mình từng ngày, đem lại những ấn tƣợng tốt đẹp cho khách hàng trong khu vực hoạt động và tạo một nền tảng vững chắc trong một khu vực đang hoạt động. Có nhƣ thế, tiếng tốt sẽ đồn xa, đến lúc khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ họ sẽ tự biết cách tìm đến ta.
Trong tƣơng lai, nếu công ty mở rộng thị trƣờng ra các khu vực khác, chiến lƣợc này vẫn có thể hiệu quả và đồng thời kết hợp một chiến lƣợc marketing phù hợp sẽ giúp cho công ty phát triển hiệu quả và vững bền.
4.3.2 Giải pháp 2: Từng bước thoát khỏi sự phụ thuộc vào Becamex
Hiện tại, công ty VNTT vẫn đang hƣởng lợi từ sự hỗ trợ của Tập đoàn Becamex.
Nhƣng trong tƣơng lai nếu muốn thốt khỏi sự phụ thuộc này cơng ty nên cân nhắc giữa lợi ích hiện tại và chiến lƣợc tƣơng lai. Đó là một bài tốn kinh tế lớn cho ban lãnh đạo của công ty. Tuy nhiên đứng ở khía cạnh ngƣời quan sát tơi xin đƣợc phép đƣa ra một số góp ý:
Thứ nhất, công ty nên mở rộng các danh mục đầu tƣ hiệu quả của mình để từng bƣớc đạt đƣợc sự vững mạnh về tài chính.
Thứ hai, cơng ty nên xây dựng chính sách thu hút nguồn lao động trình độ cao, có kinh nghiệm và kiến thức nhằm quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh hiện tại và tăng cƣờng hoạt động nghiên cứu sản xuất ra các phần mềm cơng nghệ hiệu quả, có khả năng ứng dụng và kinh doanh độc lập để từng bƣớc thoát khỏi sự lệ thuộc về cơ sở hạ tầng, tài chính từ tập đồn Becamex.
Trang 55
4.3.3 Giải pháp 3: Nâng cao nâng lực quản lý cơ sở hạ tầng
Đào tạo một đội ngũ quản lý thật sự hiệu quả để khai thác những thế mạnh về hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại của công ty.
Đƣa ra những quy định đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình lắp đặt và bảo quản thiết bị cho đội ngũ nhân viên kỹ thuật và khách hàng nhằm hạn chế tối đa sự cố kỹ thuật do lỗi chủ quan.
4.3.4 Giải pháp 4: Tái cấu trúc nguồn nhân lực
Tái cấu trúc nguồn nhân lực: Mặt dù có những lợi thế rất lớn từ nguồn nhân lực trẻ đem lại nhƣng cơng ty đã có những dấu hiệu của sự mất cân bằng trong nguồn nhân lực giữa ngƣời lao động trẻ và ngƣời lao động có kinh nghiệm quản lý. Tình trạng này nếu kéo dài sẽ tác động không tốt đến kết quả kinh doanh, cơ cấu tổ chức và sự phát triển bền vững của cơng ty. Trong hồn cảnh tình hình kinh tế khó khăn là điều kiện thuận lợi để cơng ty có thể thực hiện đƣợc kế hoạch tái cấu trúc nguồn nhân lực. Thực hiện cắt giảm nhân viên làm việc không hiệu quả, thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc và tăng cƣờng tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ cao và kinh nghiệm quản lý.
Song song với việc tái cấu trúc nguồn nhân lực, cơng ty nên xây dựng các quy trình làm việc trật tự để sau khi tái cấu trúc công ty sẽ là một hệ thống hoạt động đi vào quy trình rõ ràng.
4.3.5 Giải pháp 5: Cải thiện mơi trường làm việc của nhân viên
Nhằm mục đích cải thiện mơi trƣờng làm việc, tạo sự thoải mái và thuận lợi cho nhân viên để làm việc tốt hơn và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Tôi xin đƣa ra một số kiến nghị và thực hiện một số biện pháp để giúp cho nhân viên đang làm việc tại cơng ty có một mơi trƣờng làm việc tốt hơn, kiến nghị nhƣ sau:
Công ty nên bổ sung thêm cây xanh vào môi trƣờng làm việc của nhân viên.
Lập quỹ dự phòng xăng (quỹ này phịng khi nhân viên vào cơng ty mà hết xăng sẽ đƣợc công ty cho mƣợn xăng nhƣng phải trả lại công ty bằng xăng vào ngày hôm sau), danh sách số điện thoại của các dịch vụ lƣu động nhƣ vá xe, cơm văn phòng, thức an nhanh, pizza, nƣớc giải khát, bánh mừng sinh nhật, hoa, quà….Để ngay khi làm việc tại cơng ty, nhân viên có nhu cầu sẽ dễ dàng liên hệ.
Xây nhà để xe nhân viên: Nhằm đảm bảo tốt phƣơng tiện đi lại cho nhân viên khi làm việc tại cơng ty, giảm thiểu tình trạng hƣ hỏng xe nhất là khi công ty nằm trong khu vực khơng có các dịch vụ sửa xe.
Trang 56
4.3.6 Giải pháp 6: Xây dựng quy trình làm việc thực tế
Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên lên kế hoạch tổ chức xây dựng các quy trình làm việc hiệu quả, có thể áp dụng thực tế để cơng việc đi vào hệ thống hồn thiện. Đạt tiêu chuẩn công ty hoạt động hiệu quả.
4.3.7 Giải pháp 7: Phân tích và thiết lập Bảng mơ tả cơng việc cho nhân viên phịng kinh doanh Viễn thơng.
4.3.7.1 Phương pháp phân tích sử dụng
Trong phân tích cơng việc tơi đã sử dụng các kỹ thuật khác nhau, bao gồm quan sát, phỏng vấn, bảng câu hỏi và hồ sơ nhân viên.
4.3.7.2 Quy trình phân tích cơng việc của nhân viên phịng kinh doanh Viễn thông
Bƣớc 1: Xác định mục đích phân tích cơng việc của nhân viên: Thực hiện phân tích
cơng việc của nhân viên nhằm tạo ra bảng mơ tả chính xác cho từng bộ phận của phịng kinh doanh Viễn thơng.
Bƣớc 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích
yêu cầu, chức năng quyền hạn của cơng ty, phịng ban, sơ đồ quy trình cung cấp dịch vụ.