4. Chuyên đề của thực tập
4.1 Những vấn đề phát hiện trong quá trình thực tập
tập
4.1.1 Một số vấn đề tại công ty
4.1.1.1 Vấn đề 1: Thuận lợi và khó khăn của công ty VNTT khi hoạt động kinh doanh
tập trung trong các khu công nghiệp
Công ty VNTT đƣợc thành lập vào năm 2008 và ngay từ đầu đã chọn cho mình hƣớng đi tập trung phát triển ở các khu cơng nghiệp tỉnh Bình Dƣơng.
Thiết nghĩ đó là một chiến lƣợc đúng đắn và phù hợp với khả năng tài chính cịn hạn chế của một cơng ty cịn non trẻ khi bƣớc vào ngành kinh doanh đã có nhiều đối thủ cạnh tranh lớn mạnh. Thực tế chiến lƣợc này đã và đang mang lại cho công ty nhiều lợi thế nhƣ khách hàng mục tiêu của công ty tập trung trong phạm vi các khu công nghiệp công ty sẽ dễ quản lý và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đồng thời, khi tập trung hoạt động trong một khu vực nhất định kết hợp với phƣơng pháp quản lý hiệu quả sẽ giúp cho công ty tạo đƣợc một rào cảng hữu hiệu đối với đối thủ cạnh tranh, nhất là khi đã có sự đỡ đầu từ một tập đoàn lớn trung khu vực nhƣ Becamex. Ngoài ra, tập trung nguồn lực sẽ tạo cho cơng ty có điều kiện xây dựng cơ sở hạ tầng vững mạnh, khai thác tối đa khách hàng và thu hút đƣợc những hợp đồng lớn.
Tuy nhiên, việc tập trung hoạt động trong một khu vực làm cho cơng ty có những hạn chế nhất định về tầm ảnh hƣởng của thƣơng hiệu đã bị giới hạn trong khu vực. Mặt khác, do đặc thù hoạt động tập trung nên hiện tại công ty chƣa chú trọng tới hoạt động marketing thƣơng hiệu. Phần lớn khách hàng tự tìm tới hoặc do đối tác giới thiệu, một phần do nhân viên tìm tới khách hàng. Trong dài hạn, nếu khu vực hoạt động kém phát triển cơng ty sẽ dễ bị bão hịa lƣợng khách hàng trong khu vực đó. Và gặp nhiều khó khăn hơn trong việc mở rộng thị trƣờng ra các khu vực khác. Một khó khăn thực tế khác đang tồn tại ở công ty là việc thu hút nguồn lao động trình độ cao. Do nằm trong khu cơng nghiêp đang trong giai đoạn phát triển, điều kiện sống còn nhiều hạn chế so với thành phố nên khả năng thu hút lao động trình độ cao từ các khu vực phát triển về làm việc tại cơng ty vẫn cịn bị hạn chế. Hoạt động tập trung trong khu công nghiệp với khách hàng chính là các cơng ty trong khu vực nên cũng góp phần làm cho cơng ty dễ bị ảnh hƣởng của suy thối kinh tế khi các cơng ty khách hàng này hoạt động kém hiệu quả trong thời kỳ khủng hoảng toàn cầu.
Trang 44
4.1.1.2 Vấn đề 2: Cái được và mất khi phụ thuộc vào Tập đoàn Becamex
Tập đồn Becamex là một cổ đơng lớn của cơng ty VNTT. Chính điều này làm cho cơng ty có những sự phụ thuộc lớn vào Tập đồn Becamex về mặt tài chính là điều khó tránh khỏi. Mặt khác, do đặc thù ngành công nghệ thông tin khi thi công lắp đặt cho khách hàng cần có sự hỗ trợ rất lớn từ cơ sở hạ tầng của Becamex. Khi công ty hoạt động cung cấp dịch vụ trong các khu công nghiệp mà Becamex đầu tƣ phát triển công ty sẽ tiếp tục phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng của Becamex. Mặt khác, khi các chủ đầu tƣ vào khu công nghiệp Becamex đầu tƣ cơ sở hạ tầng phát triển sẽ đƣợc Becamex giới thiệu hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông tại VNTT. Nhƣ vậy, thực tế rõ ràng sự phụ thuộc vào Becamex đã đem lại cho công ty VNTT nhiều lợi thế, đặc biệt là sự bảo trợ từ tập đoàn Becamex tạo nên một lợi thế cạnh tranh mà các đối thủ khác khó có đƣợc, có hợp đồng một cách bị động, không hao tốn nhiều nguồn lực. Tuy nhiên, đổi lại là hoạt động kinh doanh sẽ phụ thuộc rất lớn vào Becamex và sau này sẽ khó có khả năng thốt ra khỏi khu vực và hoạt động độc lập. Bên cạnh đó, đƣơc Becamex thƣờng xuyên giới thiệu hợp đồng sẽ vơ tình làm nhân viên thiếu chủ động trong công việc.
4.1.1.3 Vấn đề 3: Điều kiện cơ sở hạ tầng và quản lý
Những điểm nổi bật về điều kiện cơ sở hạ tầng so với các đối thủ cạnh tranh:
Trong lĩnh vực Viễn thông, VNTT triển khai hạ tầng cáp quang 100% kết nối trực tiếp từ nhà đầu tƣ đến Trung tâm dữ liệu VNTT.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, VNTT là đơn vị đầu tiên tại ASEAN triển khai giải pháp Điện toán đám mây Blue Cloud của IBM để cung cấp dịch vụ Infrastructure-as-a-Service (IaaS) đến khách hàng.
Hiện nay, VNTT đang hợp tác cùng IBM và các đối tác uy tín khác để xây dựng một Trung tâm dữ liệu đạt cấp độ Tier-3 theo tiêu chuẩn quốc tế TIA-942 tại khu cơng nghệ kỹ thuật cao Mapletree.
Có thể nói cơng ty VNTT có hệ thống cơ sở hạ tầng cung cấp dịch vụ hiện đại, đạt tiêu chuẩn cao tại Việt Nam. Tuy nhiên do chất lƣợng nguồn lực quản lý về cơ sở hạ tầng không hiệu quả và đối thủ cạnh tranh không lành mạnh đã làm cho chất lƣợng dịch vụ khi cung cấp cho khách hàng không đảm bảo ổn định.
Những sự cố thƣờng xảy ra: dây cáp và hệ thống cáp ngầm thƣờng gặp sự cố vào mùa mƣa, đứt cáp do mƣa bão, hƣ hỏng do gắn tạm không đúng kỹ thuật...dẫn đến chất lƣợng dich vụ bị khách hàng phàn nàn, thƣờng bị đứt cáp, rớt mạng, tốc độ truy cập mạng không ổn định bằng các mạng khác nhƣ VNPT, FPT. Làm giảm uy tín của cơng ty và nhân viên kinh doanh khó thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ về lâu dài.
Trang 45
4.1.1.4 Vấn đề 4: Nguồn nhân lực trẻ
Phần lớn nhân viên làm việc tại công ty đều nằm trong độ tuổi lao động (20-35 tuổi), là những ngƣời trẻ, năng động, đầy nhiệt huyết trong công việc. Tạo cho công ty một nguồn lực lao động đầy sáng tạo, có nhiều khả năng nâng cao trình độ và nhạy bén với thị trƣờng. Đó là một lợi thế lớn đối với một công ty hoạt động kinh doanh chính trong ngành công nghệ thơng tin. Tuy nhiên vẫn cịn tồn tại mặt hạn chế trong kinh nghiệm làm việc của lực lƣợng nhân viên trẻ, chẳng hạn trong công việc không tránh khỏi những va chạm giữa các nhân viên ln mong muốn đƣơc thể hiện mình trong cơng việc hoặc tình trạng thiếu kinh nghiệm xử lý những tình huống khó khăn khi làm việc với khách hàng và đối tác.
Ngồi ra, cịn một nghịch lý về nguồn nhân lực đang tồn tại ở cơng ty đó là nguồn nhân lực đang vừa thừa lại vừa thiếu: Thừa những nhân viên làm việc không hiệu quả và thiếu những nhân viên làm việc có kinh nghiệm và kiến thức chun sâu. Thiết nghĩ cơng ty nên nhìn nhận vấn đề này và có cách giải quyết trong thời gian sớm nhất có thể để thật sự cải thiện hiệu quả kinh doanh trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay.
4.1.1.5 Vấn đề 5: Môi trường làm việc của nhân viên
Cơng ty có khoảng 100 nhân viên, làm việc trong một không gian mở nhằm cho các nhân viên dễ dàng trong việc trao đổi thông tin công việc và tạo mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Ngoài ra, mối quan hệ của nhân viên còn đƣợc tăng cƣờng gắn kết thông qua các hoạt động tập thể nhƣ: nấu chè cuối tuần, tổ chức sinh nhật, liên hoan các dịp lễ, hội thi nấu ăn, thể thao... Khi đã có gắn kết với nhau giữa các nhân viên thì cơng việc trở nên dễ dàng, nhân viên phấn khởi hơn trong công việc và gắn bó hơn với cơng ty.
Môi trƣờng làm việc: Trong năm 2012, cơ sở vật chất đƣợc trang bị mới hồn tồn trong khơng gian mở tạo sự thuận tiện cho nhân viên trong cơng việc nhƣng vẫn cịn thiếu những mảng xanh nơi làm việc. Nếu có thêm những mảng xanh nơi làm việc sẽ tạo cho nhân viên một không gian làm việc thoải mái, gần gũi với thiên nhiên, tinh thần sẽ thoải mái và làm việc hiệu quả hơn.
Công ty nằm trong khu cơng nghệ cao, nhƣng chƣa phát triển tồn diện, dân cƣ thƣa thớt, còn hạn chế các dịch vụ đáp ứng nhu cầu cấp thiết của nhân viên khi làm việc tại công ty nhƣ: đổ xăng, vá sửa xe, cơm văn phòng, và các dịch vụ khác.
Trang 46
4.1.2 Một số vấn đề tại phòng kinh doanh Viễn thông
Trong thời gian thực tập tại công ty VNTT tôi đƣợc phân bổ vào phịng kinh doanh Viễn thơng của cơng ty. Trong q trình làm việc tại phịng này tơi đã có thời gian quan sát, thực hành và tìm hiểu nhiều tài liệu về cơng ty và phịng ban thực tập. Thơng qua đó tơi đã phát hiện ra một số vần đề từ tích cực đến hạn chế của cơng ty và trong phịng ban tơi thực tập. Sau đây tơi xin đƣợc phép trình bày những vấn đề cụ thể nhƣ sau:
4.1.2.1 Vấn đề 6: Quy trình làm việc trong phịng kinh doanh Viễn thơng
Trong quá trình thực tập và làm việc thực tế tôi nhận thấy các bộ phận trong phịng ban tơi làm việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, giữa các bộ phận cần có sự trao đổi thông tin thƣờng xuyên và phối hợp nhịp nhàng với nhau thì cơng việc mới trơi chảy. Nhằm mục đích tạo ra dịng chảy thơng tin trong cơng việc, hiện tại phòng kinh doanh viễn thơng đã có xây dựng những quy trình làm việc cho từng mảng công việc cụ thể nhƣ: Quy trình tiếp nhận yêu cầu của khách hàng; QT thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng; QT xuất thiết bị, vật tƣ, quyết toán vật tƣ; QT triển khai lắp đặt, nghiệm thu, bàn giao dịch vụ; QT xuất hóa đơn; QT thu cƣớc và theo dõi cơng nợ; QT theo dõi công nợ; QT tạm ngƣng hoặc chấm dứt hợp đồng; QT đối xoát cƣớc với đối tác; QT tƣ vấn, giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố, QT thay đổi nội dung hợp đồng...Để đảm bảo tính bảo mật theo quy định của cơng ty tơi khơng thể đƣa ra những quy trình này trực tiếp trên báo cáo. Tuy nhiên các quy trình này cũng cịn nhiều bất cập, theo nhƣ quan sát chủ quan thì các quy trình này khá dài dòng và mất nhiều thời gian nếu đi theo đúng nhƣ quy trình đã định. Trong thực tế làm việc cho thấy các nhân viên phải linh hoạt thay đổi quy trình tùy vào từng trƣờng hợp khác nhau. Điều này làm cho nhân viên lúng túng trong công việc và xáo trộn các quy trình đã có. Phịng ban nên có biện pháp để thiết lập lại một trật tự trong cơng việc thơng qua những quy trình làm việc hiệu quả và sát với thực tế hơn.
4.1.2.2 Vấn đề 7: Khơng có Bảng mơ tả cơng việc
Ngồi những vấn đề trong quy trình làm việc, phịng kinh doanh Viễn thơng gặp vấn đề trong Bảng mơ tả cơng việc.
Theo nhƣ tơi tìm hiểu từ Trƣởng phòng và một số anh, chị làm việc tại cơng ty thì hiện tại cơng ty chƣa hồn thành việc xây dựng Bảng mơ tả cơng việc chính thức cho từng nhân viên. Các nhân viên đang làm việc tại phòng ban là do đã có thời gian làm việc lâu năm và quen với quy trình và tiến độ cơng việc mới có thể hồn thành tốt đƣợc nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc. Nhƣng giả xử trong những trƣờng hợp bất khả kháng nhân viên ở bất kỳ bộ phận nào của cơng ty thơi việc đột xuất, khi khơng có trong tay bảng mơ tả cơng việc cơng ty sẽ khó tìm đƣợc ngƣời thay thế trong một thời gian ngắn. Điều này trƣớc hết sẽ khiến cho nhân viên mới khơng hình dung đƣợc cụ thể cơng việc mình sẽ phải làm nhƣ thế nào. Các bƣớc ra sao và cách thức thực hiện cơng việc đó nhƣ thế nào.
Trang 47
Vì thế nhân viên mới sẽ mất nhiều thời gian hơn để thích ứng và thơng thạo trong cơng việc. Mặt khác, khơng có bảng mơ tả cơng việc cơng ty cũng sẽ khó khăn hơn trong tuyển dụng và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong quá trình làm việc. Đây là một điểm hạn chế cần nhìn nhận của cơng ty.
4.1.2.3 Vấn đề 8: Trình độ ngoại ngữ của nhân viên
Công việc của phịng kinh doanh viễn thơng chủ yếu là phục vụ các công ty trong khu vực các khu công nghiệp. Mà đa số các công ty trong khu công nghiệp đƣợc thành lập bởi các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài từ các nƣớc khác nhau (Anh, Mỹ, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc). Họ thƣờng sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật là chính. Nên để có thể tiếp cận đƣợc các khách hàng là những nhà đầu tƣ nƣớc ngồi thì địi hỏi nhân viên phải có trình độ ngoại ngữ nhất định. Trong khi đó thực tế tại phịng kinh doanh, số lƣợng nhân viên đủ trình độ ngoại ngữ để làm việc trực tiếp với các cơng ty nƣớc ngồi cịn q ít, có thể nói là khơng đủ để đáp ứng nhu cầu cơng việc tại phịng ban và cơng ty. Đó là một khó khăn hiện tại của phịng kinh doanh Viễn thơng nói riêng và của cơng ty nói chung.
Bảng 5. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên phịng kinh doanh Viễn thơng
(Nguồn: Thống kê từ phịng kinh doanh Viễn thơng)
Bộ phận Số lƣợng nhân viên
Trình độ ngoại ngữ
Nhu cầu ngoại ngữ trong công việc
Trƣởng phòng 1 Anh văn giao tiếp căn bản
Anh văn giao tiếp thành thạo
Nhân viên kinh doanh 3 1.Tiếng Hoa giao tiếp căn bản
2. Bằng IELTS 5.5
Giao tiếp đƣợc các ngoại ngữ: Anh, Trung, Nhật, Hàn
Chăm sóc khách hàng 2 0 Anh, Hoa, Nhật,..
Cƣớc/Hợp đồng 3 0 Anh
Nhân viên kỹ thuật 19 0 Anh
4.1.2.4 Vấn đề 9: Một số vấn đề trong công việc của nhân viên
Nhân viên kinh doanh:
Công việc của nhân viên kinh doanh và nhân viên POP không đƣợc phân biệt một cách rõ ràng làm cho đôi khi công việc của các nhân viên bị chồng chéo, trùng lấp với nhau ở khâu liên hệ với khách hàng. Cả nhân viên Pop và kinh doanh cùng theo dõi chung 1 khách hàng trong quá trình chuyển giao dịch vụ. Hoặc công việc của POP lại do nhân viên kinh doanh thực hiện rồi truyền thông tin lại cho POP. Điều này làm mất thời gian của nhân viên và bất tiện cho khách hàng, đồng thời làm giảm sút hiệu quả công việc.
Trang 48
Mức lƣơng hiện tại mà công ty chi trả cho nhân viên kinh doanh chƣa thực sự thỏa mãn cho nhân viên, công ty chƣa thực hiện đƣợc các chế độ nhằm khuyến khích nhân viên trong việc nâng cao hiệu quả cơng việc. Nhân viên khơng tìm thấy động lực để phát huy hết khả năng của mình trong cơng việc. Trong khi đó trong cơng việc nhân viên kinh doanh thƣờng là bộ phận chịu nhiều áp lực từ phía khách hàng (về chất lƣợng dịch vụ và thời gian lắp đặt, xử lý sự cố cho khách hàng).
Nhân viên POP:
Vấn đề hiện tại lớn nhất của các POP kỹ thuật là thiếu ngƣời có năng lực quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên kỹ thuật, vẫn cịn tình trạng nhân viên nghĩ rằng cơng việc tới đâu thì làm tới đó, khơng có kế hoạch làm việc rõ ràng, một số nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm trong công viêc.
Vấn đề này trùng hợp với vấn đề đang gặp phải của cơng ty mà tơi đã trình bày phần trên, đó là hiện trạng vừa thừa mà lại vừa thiếu nguồn nhân lực.
Hậu quả là công việc khơng đƣợc phân bổ hợp lý, thƣờng xảy ra tình trạng cơng việc quá tải, trễ hẹn với khách hàng, vơ tình tạo thêm áp lực cho nhân viên kinh doanh từ phía khách hàng và quan trọng hơn hết là bộ phận này đang dần làm giảm uy tín của cơng ty. Trưởng phịng kinh doanh Viễn thơng:
Theo quan sát của tơi thì Trƣởng phịng ln làm việc chăm chỉ nhƣng vẫn trong tình trạng q tải trong cơng việc. Gặp nhiều khó khăn trong quản lý nhân viên do thiếu kinh