4. Chuyên đề của thực tập
4.3 Một số giải pháp để giải quyết vấn đề:
Để giải quyết những vấn đề nêu trên tơi xin trình bày một số giải pháp nhƣ sau:
4.3.1 Giải pháp 1: Phát huy thế mạnh hoạt động tập trung
để làm nền tảng phát triển bền vững, lâu dài
Tiếp tục tận dụng tối đa những lợi thế từ việc hoạt động tập trung đem lại. Tuy nhiên để giảm bớt những khó khăn cơng ty có thể xem xét và áp dụng những giải pháp sau:
Tăng cƣờng chất lƣợng dịch vụ và phục vụ khách hàng: Chiến lƣợc quảng bá hình hảnh tốt nhất trong mọi thời đại là cải thiện và ngày càng nâng cao chất lƣợng dịch vụ và phục vụ khách hàng. Phải tự làm tốt mình từng ngày, đem lại những ấn tƣợng tốt đẹp cho khách hàng trong khu vực hoạt động và tạo một nền tảng vững chắc trong một khu vực đang hoạt động. Có nhƣ thế, tiếng tốt sẽ đồn xa, đến lúc khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ họ sẽ tự biết cách tìm đến ta.
Trong tƣơng lai, nếu công ty mở rộng thị trƣờng ra các khu vực khác, chiến lƣợc này vẫn có thể hiệu quả và đồng thời kết hợp một chiến lƣợc marketing phù hợp sẽ giúp cho công ty phát triển hiệu quả và vững bền.
4.3.2 Giải pháp 2: Từng bước thoát khỏi sự phụ thuộc vào Becamex
Hiện tại, công ty VNTT vẫn đang hƣởng lợi từ sự hỗ trợ của Tập đoàn Becamex.
Nhƣng trong tƣơng lai nếu muốn thốt khỏi sự phụ thuộc này cơng ty nên cân nhắc giữa lợi ích hiện tại và chiến lƣợc tƣơng lai. Đó là một bài toán kinh tế lớn cho ban lãnh đạo của cơng ty. Tuy nhiên đứng ở khía cạnh ngƣời quan sát tơi xin đƣợc phép đƣa ra một số góp ý:
Thứ nhất, cơng ty nên mở rộng các danh mục đầu tƣ hiệu quả của mình để từng bƣớc đạt đƣợc sự vững mạnh về tài chính.
Thứ hai, cơng ty nên xây dựng chính sách thu hút nguồn lao động trình độ cao, có kinh nghiệm và kiến thức nhằm quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh hiện tại và tăng cƣờng hoạt động nghiên cứu sản xuất ra các phần mềm cơng nghệ hiệu quả, có khả năng ứng dụng và kinh doanh độc lập để từng bƣớc thoát khỏi sự lệ thuộc về cơ sở hạ tầng, tài chính từ tập đồn Becamex.
Trang 55
4.3.3 Giải pháp 3: Nâng cao nâng lực quản lý cơ sở hạ tầng
Đào tạo một đội ngũ quản lý thật sự hiệu quả để khai thác những thế mạnh về hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại của công ty.
Đƣa ra những quy định đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình lắp đặt và bảo quản thiết bị cho đội ngũ nhân viên kỹ thuật và khách hàng nhằm hạn chế tối đa sự cố kỹ thuật do lỗi chủ quan.
4.3.4 Giải pháp 4: Tái cấu trúc nguồn nhân lực
Tái cấu trúc nguồn nhân lực: Mặt dù có những lợi thế rất lớn từ nguồn nhân lực trẻ đem lại nhƣng cơng ty đã có những dấu hiệu của sự mất cân bằng trong nguồn nhân lực giữa ngƣời lao động trẻ và ngƣời lao động có kinh nghiệm quản lý. Tình trạng này nếu kéo dài sẽ tác động không tốt đến kết quả kinh doanh, cơ cấu tổ chức và sự phát triển bền vững của cơng ty. Trong hồn cảnh tình hình kinh tế khó khăn là điều kiện thuận lợi để cơng ty có thể thực hiện đƣợc kế hoạch tái cấu trúc nguồn nhân lực. Thực hiện cắt giảm nhân viên làm việc không hiệu quả, thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc và tăng cƣờng tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ cao và kinh nghiệm quản lý.
Song song với việc tái cấu trúc nguồn nhân lực, công ty nên xây dựng các quy trình làm việc trật tự để sau khi tái cấu trúc công ty sẽ là một hệ thống hoạt động đi vào quy trình rõ ràng.
4.3.5 Giải pháp 5: Cải thiện môi trường làm việc của nhân viên
Nhằm mục đích cải thiện mơi trƣờng làm việc, tạo sự thoải mái và thuận lợi cho nhân viên để làm việc tốt hơn và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Tôi xin đƣa ra một số kiến nghị và thực hiện một số biện pháp để giúp cho nhân viên đang làm việc tại cơng ty có một mơi trƣờng làm việc tốt hơn, kiến nghị nhƣ sau:
Công ty nên bổ sung thêm cây xanh vào môi trƣờng làm việc của nhân viên.
Lập quỹ dự phòng xăng (quỹ này phịng khi nhân viên vào cơng ty mà hết xăng sẽ đƣợc công ty cho mƣợn xăng nhƣng phải trả lại công ty bằng xăng vào ngày hôm sau), danh sách số điện thoại của các dịch vụ lƣu động nhƣ vá xe, cơm văn phòng, thức an nhanh, pizza, nƣớc giải khát, bánh mừng sinh nhật, hoa, quà….Để ngay khi làm việc tại cơng ty, nhân viên có nhu cầu sẽ dễ dàng liên hệ.
Xây nhà để xe nhân viên: Nhằm đảm bảo tốt phƣơng tiện đi lại cho nhân viên khi làm việc tại cơng ty, giảm thiểu tình trạng hƣ hỏng xe nhất là khi công ty nằm trong khu vực khơng có các dịch vụ sửa xe.
Trang 56
4.3.6 Giải pháp 6: Xây dựng quy trình làm việc thực tế
Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên lên kế hoạch tổ chức xây dựng các quy trình làm việc hiệu quả, có thể áp dụng thực tế để cơng việc đi vào hệ thống hồn thiện. Đạt tiêu chuẩn công ty hoạt động hiệu quả.
4.3.7 Giải pháp 7: Phân tích và thiết lập Bảng mơ tả cơng việc cho nhân viên phịng kinh doanh Viễn thơng.
4.3.7.1 Phương pháp phân tích sử dụng
Trong phân tích cơng việc tơi đã sử dụng các kỹ thuật khác nhau, bao gồm quan sát, phỏng vấn, bảng câu hỏi và hồ sơ nhân viên.
4.3.7.2 Quy trình phân tích cơng việc của nhân viên phịng kinh doanh Viễn thông
Bƣớc 1: Xác định mục đích phân tích cơng việc của nhân viên: Thực hiện phân tích
công việc của nhân viên nhằm tạo ra bảng mơ tả chính xác cho từng bộ phận của phịng kinh doanh Viễn thơng.
Bƣớc 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích
yêu cầu, chức năng quyền hạn của cơng ty, phịng ban, sơ đồ quy trình cung cấp dịch vụ. Cơng ty khơng có bảng mơ tả cơng việc cho các nhân viên phịng kinh doanh Viễn thơng.
Bƣớc 4: Chọn ra 5 vị trí cơng việc cần phân tích, bao gồm : Trƣởng phịng, nhân viên
kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên cƣớc & hợp đồng, nhân viên POP.
Bƣớc 5: Tập hợp, phân tích, và chuẩn bị thơng tin về nghề nghiệp nhằm hiểu rõ về cơng
việc của các vị trí cần phân tích.
Thảo luận với trƣởng phòng để xác định kiểu, phạm vi, và mục đích của việc nghiên cứu. Quan sát công việc, phỏng vấn nhân viên để xác định cơng việc và những u cầu của họ. Phân tích dữ liệu nghề nghiệp, bao gồm: vật chất, tinh thần, huấn luyện theo địi hỏi của từng cơng việc. Dùng dữ liệu phân tích cơng việc phục vụ cho việc tuyển dụng, chọn lọc, đánh giá, huấn luyện nhân viên, và chƣơng trình quản trị liên quan đến nhân sự . Ngồi ra, để thực hiện mục đích cuối cùng là thiết lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho nhân viên.
Bƣớc 6: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thơng tin bằng cách lập bản thảo bảng
mô tả cơng việc cho 5 vị trí . Sau đó , các nhân viên sẽ đƣợc hỏi và sửa trực tiếp trên bản thảo. Mặt khác, trƣởng phòng sẽ là ngƣời xem lại tất cả các bản thảo và kiểm tra độ chính xác của thơng tin.
Trang 57
4.3.7.3 Kết quả phân tích cơng việc
Thiết lập đƣợc 5 bảng mơ tả cơng việc cho nhân viên phịng kinh doanh Viễn thông nhƣ sau:
Bảng mơ tả cơng việc Trƣởng phịng kinh doanh viễn thông (Phụ lục 1) Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh viễn thông (Phụ lục 2) Bảng mô tả cơng việc nhân viên chăm sóc khách hàng (Phụ lục 3) Bảng mô tả công việc nhân viên cƣớc/ hợp đồng (Phụ lục 4) Bảng mô tả công việc nhân viên kỹ thuật POP (Phụ lục 5)
Khi xây dựng bảng mô tả công việc sẽ làm cho các bên liên quan hiểu rõ về cơng việc mình đang thực hiện. Bảng mô tả công việc đƣợc xây dựng sẽ đƣợc ứng dụng trong những trƣờng hợp cụ thể nhƣ sau:
Trong phỏng vấn tuyển dụng, khi có bảng mơ tả cơng việc rõ ràng thì cả ứng cử viên và ngƣời tuyển dụng đều biết đƣợc rằng mình sẽ phải làm gì. Các ứng cử viên tiềm năng sẽ biết đƣợc bản thân họ có phù hợp với việc đang tuyển dụng hay khơng. Ngồi ra, các thành viên mới, đặc biệt trong một cơng ty lớn, có thể khơng hiểu biết chi tiết cơng việc mình đang đảm nhiệm và do đó họ thƣờng xem trong các bảng mơ tả cơng việc.
Thêm nữa, mô tả cơng việc có thể làm sử dụng để xác định mục tiêu việc huấn luyện nhân viên.Nếu nói rằng cơng việc ln thay đổi theo thời gian mà không lƣu tâm đến việc thiết lập các bảng trên thì điều đó là sai lầm bởi những bảng này ln cần thiết trong thời gian hiện tại.
Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện cơng việc có thể cung cấp thơng tin cần thiết cho rất nhiều hoạt động của tổ chức đặc biệt là hoạt động định giá công việc. (Định giá cơng việc là tiến trình xác định giá trị của cơng việc bên trong tổ chức để thành lập bảng tiền lƣơng và việc trả lƣơng). Hơn nữa, mơ tả cơng việc có thể hữu ích trong việc miêu tả rõ ràng mối quan hệ giữa giám sát viên và nhân viên cấp dƣới. Q trình này có thể dẫn đến việc tái thƣơng lƣợng về trách nhiệm của mỗi bên và làm cho các thành viên trong tổ chức hiểu rõ họ mong đợi gì từ những thành viên khác của tổ chức để họ có thế thực hiện những công việc riêng. Dĩ nhiên, mơ tả cơng việc có thể sử dụng trong việc xem xét vấn đề luân chuyển hay thăng tiến trong công việc. Q trình này có thể đạt đến đỉnh cao trong việc thiết lập nấc thang nghề nghiệp trong tổ chức.
Có thể kết luận rằng những bảng mơ tả cơng việc này thật sự hữu ích trong huấn luyện đào tạo và định giá công việc, gần hơn nữa là chúng đƣợc sử dụng trong quy trình tuyển dụng nhân viên của công ty.
Trang 58
4.3.8 Giải pháp 8: Nâng cao trình độ ngoại ngữ của nhân viên
Nhu cầu ngoại ngữ trong ngành công nghệ thông tin- dịch vụ viễn thơng là ln tồn tại. Chính vì thế cơng ty nên thƣờng xun khuyến khích nhân viên chủ động nâng cao trình độ ngoại ngữ bằng một số biện pháp nhƣ sau:
Trong tuyển dụng ln ƣu tiên ngƣời lao động có trình độ ngoại ngữ.
Tăng lƣơng cho nhân viên có thêm bằng ngoại ngữ ứng dụng trong quá trình làm việc.
Lập quỹ ngân sách cho các cấp quản lý tham gia các lớp học ngoại ngữ.
Mời giáo viên trực tiếp đến công ty dạy ngoại ngữ cho nhân viên cần ứng dụng ngoại ngữ trong công việc vào những ngày sáng thứ 7,chủ nhật hoặc các buổi tối sau giờ làm việc.( Thứ 7, chủ nhật nhân viên không làm việc)
Thƣởng các khóa học ngoại ngữ cho nhân viên kinh doanh xuất sắc đạt doanh số hoặc có thành tích tốt trong cơng việc. Thời gian xét thƣởng: 2quý/ 1 lần/ năm. Lợi ích lớn nhất của phƣơng pháp này là vừa khuyến khích đƣợc nhân viên làm việc hiệu quả vừa có thể giúp nhân viên mang lại những giái trị cần thiết cho công ty.
4.3.9 Giải pháp 9: Một số giải pháp giải quyết vấn đề của nhân viên viên
Nhân viên kinh doanh:
- Lập bảng mô tả công việc cho từng nhân viên.
- Xây dựng các chế độ thƣởng theo thành tích cơng việc theo tháng hoặc q cho nhân viên kinh doanh nhằm tạo động lực và kích thích tinh thần làm việc cùa nhân viên.
Các POP:
- Đào tạo kỹ năng quản lý nhân viên và công việc cho các Trƣởng POP.
- Trong công việc các trƣởng POP phải báo cáo kế hoạch lắp đặt cho trƣởng phòng mỗi tuần và đảm bảo làm theo tiến độ.
- Xây dựng những quy định về chất lƣợng lắp đặt và thời gian lắp đặt. Nếu các POP vi phạm sẽ bị phạt.
Trƣởng phòng:
- Tham gia thêm các khóa huấn luyện kỹ năng quản lý nhân viên.
- Lựa chọn trong các nhân viên hiện tại hoặc tuyển dụng và đào tạo một trợ lý tinh cậy để hỗ trợ trong công việc.
Trang 59