CHƢƠNG 2 : KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
2.3. Qui trỡnh và cỏc bƣớc giải quyết vấn đề
2.3.3. Đưa ra cỏc giải phỏp:
Đưa ra cỏc giải phỏp là việc chỉ ra những hoạt động cú thể tỏc động vào nguyờn nhõn nhằm làm hạn chế tỏc động gõy ra vấn đề hoặc loại bỏ cỏc nguyờn nhõn đú nhằm giảm bớt khoảng cỏch giữa thực tế và mong đợi. Hay núi cỏch khỏc trong bước này ta phải làm rừ cú những cỏch nào cú thể giải quyết được vấn đề của mỡnh. Lưu ý là luụn luụn cú nhiều hơn một biện phỏp để giải quyết một vấn đề và cú những giải phỏp cú thể giải quyết nhiều hơn 1 vấn đề. Khi đưa ra cỏc giải phỏp cho một vấn đề chỳng ta cần lưu ý tới việc xỏc định rừ mục tiờu của việc đề ra cỏc giải phỏp trước khi đề xuất và trả lời rừ cõu hỏi cỏc giải phỏp sẽ giỳp chỳng ta giải quyết vấn đề như thế nào? Nếu chỳng ta tiếp cận mục tiờu sai, chỳng ta sẽ khụng thể giải quyết tốt vấn đề của mỡnh.
Cú rất nhiều cụng cụ khỏc nhau để hỗ trợ cho cỏc nhà lónh đạo trong việc tỡm kiếm cỏc giải phỏp như (i) phương phỏp “cụng nóo” hay cũn gọi là “bóo ý tưởng”; Kỹ thuật phõn tớch hai mặt đối lập hay cũn gọi là kỹ thuật Janusian; và (iii) Kỹ thuật ẩn dụ.
- Phương phỏp cụng nóo (hay Cơn bóo ý tưởng) là phương phỏp mà cỏc nhà quản
lý dễ dựng nhất. Mục tiờu của phương phỏp này là đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt và khuyến khớch cỏc ý tưởng mới. Cỏc nhà quản lý cú thể đưa vấn đề ra thảo luận nhúm, và khuyến khớch mọi người đưa ra giải phỏp mà khụng được phộp phờ phỏn bất kỳ cỏc giải phỏp nào với mục tiờu là số lượng cỏc giải phỏp sẽ quan trọng hơn chất lượng cỏc giải phỏp. Khi thảo luận, cú thể dựng giấy A0 hoặc bảng để liệt kờ tất cả cỏc giải phỏp mà mọi người đưa ra hoặc cú thể dựng mỏy chiếu để chiếu ngay những giải phỏp được đưa ra nếu trong cuộc họp cú thể dựng được cỏc phương tiện mỏy tớnh. Việc ghi lại và cho mọi người trong cuộc họp biết ngay những ý kiến vừa đề xuất cú tỏc dụng kớch thớch sự sỏng tạo của tất cả mọi người và động viờn mọi người cựng tham gia vào quỏ trỡnh đề xuất giải phỏp. Phương phỏp cụng nóo cũng cú thể được dựng với một cỏ nhõn khi phải suy nghĩ độc lập và khụng cú điều kiện tham khảo ý kiến của đụng đảo mọi người trong cuộc họp. Lỳc đú cố gắng ghi ra giấy ngay lập tức cỏc ý tưởng của mỡnh. Lưu ý, khi dựng phương phỏp này một điều hết sức quan trọng là trỏnh mọi sự đỏnh giỏ về cỏc giải phỏp vỡ nếu ta đỏnh giỏ ngay cỏc giải phỏp thỡ sẽ làm giảm sự sỏng tạo và hạn chế cỏ ý tưởng được đề xuất.
- Kỹ thuật phõn tớch hai mặt đối lập cũn được gọi là kỹ thuật Janusian (tờn một vị
thỏnh La Mó mà khuụn mặt của ụng đó được đỳc đối xứng lờn đồng tiền của người La Mó). Kỹ thuật này yờu cầu cỏc nhà quản lý tự hỏi và tự trả lời một số cõu hỏi đối lập để hiểu hơn về vấn đề của mỡnh. Vớ dụ khi trả lời cõu hỏi “Ai là người phự hợp nhất để giải quyết vấn đề này?” thỡ cỏc nhà quản lý đồng thời cũng phải hỏi và trả lời cõu hỏi “Ai là người khụng phự hợp nhất để giải quyết vấn đề này?”. Hay “Qui trỡnh nào được ỏp dụng để giải quyết vấn đề này?” thỡ tương tự cũng phải hỏi và trả lời cõu hỏi “Qui trỡnh nào thường khụng được ỏp dụng để giải quyết vấn đề này?”... Mục đớch của kỹ thuật này là xem xột và chỉ ra cỏc giải phỏp khỏc nhau để giải quyết vấn đề và đụi khi cú thể dựng cỏc phương phỏp đối lập để hạn chế cỏc khú khăn của vấn đề.
- Kỹ thuật ẩn dụ được dựng để so sỏnh vấn đề với những gỡ rất gần gũi trong thiờn
nhiờn vỡ nhiều vấn đề trong quản lý thực ra bị ảnh hưởng bởi cỏc qui luật tư nhiờn mà đụi khi con người chợt quờn đi khi mải mờ kinh doanh. Nếu chỳng ta liờn tưởng và so sỏnh được cỏc vấn đề trong quản lý với cỏch mà cỏc loài tự nhiờn sinh tồn ta cú thể hiểu sõu hơn về cỏc nguồn gốc nảy sinh ra vấn đề một cỏch hết sức rừ ràng và thuyết phục. Để cú thể dựng được phương phỏp ẩn dụ, ta phải trả lời cõu hỏi “vấn đề này khiến ta liờn tưởng tới cỏi gỡ trong tự nhiờn?” vấn đề này gần với điều gỡ? giống cỏi gỡ/con gỡ? Và thụng qua cỏc hiểu biết về sự sinh tồn trong thiờn nhiờn ta sẽ giải thớch rừ hơn về vấn đề của mỡnh để cú thể đưa ra được cỏc giải phỏp đơn giản nhưng thật hiệu quả
Tỡnh huống: LÀM Gè BÂY GIỜ????
"…Nhưng tụi hiểu rất ớt về ngành kinh doanh của cỏc anh." Tụi núi.
"ồ, anh khụng cần phải hiểu nhiều. Cỏc thành viờn trong nhúm chiến lược là cỏc trưởng phũng, họ là cỏc chuyờn gia thực thụ trong từng lĩnh vực. Cụng việc của anh là làm việc cựng với nhúm và tư vấn giỳp tụi điều hành nhúm này để nhúm cú thể đưa ra được một chiến lược phỏt triển tốt cho cụng ty," ụng Phú Giỏm đốc cụng ty X (ụng
Thành) kiờm trưởng nhúm chiến lược của cụng ty trả lời.
Tụi nghĩ, "Một cụng việc cú thự lao tốt, lại phự hợp với chuyờn mụn của mỡnh (tư
vấn quản lý), và là một cơ hội học hỏi thờm kinh nghiệm tư vấn trong một ngành mới, tại sao lại khụng cơ chứ?" Đơn giản như thế, tụi đó trở thành nhà tư vấn chiến lược cho
cụng ty X. Cụng việc của tụi là giỳp ụng Phú Giỏm đốc điều hành nhúm chiến lược làm việc một cỏch cú kết quả.
Cụng ty X hiện đang gặp khú khăn, tuy chưa đến mức vụ vọng, nhưng cũng đủ để ban giỏm đốc phải nghiờm tỳc tỡm và được một chiến lược phỏt triển mới để cú thể cạnh tranh tốt nhất trong nền kinh tế hội nhập. Trong suốt 20 mươi năm xõy dựng và trưởng thành, cụng ty X từng là nhà cung ứng chủ yếu cỏc sản phẩm và dịch vụ liờn quan cho thị trường cả nước. Gần đõy, do chớnh sỏch mở cửa của chớnh phủ, cỏc sản phẩm và dịch vụ trờn thị trường đó trở nờn đa dạng hơn và cỏc đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều hơn. Sự thay đổi mụi trường cạnh tranh và sự xuất hiện ngày càng nhiều cỏc nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ thực sự đó và đang là mối đe doạ nghiờm trọng đối với hoạt động kinh doanh của cụng ty X vỡ cụng ty nằm trong một địa bàn hết sức năng động. Tuy nhiờn, sự thay đổi này cũng mở ra cơ hội cho cụng ty X tự hoàn thiện và phỏt triển theo hướng ngày càng chuyờn nghiệp hoỏ và thõm nhập vào cỏc thị trường ngoại quốc. Nhiệm vụ của nhúm chiến lược là phõn tớch mụi trường và đưa ra một chiến lược kinh doanh tổng thể để cụng ty cú thể hoạt động cú hiệu quả và cạnh tranh tốt nhất trong tỡnh hỡnh mới khi mà vai trũ của cỏc mối quan hệ và lợi thế của ngành hàng độc quyền đang ngày càng giảm dần trờn thị trường.
Theo quyết định của Giỏm đốc cụng ty, nhúm chiến lược gồm cú bảy thành viờn, bao gồm ụng Phú Giỏm đốc (ụng Thành) và cỏc trưởng phũng – Phũng kinh doanh (ễng Vinh), Trưởng phũng chăm súc khỏch hàng (ễng Đức), trưởng phũng tổ chức hành chớnh (ễng Phỳc), trưởng phũng Tài chớnh kế toỏn (Bà Ngọc), trưởng phũng phỏt triển DN (Bà Hằng),– và tụi (chuyờn gia tư vấn). Tụi nhanh chúng nhận ra rằng ụng Vinh là một trong những người cú đầu úc sắc sảo nhất cụng ty và cũng là người cú mối quan hệ chặt chẽ với Giỏm đốc. ễng Phỳc thường ngồi im lặng trong cỏc cuộc họp của cụng ty. ễng Đức lại cú tiếng là hay phàn nàn về việc cụng ty khụng chỳ ý tới những ý tưởng sỏng tạo của mỡnh. Tụi dự đoỏn hai người này cú thể sẽ gõy khú dễ cho cỏc cuộc thảo luận của nhúm.
ễng Bỡnh (Giỏm đốc cụng ty) chỉ cú mặt 10 phỳt trong buổi họp đầu tiờn với tư cỏch là giỏm đốc cụng ty đọc quyết định thành lập nhúm chiến lược và và giao nhiệm vụ cho nhúm, rồi ụng giao toàn quyền cho Phú giỏm đốc Thành làm trưởng nhúm điều hành hoạt động và cỏc cuộc họp của nhúm. Thật ngược đời, những người tụi nghĩ là sẽ gõy khú khăn thỡ lại rất hợp tỏc. Trong hai cuộc họp đầu tiờn, ễng Vinh trưởng phũng kinh doanh mới thực sự là vấn đề. Mặc dự ụng phú giỏm đốc đó cú chương trỡnh cuộc họp và cố gắng hướng cuộc họp đi theo chương trỡnh này, ễng Vinh thường xuyờn tỡm ra cỏch để ngắt quóng cuộc thảo luận. ễng ta liờn tục phờ phỏn ý tưởng của người khỏc hoặc đơn giản là khụng thốm để ý. Đụi khi ụng ta trả lời cõu hỏi một cỏc chung chung, và thỉnh thoảng lại đựa cợt. Tuy nhiờn, những hành vi khụng hợp tỏc ấy lại được bự lại bởi một vài ý tưởng rất sắc sảo, đến mức cú thể thay đổi toàn bộ hướng thảo luận. Những ý tưởng đú thể hiện một kiến thức tuyệt vời về cạnh tranh, về năng lực tỡm hiểu mong muốn và đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng cũng như cỏch khai thỏc cỏc lợi thế sẵn cú để tăng uy tớn cho cụng ty..... Những ý tưởng tớch cực như vậy chẳng tồn tại lõu. ễng ấy thường nhanh chúng quay trở lại vai trũ chõm chọc của mỡnh.
Cuộc họp thứ ba kết thỳc trong tỡnh trạng rối beng. Trong cuộc họp này, Bà Hằng
– trưởng phũng phỏt triển doanh nghiệp – trỡnh bày kế hoạch phỏt triển cỏc tổng đại lý và
đại lý cũng như cỏc điều kiện bảo đảm quyền lợi cho đại lý và giữ cỏc đại lý giỏi trỏnh sự lụi kộo của cỏc đối thủ cạnh tranh. Bà Ngọc và ụng Phỳc trỡnh bày kế hoạch cắt giảm chớ phớ và kế hoạh sắp xếp, đào tạo và phỏt triển nhõn sự. Cuộc họp dường như tiến triển tốt đẹp cho đến cuối bài trỡnh bày của ụng Phỳc.
ễng Vinh đột nhiờn đứng dậy, đập quyển sổ của mỡnh xuống bàn và núi to: "Tại sao chỳng ta khụng sửa lại tất cả mọi thứ, sửa cả cỏi căng tin của cụng ty nữa!" Với lời phỏt biểu này, ụng Phỳc vội vó quay lại chỗ ngồi mà khụng kết luận bài trỡnh bày. Vài phỳt sau, ụng lấy lý do phải về sớm. Cỏc thành viờn khỏc cũng dần dần lấy lý do rỳt lui khỏi cuộc họp. Căn phũng trở nờn trống trải, tất nhiờn là vẫn cũn lại hai người: ụng Phú giỏm đốc và tụi.
"Bõy giờ anh đó biết vỡ sao chỳng tụi lại cần tới anh." ễng Phú giỏm đốc đăm chiờu
núi mà khụng cần nhỡn tụi, "Phải làm gỡ bõy giờ!?" Cõu hỏi thảo luận:
1. Vấn đề gỡ đang diễn ra trong nhúm chiến lược 2. Nguyờn nhõn của vấn đề đú là gỡ?
3. Giải phỏp nào cú thể giải quyết vấn đề của nhúm chiến lược