CHƢƠNG 6 : KỸ NĂNG QUẢN Lí SỰ THAY ĐỔI
6.1. Cỏc loại thay đổi trong tổ chức
"Thay đổi" trong tổ chức theo ý nghĩa chung nhất là sự phản ứng với những sức ộp hay những nhu cầu nào đú của sự phỏt triển. Hay núi cỏch khỏc, quản lý sự thay đổi chớnh là quỏ trỡnh quản lý những gỡ đang diễn ra, dang biến đổi trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Cỏc bộ phận khỏc nhau trong cụng ty sẽ nhỡn nhận cỏc yếu tố thay đổi khỏc nhau. Hơn nữa, việc quản lý sự thay đổi cú thể được nhỡn nhận từ cỏc gúc độ khỏc nhau. Chẳng hạn, một người cú thể cho rằng quỏ trỡnh thực hiện sự thay đổi cần phải được quản lý hoàn hảo, trong khi đú, người khỏc cú thể cho rằng quỏ trỡnh quản lý sự thay đổi cú thể cú những sai lầm vỡ khụng cú điều gỡ là hoàn hảo. Cụng ty cú thể học từ những sai lầm để làm tăng khả năng linh hoạt và thành cụng lõu dài hơn trong tương lai.
Những nhõn tố thỳc đẩy quỏ trỡnh thay đổi thường đến từ mụi trường bờn ngoài của tổ chức hoặc doanh nghiệp như sự phỏt triển của khoa học, sự vận động khụng ngừng của cuộc cạnh tranh trong nước và quốc tế, sự thay đổi của cỏc chớnh sỏch và qui định của Nhà nước, hay sự thay đổi trong nhu cầu và thị hiếu của khỏch hàng.. ụảiTng khi đú, cỏc nhõn tố kỡm hóm sự thay đổi lại thường là những yếu tố bờn trong tổ chức, như con người với thúi quen, thỏi độ và hành vi cũng như mong muốn duy trỡ những gỡ họ đó quen thuộc, hoặc cơ cấu tổ chức với những lề lối làm việc quan liờu hay cũng cú thể là yếu tố văn húa của cụng ty được thể hiện thụng những qui định khụng cũn phự hợp với thực tế kinh doanh....
Núi về cỏc loại thay đổi cũng cú nhiều cỏch phõn loại khỏc nhau tuỳ theo cỏc căn cứ khỏc nhau. Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của sự thay đổi đối với sự phỏt triển của tổ chức ta cú thể thất ba loại thay đổi khỏc nhau, đú là:
- Thay đổi cú tớnh phỏt triển: Đú là những thay đổi cú tớnh chất hoàn thiện. Đú cú thể là sự hoàn thiện về kỹ năng, về phương phỏp hay cỏc điều kiện kinh doanh khi mà nú chưa đạt được mức mong muốn. Do vậy cần hoàn thiện hơn để cú khả năng thực hiện tốt hơn hoặc đạt được kết quả cao hơn. Điều này giỳp cụng ty chuyển mỡnh và bước sang một thời kỳ phỏt triển mới thuận lợi hơn, mạnh mẽ hơn..
- Thay đổi cú tớnh chất quỏ độ: Đú là sự thay đổi được thực hiện để đạt được sự
phỏt triển dần và chậm của cụng ty. Vớ dụ như những phương phỏp quản lý mới được ỏp dụng, hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức do nhu cầu sỏt nhập cụng ty,......Loại thay đổi này đũi hỏi nhiều bước quỏ độ, những bước này khụng thể làm một lần và cú thể được coi như những thử nghiệm giỳp ụng ty chuyển dần sang những trạng thỏi mới.
- Thay đổi cú tớnh chất biến đổi: Đõy là thay đổi cơ bản nhất. Đú là những thay đổi
trong nhận thức, niềm tin. Hầu hết cỏc yếu tố ảnh hưởng đến loại thay đổi này đều khú kiểm soỏt. Loại thay đổi này đũi hỏi cỏc nhà quản lý phải bỏ qua sự quỏ "trung thành" tuyệt đối với tụn chỉ mục đớch, văn húa, hoặc phong cỏch lónh đạo vốn cú của cụng ty.
Người ta cũn cú thể phõn loại cỏc thay đổi dựa trờn tiờu thức phạm vi và mức độ chủ động của con người trong việc tổ chức những thay đổi đú. Với cỏch phõn loại này cỏc thay đổi cú thể được phõn làm 4 loại (hỡnh 3.2): những thay đổi mang tớnh điều chỉnh, những thay đổi mang tớnh thớch nghi, thay đổi mang tớnh tỏi định hướng và những thay đổi mang tớnh tỏi tạo.
Hỡnh 3.2: Cỏc loại thay đổi phõn theo phạm vi và tớnh chủ động của con người.
Tớnh tăng dần Tớnh chiến lƣợc
Tớnh dự đoỏn
Tớnh phản ứng
- Thay đổi cú tớnh điều chỉnh là những thay đổi cú tớnh tăng dần được thực hiện
theo kế hoạch xỏc định. Những thay đổi này được thực hiện nhằm tăng tớnh hiệu quả của cụng việc chứ khụng phải là phản ứng lại một vấn đề mới phỏt sinh ngay lập tức.
- Thay đổi thớch nghi là những thay đổi cú tớnh tăng dần được thực hiện để phản ứng lại một sự kiện hoặc vấn đề nào đú từ bờn ngoài như cỏc hoạt động của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của nhu cầu khỏch hàng. đũi hỏi tổ chức phải phản ứng lại mà khụng kộo theo sự thay đổi cơ bản rộng khắp tổ chức.
Điều chỉnh Tỏi định hướng
- Thay đổi tỏi định hướng: là những thay đổi mang tớnh chiến lược được thực hiện
để cú thể đún đầu được với những sự kiện hoặc thay đổi của mụi trường bờn ngoài trong tương lai. Những thay đổi này kộo theo sự chuyển hướng cơ bản của tổ chức và thường khụng phỏ vỡ hoàn toàn bộ khung đang tồn tại của tổ chức.
- Thay đổi tỏi tạo là những thay đổi mang tớnh chiến lược cần thiết để phản ứng
lại sự thay đổi của cỏc yếu tố bờn ngoài. Những thay đổi này thường đũi hỏi sự tỏch rời dứt khoỏt với quỏ khứ và đem đến sự phỏ vỡ cả bộ khung đang cú của tổ chức.
Cỏc nhà quản lý cần xỏc định những loại thay đổi nào là cần thiết cho một tổ chức trong những thời kỳ nhất định. Khi cần hoàn thiện và làm tăng hiệu quả làm việc dựa trờn những cỏi hiện cú thỡ cần đến cỏc thay đổi cú tớnh chất phỏt triển. Khi cần thiết lập cỏc hệ thống tạm thời thỡ cần những thay đổi quỏ độ. Khi cần phỏt triển những hệ thống mới, giỏ trị mới thỡ phải thực hiện những thay đổi cú tớnh chất biến đổi. Với mỗi một loại thay đổi cần cú những sự đầu tư thớch đỏng cũng như những cỏch thức quản lý rất khỏc nhau tuỳ điều kiện và mụi trường kinh doanh cụ thể của từng tổ chức.
Để xỏc định loại thay đổi nào là cần thiết, cỏc nhà quản lý cần cõn nhắc và trả lời cỏc cõu hỏi sau đõy:
Chỳng ta muốn đi đến đõu?
Hướng đi mà chỳng ta đó chọn cú thực sự là cần thiết hay khụng? Chỳng ta đang hướng tới một mục tiờu ngắn hạn hay dài hạn? Chỳng ta cú mong muốn cú sự thay đổi liờn tục khụng? Chỳng ta sẽ tiếp nhận sự thay đổi đến mức nào?
Cỏi gỡ sẽ xảy ra nếu chỳng ta khụng thay đổi?
Việc xỏc định những thay đổi cần thiết cho tổ chức cũng chớnh là việc xỏc định tầm nhỡn hay hỡnh ảnh tương lai của tổ chức đú. Hỡnh ảnh ấy cú thể chỉ đơn giản là việc hồn thiện những cỏi đó cú, hoặc cú thể là một cỏi gỡ đú mới hoàn toàn mà nú chưa thực sự rừ ràng ngay bõy giờ, nhưng chắc chắn là sẽ khụng giống như hỡnh ảnh hiện tại của cụng ty.