CHƢƠNG 5 : KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHểM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
5.3. Xõy dựng nhúm làm việc hiệu quả
Khi làm việc trong nhúm, cỏc thành viờn của nhúm cú cỏc nỗi sợ như sợ bị từ chối, sợ bị coi là lố bịch hoặc sợ bị điều khiển. Trong khi đú, từng thành viờn trong nhúm lại cú những nhu cầu khỏc nhau như nhu cầu được nhận biết, nhu cầu gõy ảnh hưởng và nhu cầu được tụn trọng. Từ cỏc nhu cầu và nỗi sợ đú, mỗi thành viờn khi làm việc nhúm thường thể hiện những hành vi tớch cực hoặc tiờu cực rất khỏc nhau như xõy dựng đồng minh hoặc tranh cói dành phần thắng, sỏng tạo và chia xẻ cỏc ý tưởng mới hoặc dựa dẫm và che dấu thụng tin, tớch cực xõy dựng nhúm hoặc lảng trỏnh rỳt lui khỏi nhúm. Là một người lónh đạo nhúm, cần phải hiểu nhu cầu và cỏc nỗi sợ của từng thành viờn trong nhúm để đỏnh giỏ và giải thớch cỏc hành vi của họ và cú biện phỏp tỏc động để điều chỉnh cỏc hành vi đú sao cho cú lợi nhất cho sự phỏt triển lõu dài của nhúm làm việc và đem lại lợi ớch cho tổ chức. Hay núi cỏch khỏc, việc quan sỏt và đỏnh giỏ, phõn tớch cỏc hành vi của từng cỏ nhõn trong nhúm là hết sức cần thiết đối với cỏc nhà lónh đạo nhúm.
Cỏc hành vi cú hiệu quả khi làm việc nhúm cú thể kể đến như:
- Sẵn sàng chia sẻ thụng tin, đưa ra ý tưởng sỏng tạo và những ý kiến xõy dựng - Làm rừ cỏc ý kiến và cỏc dự định của mỡnh, trỏnh đưa ra những ý kiến hoặc thụng tin khú hiểu
- Kiểm tra tớnh thực tiễn của cỏc thụng tin và tỡm cỏch liờn kết cỏc ý kiến khỏc nhau của cỏc thành viờn trong nhúm
- Khuyến khớch từng thành viờn đúng gúp cho sự phỏt triển của nhúm - Tụn trọng sự đúng gúp và ý kiến của mọi thành viờn nhúm
Cỏc hành vi khụng hiệu quả khi làm việc nhúm là những hành vi chỉ tụn trọng và đề cao cỏ nhõn như:
- Hiếu thắng, khụng lắng nghe ý kiến của người khỏc
- Lấn ỏn người khỏc bằng cỏc hành vi ỏp đảo hoặc gõy ảnh hưởng - Khoe khoang, thớch thể hiện mỡnh
- Lảng trỏnh hoặc chỉ chuyờn gõy mõu thuẫn trong nhúm - ...
Từ những hành vi khụng hiệu quả và cú hiệu quả khi làm việc nhúm trờn đõy, chỳng ta cú thể túm tắt một số cỏc nhõn tố cản trở tớnh hiệu quả của nhúm làm việc như sau:
- Lónh đạo nhúm cú năng lực hạn chế
- Nhúm khụng cú mục tiờu làm việc rừ ràng và cỏc thành viờn nhúm khụng hiểu giống nhau về mục tiờu đú
- Mục tiờu của cỏc cỏ nhõn trong nhúm là khụng tương đồng
- Việc đỏnh giỏ kết quả cụng việc của cỏc thành viờn trong nhúm là khụng cụng bằng, thuởng phạt là khụng hợp lý
- Tớnh năng động và cởi mở của cỏc thành viờn trong nhúm thấp - Qui mụ của nhúm là quỏ lớn hoặc
- Nhúm thiếu sự ủng hộ của cấp trờn và lónh đạo trong tổ chức.
Ngược lại với cỏc yếu tố cản trở trờn thỡ cỏc nhà lónh đạo cũng dễ dàng cú thể nhận ra những yếu tố thành cụng của nhúm là:
- Cỏc thành viờn trong nhúm hiểu biết và tụn trọng nhau
- Hiểu rừ điểm mạnh và điểm đặc biệt của nhúm cũng như của từng thành viờn trong nhúm
- Cỏc thành viờn trong nhúm cựng chia xẻ cỏc giỏ trị để cú thể kết hợp tốt lợi ớch của từng thành viờn và của cả nhúm
- Nhúm chọn được người lónh đạo phự hợp cú khả năng tạo ra sự cộng hưởng của cỏc thành viờn trong nhúm
Như vậy, để cú thể cú một nhúm làm việc hiệu quả, vai trũ khụng chỉ dừng lại ở người lónh đạo nhúm mà cũn tuỳ thuộc vào cỏc thành viờn trong nhúm. Muốn cú nhúm thành cụng, cỏc nhà lónh đạo nhúm cần:
- Xỏc định rừ mục tiờu và kế hoạch thực hiện mục tiờu của nhúm
- Tạo ra nhiệt huyết của cỏc thành viờn và những người cú liờn quan đến việc thực hiện mục tiờu của nhúm
- Tụn trọng sự khỏc nhau của mỗi thành viờn trong nhúm và biết cỏch phỏt huy cỏc điểm mạnh của từng thành viờn
- Coi trọng sự hỗ trợ và hợp tỏc lẫn nhau
- Đào tạo cỏch thức làm việc nhúm cho cỏc thành viờn
- Cú chớnh sỏch và qui trỡnh làm việc trong nhúm rừ ràng, cụng khai và tạo mụi trường làm việc hiệu quả trong nhúm
Bờn cạnh sự nỗ lực của lónh đạo nhúm, cỏc thành viờn của nhúm cần:
- Hiểu mỡnh, hiểu người - Quản lý tốt bản thõn
- Phỏt triển kỹ năng giao tiếp tốt, biết lắng nghe và chia xẻ - Phỏt triển kỹ năng thương lượng tốt
Bài tập tỡnh huống: Dự ỏn Bắc Võn
Cơ quan X là một đơn vị cấp tỉnh, quản lý ngành kinh tế lớn của tỉnh được thành lập từ năm 1995 trờn cơ sở sỏt nhập 3 cơ quan cũ. Toàn bộ cơ quan X cú 30 cỏn bộ nhõn viờn trong biờn chế, đồng thời cũn trực tiếp quản lý 12 doanh nghiệp nhà nước với tổng số trờn 3000 cỏn bộ cụng nhõn viờncủa tỉnh. Chức năng chủ yếu của cơ quan là tham mưu cho tỉnh trong việc thực hiện quản lý nhà nước đối với ngành kinh tế kỹ thuật trờn địa bàn tỉnh.
Trước đõy việc trao đổi và cung cấp cỏc thụng tin giữa cỏc cỏc bộ phận trong nội bộ cơ quan được thực hiện rất dễ dàng bằng cỏc hỡnh thức trao đổi trực tiếp. Hiện nay, với mạng lưới cơ quan phối hợp trở nờn rộng lớn, với cỏc kờnh phục vụ ngày càng mở rộng, việc trao đổi cỏc thụng tin kinh tế xó hội, cũng như cỏc thụng tin cần thiết khỏc trong nội bộ cơ quan như trước đõy dường như khụng cũn hiệu quả nữa. Đó cú rất nhiều thụng tin cần thiết khụng đến được cỏc bộ phận chức năng, nhiều dự ỏn được phục vụ rất chậm và bắt đầu cú những lời phàn nàn của cỏc cơ quan phối hợp về hiệu quả và tốc độ và thỏi độ phục vụ của cơ quan. Khụng những thế, nhiều thụng tin quan trọng và bớ mật của cơ quan khụng được quản lý tốt và nằm phõn tỏn ở rất nhiều khõu.
Trước tỡnh hỡnh đú, ban lónh đạo cơ quan đó đặt ra mục tiờu là phải nõng cấp và cải thiện hệ thống thụng tin nội bộ. Việc nõng cấp và cải thiện hệ thống thụng tin này tập trung vào việc xõy dựng một hệ thống thư điện tử trong nội bộ cũng như quản lý dữ liệu thụng tin của cơ quan. Hiện nay mỏy tớnh đó được sử dụng trong một số bộ phận của cơ quan đặc biệt là trong phũng tài chớnh kế toỏn. Cỏc phũng khỏc cũng cú một số mỏy tớnh cỏ nhõn nhưng chủ yếu dựng để đỏnh mỏy văn bản. Một số cỏn bộ lónh đạo chủ chốt của cơ quan cũng đó được trang bị mỏy tớnh xỏch tay. Tuy nhiờn việc sử dụng mỏy tớnh trong cơ quan là khụng qua mạng, cỏc thụng tin được nhập vào mỏy tớnh khụng được chia sẻ cho cỏn bộ trong cơ quan khi cần thiết.
Hiền là một cỏn bộ kỹ thuật trẻ vừa tốt nghiệp cao học Quản Trị Kinh Doanh (MBA) với chuyờn ngành Quản Lý Dự ỏn. Hiền cú một sự hiểu biết khỏ sõu về mỏy tớnh cũng như cỏc vấn đề liờn quan đến quản lý dự ỏn như: lập và sử dụng biểu đồ GANTT, biểu đồ PERT, hay cỏc kiến thức để quản lý việc thực hiện thành cụng một dự ỏn cụ thể trong một giới hạn nhất định về thời gian và nguồn lực tài chớnh.
Hiền đó được chọn là cỏn bộ quản lý dự ỏn này. Đõy là một cơ hội tốt để Hiền thể hiện hết khả năng của mỡnh và ỏp dụng cỏc kiến thức đó học vào thực tế. Hơn nữa, trong thời gian qua, Hiền cũng đó bắt đầu cảm thấy thất vọng và chỏn nản với cụng việc của mỡnh ở cơ quan. Cụng việc chủ yếu của Hiền trong bộ phận thụng tin nhỏ bộ của cơ quan chủ yếu chỉ là việc chuẩn bị bỏo cỏo cho trưởng phũng kế toỏn của cơ quan. Mặc dự rất muốn làm việc ở cơ quan nhưng Hiền cũng cảm thấy cụng việc thật buồn tẻ và dường như rất khú cú thể phỏt huy hết khả năng của Hiền trong tỡnh hỡnh hiện nay. Hiền hy vọng dự ỏn này sẽ là
một bước đệm để thực hiện những ước mơ của mỡnh trong tương lai. Do vậy Hiền rất vui và phấn chấn khi nhận trỏch nhiệm quản lý dự ỏn này.
Cụng việc đầu tiờn mà Hiền thực hiện khi được giao nhiệm vụ quản lý dự ỏn này là lựa chọn cỏc thành viờn của nhúm dự ỏn. Hiền cho rằng cỏc thành viờn trong nhúm dự ỏn phải là những người cú hiểu biết nhất định về mỏy tớnh và hệ hống thụng tin. Hiền đó quyết định đề nghị với thủ trưởng cơ quan chọn 4 thành viờn của nhúm dự ỏn bao gồm: 2 nhõn viờn của phũng kế toỏn, 1 nhõn viờn của phũng đối ngoại và Hiền sẽ là trưởng nhúm. Hiền quyết định chọn 2 nhõn viờn của phũng kế toỏn là vỡ hai nhõn viờn này đó cú kinh nghiệm sử dụng mỏy tớnh trong việc hoàn thành cỏc bản bỏo cỏo kế toỏn của cơ quan và phũng kế toỏn cũng là một trong những phũng quan trọng và hiện đang cú nhiều mỏy tớnh nhất trong cơ quan.
Việc Hiền chọn thờm 1 nhõn viờn của phũng đối ngoại tham gia dự ỏn này là do hầu hết cỏc lời phàn nàn về sự ắc tắc thụng tin trong nội bộ cơ quan đều xuất phỏt từ phũng đối ngoại. Hơn nữa, cỏc thụng tin về đối tỏc cũng là một trong cỏc nguồn thụng tin quan trong của cơ quan trong giai đoạn hiện nay. Theo Hiền, nhõn viờn của phũng đối ngoại sẽ là người hiểu hơn ai hết trong cơ quan nơi cú thể mua cỏc thiết bị cần thiết để nõng cấp hệ thống thụng tin của cơ quan.
Sau khi ban lónh đạo cơ quan ra quyết định về việc thành lập nhúm dự ỏn, Hiền tổ chức một cuộc họp với tất cả cỏc thành viờn trong nhúm để xỏc định mục tiờu của dự ỏn, cỏc nhiệm vụ chủ yếu cựng cỏc bước cụng việc quan trọng cần thực hiện của dự ỏn, lập lịch trỡnh dự ỏn và phõn bổ nguồn lực, dự đoỏn chi phớ và phõn cụng trỏch nhiệm của cỏc thành viờn dự ỏn trong từng giai đoạn cụ thể của dự ỏn. Núi chung, Hiền thực hiện mọi cụng việc một cỏch bài bản theo cỏc bài giảng về quản lý dự ỏn đó đựơc học.
Cỏc mục tiờu của dự ỏn mà nhúm dự ỏn đó xỏc định trong cuộc họp đầu tiờn này như sau: - Thiết lập một hệ thống truyền dữ liệu thụng tin giữa cỏc phũng trong cơ quan qua đú phỏt huy hiệu quả của hệ thống thụng tin nội bộ.
- Lắp đặt một hệ thống mạng mỏy tớnh để mọi người trong cơ quan cú thể chia xẻ thụng tin với nhau bằng mỏy tớnh.
- Cài đặt cỏc phần mềm giỳp cho mọi người trong cơ quan cú thể trao đổi tin tức cũng như nhập cỏc dữ liệu thụng tin chung.
Trong cuộc họp này Hiền cũng nhấn mạnh đến nhiệm vụ của cỏc thành viờn trong nhúm dự ỏn cụ thể như sau:
- Giải thớch cho tất cả mọi người trong cỏc phũng chức năng của cơ quan về mối quan hệ của họ với cỏc cỏ nhõn và cỏc phũng ban khỏc trong cơ quan từ đú cho họ hiểu về mụ hỡnh truyền thụng tin trong toàn cơ quan.
- Nhõn viờn của phũng đối ngoại cú trỏch nhiệm mua thiết bị và hợp tỏc với Hiền trong việc xõy dựng sơ đồ truyền thụng tin của cơ quan
- Hai nhõn viờn của phũng kế toỏn cú trỏch nhiệm cài đặt mạng mỏy tớnh cũng như cỏc phần mền cú liờn quan khỏc.
Thời hạn của dự ỏn là 2 thỏng. Trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn, Hiền cho rằng khụng nhất thiết phải bỏo cỏo thường xuyờn cho thủ trưởng cơ quan về tiến độ thực hiện của dự ỏn. Theo Hiền, thủ trưởng cơ quan chỉ là một chuyờn gia quản lý đơn thuần và khụng hiểu gỡ về mỏy tớnh cả. Hơn nữa Hiền cũng muốn gõy ấn tượng cho thủ trưởng bằng những kết quả bất ngờ mà Hiền hy vọng khi kết thỳc dự ỏn.
Hiền đó thực sự hết mỡnh với cỏc cụng việc của dự ỏn. Hiền thường xuyờn phải làm việc 18 giờ trong ngày. Hàng ngày, Hiền thấy mỡnh cần phải đi đụn đốc và kiểm tra cụng việc của cỏc thành viờn trong nhúm dự ỏn. Đụi khi Hiền cũn phải hướng dẫn chi tiết và cụ thể cỏc cụng việc phải làm cho những thành viờn tham gia dự ỏn và cú lỳc Hiền đó gặp sự phản ứng khụng cú lợi cho cụng việc chung. Hiền đó mong đợi và đặt nhiều hy vọng tốt đẹp vào dự ỏn này. Do vậy, Hiền luụn tự mỡnh kiểm tra mọi việc để bảo đảm rằng khụng cú một sai sút nào cú thể sảy ra trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn. Hiền theo dừi tiến độ của dự ỏn từng ngày và cố gắng khụng để một cụng đoạn nào bị tắc nghẽn hay trỡ hoón vỡ bất kỳ lý do gỡ. Hơn nữa, Hiền luụn đụn đốc cỏc thành viờn trong nhúm dự ỏn để họ khỏi quờn nhiệm vụ và dành nhiều thời gian hơn cho cỏc cụng việc của dự ỏn.
Hiền cũn làm một thụng bỏo để gửi đến tất cả cỏc phũng ban trong cơ quan về tiến trỡnh và cỏc yờu cầu liờn quan tới dựa ỏn cũng như thời gian lắp đặt dõy cỏp và cài đặt mạng mỏy tớnh theo như lịch trỡnh của dự ỏn. Khi mọi việc đó chuẩn bị xong, Hiền đề nghị cơ quan DETICO (một cơ quan cung cấp thiết bị mỏy tớnh) cử nhõn viờn kỹ thuật và chở thiết bị đến để lắp đặt theo hợp đồng đó thoả thuận trước. Thật khụng may, chuyến xe chở thiết bị và dõy cỏp cho cơ quan lại bị tai nạn giao thụng, lỏi xe và 2 cỏn bộ kỹ thuật đi theo để lắp đặt bị thương. Dõy cỏp khụng thể chuyển đến cơ quan và lắp đặt theo như lịch trỡnh của dự ỏn.
Cụng việc dự định được tiến hành ngay ngày hụm sau với sự ủng hộ nhiệt tỡnh của cơ quan DETICO. Theo lịch trỡnh, phũng đối ngoại của cơ quan sẽ là phũng đầu tiờn trong hệ thống được lắp đặt cỏc thiết bị và dõy cỏp. Đỳng ngày hụm đú, phũng Marketing tổ chức hội nghị thường niờn với cỏc đối tỏc chớnh của cơ quan. Đõy là một hội nghị rất quan trọng khụng chỉ cho riờng phũng đối ngoại mà cũn cho cả cơ quan. Hội nghị này đó được chuẩn bị rất kỹ và khụng thể trỡ hoón vỡ bất kỳ lý do gỡ vỡ nú cũn thể hiện uy tớn của cơ quan đối với khỏch hàng.
Hiền rất khụng muốn tiến độ của dự ỏn bị đỡnh trệ nờn đó thay đổi một chỳt trong kế hoạch là bắt đầu lắp đặt hệ thống mạng mới từ phũng tổ chức của cơ quan. Khụng những thế, Hiền cũn yờu cầu cỏn bộ kỹ thuật của bờn cung cấp phải làm thờm giờ để kịp tiến độ. Trưởng phũng tổ chức thực sự bực tức vỡ phải ở lại thờm giờ cựng với đội lắp đặt dõy cỏp và phải lỡ buổi tiệc mừng sinh nhật người bạn thõn của ụng ta.
Trước khi cài đặt phần mền thỡ toàn bộ hệ thống dõy cỏp cần được kiểm tra rất cẩn thận. Hai thành viờn trong nhúm dự ỏn của phũng kế toỏn phải hoàn thành một cụng việc quan trọng và khẩn cấp khỏc để đún đoàn thanh tra của bộ. Do vậy, cụng việc của dự ỏn này phải gỏc lại vài ngày.
Hiền thực sự lo lắng và đó phàn nàn với những nhõn viờn của cỏc phũng khỏc về sự thiếu hợp tỏc của họ trong việc thực hiện dự ỏn chung của cơ quan. Nhưng tất cả mọi người đều đề nghị Hiền thụng cảm vỡ họ quỏ nhiều việc, họ khụng đủ thời gian để hoàn thành cỏc cụng việc chuyờn mụn của họ. Đặc biệt, một số nhõn viờn phũng kế toỏn và phũng đối ngoại của cơ quan lại cũn phàn nàn về việc họ đó quỏ vất vả khi phải đảm nhận