CHƢƠNG 6 : KỸ NĂNG QUẢN Lí SỰ THAY ĐỔI
6.5. Cỏc nguyờn tắc quản lý sự thay đổi
Sau nhiều nỗ lực nghiờn cứu trong nhiều năm qua, Todd Jick đó đưa ra 10 nguyờn tắc trong quản lý sự thay đổi như sau:
- Phõn tớch tổ chức và cỏc nhu cầu phải thay đổi : Người tổ chức thay đổi cần phõn tớch kỹ cỏc yếu tố của tổ chức, để thấy được những nhu cầu thực sự cần phải thay đổi, và để xỏc định chớnh xỏc thời cơ để thay đổi. Sau đú, phải đề xuất kế hoạch quản lý sự thay đổi cú một cỏch chi tiết. Kế hoạch này phải lường trước những phản ứng cú thể cú từ phớa người nhận thay đổi để cú biện phỏp giải quyết.
- Nhỡn thấy được viễn cảnh tương lai và chia xẻ với mọi người. Người tổ chức thay đổi khụng những phải nhỡn thấy viễn cảnh tương lai mà cũn phải làm sao cho mọi người cũng nhận thấy và hiểu được viễn cảnh đú. Chỉ cú như vậy mới giỳp mọi người hiểu ra sự cần thiết phải thay đổi và yờn tõm ủng hộ cỏc nhà lónh đạo trong quỏ trỡnh thay đổi.
- Tỏch rời dứt điểm khỏi quỏ khứ : Việc tỏch rời khỏi quỏ khứ là việc quan trọng để thức tỉnh mọi người hướng tới sự thay đổi. Tuy nhiờn, khi thực hiện sự thay đổi vẫn cần duy trỡ và giữ lại những di sản, và truyền thống để bảo đảm cú tớnh liờn tục và quỏ độ trong sự thay đổi.
- Cú được sự ủng hộ mạnh mẽ của lónh đạo: Nếu khụng cú sự lónh đạo đủ mạnh thỡ
một tổ chức khụng nờn thực hiện một sự thay đổi lớn. Điều này đặc biệt quan trọng trong suốt cả quỏ trỡnh thực hiện thay đổi đặc biệt là khi muốn những thay đổi cơ cấu tổ chức và lụi cuốn mọi người cựng thay đổi. Vai trũ lónh đạo cú khi khụng chỉ do một người đảm nhiệm, mà cú khi là do một nhúm người đảm nhiệm. Do đú, nếu cú đwocj sự ủng hộ của nhúm cỏc nhà lónh đạo thỡ cú thể cú nhiều khả năng thành cụng hơn.
- Tranh thủ được sự ủng hộ của đụng đảo mọi người : Sự lónh đạo một mỡnh nú thỡ
chưa đủ để tiến hành thay đổi. Để thay đổi được cần phải cú nỗ lực và sự ủng hộ rộng khắp trong tổ chức. Sự ủng hộ này khụng chỉ bao gồm những người lónh đạo, người quản lý, và người tổ chức thay đổi, mà cả những người nhận sự thay đổi. Những người nhận sự thay đổi phải chấp nhận sự thay đổi. Một cỏch để dành được sự ủng hộ của những người này là tỡm kiếm sự ủng hộ cỏ nhõn của những người lónh đạo khụng chớnh thức trong tổ chức.
- Xõy dựng một kế hoạch triển khai sự thay đổi: Để thực hiện sự thay đổi cần một kế
hoạch triển khai sự thay đổi hết sức chi tiết. Kế hoạch cần nờu rừ mục tiờu cụ thể cần đạt được và cả quỏ trỡnh thay đổi từ lỳc bắt đầu thụng bỏo về sự thay đổi, đến thời gian giành cho cỏc hoạt động thay đổi, phương thức và cỏch thức tiến hành từng lĩnh vực thay đổi và những người chịu trỏch nhiệm với từng phần việc trong quỏ trỡnh thay đổi. Hơn thế nữa, bản kế hoạch phải xỏc định rừ người hoạch định chiến lược thay đổi, người tổ chức thay đổi và người nhận sự thay đổi...Kế hoạch cần rừ ràng và đơn giản và cú cả cỏc trường hợp dự phũng.
- Truyền đạt, lụi cuốn mọi người: Người lónh đạo cần truyền đạt ý tưởng về sự
thay đổi cho mọi người trong tổ chức, tỡm kiếm những sự tham gia của mọi người ở cỏ lĩnh vực khỏc nhau trong tổ chức. Việc thụng bỏo về sự thay đổi cho mọi người biết là rất quan trọng, vỡ đú là giai đoạn khú khăn nhất trong chu kỳ tõm lý tiếp nhận thụng tin thay đổi của con người. Do vậy cỏc nhà lónh đạo cần xỏc định rừ nờn thụng bỏo như thế nào, bằng hỡnh thức gỡ, trong hoàn cảnh như thế nào. Để cú thể cú một thụng bỏo cú tớnh xõy dựng, thụng bỏo cần:
Cụ đọng và chớnh xỏc
Mụ tả tỡnh hỡnh hiện tại của tổ chức, tổ chức cần phải tiến được đến đõu, Làm thế nào để đến được nơi đú.
Xỏc định rừ ai là người tổ chức cuộc thay đổi,
Ai là người sẽ bị ảnh hưởng trong cuộc thay đổi này. Chỉ rừ thời gian và tiến độ tổ chức cuộc thay đổi.
Giải thớch rừ tiờu chuẩn để đỏnh giỏ thế nào là sự thành cụng của cuộc thay đổi Dự bỏo trước một số khớa cạnh bất lợi trong quỏ trỡnh thay đổi.
Truyền đạt sự quyết tõm ủng hộ của những người bảo trợ cho cuộc thay đổi. Giải thớch cho mọi người hiểu họ sẽ được thụng bỏo những thụng tin cần thiết như thế nào trong suốt quỏ trỡnh thay đổi.
- Củng cố và chớnh thức húa sự thay đổi: Trong suốt quỏ trỡnh tiến hành thay đổi, cỏc
nhà quản lý và lónh đạo cần thể hiện lũng quyết tõm và nhiệt huyết của mỡnh đối với sự thay đổi, khuyến khớch những hành vi cú ớch cho sự thay đổi.
Như vậy, quản lý sự thay đổi vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Việc tiến hành cuộc thay đổi sẽ gặp rất nhiều khú khăn và thỏch thức. Sẽ cú nhữn người ủng hộ sự thay đổi và khụng ớt người cản trở sự thay đổi. Điều này đồi hỏi cỏc nhà lónh đạo phải cú cỏc kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và lónh đạo tốt để cú thể quản lý tốt quỏ trỡnh thay đổi của tổ chức.
Tỡnh huống: Tại sao Thành lại rời bỏ cụng ty ?
Cỏch đõy 10 năm, là một sinh viờn xuất sắc của trường đại học Bỏch Khoa, Thành được tuyển chọn vào làm tại một cụng ty của tổng cụng ty Xăng dầu Việt nam ngay sau khi tốt nghiệp đại học. Thành đó gần như khụng phải mất nhiều thời gian để hoàn tất cỏc thủ tục tuyển dụng tại cụng ty X. Với cỏi bằng tốt nghiệp loại giỏi trong tay, Thành biết rằng mỡnh sẽ chẳng hề gặp khú khăn gỡ khi đi xin việc. Một trong những lý do mà Thành xin vào làm tại cụng ty X vỡ ước muốn được thử sức mỡnh trong một tổng cụng ty lớn và cú tiếng của Nhà nước. Mong muốn đú của Thành dường như khụng hề bị gặp khú khăn gỡ trong những năm đầu bước chõn vào cụng ty X. Sau 2 năm tập sự, Thành được phõn cụng phụ trỏch một mảng kỹ thuật của cụng ty. Thành đó được cỏc cỏn bộ lónh đạo cụng ty X và đồng nghiệp yờu mến vỡ sự chăm chỉ, cần cự và luụn cú cỏc sỏng kiến hay. Thành
luụn cố gắng hoàn thành tốt nhất cỏc dự ỏn kỹ thuật của mỡnh. Chỉ sau 5 năm làm việc, Thành đó thực sự cú được lũng tin của giỏm đốc cụng ty X. Lỳc này mọi người bắt đầu xỡ xào về sự tin tưởng của giỏm đốc với Thành. Thành được xếp vào trong hàng ngũ cỏn bộ kế cận và là “ngụi sao” của cụng ty và được phõn cụng phụ trỏch cỏc phần việc quan trọng trong phũng kỹ thuật của cụng ty. Và chỉ sau 8 năm làm việc tại cụng ty, Thành đó được đề bạt là phú phũng kỹ thuật, người cú trỏch nhiệm tỡm tũi và giỏm sỏt quỏ trỡnh đổi mới mỏy múc thiết bị để tăng hiệu quả phục vụ kinh doanh trong toàn ngành.
Giỏm đốc của cụng ty X luụn tin tưởng vào sự sỏng tạo và khả năng chuyờn mụn của Thành nờn đó đề nghị với cỏc cấp lónh đạo của Tổng cụng ty về kế hoạch bồi dưỡng và đề bạt Thành trong những năm tới khi mà ụng về hưu. ễng Kiờn - giỏm đốc, người tốt nghiệp đại học Bỏch Khoa trước Thành 15 năm, đó thực sự nhỡn thấy tài năng đặc biệt của Thành trong cỏc dự ỏn mới và khú của cụng ty khi phải giải quyết cỏc vấn đề kỹ thuật mà tổng cụng ty giao cho. Hầu hết cỏc đề nghị của Thành về cải tiến cột bơm xăng, cải tiến cỏc thiết bị và thựng chứa xăng cũng như cỏc thiết kế hệ thống liờn hoàn bảo đảm an toàn kỹ thuật cho cỏc cửa hàng xăng dầu đều được ụng ủng hộ và tạo mọi điều kiện để hoàn thành một cỏch tốt nhất. Thành luụn là người xung kớch trong cỏc dự ỏn kỹ thuật mới của cụng ty X và anh luụn là người được khen thưởng đầu tiờn trong cỏc kỳ thi đua của cụng ty và của ngành. Tuy nhiờn, ụng Kiờn vẫn chưa thể đề bạt Thành giữ chức trưởng phũng vỡ trưởng phũng kỹ thuật của Thành là chỏu của người bạn thõn với ụng và anh ta chỉ lớn hơn Thành cú 2 tuổi.
Bờn cạnh mặt chuyờn mụn, Thành rất tớch cực tham gia cỏc phong trào thể dục thể thao của cụng ty và đụi khi anh cũng giành những giải thưởng cao trong cỏc giải dấu búng bàn của cụng đoàn tổn cụng ty Xăng dầu. Ai cũng nghĩ rằng Thành đó đạt được cỏc thành tớch của mỡnh một cỏch dễ dàng với sự cố gắng và chất thụng minh vốn cú của mỡnh. Chẳng ai nghi ngờ gỡ về một tương lai sỏng lạn đang chờ đợi Thành. Cỏc đồng nghiệp cựng lứa với Thành đụi khi cũng cú vẻ ghen ty với những gỡ Thành đạt được nhưng chẳng ai cú thể đưa ra cỏc sỏng kiến gỡ nhanh và cú hiệu qủa như cỏc sỏng kiến của Thành. Cỏc đồng nghiệp mới thỡ nể sợ Thành và chẳng mỏy ai dỏm làm phiền, hỏi han Thành mỗi khi cú vấn đề khú vỡ lỳc nào họ cũng thấy Thành bận vựi đầu với cỏc dự ỏn mới và quan trọng. Nếu cú ai đú được cựng làm dự ỏn với Thành thỡ thường xuyờn bị Thành nhắc nhở là cậu cần linh hoạt hơn, sỏng tạo hơn khi giải quyết chỗ này hoặc khắc phục sự cố nọ... Thành luụn được mời tham gia cỏc cuộc họp của ban lónh đạo cụng ty và dường như lần nào anh cũng đến muộn với một bộ dạng tất bật, túc tai bự xự và quần ỏo khụng được là luợt cẩn then. Nhưng tất cả những điều nhỏ nhặt đú đều bị lu mờ đi trong cỏc cuộc họp của cụng ty khi Thành được nhắc đến như một "ngụi sao sỏng" của cụng ty.
Do yờu cầu cụng tỏc và đổi mới tổ chức của tổng cụng ty, ễng Kiờn - giỏm đốc cụng ty X đó được phõn cụng phụ trỏch một bộ phận mới trờn tổng cụng ty. ễng chỉ kịp
chuẩn bị bàn giao cụng việc trong nửa thỏng với một khối lượng khổng lồ cỏc cụng việc để lờn nhận nhiệm vụ mới. ễng Hải, giỏm đốc của một cụng ty khỏc được đưa về làm giỏm đốc cụng ty X thay cho ụng Kiờn. Khỏc với ụng Kiờn, ụng Hải khụng được đào tạo về kỹ thuật nhưng ụng đó cú kinh nghiệm cụng tỏc trong ngành Xăng dầu hơn 25 năm trong đú cú hơn 10 năm ụng đảm nhận cỏc chức vụ phú giỏm đốc và giỏm đốc cỏc cụng ty ở nhiều vựng khỏc nhau trong toàn quốc. Việc đưa ụng Hải về làm giỏm đốc của cụng ty X là một phần thưởng và cũng là một thử thỏch cuối cựng tổng cụng ty dành cho ụng trước khi ụng về hưu. Trong một nỳi cụng việc mà ụng bàn giao lại cho giỏm đốc Hải, ụng Kiờn cú nhấn mạnh đến việc bồi dưỡng Thành trở thành cỏn bộ chủ chốt của cụng ty trong thời gian ngắn nhất....
Thành được ụng Hải mời lờn gặp tại văn phũng ngay trong những ngày đầu tiờn ụng Hải nhận chức. Tuy nhiờn, ấn tượng đầu tiờn của ụng Hải đối với Thành khụng mấy thiện cảm khi ụng thấy trước mặt mỡnh là một cỏn bộ trẻ đầu túc khụng được chải chuốt cẩn thận và bộ quần ỏo nhầu nỏt. ễng nhớ lại những cõu hỏi mà ụng đó tự nhủ khi gặp Thành trong hội nghị thi đua toàn ngành cỏch đầy vài năm "tại sao những cỏn bộ giỏi được thưởng trong ngành lại cú người luộm thuộm như anh chàng này nhỉ? Sao giỏm đốc của anh ta lại cú thể đề nghị khen thưởng anh ta nhỉ?....". Chỉ sau vài tuần làm việc thỡ ụng Hải thực sự cảm thấy khú chịu với Thành. Dường như ụng khụng thể chịu nổi khi trong cỏc cuộc họp Thành hỳt thuốc lỏ liờn tục và quần ỏo lỳc nào cũng xộc xệch. Mới cú 5 cuộc họp giao ban mà Thành đó đi muộn đến bốn buổi họp vỡ những lý do bận tiếp khỏch hàng hoặc hoàn thành nốt cỏc chi tiết bản vẽ. Mỗi lần như vậy, Thành thường vội vàng và hớt Hải xin lỗi mọi người với cỏc lý do thật chớnh đỏng cho 5 phỳt đi trễ của mỡnh. Mọi người thỡ bỡnh thản vỡ dường như đó quen với điều đú chỉ cú ễng Hải là cau mày khú chịu nhưng chưa cú dịp nào chấn chỉnh Thành. ễng Hải đó thầm nghĩ mỡnh khụng thể cú một cỏn bộ phú phũng kỹ thuật luộm thuộm và cẩu thả như vậy.
Cũng vào dịp này, cụng ty X phải nhận một dự ỏn kỹ thuật mới tương đối quan trọng. ễng Hải đó giao dự ỏn này cho phũng kỹ thuật và đề nghị phũng kỹ thuật lập phương ỏn thực hiện trỡnh giỏm đốc trong vũng 2 ngày. Cũng giống như cỏc dự ỏn khú khỏc trước đõy, Thành tự thấy cú trỏch nhiệm phải thực hiện dự ỏn này và đó dự thảo một phương ỏn hành động tương đối tỉ mỉ trỡnh lờn ụng Hải. Sau khi đọc bản dự thảo, ụng Hải hỏi dự ỏn này đó được thụng qua trưởng phũng chưa và sao lại khụng cú ký nhỏy của trưởng phũng?! ễng cũng hỏi rất cặn kẽ về cỏc lý do tại sao cần giỏm đốc ủng hộ việc này hay tại sao cần chi tiền vào việc kia trong bản dự thảo. ễng Hải đó thực sự khú chịu khi Thành trả lời với ụng rằng: "từ trước đến nay Thành chưa hề phải giải thớch với ai về những điều tương tự và dự ỏn này là dự ỏn quan trọng nờn Thành đó ngầm định rằng giỏm đốc luụn tạo mọi điều kiện để dự ỏn cú thể hoàn thành một cỏch tốt nhất. Và mọi dự ỏn khú như kiểu dự ỏn này đều thuộc trỏch nhiệm của Thành mà khụng cần phải cú ý kiến của trưởng phũng ". ễng Hải đó núi với Thành rằng ụng cần phải thụng qua ban giỏm đốc dự thảo và chương trỡnh
hành động này trước khi đặt bỳt ký duyệt mọi thứ....Sau đú 2 ngày, trong cuộc họp của ban giỏm đốc, ễng Hải đó được giải thớch về cỏch làm việc và hành vi cư sử của Thành. Thực ra ai cũng nhận thấy Thành đó được ụng Kiờn ưu đói như một ngụi sao của cụng ty và chớnh vỡ vậy mà Thành đó dễ dàng được ụng bỏ qua cỏc sai sút nhỏ như đi họp muộn hoặc ăn mặc thiếu chỉnh tề....
Chỉ sau 6 thỏng từ ngày ụng Hải về cụng ty, mọi việc dường như đó thay đổi hẳn. Cỏc qui định về tuõn thủ giờ giấc làm việc và ăn mặc cũng như qui trỡnh làm việc và nộp bỏo cỏo, truyền thụng tin phải được nghiờm tỳc thi hành bất kể đú là ai. Thành đó trở thành trung tõm của cỏc buổi kiểm thảo và luụn cú cảm giỏc bị theo dừi ở mọi nơi mọi lỳc. ễng hải luụn nhắc nhở anh về hành vi ứng sử với nhõn viờn trong phũng và trong cụng ty sao cho xứng đỏng là một phú phũng kỹ thuật.ởOng đề nghị Thành phải chấn chỉnh cỏch ăn mặc cho gọn gàng và giảm hỳt thuốc trong cỏc cuộc họp. Cỏc điều kiện để thực hiện dự ỏn mà Thành đưa ra đều phải được thụng qua ở cấp phũng rồi cỏc cấp lónh đạo cụng ty Tự
nhiờn Thành cảm thấy mỡnh thật bú chõn bú tay và khụng thể đưa ra một sỏng kiến nào cho nờn hồn. Thành thấy thiếu sự sự ủng hộ của cấp trờn và ra sức chứng minh rằng cỏch làm việc của giỏm đốc Hải là nguyờn nhõn chớnh kỡm hóm sự sỏng tạo của nhõn viờn phũng kỹ thuật. Cỏc dự ỏn của Thành dường như dẫm chõn tại chỗ hoặc tiến triển rất chậm. Anh khụng cũn hào hứng tham gia cỏc trận búng bàn sụi động sau giờ làm việc và tuần trước anh đó nộp đơn xin thụi việc tại cụng ty X để chuyển sang làm cho một cụng ty