CHƢƠNG 5 : KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHểM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
5.1. Cỏc loại nhúm làm việc
Nhúm làm việc là sự liờn kết của 2 hay nhiều cỏ nhõn cú sự tỏc động qua lại với nhau và phụ thuộc lẫn nhau nhằm thỏa món những nhu cầu nào đú của cỏc thành viờn và cựng đạt tới những mục tiờu nhất định của cả nhúm. Như vậy, nhúm làm việc bao giờ cựng đuợc hỡnh thành để đạt được một mục đớch nhất định nào đú nhờ sự phối hợp cựng hoạt động của ớt nhất 2 thành viờn trở lờn. Cỏc thành viờn này cú thể là những người bạn, cú thể là những người đồng nghiệp, cú thể là những người hoàn toàn xa lạ hoặc đụi khi là những đối thủ cạnh tranh của nhau.
Cỏc thành viờn của nhúm kết hợp với nhau để cựng thực hiện một mục tiờu nhất định của nhúm nhưng lại khụng phải là một phộp cộng đơn thuần như 1 + 1 = 2. Bởi vỡ, khi cú sự kết hợp giữa hai cỏ nhõn trở lờn để thực hiện một cụng việc nào đú thỡ ngoài sự sự kết hợp của những điểm mạnh của cỏc thành viờn nhúm cũn là sự kết hợp của những tớnh cỏch khỏc nhau, những tỡnh cảm khỏc nhau của cỏc thành viờn đú. Hay núi cỏch khỏc, khi cú từ hai người trở lờn làm việc với nhau thỡ đó nảy sinh cỏc mối quan hệ giữa những con người này. Và vỡ thế, những thành viờn được kết hợp với nhau trong nhúm khụng chỉ thực hiện cụng việc mỡnh được phõn cụng như ai làm việc nấy mà họ cũn cú cỏc mối quan hệ tỏc động qua lại với nhau qua thúi quen sinh hoạt, cỏc chuẩn mực giỏ trị và niềm tin của từng cỏ nhõn và của nhúm. Vỡ nhúm là tập hợp của những người cú cỏc giỏ trị cỏ nhõn riờng nhưng để thực hiện một mục tiờu chung thỡ nhúm cần cú cỏc giỏ trị riờng của nhúm để làm chuẩn mực cho cỏc thành viờn của nhúm và làm cho nhúm này khỏc với cỏc nhúm khỏc. Cỏc giỏ trị đú được gọi và văn hoỏ nhúm. Lỳc này cú thể diễn ra tỡnh trạng văn hoỏ
nhúm khỏc hoặc khụng phự hợp với văn hoỏ của một thành viờn nào đú trong nhúm. Tuy nhiờn, nhúm làm việc hiệu quả thường cú cỏc giỏ trị cỏ nhõn tương đồng với cỏc giỏ trị của nhúm ở một mức độ nhất định.
Cú thể cú cỏc loại nhúm khỏc nhau tuỳ theo cỏc tiờu thức phõn loại khỏc nhau. Căn cứ vào tớnh chớnh thức hoỏ của nhúm, người ta chia thành 2 loại là nhúm chớnh thức và nhúm phi chớnh thức. Nhúm chớnh thức là những nhúm được thành lập một cỏch chớnh thức bằng văn bản như cỏc phũng ban trong một cụng ty, cỏc nhúm thiết kế sản phẩm hoặc nhúm xõy dựng chiến lược, hoặc nhúm dự ỏn, nhúm bỏn hàng, nhúm tiếp thị. của
một tổ chức được thành lập ra để thực hiện một nhiệm vụ nhất định nào đú của tổ chức và cú quyết định thành lập một cỏch chớnh thức với sự ỏp đặt nhất định trong cỏch thức cấu tổ chức và quản lý. Cỏc nhúm khụng chớnh thức thường được thành lập bởi những cỏ nhõn cú cựng sở thớch và mong muốn làm một việc gỡ đú và họ tự nguyện kết hợp với nhau để hoàn thành cụng việc. Nhúm này được thành lập hoàn toàn tự nguyện và khụng cần một văn bản hay quyết định thành lập nào của cấp trờn hay tổ chức. Nhúm phi chớnh thức cú thể là nhúm bạn cựng nghiờn cứu một vấn đề nào đú hoặc cựng chơi một mụn thể thao nào đú.
Căn cứ vào tớnh chất và thời gian tồn tại của nhúm cú thể chia thành nhúm lõu bền và nhúm tạm thời. Nhúm lõu bền thường gắn với sự tồn tại lõu dài của tổ chức và cú chức năng nhiệm vụ nhằm thực hiện cỏc chiến lược phỏt triển lõu dài của tổ chức. Cỏc nhúm lõu bền thường được kể đến như cỏc phũng ban trong doanh nghiệp, cỏc xú nghiệp, cỏc tổ sản xuất hoặc tổ bỏn hàng. Cỏc nhúm tạm thời thường tồn tại trong thời gian ngắn và được thành lập để thực hiện một mục tiờu tức thời của doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ đú nhúm cú thể chuyển sang một hỡnh thức hoạt động khỏc hoặc tự giải tỏn. Vớ dụ cỏc nhúm dự ỏn trong cụng ty kinh doanh chỉ tồn tại trong chu kỳ dự ỏn, nhúm xõy dựng chiến lược chỉ tồn tại khi cụng ty tiến hành xõy dựng chiến lược, nhúm nghiờn cứu một sản phẩm A nào đú chỉ tồn tại đến khi sản phẩm A ra đời trờn thị trường.
5.2. Nhúm làm việc hoạt động như thế nào?
Mỗi một nhúm làm việc đều cú một cơ chế hoạt động nhất định. Cơ chế hoạt động của một nhúm được xỏc định dựa trờn nhiệm vụ mà nhúm phải hoàn thành trong một thời kỳ nhất định và qui trỡnh làm việc cụ thể của nhúm. Qui trỡnh làm việc của nhúm sẽ chỉ cho cỏc thành viờn trong nhúm thấy được mối liờn hệ của từng thành viờn trong nhúm với nhau và mối liờn hệ của nhúm với cỏc thành viờn bờn ngoài. Như vậy, qui trỡnh làm việc của một nhúm bao giờ cũng được đặt trong mối liờn hệ với cỏc thành tố của một tổ chức nhất định và chịu ảnh hưởng của mụi trường hoạt động trong tổ chức đú.
Một nhúm hoạt động tốt là nhúm mà cỏc thành viờn cựng hiểu rừ mục đớch và nhiệm vụ của nhúm cũng như của từng cỏ nhõn trong nhúm để cú thể phối hợp giỳp từng thành
viờn thành cụng và cả nhúm thành cụng. Một nhúm làm việc tốt cần cú 3 điều kiện quan trọng đú là:
- Tập hợp cỏc tài năng cỏ nhõn: Đõy là một điều kiện hết sức quan trọng vỡ năng lực làm việc của từng cỏ nhõn, kiến thức và trỡnh độ của từng cỏ nhõn cú một ý nghĩa hết sức quan trọng đúng gúp vào sự thành cụng của một nhúm.
- Cú cựng một viễn cảnh tương lai: Để cỏc cỏ nhõn tài năng cựng làm việc tốt với nhau cần xỏc định một hướng đi chung và giỳp từng thành viờn hiểu rừ viễn cảnh tương lai của nhúm để mọi nguời cựng hướng tới. Trong một số trường hợp, khi viễn cảnh tương lai của cỏc thành viờn nhúm là khỏc nhau thỡ sẽ dẫn đến tỡnh trạng mỗi người đi theo một hướng và sức mạnh của nhúm sẽ bị giảm đi rất nhiều.
- Cú một người lónh đạo giỏi: Một cỏ nhõn lónh đạo giỏi sẽ cú sức thuyết phục và lụi cuốn rất lớn nhờ đú mà cú thể tập hợp được sức mạnh của cỏc cỏ nhõn trong nhúm. Hơn nữa, người lónh đạo giỏi sẽ cú khả năng tỏc động đến cỏc thành viờn trong nhúm và hướng dẫn họ đi theo một hướng nhất định, trỏnh cỏc tỏc động ngược chiều. Người lónh đạo giỏi sẽ khuyến khớch và động viờn được cỏc cỏ nhõn phỏt huy hết thế mạnh của mỡnh để thực hiện cỏc nhiệm vụ và mục tiờu chung của nhúm một cỏch hiệu quả nhất trong sự phối hợp với cỏc cỏ nhõn khỏc trong nhúm.
Bờn cạnh cỏc điều kiện cần thiết như đó nờu ở trờn, để trở thành một nhúm làm việc hiệu quả cỏc nhà quản lý cần quan tõm đến 3 giỏc độ hiệu quả của nhúm, đú là:
- Từng thành viờn của nhúm phải làm việc hiệu quả: Khi cỏc thành viờn trong nhúm là những cỏ nhõn tài năng, được làm việc trong mụi trường cú sự phối hợp và đoàn kết tốt của nhúm thỡ tài năng đú sẽ được phỏt huy mạnh hơn và lớn hơn. Do vậy, để một nhúm làm việc hiệu quả thỡ trước hết từng thành viờn phải hoàn thành tốt cụng việc của mỡnh và trỏnh trở thành gỏnh nặng của cả nhúm.
- Cả nhúm hiệu quả. Khớa cạnh này được nhấn mạnh như một đặc tớnh tạo hiệu quả làm việc cho nhúm thụng qua sự phối hợp tốt với cỏc thành viờn khỏc. Hiệu quả làm việc của từng cỏ nhõn khụng chỉ được xem xột mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cỏ nhõn anh ta mà cũn được xem xột dựa trờn sự phối hợp tốt với cỏc thành viờn khỏc và đúng gúp vào sự thành cụng của cỏc thành viờn khỏc như thế nào.
- Quan hệ với cỏc nhúm khỏc một cỏch hiệu quả. Ngoài sự phối hợp giữa cỏc thành viờn trong nhúm thỡ một trong những yếu tố hết sức quan trọng để đỏnh giỏ mức độ hoàn thành cụng việc của nhúm sự phối hợp hiệu quả với cỏc nhúm khỏc. hay núi cỏch khỏc, cỏc nhà quản lý cần quan tõm đến tớnh tổng thể khi quản lý theo nhúm. Vớ dụ, trong một tổ chức sẽ cú nhiều nhúm làm việc khỏc nhau và mỗi nhúm làm việc cú mục tiờu riờng . Tuy nhiờn, tất cả cỏc nhúm làm việc đều hướng tới mục tiờu phỏt triển chung của tổ chức. Muốn vậy, từng nhúm làm việc cần cú sự phối hợp chặt chẽ và liờn hệ tốt với nhau để trỏnh lóng phớ nguồn lực của tổ chức cũng như trỏnh việc mỗi nhúm chỉ vỡ mục tiờu riờng
của nhúm mỡnh mà quờn đi tớnh thống nhất và sự phỏt triển lõu bền của tổ chức hoặc gõy ra những cạnh tranh khụng lành mạnh nhằm giảm tớnh hiệu quả của tổ chức.
Là một nhúm làm việc, cỏc thành viờn cú thể cú cỏc giỏ trị cỏ nhõn khụng hoàn toàn giống nhau. Tuy nhiờn để đạt được mục tiờu nhất định của nhúm thỡ mỗi thành viờn trong nhúm cần phải cú sự tin tưởng, tụn trọng nhau và tụn trọng sự khỏc biệt của cỏc cỏ nhõn trong nhúm. Khi tổ chức nhúm làm việc, sự phối kết hợp giữa cỏc thành viờn trong nhúm là hết sức quan trọng, muốn vậy cỏc nhúm làm việc hiểu được mục tiờu chung của tập thể, hiểu được sự đa dạng về chuyờn mụn nghiệp vụ và tớnh tự chủ của cỏc thành viờn trong nhúm để phối hợp một cỏch cú hiệu quả. Khi làm việc nhúm cú cả những điểm mạnh và những điểm hạn chế nhất định khiến cỏc nhà quản lý phải hết sức lưu ý để cú cỏc biện phỏp hạn chế điểm yếu và phỏt huy tối đa cỏc điểm mạnh trong nhúm làm việc. Nếu chỳng ta cú một nhúm làm việc tốt, thỡ cú thể cú cỏc điểm mạnh sau:
- Tạo ra sự “cộng hưởng” kết hợp thế mạnh của tất cả cỏc thành viờn trong nhúm và lỳc đú 1+1 sẽ là một số lớn hơn 2.
- Phõn cụng lao động hợp lý, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực của nhúm - Tạo ra khụng khớ làm việc vui vẻ, khụng đơn độc
- Tạo ra sự thi đua và cạnh tranh lành mạnh giữa cỏc thành viờn của nhúm nhằm thỳc đẩy sự phỏt triển nhúm
- Giỳp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm và cú thể học tập lẫn nhau nhằm tăng sức mạnh của từng cỏ nhõn và của cả nhúm
- ....
Tuy nhiờn, nếu nhúm làm việc khụng tốt cú thể tạo ra rất nhiều khú khăn trong trong việc hoàn thành nhiệm vụ của nhúm cũng như giỳp cỏc thành viờn đạt được mục tiờu của mỡnh. Đú là cỏc khú khăn sau:
- Tạo ra sự khú nhất trớ về mục tiờu và cỏch thức làm việc - Khú ra quyết định nhanh
- Quyền lợi và trỏch nhiệm bị chia xẻ dẫn đến khú qui trỏch nhiệm và thỏi độ khụng tớch cực làm việc
- Tạo ra sự cạnh tranh khụng lành mạnh trong nhúm làm giảm sức mạnh của nhúm - Khú trao đổi và chia xẻ thụng tin, khú lónh đạo
- .....
Trong mỗi nhúm khỏc nhau và điều kiện làm việc khỏc nhau, người lónh đạo nhúm giỏi cần phải tỡm ra những cỏch phự hợp nhất với điều kiện của mỡnh để phỏt huy cỏc điểm mạnh và hạn chế cỏc điểm yếu khi làm việc nhúm.
5.3. Xõy dựng nhúm làm việc hiệu quả
Khi làm việc trong nhúm, cỏc thành viờn của nhúm cú cỏc nỗi sợ như sợ bị từ chối, sợ bị coi là lố bịch hoặc sợ bị điều khiển. Trong khi đú, từng thành viờn trong nhúm lại cú những nhu cầu khỏc nhau như nhu cầu được nhận biết, nhu cầu gõy ảnh hưởng và nhu cầu được tụn trọng. Từ cỏc nhu cầu và nỗi sợ đú, mỗi thành viờn khi làm việc nhúm thường thể hiện những hành vi tớch cực hoặc tiờu cực rất khỏc nhau như xõy dựng đồng minh hoặc tranh cói dành phần thắng, sỏng tạo và chia xẻ cỏc ý tưởng mới hoặc dựa dẫm và che dấu thụng tin, tớch cực xõy dựng nhúm hoặc lảng trỏnh rỳt lui khỏi nhúm. Là một người lónh đạo nhúm, cần phải hiểu nhu cầu và cỏc nỗi sợ của từng thành viờn trong nhúm để đỏnh giỏ và giải thớch cỏc hành vi của họ và cú biện phỏp tỏc động để điều chỉnh cỏc hành vi đú sao cho cú lợi nhất cho sự phỏt triển lõu dài của nhúm làm việc và đem lại lợi ớch cho tổ chức. Hay núi cỏch khỏc, việc quan sỏt và đỏnh giỏ, phõn tớch cỏc hành vi của từng cỏ nhõn trong nhúm là hết sức cần thiết đối với cỏc nhà lónh đạo nhúm.
Cỏc hành vi cú hiệu quả khi làm việc nhúm cú thể kể đến như:
- Sẵn sàng chia sẻ thụng tin, đưa ra ý tưởng sỏng tạo và những ý kiến xõy dựng - Làm rừ cỏc ý kiến và cỏc dự định của mỡnh, trỏnh đưa ra những ý kiến hoặc thụng tin khú hiểu
- Kiểm tra tớnh thực tiễn của cỏc thụng tin và tỡm cỏch liờn kết cỏc ý kiến khỏc nhau của cỏc thành viờn trong nhúm
- Khuyến khớch từng thành viờn đúng gúp cho sự phỏt triển của nhúm - Tụn trọng sự đúng gúp và ý kiến của mọi thành viờn nhúm
Cỏc hành vi khụng hiệu quả khi làm việc nhúm là những hành vi chỉ tụn trọng và đề cao cỏ nhõn như:
- Hiếu thắng, khụng lắng nghe ý kiến của người khỏc
- Lấn ỏn người khỏc bằng cỏc hành vi ỏp đảo hoặc gõy ảnh hưởng - Khoe khoang, thớch thể hiện mỡnh
- Lảng trỏnh hoặc chỉ chuyờn gõy mõu thuẫn trong nhúm - ...
Từ những hành vi khụng hiệu quả và cú hiệu quả khi làm việc nhúm trờn đõy, chỳng ta cú thể túm tắt một số cỏc nhõn tố cản trở tớnh hiệu quả của nhúm làm việc như sau:
- Lónh đạo nhúm cú năng lực hạn chế
- Nhúm khụng cú mục tiờu làm việc rừ ràng và cỏc thành viờn nhúm khụng hiểu giống nhau về mục tiờu đú
- Mục tiờu của cỏc cỏ nhõn trong nhúm là khụng tương đồng
- Việc đỏnh giỏ kết quả cụng việc của cỏc thành viờn trong nhúm là khụng cụng bằng, thuởng phạt là khụng hợp lý
- Tớnh năng động và cởi mở của cỏc thành viờn trong nhúm thấp - Qui mụ của nhúm là quỏ lớn hoặc
- Nhúm thiếu sự ủng hộ của cấp trờn và lónh đạo trong tổ chức.
Ngược lại với cỏc yếu tố cản trở trờn thỡ cỏc nhà lónh đạo cũng dễ dàng cú thể nhận ra những yếu tố thành cụng của nhúm là:
- Cỏc thành viờn trong nhúm hiểu biết và tụn trọng nhau
- Hiểu rừ điểm mạnh và điểm đặc biệt của nhúm cũng như của từng thành viờn trong nhúm
- Cỏc thành viờn trong nhúm cựng chia xẻ cỏc giỏ trị để cú thể kết hợp tốt lợi ớch của từng thành viờn và của cả nhúm
- Nhúm chọn được người lónh đạo phự hợp cú khả năng tạo ra sự cộng hưởng của cỏc thành viờn trong nhúm
Như vậy, để cú thể cú một nhúm làm việc hiệu quả, vai trũ khụng chỉ dừng lại ở người lónh đạo nhúm mà cũn tuỳ thuộc vào cỏc thành viờn trong nhúm. Muốn cú nhúm thành cụng, cỏc nhà lónh đạo nhúm cần:
- Xỏc định rừ mục tiờu và kế hoạch thực hiện mục tiờu của nhúm
- Tạo ra nhiệt huyết của cỏc thành viờn và những người cú liờn quan đến việc thực hiện mục tiờu của nhúm
- Tụn trọng sự khỏc nhau của mỗi thành viờn trong nhúm và biết cỏch phỏt huy cỏc điểm mạnh của từng thành viờn
- Coi trọng sự hỗ trợ và hợp tỏc lẫn nhau
- Đào tạo cỏch thức làm việc nhúm cho cỏc thành viờn
- Cú chớnh sỏch và qui trỡnh làm việc trong nhúm rừ ràng, cụng khai và tạo mụi