Sau khi đó sắp xếp xong bài phỏt biểu và chuẩn bị về mặt hỡnh ảnh tức là đó sẵn sàng để chuyển tải nội dung đến người nghe. Cần tự tin và trở nờn chuyờn nghiệp hơn nếu sử dụng nhiều phương phỏp và kỹ năng truyền đạt nội dung, cả trước, trong và sau khi thuyết trỡnh.
Chọn phƣơng phỏp chuyển tải nội dung
Một bỏo cỏo viờn khụng cú kinh nghiệm thường phải nhớ toàn bộ bài bỏo cỏo để đạt được hiệu quả. Tuy nhiờn, nếu khụng phải là một người trỡnh bày cú kinh nghiệm thỡ việc nhớ toàn bộ bài trỡnh bày sẽ khiến người trỡnh bày trở nờn cứng nhắc và khụng tự nhiờn. Đú là lý do tại sao khụng nờn ghi nhớ toàn bộ bài bỏo cỏo bằng lời mà chỉ cần ghi nhớ những phần quan trọng – phần mở đầu, phần kết thỳc, những trớch dẫn quan trọng để tạo ấn tượng mạnh mẽ khi thuyết trỡnh. Nhiều người khụng thể ghi nhớ toàn bộ nội dung của bài thuyết trỡnh đó chuyển sang đọc từ bản viết tay. Làm như vậy sẽ khiến người nghe nhàm chỏn và cho thấy rằng người trỡnh bày khụng nắm chắc chủ đề, người nghe sẽ mất tin tưởng vào khả năng chuyờn mụn của và năng lực trỡnh bày của người thuyết trỡnh. Việc đọc như vậy cũng làm người thuyết trỡnh khụng thể giao tiếp bằng ỏnh mắt, khụng thể thấy phản ứng của người nghe cũng như khụng ghi nhận được những phản hồi.
Ghi nhớ toàn bộ hay đọc lại từ bản viết tay đều khụng đem lại sự thuyết phục cho bài thuyết trỡnh. Phương ỏn tốt nhất là trỡnh bày theo ứng khẩu, nhất là khi bản dựng bản bỏo cỏo điện tử như powerpoint. Thuyết trỡnh ứng khẩu (tựy ứng) nghĩa là núi một cỏch tự do, hầu như khụng dựng cỏc ghi nhớ sau khi thuyết trỡnh cũng như khi nhắc lại. Cú nghĩa người thuyết trỡnh sẽ bỡnh luận trờn bản bỏo cỏo điện tử, điều này cho thấy người thuyết trỡnh đó chuẩn bị và tập trỡnh bày bản bỏo cỏo này nhiều lần. Powerpoint hay cỏc phần mềm thuyết trỡnh đó thay thế những lời nhắc hay ghi nhớ truyền thống, đọc cỏc ghi nhớ hay bản viết tay ngoài bản bỏo cỏo điện tử sẽ làm cho người thuyết trỡnh mất tớn nhiệm.
Nếu trỡnh bày khụng dựng powerpoint, người thuyết trỡnh cú thể dựng cỏc thẻ ghi nhớ hay cỏc gạch đầu dũng những cõu chốt, những ý chớnh, nhưng trỏnh đọc từ những bản viết tay. Hóy chuẩn bị và luyện khụng dựng thẻ ghi nhớ để cú thể núi với người nghe như thể đang tương tỏc với họ. Những ghi nhớ khụng nờn toàn là cỏc đoạn văn hay những từ đơn lẻ. Thay vào đú, nờn bao gồm 1 -2 cõu hoàn chỉnh để giới thiệu ý tưởng chớnh. Bờn dưới cỏc cõu chốt là cỏc gạch đầu dũng cỏc ý nhỏ hơn và minh họa. Cỏc thẻ ghi nhớ giỳp người thuyết trỡnh khụng bị lạc đề và ghi nhớ tốt hơn, nhưng chỉ khi bạn đó tập dượt bản bỏo cỏo kỹ càng.
Hộp 4.2: Bớ quyết giảm run khi thuyết trỡnh trƣớc đỏm đụng
Mọi người đều trở nờn hồi hộp trước khi thuyết trỡnh. Khi phải đối mặt với nguy hiển hay thử thỏch, cơ thể của mỗi người phản xạ bằng phản ứng sinh lý “ chống lại hay bỏ chạy”. Phản xạ sinh lý này giỳp tăng tạo năng lượng để đối phú với tỡnh huống nguy hiểm. Nú cũng làm người thuyết trỡnh dễ bị khụ miệng, ra mồ hụi tay, tăng nhịp tim và bồn chồn. Phản xạ này cũng hướng người thuyết trỡnh đi đến hành động chống lại hoặc bỏ chạy. Trờn thực tế, ai cũng cú một cảm giỏc lo sợ trước khi thuyết trỡnh do khụng thể loại bỏ được phản xạ sinh lý tự nhiờn. Tuy nhiờn, cú thể làm giảm bớt ảnh hưởng của nú nhờ cỏc kỹ thuật sau:
- Hớt thở sõu: Hóy hớt một hơi thật sõu để làm giảm ảnh hưởng của phản xạ “ chống lại
hay bỏ chạy”. Hớt vào và đếm đếm 10 giõy, giữ hơi thở trong thời gian 10 giõy và thở ra đếm đến 10 giõy. Tập trung vào việc đếm trong khi hớt thở. Cả hai việc đú sẽ giỳp người thuyết trỡnh giảm căng thẳng.
- Thay đổi suy nghĩ và quan điểm: Đừng cho rằng việc ra mồ hụi tay hay thấy khụ miệng
là biểu hiện cho sự hồi hộp. Hóy nghĩ rằng đú là sự hồ hởi, phấn khớch và đầy nhiệt huyết cho bài thuyết trỡnh.
- Am hiểu chủ đề thuyết trỡnh và cú sự chuẩn bị tốt: Hóy tự tin là mỡnh am hiểu chủ đề
bằng cỏch chỉ trỡnh bày những chủ đề mà mỡnh am hiểu và thớch hợp với người nghe. Kiểm tra cỏc thiết bị hỗ trợ cẩn thận và cú mặt sớm để cú thời gian để chuẩn bị.
- Tự nhủ với bản thõn: Luụn tự nhủ rằng người nghe là những người thõn đang ở bờn
mỡnh. Hơn nữa, cỏc bỏo cỏo viờn thường trụng tự tin hơn là họ nghĩ.
- Uống một cốc nước: Uống một chỳt nước để đỡ khụ miệng, đặc biệt là khi thuyết trỡnh
lõu hơn 15 phỳt.
- Bỏ qua tất cả những lời núi vấp: Đừng xin lỗi hay tự thỳ nhận sự hồi hộp. Hóy cứ bỏ
qua và tiếp tục thuyết trỡnh, người nghe sẽ sớm quờn đi lỗi đú.
- Cảm thấy tự hào khi kết thỳc thuyết trỡnh: Hóy chủ động cú cảm giỏc thoải mỏi khi kết
thỳc bài thuyết trỡnh. Hóy tự hào vỡ những gỡ đó làm được và người nghe sẽ thưởng cho bạn những tràng vỗ tay và tỏn thưởng. Cơ thể mỡnh lỳc đú sẽ dập tắt được phản xạ “ Chống lại hay bỏ chạy” và trở về bỡnh thường.
CÂU HỎI ễN TẬP
1. Tại sao việc tỡm hiểu mong đợi của người nghe và xỏc định rừ mục đớch bài thuyết trỡnh trước khi thực hiện thuyết trỡnh lại rất quan trọng ?
2. Khi chuẩn bị bài thuyết trỡnh, cú thể giảm bớt nỗi sợ bằng cỏch chỳ ý tới 5 lĩnh vực gỡ ?
3. Ở phần giới thiệu, cú thể tăng độ tin cậy của mỡnh bằng cỏch sử dụng hai phương phỏp gỡ ? Phần nào của bài thuyết trỡnh – mở đầu, thõn bài hay kết luận – sẽ khiến người nghe ghi nhớ nhất ?
4. Tại sao người thuyết trỡnh nờn thuộc lũng cõu mở đầu bài thuyết trỡnh ?
5. Ứng khẩu là gỡ ? Vỡ sao nú trở thành cỏch tốt nhất khi thuyết trỡnh trong kinh doanh ? 6. Người thuyết trỡnh cú thể làm gỡ để sử dụng hỗ trợ hỡnh ảnh hiệu quả ?