CHƢƠNG 4 : KỸ NĂNG THUYẾT TRèNH
4.2. Chuẩn bị thuyết trỡnh
Để cú một bài thuyết trỡnh tốt, cần làm tốt cụng tỏc chuẩn bị thuyết trỡnh. Trước khi làm rừ cần cú dung lượng bao nhiờu cho bài thuyết trỡnh và cỏc nội dung thuyết trỡnh nờn được diễn đạt theo ngụn ngữ nào, sử dụng cụng cụ nào, cần làm rừ mục đớch thuyết trỡnh và đối tượng người nghe thuyết trỡnh.
Xỏc định mục đớch thuyết trỡnh
Phần quan trọng nhất trong giai đoạn chuẩn bị là xỏc định rừ mục tiờu thuyết trỡnh của chỳng ta là gỡ? Hay núi cỏch khỏc chỳng ta phải trả lời một cỏch rừ ràng là chỳng ta với tư cỏch là người thuyết trỡnh thỡ chỳng ta muốn đạt được điều gỡ qua việc thuyết trỡnh? Tại sao ta phải thực hiện thuyết trỡnh một cỏch cú hiệu quả? Trả lời tốt cỏc cõu hỏi này sẽ giỳp người thuyết trỡnh cú động lực thuyết trỡnh rừ ràng qua đú giỳp người thuyết trỡnh cú cỏc căn cứ và tiờu chớ rừ ràng khi lựa chọn cỏch thức và nội dung thuyết trỡnh. Mục đớch thuyết trỡnh của người thuyết trỡnh cú thể là chia sẻ và cung cấp thụng tin, cú thể là thuyết phục, cú thể là bỏo cỏo, cú thể là thể hiện quan điểm riờng hoặc cú thể là xin ý kiến người nghe về một vấn đề nào đú. Dự mục đớch của người thuyết trỡnh là thuyết phục hay thụng bỏo.v.v., thỡ người thuyết trỡnh cũng cần phải cú những ý tưởng rừ ràng về việc mong muốn của mỡnh và trả lời được cõu hỏi “Sau khi thuyết trỡnh, ta muốn người nghe nhớ được những gỡ hay muốn họ phải làm gỡ?”. Làm rừ mục đớch thuyết trỡnh cú nghĩa là “hiểu mỡnh muốn gỡ ?”. Cần lưu ý rằng mục đớch thuyết trỡnh của mỡnh đụi khi khụng đồng nhất với mục đớch của cỏc nhà tổ chức ra buổi thuyết trỡnh đặc biệt là khi phải thuyết trỡnh trong cỏc hội nghị, hội thảo hay tọa đàm lớn, người thuyết trỡnh và nhà tổ chức là khỏc nhau.
Hiểu rừ người nghe
Yếu tố then chốt thứ hai trong việc chuẩn bị là phõn tớch và tỡm hiểu người nghe, dự đoỏn phản ứng của người nghe để cú được cỏch thức diễn đạt cho phự hợp. Khỏc với giao tiếp bằng văn bản, việc tỡm hiểu người nghe khụng chỉ dừng lại ở giai đoạn chuẩn bị và cũn được tiếp tục tỡm hiểu ngay trong giai đoạn thể hiện bài thuyết trỡnh và hoàn thiện thuyết trỡnh. Hay núi cỏch khỏc, việc tỡm hiểu người nghe sẽ được thức hiện trước, trong và sau khi thuyết trỡnh. Trong mỗi giai đoạn khỏc nhau, mục đớch và cỏch thức tỡm hiểu người nghe khỏc nhau. Trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trỡnh ta phải hiểu người nghe là ai ? vỡ sao họ cần phải nghe bài thuyết trỡnh của mỡnh ?, và họ thớch nghe mỡnh thuyết trỡnh theo cỏch nào ? Họ sẽ phản ứng ra sao khi nghe bài thuyết trỡnh của mỡnh ? Tất cả cỏc thụng tin đú sẽ giỳp ta lựa chọn cỏch thức và nội dung thuyết trỡnh phự hợp nhất và làm tốt cụng tỏc chuẩn bị thuyết trỡnh. Khi đang thuyết trỡnh ta phải tiếp tục tỡm hiểu người nghe để xỏc định chớnh xỏc phản ứng của họ với nội dung và cỏch thức diễn đạt của mỡnh
và cú những điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, trong giai đoạn này ta cũng cần xỏc định xem người nghe giải mó cú đỳng với điều mỡnh muốn hay khụng để kịp thời điều chỉnh lại nhận thức của người nghe. Sau khi thuyết trỡnh, ta cần tỡm hiểu đỏnh giỏ của người nghe về bài thuyết trỡnh để hoàn thiện và phỏt triển kỹ năng thuyết trỡnh của mỡnh trong thời gian tiếp theo.
Muốn tỡm hiểu người nghe ta phải phõn loại người nghe theo những nhúm khỏc nhau để chọn cỏc cỏch ứng xử phự hợp. Nếu căn cứ vào cỏch thức tiếp nhận thụng tin của người nghe, ta cú thể phõn loại người nghe thành 3 loại: Người nghe thớnh giỏc, người nghe thị giỏc và người nghe trực giỏc. Người nghe thị giỏc thường ưa thớch cỏch thu thập và tiếp nhận thụng tin bằng hỡnh ảnh và những con số, những dẫn chứng cụ thể rừ ràng. Vỡ vậy khi thuyết trỡnh với người nghe thị giỏc cần chuẩn bị cỏc thụng tin rừ ràng, cú thể sử dụng hỡnh ảnh để minh họa và cần cú dẫn chứng cụ thể cho từng nhận định và kết luận. Ngụn ngữ sử dụng với người nghe thị giỏc là ngụn ngữ giầu hỡnh ảnh, cú màu sắc. Người nghe thớnh giỏc là người nghe rất ưa chuộng ngụn ngữ õm thanh, thớch sự khỏi quỏt vỡ thế khi trỡnh bày với nhúm người nghe thớnh giỏc cần cú sự hỗ trợ của õm thanh thỡ bày thuyết trỡnh sẽ hiệu quả hơn. Người nghe trực giỏc là nhúm người nghe ưa thớch sự cảm thụng, chia sẻ và đặc biệt thớch sử dụng cỏc ngụn ngữ giản dị, thõn thiện.
Nếu dựa vào cỏch phản ứng của người nghe thỡ cú thể chia người nghe thành 4 nhúm khỏc nhau như: thõn thiện, trung lập, thờ ơ, chống đối (xem bảng 4.2). Bằng việc dự đoỏn trước về cỏc phản ứng khỏc nhau của từng nhúm người nghe, chỳng ta sẽ cú ý tưởng tốt hơn cho việc bố cục, sắp xếp bài thuyết trỡnh của mỡnh. Vớ dụ, một người nghe thõn thiện sẽ hưởng ứng và ưa thớch tớnh hài hước và chia sẻ những kinh nghiệm cỏ nhõn khi thuyết trỡnh. Người nghe trung lập lại đũi hỏi một phong cỏch thuyết trỡnh điềm đạm và nghiờm tỳc, và cú nhiều dữ kiện thực tế, dẫn chứng đầy đủ cỏc thụng số và ý kiến của cỏc chuyờn gia. Người nghe chống đối thường bị bắt buộc phải tham dự và nghe bài thuyết trỡnh của mỡnh nờn họ thớch phong cỏch thuyết trỡnh ngắn gọn và sỳc tớch. Người nghe thờ ơ cú thể sẽ cú thể bị thu hỳt bởi bài thuyết trỡnh cú tớnh hài hước, nhiều hỡnh ảnh sống động, và những số liệu đỏng ngạc nhiờn.
Ngoài ra, chỳng ta cũng cú thể phõn loại người nghe theo tuổi tỏc, giới tớnh, trỡnh độ, kinh nghiệm để lựa chọn phong cỏch và nội dung truyền tải thụng điệp một cỏch phự hợp nhất. Khi tỡm hiểu người nghe, cần trả lời những cõu hỏi sau:
- Chủ đề thuyết trỡnh sẽ lụi cuốn người nghe như thế nào? Lợi ớch mà bài thuyết trỡnh cú thể đem lại cho người nghe là gỡ?
- Người nghe đó biết những gỡ và biết đến đõu về chủ đề thuyết trỡnh? Người nghe muốn nghe những gỡ trong chủ đề này?
- Người nghe thuộc nhúm nào và làm thế nào để được người nghe tụn trọng? Làm cỏch nào để người nghe tiếp nhận thụng điệp một cỏch thuận lợi nhất?
- Người nghe sẽ tiếp nhận cỏc quan điểm cỏ nhõn, cỏc sự kiện, cỏc thụng số, kinh niệm cỏ nhõn, ý kiến chuyờn gia, tớnh hài hước, cỏc hỡnh động, tranh minh họa, vớ dụ thực tế, hoàn cảnh lịch sử, hay là cỏc vấn đề tương tự cú liờn quan theo cỏch thức nào ?
- Làm cỏch nào để giỳp người nghe nhớ được những ý chớnh của bài thuyết trỡnh ? Bảng 4.2: Cỏc loại người nghe và cỏch phản ứng của người thuyết trỡnh
Loại ngƣời nghe Cỏch truyền đạt nội dung thuyết trỡnh
Thỏi độ và phong
cỏch thể hiện Tài liệu hỗ trợ Thõn thiện Thường vui vẻ và luụn ủng hộ người thuyết trỡnh và chủ đề đưa ra Cố gắng thể hiện điều gỡ đú mới lạ, cuốn hỳt người nghe.
Hóy tỏ ra thõn thiện, vui vẻ và cởi mở. Sử dụng giao tiếp bằng mắt một cỏch thường xuyờn và luụn tươi cười. Nờn hài hước và chia sẻ những vớ dụ thực tế và kinh nghiệm của bản thõn. Trung lập Thường cú thỏi độ bỡnh tĩnh, sỏng suốt; suy nghĩ của họ thường rất khỏch quan.
Trỡnh bày cả hai mặt của vấn đề. Trinh bày cả ưu điểm và nhược điểm của vấn đề hoặc nờu vấn đề và cỏch giải quyết vấn đề. Dành thời gian hợp lý để trả lời cỏc cõu hỏi của người nghe Hóy tỏ ra nghiờm tỳc, đừng làm gỡ phụ trương, làm một số cử chỉ nhỏ thể hiện sự tự tin. Sử dụng cỏc sự kiện, cỏc thụng số, ý kiến chuyờn gia, so sỏnh cỏc mặt đối lập. Trỏnh sự hài hước, cỏc cõu chuyện cỏ nhõn và cỏc hỡnh ảnh lũe loẹt. Thờ ơ Thường cú sự tập trung kộm; cú thể họ phải tham gia một cỏch bắt buộc.
Hóy ngắn gọn – khụng quỏ ba ý chớnh. Trỏnh nờu hai mặt của vấn đề.
Tỏ ra năng nổ và thỳ vị. Đi lại xung quanh và làm những cử chỉ mạnh. Sử dụng sự hài hước, cú hỡnh ảnh động, hỡnh ảnh nhiều màu sắc, những lời trớch dẫn ấn tượng, và cỏc thụng số đỏng ngạc nhiờn.
Trỏnh việc làm cho bầu khụng khớ u ỏm, khụng đứng bất động, khụng phỏt
tài liệu ngoài, khụng sử dụng cỏc hỡnh ảnh lặp đi lặp lại, Khụng kỡ vọng vào sự tham gia của người nghe.
Chống đối
Thường muốn thay thế hoặc chế nhạo người trỡnh bày; họ thường ở thế phũng thủ và dễ bị kớch động.
Sắp xếp bài núi logic sử dụng phương thức khụng gõy tranh cói, sắp xếp dàn ý theo trỡnh tự thời gian hay khụng gian. Tỏ ra bỡnh tĩnh và đỳng mực. Núi một cỏch chậm rói và đều đặn. Thờm vào những dữ liệu khỏch quan và ý kiến của cỏc chuyờn gia. Trỏnh những cõu chuyện vặt và sự hài hước.
Trỏnh phần hỏi và trả lời nếu cú thể, nếu khụng thỡ hóy điều chỉnh cho
Nếu phải thuyết trỡnh cho những đối tượng người nghe hoàn toàn khụng quen biết, cỏch tốt nhất cần tỡm hiểu tớnh cỏch và mong muốn của hơn ẵ nhúm người nghe đú bằng cỏch cố gắng trũ chuyện với họ và tỡm hiểu về một số thụng tin cỏ nhõn cũng như kỡ vọng của họ đối với bài thuyết trỡnh. Những thụng tin này cú thể giỳp cho chỳng ta trả lời những cõu hỏi về việc người nghe muốn nghe gỡ và nờn phỏt triển nội dung thuyết trỡnh theo hướng nào. Trước khi thực hiện bài thuyết trỡnh của mỡnh chỳng ta cũng nờn cảm ơn những người này để gõy ấn tượng tốt với người nghe. Trong một số trường hợp cỏc đối tượng người nghe với cỏc nhu cầu rất đa dạng và khỏc nhau thỡ ta phải lựa chọn đối tượng người nghe quan trọng cần được ưu tiờn. Đối tượng người nghe cần được ưu tiờn là đối tượng người nghe giỳp mỡnh đạt được cỏc mục đớch cỏ nhõn khi thực hiện thuyết trỡnh.
Lập dàn ý bài thuyết trỡnh
Sau khi đó làm rừ mục đớch trỡnh bày (hiểu mỡnh muốn gỡ) và tỡm hiểu người nghe của mỡnh (biết người), chỳng ta bắt đầu chọn bố cục và lập dàn ý cho bài thuyết trỡnh. Trờn cơ sở dàn ý đú chỳng ta sẽ thu thập thụng tin và làm giàu cú thuyết trỡnh của mỡnh một cỏch phự hợp nhất với mong đợi của người nghe. Một bài trỡnh bày cú bố cục logic và hợp lý sẽ hấp dẫn người nghe và giỳp người nghe dễ giải mó đỳng, dễ nhớ và dễ chấp nhận hơn. Và đặc biệt bài thuyết trỡnh cần được bố trớ sao cho cỏc điểm nhấn được lặp đi lặp lại trong những phần khỏc nhau và cú một logic xuyờn suốt bài trỡnh bày. Những chuyờn gia thuyết trỡnh giỏi thường tổ chức bài thuyết trỡnh theo những dàn bài lặp ý nhưng rất hiệu quả như sau:
- Bước 1: Giới thiệu với khỏn giả những ý chớnh sẽ được thuyết trỡnh. - Bước 2: Thuyết trỡnh những vấn đề đú.
- Bước 3: Nhắc lại nhấn mạnh những điều vừa thuyết trỡnh.
Núi cỏch khỏc, dự được bố cục như thế nào thỡ những ý chớnh, những điểm nhấn sẽ được núi đến trong cả phần giới thiệu, phần thõn bài và phần kết luận của bài thuyết trỡnh. Mặc dự trong một số trường hợp, cú người cho rằng làm như thế cú vẻ như là khụng cần thiết và nhàm chỏn nhưng trong thực tế thỡ chiến thuật này cú hiệu quả một cỏch đỏng ngạc nhiờn. Cụ thể, cỏch xõy dựng ba phần của một bài thuyết trỡnh hiệu quả.
Thu hỳt sự chỳ ý ở phần mở đầu
Để cú bài trỡnh bày ấn tượng, chỳng ta cần lưu ý rằng “khụng cú cơ hội thứ hai để gõy ấn tượng ban đầu!”. Vỡ vậy, phần mở đầu của bài thuyết trỡnh cần được cần phải thu hỳt được sự chỳ ý của người nghe. Nếu chỳng ta chỉ đơn giản mở đầu bằng những cõu như “Thật là hõn hạnh khi được cú mặt tại đõy…” hay là “Thật là vinh dự cho tụi khi được mời đến thuyết trỡnh…”. Những lời mở đầu tẻ nhạt như vậy sẽ đưa người nghe vào một sự khởi đầu buồn tẻ. Để trỏnh sự vụ vị đú, trong phần mở đầu của bài thuyết trỡnh chỳng ta hóy cố gắng đạt được ba tiờu chớ:
- Giới thiệu bản thõn và tạo sự tớn nhiệm.
- Giới thiệu về những nội dung chớnh một cỏch hấp dẫn.
Nếu chỳng ta cú thể cuốn hỳt người nghe và lụi cuốn họ vào bài thuyết trỡnh ngay từ lỳc bắt đầu, chỳng ta sẽ cú nhiều khả năng cú được sự chỳ ý của họ cho đến khi kết thỳc. Để thu hỳt được người nghe, chỳng ta cố gắng xem xột và cõn nhắc việc sử dụng một số kĩ thuật như đặt một cõu hỏi gợi mở, định hướng người nghe hoặc đưa ra một vớ dụ thực tế đỏng kinh ngạc, một lời núi của người nổi tiếng, một mẩu chuyện, hay một cõu chõm ngụn của một danh nhõn…. Một số nhà thuyết trỡnh giỏi đạt được sự lụi cuốn bằng cỏch mở đầu với một cõu hỏi hay một yờu cầu đũi hỏi người nghe phải giơ tay hoặc đứng dậy để trả lời.
Để tạo sự tớn nhiệm, chỳng ta cần giới thiệu về chức vụ, trỡnh độ học vấn hoặc là kinh nghiệm rất phong phỳ của bản thõn…Chỳng ta cần giới thiệu tất cả những thụng tin để chứng minh rằng chỳng ta hoàn toàn đủ tiờu chuẩn (hiểu biết và kỹ năng, quyền hạn) để trỡnh bày vấn đề và trở thành nhà thuyết trỡnh đỏng tin cậy. Trước khi bắt đầu trỡnh bày, chỳng ta nờn xõy dựng lũng tin với người nghe bằng cỏc hỡnh thức giao lưu và xõy dựng quan hệ thõn thiện với họ. Người nghe thường đặc biệt phản ứng tớch cực với những diễn giả gần gũi chia sẻ về bản thõn hay bộc lộ những điểm chung với họ.
Sau khi thu hỳt được sự chỳ ý và giới thiệu bản thõn, chỳng ta cần phải khẳng định mục đớch trỡnh bày của mỡnh, chủ đề được trỡnh bày và đặc biệt là núi về cỏc nội dung chớnh sẽ được làm rừ trong bài thuyết trỡnh. Khi giới thiệu cỏc nội dung chớnh cú thể sử dụng hỡnh ảnh minh họa để tăng sự hấp dẫn và thu hỳt. Tuy nhiờn, đụi khi cú thể dựng biện phỏp giới thiệu dần dần và từ từ cỏc nội dung chớnh và tổng kết lại trong phần kết luận để tăng sự hồi hộp và tũ mũ của người nghe. Một mở bài đầy đủ cũng cần phải thể hiện rừ cỏch thức và phương phỏp thuyết trỡnh cũng như thời lượng của bài thuyết trỡnh để người nghe chuẩn bị tõm thế tốt hơn khi nghe bài thuyết trỡnh của mỡnh.
Thể hiện cỏc nội dung thuyết trỡnh trong phần thõn bài
Để thể hiện nội dung thuyết trỡnh trong phần thõn bài, chỳng ta cần sắp xếp cỏc nội dung theo một trật tự logic nhất định giỳp người nghe dễ theo dừi và dễ nhớ và tỡm cỏch thể hiện cỏc nội dung đú một cỏch hấp dẫn người nghe nhất. Tựy vào thời lượng thuyết trỡnh khỏc nhau, chỳng ta cú thể chọn những cỏch thể hiện cỏc nội dung thuyết trỡnh khỏc nhau. Tuy nhiờn, để thu hỳt sự tập trung của người nghe chỳng ta khụng nờn khiến người nghe mệt mỏi vỡ phải tiếp cận với quỏ nhiều thụng tin và phải nhớ quỏ nhiều. Bởi vậy, phần nội dung chớnh của một bài thuyết trỡnh ngắn (dưới 20 phỳt) chỉ nờn bao gồm từ hai đến bốn ý chớnh. Triển khai từng ý chớnh với những chi tiết và sự giải thớch tương xứng nhưng khụng quỏ sa đà và lan man. Hóy luụn nhớ rằng nếu đưa quỏ nhiều chi tiết vào bài trỡnh bày cú thể làm mờ đi ý chớnh của nội dung thuyết trỡnh. Vỡ thế, hóy cố gắng duy trỡ bài thuyết trỡnh của mỡnh thật đơn giản và hợp lớ. Người thuyết trỡnh giỏi phải biết cỏch