Một là, bảng mô tả công việc (JD) phải phù hợp với hoạch định nguồn nhân lực của BHXH TP.HCM. Tức là, JD phải giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu của BHXH TP.HCM. Nhân sự phải được bố trí vào các vị trí phù hợp. Quản trị viên có thể dễ dàng phát hiện, xác định những điểm bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý, từ đó thiết kế lại bố trí cơng việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Hai là, JD phải có kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa. Tức là, JD phải so sánh mức độ chênh lệch về trách nhiệm và năng lực giữa một vị trí cơng việc và vị trí “kế thừa”, bảng mô tả công việc phải xác định lộ trình phát triển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức.
Ba là, JD là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên, xác định được nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực đáp ứng u cầu cho vị trí đang khuyết. Ngồi ra, JD là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo vào phát triển, nghĩa là JD phải có những thơng tin chi tiết về các yêu cầu năng lực.
Bốn là, JD là cơ sở để xác định lương, thưởng, các chế độ phúc lợi bởi đây là một trong những vấn đề quan trọng trong chính sách nhân sự của tổ chức. Chế độ lương thưởng nếu chỉ nằm ở thang lương, bảng lương của tổ chức cũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức. Thông qua JD, nhà quản trị sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lương nào, có dải lương và phúc lợi ra sao. Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách lương và phúc lợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng hơn nữa là đảm bảo sự cơng bằng và phúc lợi cho các vị trí cơng việc. Thêm vào đó, hệ thống hóa JD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch định được nguồn nhân lực thông qua việc phân tích cơng việc.
Giải pháp thứ hai, BHXH TP.HCM cần bố trí nhân viên phù hợp với năng lực thơng qua đánh giá thực hiện cơng việc cơng bằng, chính xác, kịp thời và gắn liền công việc với cơ hội phát triển
Sau khi xây dựng được bảng mơ tả cơng việc, để đảm bảo tính cơng bằng và bố trí cơng việc phù hợp với năng lực của nhân viên, BHXH TP.HCM cần đánh giá thực hiện cơng việc. Ngồi ra, việc thực hiện đánh giá lại năng lực cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên để có những điều chỉnh hợp lý và khen thưởng kịp thời nhằm khuyến khích nhân viên, cũng như rà sốt lại việc bố trí và sử dụng nhân viên. Kết quả đánh giá công việc cần được gắn kết với những điều kiện và cơ hội phát triển nghề nghiệp của nhân viên nhằm làm cho họ tập trung, phấn đấu nhiều hơn. Những cơ hội thăng tiến trong công việc cần được thông tin đến nhân viên dưới hình thức văn bản rõ ràng, cụ thể và cần thực hiện một cách công bằng. Như vậy, Bảng đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên bảng mô tả công việc của người nhân viên đảm nhận vị trí đó. Đồng thời, để BHXH TP.HCM có thể nâng cao hiệu quả công tác đánh giá nhân viên, người lãnh đạo cần kết hợp nhiều phương pháp đánh giá, cụ thể như: Phương
pháp MBO, phương pháp BOS, phương pháp viết bảng nhận xét, phương pháp định lượng. Đồng thời, khi đánh giá thực hiện công việc, BHXH TP.HCM cần tránh sử dụng các tiêu chí đánh giá chung cho tất cả các bộ phận mà cần dựa trên bảng mô tả công việc và mục tiêu đề ra cho từng vị trí để xây dựng tiêu chí đánh giá và thực hiện đánh giá cho từng nhân viên, từng nhóm, từng tổ đội… Việc đánh giá này thực sự khó thực hiện và tốn nhiều cơng sức, địi hỏi bộ phận hành chính nhân sự phải tập trung đầu tư và có kế hoạch cụ thể.
Giải pháp thứ ba, BHXH cần tạo hứng thú trong công việc
Xác định nhu cầu, sở thích cơng việc của nhân viên trong cơng việc, thực hiện thỏa mãn nó bằng cách tạo điều kiện cho họ có cơ hội thử thách với lĩnh vực họ quan tâm sau khi họ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Bằng cách này, BHXH TP.HCM vừa thực hiện được vấn đề khen thưởng nhân viên vừa thể hiện sự quan tâm của BHXH TP.HCM đối với người nhân viên và tạo được sự tin tưởng ở nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đặc biệt là những nhân tài ln thích được chinh phục những khó khăn, thử thách và cảm thấy được lãnh đạo tin tưởng giao cho những trách nhiệm lớn hơn họ mong đợi, do đó BHXH TP.HCM cần giao cho họ những cơng việc địi hỏi họ phải tư duy, tìm tịi, sáng tạo, phát huy năng lực cá nhân, sức mạnh tập thể và hỗ trợ khi cần thiết để khơi dậy hứng thú và nỗ lực làm việc. Đồng thời, ngồi phân cơng cơng việc theo trình độ chun môn, phân công công việc theo năng lực, kỹ năng của nhân viên cũng rất quan trọng. Ngày nay, để làm việc hiệu quả, nhân viên không phải chỉ cần trình độ, kiến thức mà rất cần những kỹ năng khác không kém phần quan trọng. Các kỹ năng “bẩm sinh” của nhân viên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc. Vì vậy, tác giả đề xuất trong phân cơng công việc, lãnh đạo cần nghiên cứu các kỹ năng sau để việc phân công công việc hợp lý hơn: Kỹ năng phân tích thơng tin, Khả năng phản ứng linh hoạt, Kỹ năng tự điều hành công việc, Kỹ năng ảnh hưởng/thuyết phục, Kỹ năng giao tiếp/tạo mối quan hệ, Khả năng ra quyết định.
Ngoài ra, để tránh sự nhàm chán trong công việc, BHXH TPHCM có thể thực hiện việc ln chuyển hốn đổi vị trí việc làm của các nhân viên trong phịng
ban. Và khi thực hiện phân công công việc, BHXH TP.HCM cần tránh sự lặp đi lặp lại, thiếu thách thức trong cơng việc. Có thể kết hợp cơng việc lặp lại với những cơng việc khác làm cho nó đa dạng hơn, có tính thử thách hơn ví dụ như cơng tác nghiên cứu marketing, thống kê có thể kết hợp với các cơng tác quản lý khách hàng hoạt động này giúp cho việc tiếp cận nguồn dữ liệu dễ dàng hơn. Tìm hiểu những nhiệm vụ, công việc buồn tẻ gây bất mãn cho nhân viên trong cơng việc, nếu có thể tách những yếu tố bất mãn này ra thành một phần riêng và giao cho một nhân viên khác hiểu rõ về vấn đề này thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả công việc cũng như làm giảm thiểu sự khơng hài lịng trong lực lượng nhân viên.
3.2.1.3. Đánh giá tính khả thi
Bảng 3.1: Khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng nâng cao sự hài lịng trong cơng việc
Giải pháp
Mức độ khả thi
STT 1 2 3 4 5
1 Xây dựng bảng mô tả công việc 1 9
2 Bố trí lại nhân viên 2 8
3 Tạo sự phấn khởi trong công việc 1 2 6 1
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Bảng 3.2: Kết quả tổng hợp của khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng nâng cao sự hài lịng trong cơng việc
STT Các giải pháp GTTB GTLN GTNN
1 Xây dựng bảng mô tả công việc 4,9 5 4
2 Bố trí lại nhân viên 4,8 5 4
3 Tạo sự phấn khởi trong công việc 3,7 5 2
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) Theo kết quả khảo sát, các chuyên gia cho rằng giải pháp xây dựng bảng mô tả công việc là khả thi nhất (GTTB = 4,9), tiếp theo là tái bố trí nhân sự (GTTB = 4,8) và cuối cùng là tăng cường sự hứng thú trong công việc (3,7). Tuy nhiên, để từng giải pháp mang tính khả thi cao thì cần lưu ý một số vấn đề sau:
Giải pháp thứ nhất, Khi BHXH TP.HCM xây dựng bảng mơ tả cơng việc thì BHXH TPHCM cần sự đồng thuận từ cao từ nhân viên đến các cấp lãnh đạo vì hiện
nay đã có phịng quản lý hành chánh và phịng này sẽ phối hợp với các phòng ban để xây dựng bảng mô tả công việc phù hợp với từng vị trí chức danh của từng phòng ban.
Giải pháp thứ hai, BHXH TP.HCM cần bố trí nhân viên phù hợp với năng lực thông qua đánh giá thực hiện công việc công bằng, chính xác, kịp thời và gắn liền công việc với cơ hội phát triển là khả thi vì hiện nay Ban Lãnh đạo công ty cũng nhận thấy hiện nay có một số vị trí nhân viên được bố trí vị trí việc làm khơng phù hợp với năng lực của họ nên chưa phát huy hết năng lực của họ. Điều kiện thực hiện giải pháp này là cần phải có sự quyết tâm cao từ Ban Lãnh đạo và đồng thuận cao từ nhân viên.
Giải pháp thứ ba, BHXH cần tạo hứng thú trong công việc là khả thi vì hiện nay, Ban Lãnh đạo cơng ty cũng đang nghiên cứu các biện pháp để nhân viên cảm thấy hứng thú với cơng việc từ đó sẽ nâng cao năng suất làm việc của nhân viên và làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của cơ quan.
3.2.2. Giảm thiểu sự căng thẳng trong công việc
3.2.2.1. Cơ sở giải pháp
Theo phần phân tích thực trạng thì nhân viên tại BHXH TP.HCM cảm thấy căng thẳng do quản lý số doanh nghiệp q đơng, trong đó có rất nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ nên việc thực hiện chính sách rất phức tạp và tốn nhiều thời gian quản lý. Đồng thời, theo kết quả khảo sát thì nhân viên đánh giá các yếu tố “Tôi thường cảm thấy căng thẳng khi làm việc”, “Tôi cảm thấy kiệt sức sau một ngày làm việc”, “Tơi thường xun làm việc ngồi giờ, thậm chí là làm việc ngày lễ”, “Tôi thường xuyên cảm thấy mệt do công việc quá tải” có GTTB >= 4.0. Tức là, nhân viên cảm thấy căng thẳng với công việc hiện tại.
3.2.2.2. Nội dung giải pháp
Giải pháp thứ nhất, BHXH TP.HCM nên đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính tại cơ quan.
Việc đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính nhằm giảm bớt các thủ tục hành chính và giảm bớt những khâu thời trong q trình giải quyết cơng việc từ
đó giảm thời gian giải quyết cơng việc và giảm bớt áp lực cho nhân viên. Để thực hiện được điều này thì BHXH TP.HCM cần lập ra hẳn một ban bao gồm những thành viên chủ chốt tại các phòng ban để triển khai qui trình thực hiện và theo dõi sát sao quá trình cải cách hành chính. Đồng thời, BHXH TP.HCM nên tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong q trình giải quyết cơng việc cho khách hàng để nâng cao năng suất làm việc của nhân viên tại cơ quan, chẳng hạn như thực hiện khai báo bảo hiểm xã hội bằng điện tử.
Giải pháp thứ hai, lãnh đạo BHXH TP.HCM cần duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong công việc cho nhân viên
Khi công việc trở nên quen thuộc với nhân viên thì dần dần lịng nhiệt huyết của nhân viên cũng nguội dần. Tuy nhiên, trên thực tế, lịng nhiệt huyết trong cơng việc là một kỹ năng có thể rèn luyện được. Theo đó, một trong những điểm mấu chốt để duy trì sự nhiệt tình này chính là kỹ năng tự tạo động lực cho bản thân nhân viên:
Một là, lãnh đạo BHXH TP.HCM cần xác định và phân bổ công việc phù hợp với cá tính và sở thích của người nhân viên. Cố gắng để có được thơng tin chính xác về từng nhân viên. Nghĩa là khi sắp xếp công việc cần phải chú ý đến năng lực và tính cách. Có như vậy thì nhân viên mới tìm thấy niềm say mê, động lực, hứng thú chinh phục khó khăn trong cơng việc đó, và khơng bao giờ thấy mệt mỏi hay nhàm chán.
Hai là, lãnh đạo BHXH TP.HCM không được để sự bất mãn trong công việc của nhân viên tồn tại quá lâu mà vẫn chưa được giải quyết, vì khi nhân viên bất mãn thì kết quả cơng việc sẽ giảm sút, có thể xảy ra tai nạn cho nhân viên, cũng như các chứng bệnh về tâm lý như trầm cảm, lo lắng, căng thẳng và các vấn đề về giao tiếp, gây ảnh hưởng không chỉ cho người nhân viên đó mà cịn tới những đồng nghiệp xung quanh.
Ba là, ln ln có những lời khen ngợi và ghi nhận những đóng góp của nhân viên đúng lúc. BHXH TP.HCM cũng cần chú ý đến việc cải thiện chế độ đãi
ngộ cho nhân viên ưu tú bằng cách khen thưởng cho những nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Đồng thời, BHXH TP.HCM cũng nên quan tâm đến những chương trình đào tạo, cập nhật kiến thức và kỹ năng cho nhân viên về công việc chuyên môn của nhân viên. Động thái này giúp cho nhân viên luôn nắm bắt được sự thay đổi, làm mới bản thân qua từng giai đoạn khác nhau của sự nghiệp, để họ đặt ra những mục tiêu cao hơn và phấn đấu chinh phục các thử thách đó.
3.2.2.3. Đánh giá tính khả thi
Bảng 3.3: Khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng giảm thiểu sự căng thẳng trong công việc
Giải pháp Mức độ khả thi ST T 1 2 3 4 5 1
Đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính 2 4 4 2 Duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong công
việc cho nhân viên 3 5 2
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Bảng 3.4: Kết quả tổng hợp của khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng giảm thiểu sự căng thẳng trong công việc
STT Các giải pháp GTTB GTLN GTNN
1 Đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính 4,2 5 3 2
Duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết
trong công việc cho nhân viên 3,9 5 3
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) Theo kết ủa khảo sát chuyên gia thì giải pháp “Đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính” hồn tồn khả thi (GTTB =4,2) và “Duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong cơng việc cho nhân viên” có tính khả thi (GTTB=3,9).
Giải pháp thứ nhất, BHXH TP.HCM nên đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính tại cơ quan là khả thi vì hiện nay thủ tục hành chính tại BHXH TP.HCM vẫn còn rờm rà và đây là một trong những nguyên nhân làm cho nhân viên phải chịu áp lực cơng việc rất lớn do đó cảm thấy rất căng thẳng trong việc của mình. Để
thực hiện được giải pháp này BHXH TP.HCM địi hỏi phải có sự chỉ đạo và quyết tâm của Ban Lãnh đạo.
Giải pháp thứ hai, lãnh đạo BHXH TP.HCM cần duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong cơng việc cho nhân viên là khả thi vì khi tạo được động lực và nhiệt huyết trong cơng ty thì kết quả làm việc của nhân viên sẽ được nâng cao từ đó xử lý cơng việc sẽ tốt hơn góp phần giải quyết được phần nào sự quá tải trong công việc. Điều kiện áp dụng giải pháp này là phải có dự trù những khoản khen thưởng cho nhân viên khi họ thực hiện tốt cơng việc của mình, đây sẽ là một động lực vô cùng lớn cho họ khi mà hằng ngày họ phải làm việc với khối lượng công việc cực kỳ lớn và chịu nhiều áp lực từ nhiều phía.
3.2.3. Cải thiện môi trường làm việc
3.2.3.1. Cơ sở giải pháp
Theo kết quả phân tích thực trạng thì BHXH TP.HCM có các trang thiết bị giúp nhân viên làm việc hiệu quả như phòng họp đa phương tiện, hệ thống thư viện điện tử hiện đại, máy tính xách tay có thể truy cập mạng nội bộ và làm việc từ xa. Tuy nhiên, văn phịng làm việc chưa tích hợp hệ thống các cửa sổ và giếng trời có diện tích đủ lớn để tạo nên sự lưu thơng khơng khí, điều tiết mơi trường làm việc thoải mái, giảm sự căng thẳng. Văn phòng còn chưa tận dụng tối đa điều kiện tự nhiên như ánh sáng mặt trời, khơng khí, giảm thiểu tối đa việc sử dụng nguồn sáng nhân tạo, máy lạnh chạy bằng điện, giúp tránh các bệnh lý do mơi trường đóng kín