1.2 Lý luận về hệ thống kiểm soát bội bộ
1.2.2.2.5 Phản ứng với rủi ro
COSO 2004 cung cấp cách thức phản ứng đa dạng và đề xuất chu trình để đơn vị phản ứng với các rủi ro.
Các cách thức để phản ứng với rủi ro bao gồm:
- Né tránh rủi ro: khơng thực hiện các hoạt động mà có rủi ro.
- Giảm bớt rủi ro: các hoạt động nhằm làm giảm thiểu khả năng xuất hiện hoặc mức độ tác động của rủi ro hoặc cả hai.
- Chuyển giao rủi ro: làm giảm thiểu khả năng xuất hiện và mức độbn tác động của rủi ro bằng cách chuyển giao hoặc chia sẽ một phần rủi ro như mua bảo hiểm, sử dụng các cơng cụ tài chính dự phòng tổn thất …
- Chấp nhận rủi ro: đơn vị không thực hiện bất cứ hành động nào đối với rủi ro.
Khi lựa chọn phương án phản ứng với rủi ro cần xem xét ở từng cấp độ hoạt động và trên tổng thể đơn vị, trong mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí. Và khi lựa chọn phản ứng cần phải xem xét các rủi ro tiếp theo phát sinh từ việc áp dụng phản ứng đó. Điều này phát sinh một chu trình kế tiếp và đơn vị phải xem xét tiếp rủi ro trước khi đưa ta quyết định cuối cùng. Việc mở rộng xem xét rủi ro theo từng cấp bậc kế tiếp giúp đơn vị nhìn nhận hết các rủi ro từ đó có thể quản lý tốt hơn và có chiến lược dài hạn cho các tình huống.
1.2.2.2.6 Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục được thực hiện nhằm đảm bảo các chính sách, chỉ thị của nhà quản lý về phản ứng với
rủi ro được thực hiện. Nội dung của hoạt động này tương tự báo cáo COSO 1992.
1.2.2.2.7 Thông tin và truyền thông
Thông tin và cách thức truyền thông là yếu tố không thể thiếu để đơn vị nhận dạng các sự kiện tiềm tàng, đánh giá và phản ứng với rủi ro. COSO 2004 nhấn mạnh chất lượng thông tin trong điều kiện sự phát triển mạnh mẽ của khoa học về công nghệ thông tin hiện nay và nội dung thông tin phải gắn liền với việc quản lý rủi ro tại đơn vị. Thông tin phải được cung cấp cho những người liên quan theo những cách thức và thời gian thích hợp để họ có thể thực hiện quá trình quản trị rủi ro và các nhiệm vụ liên quan.
1.2.1.2.8 Giám sát
Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá vai trò, nhiệm vụ của những người liên quan đến các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB trong quá trình thực hiện thông qua các hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Nội dung này tương tự như báo cáo COSO 1992.
Tóm lại, báo cáo COSO 2004 được công bố là “cánh tay nối dài” của báo cáo COSO 1992. COSO 2004 đưa ra khuôn khổ hợp nhất về quản trị rủi ro trong doanh nghiệp không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn giúp quản trị rủi ro toàn doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.
1.2.3 Mối quan hệ giữa mục tiêu của tổ chức với các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Tồn tại mối liên hệ trực tiếp giữa mục tiêu của tổ chức – là những cái cần đạt được – với các bộ phận của hệ thống KSNB – là đại diện cho những cái cần có để đạt được mục tiêu. Nếu xem một khối hình chữ nhật được tạo thành từ nhiều khối hình chữ nhật nhỏ, trong đó:
Hình 1.2 Mối quan hệ giữa mục tiêu và các thành phân của KSNB theo COSO 1992
Ba nhóm mục tiêu (mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và tuân thủ) được đặc trưng bởi các cột thẳng đứng (có tổng cộng 3 cột).
Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB được đặc trưng bởi các hàng ngang (có 5 hàng tất cả).
Các đơn vị con hoặc các hoạt động cụ thể của đơn vị được đặc trưng bởi chiều thứ 3 của khối chữ nhật (có thể có rất nhiều đơn vị con hoặc hoạt động cụ thể, tùy doanh nghiệp).
thì mối quan hệ giữ mục tiêu của tổ chức và các bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB được mô tả như sau:
Mỗi hàng ngang (một bộ phận của hệ thống KSNB) đều cắt cả ba cột ( 3 nhóm mục tiêu) tức là mỗi bộ phận của hệ thống KSNB thì cần thiết cho việc đạt được cả ba nhóm mục tiêu. Ví dụ các thơng tin tài chính và phi tài chính – là một thành phần của bộ phận thông tin và truyền thơng – thì cần thiết cho việc quản lý đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả đồng thời cũng cần thiết cho việc đánh giá sự tuân thủ luật lệ và quy định của đơn vị.
Tương tự, mỗi cột (một mục tiêu) đều cắt 5 hàng ngang ( 5 bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB). Tức là cả 5 bộ phận hợp thành của hệ thống
KSNB đều hữu ích và quan trọng trong việc đạt được 1 trong 3 nhóm mục tiêu nói trên. Ví dụ để doanh nghiệp hoạt động một cách hữu hiệu và hiệu quả thỉ rõ ràng cả 5 bộ phận của hệ thống KSNB đều quan trọng và đóng góp tích cực vào việc đạt được mục tiêu này.
KSNB liên quan đến từng bộ phận, từng hoạt động của tổ chức và toàn bộ tổ chức nói chung. Mối quan hệ này được thể hiện ở chiều thứ 3 của khối hình chữ nhật. Ví dụ khối chữ nhật có dấu X nói lên rằng mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của một phòng chức năng trong tổ chức.
1.2.4 Lợi ích của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong hoạt động của
doanh nghiệp
Khái niệm hệ thống KSNB trong báo cáo COSO 1992 đã nhấn mạnh mục đích thiết lập hệ thống KSNB trong hoạt động của doanh nghiệp là để “cung cấp sự đảm bảo hợp lý giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định được tuân thủ; và hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”. Như vậy, hệ thống KSNB rất hữu ích đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động ln tồn tại song hành. Nếu khơng có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động khơng vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tồn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...,);
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và gây dựng lịng tin đối với họ.
Khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống KSNB cũng trở nên to lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những doanh nghiệp mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi thu hút các nhà đầu tư bên ngoài.
Bên cạnh lợi ích, hệ thống KSNB cũng bộc lộ những hạn chế nhất định:
1.2.5 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự …. Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ giúp hạn chế tối đa những sai phạm, vì nó có những hạn chế tiền tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vơ ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới …
Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngồi đơn vị.
Hoạt động kiểm sốt chỉ nhằm vào những nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến các nghiệp vụ khơng thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm sốt phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
Ln có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng
Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp …
Chính những hạn chế của KSNB là nguyên nhân kiến cho KSNB không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày những lý luận cơ bản về hệ thống KSNB trên nền tảng của báo cáo COSO 1992 và COSO 2004. Báo cáo COSO 2004 là sự mở rộng và chi tiết các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB của báo cáo COSO 1992.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ là một q trình gắn bó chặc chẽ với hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp. Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp quản trị các rủi ro làm ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, để phát huy được lợi ích của hệ thống KSNB, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống KSNB với các yếu tố cấu thành theo lý luận báo cáo COSO 1992, đồng thời tích hợp với các yếu tố quản trị rủi ro của COSO 2004 nhằm khắc phục những hạn chế về lý luận của báo cáo COSO 1992.
Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm kinh doanh riêng, người quản lý cần thiết kế hệ thống KSNB phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị cũng như phát huy hết lợi ích của hệ thống KSNB trong quản lý doanh nghiệp.
Dựa trên những nghiên cứu ở Chương 1, chúng tôi sẽ đánh giá những ưu, nhược điểm của hệ thống KSNB trong hoạt động tại Cơng ty Điện lực Bình Thuận sẽ được trình bày trong chương 2.
Chương II:
Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Điện lực Bình Thuận
2.1 Sự phát triển của Cơng ty Điện lực Bình Thuận
Năm 1923, Hiệp hội điện lực Đông Dương (UNEDI) của Pháp tiến hành đầu tư xây dựng Nhà máy điện Phan Thiết, và đưa vào vận hành từ tháng 6/1924, vị trí nhà máy là văn phòng Điện lực Phan Thiết ngày nay.
Năm 1968, sau khi các công ty điện lực của Pháp hết thời hạn khai thác đã trao trả lại cho Ngụy quyền Sài Gịn. Tháng 6/1969, cơng ty điện lực Việt Nam (của ngụy quyền) được thành lập đã tiếp nhận các nhà máy điện của người Pháp, của các hợp tác xã đầu tư khai thác điện và của tư nhân. Nhà máy điện Phan Thiết được đổi tên là Trung tâm điện lực Phan Thiết. Năm 1972, Công ty điện lực Việt Nam hoàn thành xây dựng nhà máy và văn phịng Trung tâm điện lực Bình Tuy (thuộc địa phận thị xã Lagi, huyện Hàm tân, Bình Thuận ngày nay, hiện là nhà máy điện và văn phòng điện lực Hàm Tân). Sau ngày đất nước giải phóng, tiểu ban qn quản cơng nghiệp thuộc Ủy ban quân quản Thành phố tổ chức tiếp quản toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và nhân sự của Công ty Điện lực Việt Nam (CDV) thuộc chế độ cũ tại Thành phố Sài Gịn và tất cả các tỉnh phía Nam. Tháng 11/1975, Sở Quản lý và phân phối điện Thuận Hải được thành lập trên cơ sở tiếp quản ba trung tâm điện lực: Trung tâm Điện lực Phan Thiết, Trung tâm Điện lực Bình Tuy và Trung tâm Điện lực Phan Rang của chế độ cũ. Năm 1992, khi tách tỉnh Bình Thuận và Ninh Thuận từ tỉnh Thuận Hải, Sở quản lý và phân phối điện năng Thuận Hải cũng được tách ra thành Sở Điện lực Ninh Thuận và Sở Điện lực Bình Thuận.
Năm 1996, theo Quyết định số 237/ĐVN/TCCB-DL ngày 08/3/1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam về việc đổi tên các Sở Điện lực trực thuộc Công ty Điện lực 2, đơn vị chính thức được mang tên Điện lực Bình Thuận.
Đến 14/4/2010 theo quyết định số 235/QĐ-EVN của tập đồn Điện lực Việt Nam, Điện lực Bình Thuận chính thức đổi tên thành Cơng ty Điện lực Bình Thuận (PCBT) trực thuộc Tổng Cơng ty Điện lực Miền Nam (EVN SPC).
36 năm hình thành và phát triển, là một quá trình phấn đấu kiên trì và bên bỉ của tập thể nhân viên PCBT. Từ những ngày đầu thành lập, tiếp nhận hệ thống cơ sở vật chất nghèo nàn, bị tàn phá nhiều bởi chiến tranh: lưới điện nhỏ, chắp vá và bị xuống cấp; Tồn tỉnh chỉ có 9 phường nội thị và 4 thị trấn là có điện; Nguồn điện tồn bộ là diesel, máy phát điện chủ yếu là các máy thế hệ cũ do các nước tư bản sản xuất nên khơng có phụ tùng thay thế khi hư hỏng. Trong khi đó nhiệm vụ chính trị-xã hội lại nặng nề tạo áp lực lớn cho công tác sản xuất kinh doanh. Đến nay, PCBT có 132.412 khách hàng với sản lượng điện thương phẩm trong năm đạt: 809.552.982 kwh, doanh thu đạt 754,6 tỷ đồng, tỷ lệ điện dùng để phân phối điện là 7,44%; tổng số hộ có điện: 231.439/246.928 hộ chiếm 93,73%, trong đó số hộ nơng thơn có điện: 143.627/155.984 hộ chiếm tỷ lệ 92,08%. Với kết quả phấn đấu không ngừng trong thời gian qua, PCBT đã được các bộ ngành, địa phương, Chính phủ và Nhà nước ghi nhận và trao tặng nhiều phần thưởng cao quý cụ thể là:
o Huân chương Lao động III, II, I o Huân chương Chiến công hạng III
2.2 Đặc điểm hoạt động của Công ty Điện lực Bình Thuận
Cơng ty Điện lực Bình Thuận là đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng Cơng ty Điện lực Miền Nam. PCBT hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực:
Sản xuất, phân phối, kinh doanh điện năng;
Quản lý, vận hành, sửa chữa: nguồn điện; đường dây và trạm biến áp cấp
điện áp 35kV;
Chế tạo và sửa chữa thiết bị điện; gia cơng cơ khí các loại phụ kiện; Xây lắp đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 35kV;
Tư vấn khảo sát, thiết kế, lập dự toán và giám sát thi cơng các cơng trình
lưới điện có cấp điện áp đến 35kV;
Tư vấn lập dự án đầu tư, đấu thầu đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 35kV;
Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện đến cấp điện áp 35kV; Kiểm định phương tiện đo;
Đại lý cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thơng;
Kinh doanh thiết bị điện tử, thiết bị viễn thông và thiết bị công nghệ thông tin;
Xây lắp, giám sát các cơng trình viễn thơng cơng cộng; Kinh doanh khách sạn;
Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp;