2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty Điện lực
2.3.2.2 Phân tích các nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến khơng hồn thành kế hoạch lợi nhuận
Kế hoạch lợi nhuận của Công ty được cấu thành bởi hai yếu tố chính là doanh thu điện thương phẩm và chi phí, trong đó:
o Doanh thu điện thương phẩm của Công ty muốn đạt được cần phải hoàn thành sản lượng điện thương phẩm (tức là tổng sản lượng điện tiêu thụ sau khi trừ đi tổn tất điện năng), và giá bán điện bình qn (là giá bán điện tính bình quân cho 1Kwh điện).
o Chi phí sản xuất kinh doanh điện được EVN SPC giao định mức trên tiêu chí là bao nhiêu đồng chi phí/1Kwh điện thương phẩm. Do đó, ngồi việc Cơng ty phải thực hiện được kế hoạch sản lượng điện thương phẩm để có được khoản chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh mà cịn phải chi tiêu hợp lý, để chi phí thực tế không vượt mức kế hoạch do EVN SPC giao.
Phân tích nguyên nhân gây rủi ro đối với doanh thu điện thương phẩm
- Áp sai giá bán điện cho khách hàng: do nhân viên kinh doanh phân loại nhằm mục tiêu sử dụng điện của khách hàng; cố tình áp thấp giá bán điện cho khách hàng để nhận khoản lợi riêng cho cá nhân.
- Xác định sai số lượng điện tiêu thụ: do hệ thống đo ghi chỉ số điện năng thiếu chính xác, thiếu xót trong cơng tác kiểm chuẩn và thay thế hệ thống đo đếm định kỳ; nhân viên ghi chỉ số ghi nhằm chỉ số đo điện năng trên công tơ điện; hay nhân viên ghi chỉ số nhận hối lộ của khách hàng để ghi thấp chỉ số điện năng tiêu thụ so với chỉ số đúng trên công tơ điện nhằm giúp sản lượng điện tiêu thụ của khách hàng không vượt số điện định mức tiêu thụ và phải tiêu thụ điện tại mức giá cao hơn giá điện trong định mức tiêu thụ; nhân viên nhập chỉ số vào hệ thống quản lý khách hàng bị nhằm.
- Tỷ lệ điện dùng để phân phối (hay còn gọi là tỷ lệ tổn thất điện năng) còn cao do tổn thất kỹ thuật là loại tổn thất không thể tránh được do hiện tượng phát nhiệt của vật liệu dẫn điện, vì vậy, với tình trạng lưới điện càng cũ nát thì tổn thất càng lớn; mặt khác, do tiếp nhận lưới điện hạ áp nông thôn với hầu hết cơ sở hạ tầng lưới điện nông thôn ở tất cả các địa phương đều rất xuống cấp nghiêm trọng trong khi việc cải tạo lưới điện nông thôn sau khi tiếp nhận bán lẻ cịn chậm do khơng vay được vốn; khách hàng trộm cấp điện trong quá trình sử dụng làm thất thốt sản lượng điện; tình trạng quá tải các đường dây trung áp và hạ áp; nhân viên chậm trễ trong kiểm tra định kỳ và đột xuất các trạm biến áp, các lộ hạ thế theo đúng quy định, kịp thời phát hiện tình trạng lưới điện đầy tải, quá tải; nhân viên Công ty cố ý đóng điện cho các đơn vị sản xuất ngồi giờ quy định dẫn đến tình trạng q tải trên đường dây và trạm; hoặc khách hàng sử dụng điện sản xuất làm sai các quy định về giờ tiêu thụ điện trên hợp đồng gây nên quá tải điện năng.
Phân tích nguyên nhân gây rủi ro đối với kế hoạch chi phí
Có thể nói chi phí là sự tiêu hao các nguồn lực nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty. Nếu xét đến yếu tố chi phí (hay nội dung kinh tế của chi phí), chi phí bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu - Chi phí nhân cơng
- Chi phí khấu hao tài sản cố định - Chi phí dịch vụ mua ngồi - Chi phí bằng tiền khác
Như vậy, để quản lý chi phí nhằm hồn thành kế hoạch chi phí do tổng cơng ty giao, cần hạn chế các rủi ro có thể có khi khoản chi phí đó phát sinh:
Chi phí nguyên vật liệu
Những rủi ro có thể xảy ra đối với chi phí nguyên vật liệu liên quan đến các khâu trong quá trình tổ chức mua sắm nguyên vật liệu và xuất kho phục vụ sản xuất:
- Lập kế hoạch mua sắm - Lựa chọn nhà cung cấp - Nghiệm thu và nhận vật tư - Theo dõi cơng nợ và thanh tốn - Xuất kho vật tư phục vụ sản xuất
Tìm hiểu hoạt động mua sắm nguyên, vật liệu tại PCBT:
Lập kế hoạch mua sắm:
Căn cứ nhu cầu mua sắm nguyên vật liệu do các điện lực lập đã được giám đốc Công ty xét duyệt, phòng vật tư lập dự án mua sắm nguyên vật liệu, chuyển phòng quản lý đầu tư thẩm định và lập quyết định phê duyệt dự án trình lãnh đạo ký duyệt. Sau khi dự án đã được duyệt, phòng vật tư lập đơn hàng mua sắm, và chuyển phòng kế hoạch kỹ thuật thẩm định, đồng thời lập quyết định phê duyệt đơn hàng trình lãnh đạo.
Những sai phạm:
- Số lượng nguyên vật liệu cần mua cao hơn số lượng cần thiết, làm cho lượng tồn kho nguyên vật liệu cao trong khi Công ty phải chi trả một khoản tiền để thanh toán cho nhà cung cấp, mặt khác tồn kho nguyên vật liệu nếu để lâu có thể gây nên tình trạng hư hỏng, kém chất lượng không thể phục vụ sản xuất.
Nguyên nhân:
- Việc cân đối hàng tồn kho chỉ được thực hiện bởi phòng vật tư mà khơng có sự sốt xét lại của một đơn vị khác, bộ phận thẩm định đơn hàng lại không biết số lượng tồn kho nguyên vật liệu.
Sau khi đơn hàng đã được duyệt, phòng vật tư lập kế họach đấu thầu, kế hoạch này được thẩm định bởi phịng quản lý đầu tư trước khi trình giám đốc duyệt. Trên cơ sở kế hoạch đấu thầu được duyệt, phòng vật tư lập hồ sơ mời thầu, phòng quản lý đầu tư thẩm định và trình giám đốc ký duyệt hồ sơ mời thầu. Hình thức lựa chịn nhà cung cấp được thực hiện theo quy định tại luật đấu thầu, nghị định 58/NĐ-CP ngày 5/5/2008 và quy chế chi tiêu nội bộ tại Cơng ty.
Phịng vật tư sau khi nhận được hồ sơ thầu của các nhà cung cấp gửi sẽ tổ chức mở thầu, tham gia mở thầu có đại diện các phịng: phịng vật tư, phịng quản lý đầu tư, phịng tài chính kế tốn. Phịng vật tư mở hồ sơ thầu, và thông báo giá cá, thời gian giao hàng của các nhà cung cấp cho các đơn vị tham gia mở thầu. Việc thẩm định năng lực tài chính, chất lượng hàng hóa, khả năng cung cấp hàng của các nhà cung ứng do phịng vật tư xem xét sau đó và chuyển phòng quản lý đầu tư thẫm định kết quả đấu thầu, đồng thời, trình giám đốc ký duyệt kết quả đấu thầu.
Những sai phạm:
- Phịng vật tư thơng đồng với nhà cung cấp, sửa hồ sơ thầu, hay giấu đi những hồ sơ dự thầu tốt, làm sai lệch kết quả đấu thầu;
- Nhà cung cấp có giá nguyên vật liệu cao hơn các đơn vị khác.
- Nhà cung cấp nguyên vật liệu không đủ chất lượng theo như yêu cầu của hồ sơ mời thầu
- Nhà cung cấp khơng có khả năng cung cấp hàng đúng số lượng và thời gian quy định.
Ngun nhân:
- Việc mở thầu mang tính hình thức, hồ sơ thầu không được thẩm định đầy đủ bởi các thành viên tham gia mở thầu.
- Nguyên vật liệu của công ty do một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài, nên khi cơng ty thơng báo đấu thầu, có ít đơn vị tham gia đấu thầu.
Nhận, nghiệm thu và nhập kho vật tư:
Nguyên vật liệu được nhận tại kho Cơng ty. Ngun vật liệu được giao phải có đầy đủ các hồ sơ chứng nhận chất lượng, xuất xứ của mặt hàng như: hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xưởng của nhà cung cấp, giấy kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa của đơn vị thứ 3 độc lập (nếu có), C/O và C/Q đối với các mặt hàng sản xuất tại nước ngoài …. ; đồng thời phải có sự tham gia của hội đồng nghiệm thu khi nhận hàng. Nguyên vật liệu sau khi được kiểm nhận về số lượng và chất lượng sẽ được làm thủ tục nhập kho.
Nhân viên cung ứng hàng (phòng vật tư) lập giấy đề nghị nhập kho, kèm bản sao của hóa đơn trình trưởng phịng vật tư và giám đốc ký duyệt. Giấy đề nghị nhập kho được chuyển cho nhân viên lập phiếu nhập kho (phòng vật tư) nhập liệu vào chương trình quản lý vật tư thiết bị, kế tốn vật tư (phịng tài chính kế tốn) sẽ định khoản cho phiếu nhập kho vừa thiết lập trên chương trình, thủ kho (phịng vật tư) sẽ in phiếu nhập kho (gồm 2 liên), ký xác nhận số hàng đã nhập, ghi thẻ kho; đồng thời trình trưởng phòng vật tư ký duyệt phiếu nhập kho, cùng với giấy đề nghị nhập kho, bản sao hóa đơn nhận từ nhân viên lập phiếu nhập kho; sau cùng, thủ kho sẽ chuyển hồ sơ nhập kho cho kế toán vật tư. Nhân viên cung ứng hàng sẽ liên hệ kế toán vật tư để ký xác nhận trên phiếu nhập kho, và nhận 1 liên của phiếu nhập kho để lập hồ sơ thanh toán.
Những sai phạm:
- Nguyên vật liệu được giao khơng có đầy đủ hồ sơ chứng nhận chất lượng và số lượng mặt hàng theo yêu cầu của hợp đồng.
- Nguyên vật liệu được nhập kho mà không được tiến hành nghiệm thu bởi hội đồng nghiệm thu.
- Nguyên vật liệu nhập kho khơng đủ số lượng theo hóa đơn hoặc không đảm bảo chất lượng theo theo yêu cầu hợp đồng.
- Nguyên vật liệu nhập kho không đúng mặt hàng theo yêu cầu của hợp đồng.
- Phiếu nhập kho được lập chậm trễ không phản ánh và theo dõi kịp thời số lượng tồn kho trên sổ sách.
- Ghi nhận nhằm số lượng, đơn giá mặt hàng trên phiếu nhập kho mà thủ kho và kế tốn khơng phát hiện.
- Phiếu nhập kho được lập theo đúng số lượng trên hóa đơn, nhưng số lượng hàng thực nhận chênh lệch so với hóa đơn.
Nguyên nhân:
- Nguyên vật liệu được cung cấp bởi những đơn vị nhất định trong nhiều năm, nên đã tạo mối quan hệ “thân thiết” giữa nhà cung cấp và phòng vật tư, nên các mặt hàng được giao để kịp thời gian theo hợp đồng, hồ sơ hàng hóa thường được gửi sau.
- Quy định thành lập hội đồng nghiệm thu vật tư trước khi nhập kho khơng mang tính khả thi. Khâu nghiệm thu vật tư và lập biên bản nghiệm thu vật tư chỉ nhằm tạo tính pháp lý của hồ sơ mua sắm vật tư theo quy định của EVN SPC. Công việc này thường chỉ được thực hiện trên thực tế khi công ty mua sắm tài sản cố định phục vụ sản xuất, phương tiên vật tải hay nhà cửa, vật kiến trúc.
- Thủ tục nhập kho vật tư trải qua nhiều bước, làm chậm trễ thời gian nhập liệu vào chương trình quản lý vật tư, thiết bị.
- Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư hầu như được thực hiện bởi nhân viên phòng vật tư nên có thể xảy ra hiện tượng thơng đồng với nhau và với nhà cung cấp để hưởng lợi.
- Chương trình quản lý vật tư thiết bị có tính năng kiểm sốt nhập liệu, khi người sử dụng nhập liệu vào ô số lượng và thành tiền theo hóa đơn,
chương trình sẽ tự động tính và hiển thị đơn giá mặt hàng, giúp người sử dụng kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn, nhưng người sử dụng do tính chủ quan đã khơng kiểm tra sự khớp đúng giữa đơn giá trên chương trình và hóa đơn mà chỉ kiểm tra so sánh số tổng trị giá hóa đơn, và tổng giá trị trên phiếu nhập kho.
Xuất kho nguyên vật liệu
Căn cứ nhu cầu về vật tư, thiết bị … phục vụ sản xuất kinh doanh, đơn vị lập phiếu đề nghị xin xuất kho vật tư trình trưởng phịng vật tư xem xét, cân đối hàng tồn kho, và ban giám đốc ký duyệt. Thủ kho căn cứ đề nghị xuất kho đã được duyệt, xuất kho hàng hóa giao cho đơn vị sử dụng, ghi thẻ kho; đồng thời, chuyển phiếu đề nghị xuất kho cho nhân viên khai thác phiếu (phịng vật tư), lập phiếu xuất kho, kế tốn vật tư thực hiện định khoản trên phiếu xuất kho mới được thiết lập, sau đó, thủ kho sẽ in phiếu xuất kho, ký phiếu, trình trưởng phịng vật tư ký duyệt, và chuyển cho kế toán vật tư. Đơn vị xin xuất kho sẽ liên hệ kế toán vật tư để ký xác nhận trên phiếu xuất kho, và nhận 1 liên của phiếu xuất kho, lưu tại đơn vị.
Những sai phạm:
- Sử dụng lãng phí hàng tồn kho.
- Các đơn vị xin xuất kho hàng hóa nhằm phục vụ mục đích cá nhân. - Vật tư được xuất kho nhưng đơn vị không thi công hoặc chậm thi cơng, làm thất thốt ngun vật liệu.
Nguyên nhân:
- Cơng ty khơng có định mức sử dụng các thiết bị, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm đối với mỗi cá nhân, phòng, ban.
- Thiếu những thủ tục kiểm soát trong hoạt động xuất kho hàng tồn kho.
Chi phí mua sắm văn phịng phẩm
Cơng tác tổ chức mua sắm văn phịng phẩm được phân cấp cho các điện lực tự trang bị theo nhu cầu phát sinh.
Tại Công ty, một nhân viên phịng vật tư được phân cơng cân đối số lượng văn phòng phẩm tồn kho, và nhu cầu sử dụng của các phòng ban, xác định số lượng và chủng loại hàng cần mua, chọn nhà cung cấp. Đơn vị được lựa chọn là các đối tác đã và đang cung cấp văn phòng phẩm cho Công ty. Nhân viên này tiến hành đặt hàng qua điện thoại, nhận hàng giao tại kho Công ty, làm phiếu đề nghị nhập kho, khai thác phiếu nhập kho trên chương trình quản lý vật tư và làm thủ tục thanh tốn.
Tại các điện lực, có 4/6 đơn vị căn cứ nhu cầu sử dụng và lượng hàng tồn kho, lập tờ trình xin mua văn phịng phẩm trình giám đốc điện lực xét duyệt, 2./6 đơn vị lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm trong năm trình giám đốc Cơng ty phê duyệt. Và có 5/6 đơn vị, nhân viên phụ trách mua sắm văn phòng phẩm là thủ kho của điện lực. Ngoài ra, vấn đề lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng và nhập kho cũng diễn ra tương tự tại Cơng ty.
Các đơn vị, khi có nhu cầu về văn phòng phẩm, sẽ làm giấy đề nghị xuất kho vật tư trình trưởng phịng vật tư xem xét, và giám đốc ký duyệt.
Những sai phạm:
- Nhân viên cung ứng có thể làm khống chứng từ mua văn phòng phẩm, nhập kho và thanh tốn.
- Số lượng văn phịng phẩm hoặc số lượng mặt hàng nhập kho trên thực tế thấp hơn so với số lượng trên hóa đơn của nhà cung cấp.
- Giá cả và chất lượng văn phịng phẩm khơng phù hợp.
- Giá cả văn phòng phẩm của nhà cung cấp chưa mang tính cạnh tranh - Số lượng văn phòng phẩm đặt mua nhiều hơn so với nhu cầu sử dụng, vừa làm thất thoát một lượng tiền, vừa gây lãng phí cho Cơng ty do văn phịng phẩn tồn kho lâu ngày dễ bị mất phẩm chất.
- Nhân viên sử dụng văn phòng phẩm chưa tiết kiệm, và khơng có trách nhiệm giữ gìn những vật dụng văn phịng trong cơng việc hàng ngày.
- Các phòng ban xin xuất kho với số lượng nhiều các mặt hàng văn phịng phẩm, có thể gây thất thốt tài sản của Cơng ty.
Ngun nhân:
- Tồn tại sự kiêm nhiêm trong phân công nhiệm vụ trong công ty: một nhân viên vừa là người cung ứng hàng, vừa ghi nhận chứng từ nhập kho, điều này đã làm giảm hiệu quả kiểm soát khi nghiệp vụ phát sinh.
- Cơng ty khơng có quy định quản lý sử dụng văn phòng phẩm đối với nhân viên.
- Công ty đã ban hành những quy định về thủ tục mua sắm, nhưng không kiểm tra, và phê duyệt chưa chặc chẽ, vì vậy, cơng tác tổ chức mua sắm vẫn thực hiện theo lề lối cũ., không thống nhất giữa công ty và các chi nhánh.