3.3 Các giải pháp cụ thể
3.3.4 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của thông tin và truyền thông
mạng internet hay hệ thống điện thoại nội bộ, khóa dịch vụ điện thoại di động nhằm hạn chế sử dụng điện thoại vào mục đích cá nhân.
Sử dụng hệ thống điện thoại tổng đài tại các phịng ban, có quy định thời gian tối đa cho mỗi cuộc gọi, và hệ thống sẽ tự động ngắt kết nối khi cuộc gọi kéo dài quá thời gian cho phép nhằm tránh những cuộc đàm thoại kéo dài, gây lãng phí
Khốn định mức chi phí sử dụng nước cho mỗi phòng, ban, chi nhánh.
Quy định thời gian thắp sáng đèn và sử dụng thiết bị điều hịa khơng khí theo mùa giúp tiết kiệm điện.
Với các khoản chi tiếp khách, cơng ty u cầu các phịng, ban khi dự kiến tiếp đãi khách phải lập tờ trình xin ý kiến lãnh đạo, nội dung tờ trình phải bao gồm: đối tượng được mời, số lượng khách, nhân viên được cử đại diện tiếp đoàn khách. Đồng thời, quy định mức chi tối đa cho mỗi khách, trường hợp chi vượt mức cho phép phải có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
Đối với chi phí tổ chức hội nghị, phịng tổ chức nhân sự phải lập bảng dự trù chi phí tổ chức trên cơ sở định mức quy định theo quy chế chi tiêu nội bộ của Cơng ty trình lãnh đạo phê duyệt. Các khoản chi vượt dự tốn phải có ý kiến của lãnh đạo.
3.3.4 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của thông tin và truyền thông thông
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Và truyền thơng là thuộc tính của thơng tin giúp các thông tin đến được với các đối tượng có nhu cầu giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình. Qua khảo sát, hiện nay tại Cơng ty, tuy có những phương tiện hỗ trợ tốt cho q trình truyền thông, nhưng thiếu những
quy định và lưu đồ về luân chuyển chứng từ, các yêu cầu về báo cáo cần thiết cho mỗi nghiệp vụ và đối tượng nhận báo cáo. Do vậy, một số giải pháp giúp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống thơng tin và truyền thơng như sau:
- Thiết lập mơ hình xử lý nghiệp vụ, ban hành các hướng dẫn chi tiết, cùng với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, cá nhân, trách nhiệm báo cáo, và đối tượng báo cáo nhằm tạo nền tảng cho q trình tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thơng tin thuận lợi, đồng thời giúp mỗi cá nhân, bộ phận thấy được trách nhiệm kiểm soát của bản thân trong mỗi giai đoạn thực hiện nghiệp vụ.
- Bảo đảm an tồn đối với các thơng tin mang tính bảo mật của Công ty: sao chép và lưu giữ thông tin, tránh sự mất mát; lắp đặt các thiết bị an ninh giúp ngăn chặn truy cập thông tin qua hệ thống mạng internet.
- Thiết lập kênh thông tin mở giữa lãnh đạo các cấp và nhân viên thông qua bảng thông tin doanh nghiệp, thùng thư góp ý của nhân viên, hay các buổi họp mặt tồn thể nhân viên với lãnh đạo Cơng ty.
- Xây dựng trang web của Công ty và thường xuyên cập nhật thông tin về hoạt động công ty nhằm tuyên truyền, giới thiệu về hình ảnh của Công ty với các đối tượng bên ngồi.
- Phân cơng nhân viên phụ trách cập nhật thường xuyên những thơng tin, ý kiến của các đối tượng bên ngồi về hoạt động của ngành, Công ty, và các đối tác bên ngoài qua mạng internet, và các phương tiện truyền thông khác, đánh giá ảnh hưởng của thông tin đến hoạt động của Công ty, và báo cáo lãnh đạo.