2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty Điện lực
2.3.3 Những ưu điểm và tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động của
hoạt động của Cơng ty Điện lực Bình Thuận
Qua kết quả khảo sát, có thể nhận thấy những ưu điểm và tồn tại của hệ thống KSNB trong hoạt động tại PCBT như sau:
2.3.3.1 Mơi trường kiểm sốt
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Ưu điểm:
Công ty luôn ý thức rõ việc chấp hành nghiêm túc các nội quy, quy định của pháp luật. Tiêu chí hồn thành đầy đủ các nghĩa vụ ngân sách với nhà nước luôn đặt lên hàng đầu.
Công ty đang xây dựng môi trường văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp, và văn hóa giao tiếp với khách hàng. Đồng thời, Cơng ty đã có những văn bản triển khai thực hiện cơng tác phịng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhược điểm:
Những quy định về nguyên tắc ứng xử trong Công ty chỉ mới tồn tại ở dạng văn bản, chưa có những biện pháp tuyên truyền, giáo dục trong toàn thể CBCNV Cơng ty, để những ngun tắc trở thành thói quen ứng xử của nhân viên.
Công ty đưa ra những quy định, nhưng chưa có các biện pháp khen thưởng, hay xử phạt đối với các cá nhân thực hiện tốt hay vi phạm các nội quy của Công ty.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành:
Ưu điểm:
Định kỳ, Công ty tổ chức các cuộc họp giao ban nhằm tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, so sánh kết quả thực hiện và kế hoạch, đề ra phương hướng để hoàn thành kế hoạch năm do EVN SPC giao.
Trong q trình hoạt động của Cơng ty, ln có sự trao đổi thông tin hai chiều giữa ban giám đốc và trưởng các phòng, ban chức năng, các chi nhánh.
Nhược điểm:
Theo khảo sát, ban giám đốc Cơng ty rất quan tâm đến hồn thành kế hoạch do Tổng Cơng ty giao. Vì hồn thành kế hoạch được phân bổ sẽ mang lại khơng những lợi ích cho tập thể nhân viên Cơng ty mà cịn mang lại lợi ích cho các nhân ban giám đốc: quỹ lương Tổng công ty giao theo đơn giá tiền lương kế hoạch, các khoản thưởng cho ban giám đốc bằng lương, các suất đi du lịch nước ngoài, và uy tín cá nhân nhằm đạt được các danh hiệu do Nhà nước trao tặng như anh hùng lao động, chiến sỹ thi đua ….Điều này dễ gây sức ép lên nhà quản lý và dẫn đến các hành vi thiếu minh bạch trong điều hành hoạt động của Công ty.
Q trình trao đổi thơng tin giữa các trưởng, phó các phòng ban chức năng, chi nhánh và ban giám đốc Công ty chỉ dừng ở mức độ báo cáo và chỉ đạo. Tính thụ động và ít mạnh dạn trong phát biểu ý kiến cá nhân tồn tại trong phần lớn nhân viên cấp quản lý của Công ty. Nguyên nhân là vẫn còn lối làm việc theo kiểu bao cấp, ít năng động, sáng tạo trong doanh nghiệp 100% vốn nhà nước; và đa số nhân viên còn có sự e ngại khi đề xuất ý kiến. Do đó, nhân viên cấp dưới thực hiện cơng việc theo chỉ đạo từ trên xuống, ban giám đốc ít có sự tiếp nhận những phản hồi từ kênh thông tin này.
Cơ cấu tổ chức:
Ưu điểm:
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty thực hiện theo quy chế tổ chức và hoạt động do EVN SPC ban hành.
Nhược điểm:
Cơng ty khơng có sơ đồ cơ cấu tổ chức cũng như là các quy định về phân chia trách nhiệm quyền hạn của các đơn vị trực thuộc và các phòng chức năng của Cơng ty. Các phịng ban chun môn và các chi nhánh tự xây dựng chức năng, quyền hạn và chuyển phòng tổ chức nhân sự lưu hồ sơ tổ chức. Vì vậy đã có tình trạng chức năng quyền hạn của các đơn vị bị chồng chéo, khi
có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau thì có khi được thực hiện đơn vị này, khi được thực hiện bởi đơn vị khác; hơn nữa, điều này đã hạn chế hoạt động kiểm sốt trong Cơng ty.
Trước những thay đổi trong điều kiện sản xuất kinh doanh, nhiều loại hình hoạt động mới được bổ sung trong điều lệ hoạt động, các phòng, ban chức năng vẫn khơng có những chỉnh sửa về phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn. Do đó, khi có vấn đề cần giải quyết chưa từng xảy ra trước đây thường xảy ra hiện tượng đùn đẩy công việc cho nhau.
Phân chia quyền hạn, trách nhiệm:
Ưu điểm:
Tại các phòng ban chức năng và các chi nhánh đều tự xây dựng chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên.
Nhược điểm:
Các phòng ban, chi nhánh không cập nhật bản mô tả công việc khi có những biến động nhân sự, những phân nhiệm sau đó được trưởng đơn vị thơng báo trong cuộc họp nội bộ của các đơn vị.
Tại hầu hết các chi nhánh, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm chưa rõ ràng, do thiếu nhân sự: nhân viên kế toán vừa thực hiện, phê duyệt nghiệp vụ và ghi sổ kế toán, hoặc nhân viên kế toán kiêm nhiệm chức năng nhân viên hành chánh hay hay nhân viên kinh doanh xóa nợ, thu tiền điện.
Sự sắp xếp cơng việc chưa đều, có hiện tượng dồn việc cho những cá nhân có năng lực, vì vậy dễ tạo áp lực và bất mãn cho người lao động.
Chính sách nhân sự:
Ưu điểm:
Cơng ty có xây dựng chỉ tiêu tuyển dụng nhân sự cho mỗi vị trí cơng việc. Đồng thời, cơng ty cung đặt ra quy chế lao động, thể hiện các nội dung: phương thức trả lương, điều kiện nâng lương, đánh giá xếp loại lao động, quy chế khen thưởng, kỹ luật, bổ nhiệm đối với người lao động.
Công ty luôn tạo điều kiện cho các nhân viên có ý muốn tham gia các khóa đào tạo nhằm trao dồi khả năng chuyên môn.
Nhược điểm:
Quá trình xét duyệt hồ sơ tuyển dụng nhân sự khơng khách quan, cịn hiện tượng “quen biết, gửi gắm” khi lựa chọn cá nhân đáp ứng những chỉ tiêu đã thiết lập, dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, nhân viên mới khơng có năng lực đảm bảo hồn thành tốt cơng việc, gây lãng phí nguồn nhân lực. Ngồi ra, Cơng ty khơng có chương trình tập huấn cho nhân sự mới tuyển dụng, nên nhân viên mới không nắm bắt rõ ràng được những quy định, và quy trình cơng việc dẫn đến các sai sót khi được giao nhiệm vụ.
Cơ chế trả lương theo cấp bậc dễ tạo sự bất mãn cho những nhân viên mới có năng lực, và mức lương khơng làm hài lịng người lao động là nguy cơ của những gian lận, thiếu nhiệt tình trong cơng việc.
Chính sách kỹ luật chưa nghiêm và đúng theo những quy định đã ban hành. Việc xử phạt thực hiện theo cảm tính.
Đảm bảo năng lực
Ưu điểm:
Đa phần các nhân viên trong cơng ty có năng lực đáp ứng các yêu cầu của công việc được giao.
Nhược điểm:
Do những ảnh hưởng của chính sách nhân sự, và phân chia nhiệm vụ nên có hiện tượng chảy máu chất xám trong công ty; và cơng ty ln trong tình trạng “thiếu người có năng lực, thừa người kém năng lực”;
Ngoài ra, do đặc thù của ngành điện ngay từ khi mới thành lập công ty, phần lớn nhân viên quản lý trong Công ty đều xuất thân từ ngành kỹ thuật, nên những hiểu biết về quản lý tài chính rất hạn chế.
Công ty rất hạn chế trong việc tổ chức bồi dưỡng kiến thức tài chính, kế tốn, cũng như là phổ biến cập nhật những quy định của Nhà nước về chế độ kế toán, thuế cho nhân viên làm cơng tác kế tốn cũng như là nhân viên quản lý.