3.3 Các giải pháp cụ thể
3.3.3 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo chi các chỉ thị của người quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Do đó, các giải pháp đặt ra nhằm giúp tăng tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt:
- Sự phân chia quyền hạn trách nhiệm rõ ràng giữa các phần hành cơng việc giúp giảm rủi ro do tình trạng kiêm nhiệm đang tồn tại ở phần lớn các chi nhánh:
o Điều chuyển những lao động có khả năng đảm nhiệm công việc từ nơi thừa sang nơi thiếu.
o Sa thải lao động khơng có nhu cầu, để tuyển dụng thêm lao động đảm trách các cơng việc hiện đang được kiêm nhiệm, tránh lãng phí nguồn lương của Công ty.
o Ban hành quy định đầy đủ và hợp lý về chức năng, nhiệm vụ, và phân cấp xét duyệt của lãnh đạo cấp chi nhánh: phân thêm quyền ký kết các hợp đồng kinh tế mua sắm hàng hóa, dịch vụ, và xét duyệt các nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ, trong đó, hàng hóa là vật tư rẻ tiền mau hỏng, các loại văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, thiết bị văn phịng thơng dụng trên thị trường, nhằm đáp ứng sự linh hoạt và chủ động trong quản lý nghiệp vụ phát sinh, đồng thời cũng là giao quyền để tăng tính kiểm sốt phê duyệt tại cấp lãnh đạo chi nhánh.
o Kiểm tra thường xuyên việc thực hiện phân nhiệm, và có những điều chỉnh kịp thời trước các điều kiện thay đổi: cập nhật chương trình mới, thay đổi quy trình, nhân sự mới …
- Tăng cường an ninh đối với tài sản, hệ thống dữ liệu của Công ty: o Thiết lập các quy định về đối tượng, thời gian, điều kiện, và sự xét duyệt cần thiết khi tiếp cận hệ thống máy chủ.
o Tăng cường bảo mật đối với hệ thống mạng nhằm hạn chế sự truy từ xa đối với dữ liệu của công ty.
o Định kỳ, sao chép và lưu trữ dữ liệu tại các thiết bị khác với hệ thống máy chủ.
o Bảo vệ tài sản cố định: Chia nhỏ đối tượng theo dõi biến động tài sản, nhằm giảm bớt khối lượng tài sản đang quản lý tại các chi nhánh theo cách: phân chia lưới, trạm điện theo địa lý hành chính tương ứng với các tổ điện, mỗi tổ điện sẽ có sổ theo dõi lịch treo tháo máy biến áp, và các tuyến đường dây điện. Hàng tháng, tổ điện sẽ báo cáo biến động về chi nhánh, sau
đó tổng hợp gửi Cơng ty. Lúc này, kế tốn tài sản cố định sẽ đối chiếu giữa sổ sách và báo cáo để kịp thời phát hiện và xử lý chênh lệnh
Một số thủ tục kiểm sốt hồn thiện quy trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ tại Công ty, nhằm hạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động này: - Việc cung ứng các nhu cầu vật tư thiết bị, công cụ dụng cụ … và dịch vụ tiện ích nên được tập trung tại một đầu mối, nhằm hạn chế sự trùng lắp, dư thừa các mặt hàng trong mua sắm gây lãng phí, và gây khó khăn trong cơng tác kiểm sốt khi phát sinh nghiệp vụ:
Phịng vật tư có nhiệm vụ tổ chức mua sắm vật tư thiết bị, văn phòng phẩm, tài sản cố định … phục vụ sản xuất kinh doanh.
Phòng tổ chức nhân sự đảm nhận khâu cung ứng các dịch vụ sửa chữa thường xuyên và các dịch vụ mua ngoài.
- Lập kế hoạch mua sắm:
o Đối với mua sắm hàng hóa:
Tất cả nghiệp vụ phát sinh mua đều phải có tờ trình xin cung cấp hàng hóa của đơn vị có nhu cầu và đơn hàng do nhân viên cung ứng (Phòng vật tư) lập đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đơn hàng phải được phịng tài chính kế tốn kiểm tra, cân đối với số lượng hàng tồn kho, khả năng tài chính trước khi trình lãnh đạo xét duyệt, và phịng kế hoạch kỹ thuật xem xét những yêu cầu kỹ thuật đối với đơn hàng, và sự đòi hỏi thiết yếu của mặt hàng trong quy trình sản xuất, và so sánh với định mức sử dụng các mặt hàng được thiết lập đối với mỗi đơn vị.
Đơn hàng có số thứ tự in trước, và thể hiện tham chiếu số và nội dung tờ trình xin cung cấp hàng hóa.
Tờ trình xin cung ứng vật tư được theo dõi theo số thứ tứ công văn riêng với các loại văn bản khác nhằm tránh thất lạc và sự lặp lại của đơn vị xin cung cấp hàng hóa. Tờ trình sau khi được phê chuẩn, cần được sao, lưu
giữ 1 bản tại bộ phận văn thư (phòng tổ chức nhân sự). Phòng vật tư cần mở sổ theo dõi tờ trình nhận được từ các đơn vị.
o Đối với dịch vụ sửa chữa:
Công ty nên ký hợp đồng bảo trì thiết bị định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm nhằm tạo điều kiện bảo dưỡng thiết bị thường xuyên, kéo dài tuổi thọ và chất lượng của thiết bị, đồng thời, sửa chữa khi có phát sinh hư hỏng, đảm bảo chất lượng và chi phí hợp lý.
Khi có nhu cầu sửa chữa thiết bị, đơn vị quản lý tài sản lập tờ trình báo hỏng trình giám đốc ký duyệt, tờ trình cần được theo dõi theo số thự tự cơng văn riêng, và lưu giữ một bản sao tại bộ phận văn thư (phòng tổ chức nhân sự), để tờ trình khơng bị mất hay trùng lắp.
Tổ chức kiểm tra và lập biên bản xác nhận tình trạng thiết bị hỏng, với sự tham gia của đơn vị sử dụng tài sản, cơng ty bảo trì hay đơn vị có kỹ thuật chuyên mơn liên quan và phịng tổ chức nhân sự. Nội dung biên bản phải bao gồm nguyên nhân gây hỏng, và phương án sửa chữa, và sự xét duyệt của lãnh đạo, điều này giúp công ty hạn chế khả năng xảy ra việc lặp chứng từ sửa chữa khống để thanh toán, và quản lý chi phí chặc chẽ hơn.
Ngồi ra, thiếp lập bộ phận bảo trì thuộc phịng tổ chức nhân sự, bộ phận này có nhiệm vụ: kiểm tra thời gian bảo hành đối với các thiết bị hỏng, yêu cầu nhà cung cấp tham gia kiểm tra thiết bị, sửa chữa nếu còn thời hạn, trường hợp lỗi thiết bị do người sử dụng, bộ phận bảo trì phải yêu cầu văn bản trả lời tử nhà cung cấp xác định nguyên nhân lỗi.
- Lựa chọn nhà cung cấp:
Tất cả các hồ sơ thầu, bảng báo giá đều phải được nộp tại bộ phận văn thư (phịng tổ chức nhân sự) của Cơng ty. Nhân viên văn thư có trách nhiệm đánh số cơng văn đến và vào sổ theo dõi riêng, thể hiện rõ nội dung báo giá cho dự án, hoặc đơn hàng nào. Như vậy sẽ giảm khả năng xảy ra việc giấu bớt các hồ sơ thầu, bảng báo giá.
Khuyến khích các Cơng ty dự thầu tham gia buổi mở thầu nhằm đảm bảo kết quả đấu thầu công khai, minh bạch.
Ngồi ra, Cơng ty cần phân quyền lựa chọn nhà thầu cho một phòng, ban khác với phòng vật tư, nhằm tránh tình trạng thơng đồng với nhà cung cấp để hưởng các khoản hoa hồng, hay chênh lệch giá hàng hóa.
Việc mở thầu và xét thầu phải có sự tham gia đầy đủ của các thành viên thuộc hội đồng xét thầu trên tất cả các nội dung: giá cả mặt hàng, năng lực tài chính, đặc tính kỹ thuật của hàng hóa, điều nảy giúp hạn chế các sai lệnh trong lựa chọn nhà cung cấp do những sai phạm vô ý hoặc cố ý vì lợi ích riêng.
- Nhận, nghiệm thu và nhập kho hàng hóa:
Ban hành quy định phù hợp hơn trong khâu nhận hàng, nghiệm thu và nhập kho hàng hóa, giúp các thủ tục kiểm sốt được thực hiện có hiệu quả, và kế tốn có thể cập nhật kịp thời các biến động về hàng hóa. Ngồi ra, Cơng ty có thể giảm bớt chi phí trong hoạt động nghiệm thu, nhập kho hàng hóa. Cụ thể:
Q trình nhận hàng phải có sự tham gia của nhân viên phòng thanh tra bảo vệ pháp chế, thủ kho, nhân viên cung ứng hàng (phòng vật tư) và nhân viên giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi hàng đã được kiểm nhận đầy đủ theo đơn hàng, hợp đồng mua bán đã ký kết, và hóa đơn do nhà cung cấp gửi kèm với hàng hóa, thủ kho đóng dấu “đã nhận đủ hàng” lên hóa đơn, đơn hàng, đồng thời các thành viên ký xác nhận lên mặt sau của hóa đơn. Thủ kho ghi nhận biến động hàng hóa lên thẻ kho, nhân viên cung ứng mang bộ hồ sơ gồm các bản sao hóa đơn, đơn hàng, hợp đồng … chuyển nhân viên khai thác phiếu nhập kho, kế toán vật tư để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã được nhập liệu vào chương trình, thủ kho sẽ tiến hành in phiếu nhập kho, cùng với nhân viên cung ứng ký xác nhận về các thông tin hàng hóa trên phiếu nhập. Cuối cùng, phiếu nhập kho được nhân viên cung ứng
trình trưởng phịng vật tư, kế tốn trưởng và lãnh đạo cơng ty ký duyệt. Phiếu nhập kho, bản sao hoá đơn, đơn hàng, hợp đồng … được lưu tại kế toán vật tư.
Trường hợp đơn vị cung cấp giao không đủ hàng, các thành viên không được phép nhận hàng; hoặc các mặt hàng đã được giao đủ theo đơn hàng, hợp đồng nhưng hóa đơn của nhà cung cấp sai thông tin khách hàng, số tiền …, thủ kho có thể đóng dấu “đã nhận đủ hàng” lên đơn hàng, hợp đồng, ghi chú chưa nhận hóa đơn, và các thành viên ký xác nhận lên đơn hàng, hợp đồng, và giữ tạm hàng trong kho. Khi nhận được hóa đơn mới từ nhà cung cấp, nhân viên cung ứng sẽ mang hóa đơn cùng đơn hàng, hợp đồng gửi thu kho kiểm ra và đóng dấu “đã đủ nhân hàng” lên mặt sau của hóa đơn.
Đối với các mặt hàng có u cầu về đặc tính kỹ thuật chun mơn, phịng vật tư thông báo thời gian nhận hàng và tổ chức nghiệm thu hàng hóa với sự tham gia của nhân viên phòng thanh tra bảo vệ pháp chế, phòng kế hoạch kỹ thuật (hoặc các đơn vị chun mơn liên quan), phịng, ban có nhu cầu sử dụng, thủ kho, nhân viên cung ứng hàng và người giao hàng. Các thành viên tiến hành nghiệm thu chất lượng hàng hóa, số lượng theo đơn hàng, hợp đồng và lập biên bản nghiệm thu vật tư.
Công tác nghiệm thu sửa chữa được yêu cầu khi hoàn tất q trình sửa chữa máy móc thiết bị, nhà cửa, vật kiến trúc. Đối với các thiết bị thông dụng, nhân viên bảo trì (phịng tổ chức nhân sự), công ty cung cấp sửa chữa và bộ phận sử dụng tiến hành kiểm tra và lập biên bản nghiệm thu sửa chữa, với sự xác nhận của các thành viên. Riêng với các thiết bị có đặc tính kỹ thuật chun mơn, cần có sự tham gia của nhân viên phòng kế hoạch kỹ thuật (hoặc đơn vị chuyên môn liên quan); và đối với nhà cửa, vật kiến trúc cần có nhân viên phịng quản lý đầu tư tham gia nghiệm thu.
Ngoài ra, nhằm ngăn chặn việc làm giả chứng từ mua hàng, thanh toán, tất cả các nghiệp vụ mua sắm vật tư, thiết bị, văn phòng phẩm, vật
dụng hành chánh …, đều phải được tiến hành thủ tục kiểm nhận hàng và nhập kho.
- Xuất kho nguyên vật liệu:
Công ty xây dựng định mức khốn sử dụng cơng cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm cho mỗi phòng ban
Mọi nghiệp vụ xuất hàng tồn kho đều phải có các chứng từ chứng minh tính có thực của nhu cầu:
Tờ trình xin mua hàng hóa đã được phê chuẩn đối với trường hợp đơn vị có nhu cầu trang bị vật tư, thiết bị.
Bảng chiết tính, hoặc dự tốn ngun vật liệu có đóng dấu “đã thu tiền” khi xuất kho phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng sử dụng điện.
Dự toán vật liệu sửa chữa đối với công tác tự thực hiện sửa chữa máy móc, thiết bị, nhà cửa, vật kiến trúc, và bảng quyết tốn khối lượng sau khi đã hồn tất gửi về phịng tài chính kế tốn để làm cơ sở kiểm tra số lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng và yêu cầu nhập lại kho số nguyên vật liệu thừa.
- Đối với dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác:
Các khoản chi phí dịch vụ như điện , nước, điện thoại và các khoản chi phí bằng tiền như chi tiếp khách, tổ chức hội nghị là những khoản chi phí mang tính nhạy cảm, dễ phát sinh sai phạm, hay lạm dụng vào mục đích cá nhân do tính thiết yếu của sản phẩm đối với hoạt động của mỗi cá nhân, và tính chất của dịch vụ. Tuy nhiên, đây là các khoản chi phát sinh thường xun và khơng kiểm sốt tại Công ty. Nhằm tăng cường hiệu quả quản lý trong chi tiêu, Cơng ty cần tích cực cắt giảm mạnh những khoản chi phí khơng cần thiết. Một số đề xuất để thực hiện kiểm soát chặc chẽ các khoản chi phí này: