2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty Điện lực
2.3.3.2 Phân tích và đánh giá rủi ro
Ưu điểm:
Cơng ty có xác định mục tiêu, lập kế hoạch dự kiến cho năm kế hoạch. Hàng quý, Công ty thực hiện so sánh giữa số liệu thực hiện và kế hoạch
Nhược điểm:
Công tác lập kế hoạch phụ thuộc vào kế hoạch phân bổ của EVN SPC, và mang tính báo cáo cho đơn vị cấp trên, và không hỗ trợ nhà quản lý trong điều hành sản xuất.
Mục tiêu của Công ty không được thơng báo rộng rãi đến tồn thể CBCNV trong Công ty. Đa phần nhân viên Công ty đều không hiểu rõ mục tiêu của Công ty nên không tạo động lực phấn đấu của mỗi cá nhân trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là nhân viên ở bộ phận trực tiếp, người lao động không hiểu rõ mối liên hệ giữa kết quả của công việc đang làm và kết quả chung của tồn Cơng ty.
Ngồi ra, Cơng ty khơng có phương án hồn thành kế hoạch kinh doanh. Do đó, sự chênh lệch giữa kết quả đạt được và kế hoạch chủ yếu được xem xét phân tích vào cuối quý 3; và các giải pháp nhằm hoàn thành kế hoạch mới được đặt ra. Điều này dẫn đến tình trạng trì trệ cơng việc trong những tháng đầu năm, và “chạy kế hoạch vào thời điểm cuối năm”; những phương pháp thực hiện kế hoạch mang tính đối phó, và khơng có những đúc kết kinh nghiệm cho chiến lược kinh doanh về lâu dài.
2.3.3.3 Hoạt động kiểm soát
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Ưu điểm:
Phần lớn các bộ phận có ý thức trong cơng tác phân nhiệm, quyền hạn của mỗi thành viên, nhằm tạo tính kiểm sốt lẫn nhau giữa các khâu của một hoạt động.
Nhược điểm:
Một số phòng ban chức năng và chi nhánh cịn có tình trạng kiêm nhiệm, do thiếu nhân lực hoặc do trưởng bộ phận không ý thức được vai trị kiểm sốt trong việc phân chia chức năng, quyền hạn; hoặc ở một số trường hợp, trưởng đơn vị có sự tin tưởng kỳ vọng, hay “cả nể” khi giao việc dễ dẫn đến những sai phạm vì lạm quyền hay áp lực công việc.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ
Ưu điểm:
Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ tài liệu kế toán khoa học, và thuận lợi cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
Cơng ty đã ban hành quy chế chi tiêu nội bộ nhằm phân cấp xét duyệt hồ sơ, và trình tự phê chuẩn trong từng nghiệp vụ cụ thể.
Công ty đã thực hiện tin học hóa trong xử lý nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các phần mềm ứng dụng kế toán, quản lý khách hàng sử dụng điện, quản lý công văn.
Nhược điểm:
Sự phân cấp xét duyệt nghiệp vụ giữa chi nhánh và Công ty thực hiện chưa hữu hiệu, hồ sơ thanh tốn được xét duyệt khơng đúng cấp hay vượt cấp.
Quy định thẩm quyền phê duyệt của Công ty ban hành chưa đầy đủ như mức phân cấp xét duyệt chứng từ thấp, không tương thích với chi phí phát sinh tại chi nhánh; ngồi ra, thẩm quyền ký kết của ban giám đốc chi nhánh trong các giao dịch kinh tế mua sắm hàng hóa khơng được đề cập.
Một số hoạt động kiểm sốt trong q trình vận hành chương trình kế tốn:
Hiện nay, Cơng ty sử dụng hình thức kế toán máy dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế tốn FMIS ( viết tắt là FMIS) do Cơng ty thông tin viễn thông Điện lực chịu trách nhiệm viết chương trình. Phần mềm FMIS gồm có 4 phân hệ: kế toán sàn xuất kinh doanh, kế toán xây dựng cơ bản, quản lý vật tư và quản lý tài sản cố định. Các phân hệ này đều có cơ sở dữ liệu được thiết lập riêng.
Phần mềm được viết theo u cầu phục vụ cơng tác kế tốn trong EVN. Người sử dụng tại các Công ty Điện lực không thể can thiệp vào kết cấu dữ liệu thiết lập nên phần mềm. Cơ sở vật chất hỗ trợ chương trình kế tốn vận hành bao gồm một hệ thống máy chủ tại Công ty Điện lực, và hệ thống các máy tính cá nhân tại văn phịng Cơng ty và các chi nhánh kết nối với nhau thông qua hệ thống mạng nội bộ.
Hoạt động kiểm soát chung:
Hoạt động kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm
Truy cập chương trình và dữ liệu
- Mỗi nhân viên kế toán được cấp một tên đăng nhập và mật khẩu riêng bởi kế toán tổng hợp. Chương trình hỗ trợ tính năng phân biệt chữ hoa, chữ thường và các ký tự đặc biệt trong tên đăng nhập và mật khẩu
- Tuỳ theo từng phần hành đảm trách, nhân viên kế toán sẽ được
- Nhân viên kế tốn khơng được cấp quyền đổi mật khẩu nên hạn chế tính bảo mật của mỗi cá nhân.
- Tên đăng nhập khơng bị khóa khi nhập sai mật khẩu nhiều lần, cũng như lưu lại thơng tin truy cập ngồi quyền hạn cho phép, do đó, khơng hạn chế trong
phân quyền sử dụng các thanh công cụ trên chương trình kế tốn.
- Sử dụng đường truyền riêng cho tồn bộ hệ thống mạng của Cơng ty nhằm nâng cao tính bảo mật.
việc ngăn chặn hành vi cố tình truy cập.
Các hoạt động vận hành máy tính và kiểm sốt dữ liệu
- Chương trình hỗ trợ lưu tập tin nhật ký truy cập và thao tác.
- Nhân viên tin học được tập huấn về phương pháp cài đặt vận hành chương trình kế tốn, triển khai cập nhật phiên bản phần mềm mới, quản lý tập tin cơ sở dữ liệu của chương trình.
- Cơng ty khơng có các quy định về tính bảo mật đối với cơ sở dữ liệu như thời gian truy cập cơ sở dữ liệu đối với nhân viên tin học, khả năng truy cập dữ liệu từ xa thông qua hệ thống mạng.
Các hoạt động kiểm soát vật chất.
- Hệ thống máy tính chủ được đặt tại một phịng riêng.
- Nhân viên tin học có nhiệm vụ sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Cơng ty khơng có quy định về an ninh đối với máy chủ như đối tượng truy cập, sự phê duyệt trước khi truy cập.
- Dữ liệu sao lưu không được bảo quản ngay trên hệ thống máy chủ, nên
làm cho chức năng sao lưu không hiệu quả, ngồi ra, dữ liệu sao lưu chỉ có thể lưu trữ trong thời gian ngắn, do dung lượng dữ liệu lớn.
Hoạt động kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát dữ liệu đầu vào:
Hoạt động kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm
Kiểm soát dữ liệu đầu vào - Màn hình nhập liệu của hỗ trợ các tính năng kiểm sốt nhằm đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu được nhập vào chương trình: kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu, kiểm tra tính thích hợp, kiểm tra tính đầy đủ của dữ liệu, kiểm tra sự trùng lấp của dữ liệu, kiểm tra số tổng kiểm soát khi nhập liệu
- Các tính năng kiểm sốt trong q trình nhập liệu chưa hồn thiện, và chặc chẽ, làm hạn chế khả năng phát hiện sai sót.
Kiểm sốt thơng tin đầu ra
- Nhân viên kế tốn có trách nhiệm đối chiếu dữ liệu trên chương trình với chứng từ gốc, kiểm tra số liệu giữa các
báo cáo tổng hợp và các sổ chi tiết tài khoản nhằm phát hiện các sai lệch và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
Kiểm soát vật chất
Ưu điểm:
Cơng ty có ý thức bảo vệ các loại tài sản như lắp đặt hệ thống máy ghi hình theo dõi thường xuyên các hoạt động trong công ty, thiết bị cảnh báo trộm, báo cháy.
Nhược điểm:
Công ty hiện đang quản lý khối lượng tài sản lớn, đa dạng chủng loại, nên việc đối chiếu giữa số sách kế toán với thực tế được thực hiện kém chất lượng và mang tính đối phó nên rất khó phát hiện các chênh lệch. Nguyên nhân là do sự tin tưởng chủ quan vào tính chính xác của số liệu kế tốn, thiếu sự kiểm tra đơn đốc từ lãnh đạo cấp dưới.
Ngoài ra, hồ sơ, sổ sách kế tốn rất nhiều, và địi hỏi sự bảo quản, lưu trữ trong thời gian dài theo quy định của cục thống kê vào bộ tài chính, trong khi điều kiện Công ty không đảm bảo đủ cơ sở vật chất, nên việc cất giữ các chứng từ sổ sách rất khó khăn.
Kiểm tra độc lập, phân tích và sốt xét lại việc thực hiện
Ưu điểm:
Hàng tháng, chứng từ, dữ liệu kế toán và các báo cáo kinh doanh phát sinh tại chi nhánh được chuyển về Cơng ty để kiểm tra.
Cơng ty có thực hiện so sánh giữa số liệu thực tế và kế hoạch nhằm đưa ra các phương án hoàn thành mục tiêu.
Nhược điểm:
Thiếu sự kiểm soát độc lập đối với các phịng, ban cơng ty tại công ty. Sự so sánh, phân tích và những phương pháp để thực hiện kế hoạch chỉ được phổ biến trong nhân viên lãnh đạo Công ty, nên hạn chế trong điều chỉnh hành vi của toàn thể nhân viên hướng đến mục tiêu chung của Công ty.
2.3.3.4 Thông tin và truyền thông
Ưu điểm:
Công ty đã tin học hóa trong cơng tác văn thư, lưu trữ nên các văn bản, báo cáo được chuyển đi nhanh chóng và đúng đối tượng. Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác cho Ban giám đốc, cơ quan thuế và EVN SPC….
Nhược điểm:
Công tác truyền thông tại Công ty rất hạn chế trong việc thu thập và truyền đạt thơng tin đối với các đối tượng bên ngồi như ý kiến khách hàng, nhà cung cấp …, hay quảng bá hình ảnh cơng ty, tuyền truyền về sử dụng điện.
Ngồi ra, thiếu những kênh thơng tin hai chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất của Cơng ty với nhân viên mà điều này giúp ích cho Công ty rất nhiều trong truyền đạt các giá trị, văn hóa đạo đức của cơng ty, hay “lắng nghe” các ý kiến của mỗi nhân viên nhằm phát hiện các sai phạm, rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của Công ty.
Hơn nữa, hiện nay, Công ty thiếu những quy định và hướng dẫn thống nhất về cách thức lập, luân chuyển chứng từ, nên rất khó khăn trong kiểm sốt nghiệp vụ phát sinh, và sự lúng túng khi nhân viên lần đầu thực hiện một nghiệp vụ nào đó.