3.3 Các giải pháp cụ thể
3.3.1 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát
Mơi trường kiểm sốt ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, các mục tiêu được thiết lập và các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB (đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thông, và các hoạt
động giám sát). Do đó, để hệ thống KSNB hữu hiệu, trước tiên cần khắc phục những tồn tại của môi trường kiểm sốt.
Về cách thức điều hành cơng ty và giá trị đạo đức:
Mục tiêu của Công ty, cách thức đạt được mục tiêu dựa trên phong cách quản lý, cách thức lựa chọn và đánh giá những vấn đề. Những quyết định về các giá trị này sẽ được chuyển tải thành các chuẩn mực ứng xử, phản ánh sự trung thực của người quản lý và những cam kết của họ về giá trị đao đức. Do đó, Ban giám đốc và nhân viên quản lý nên là những người tiên phong trong công tác tuyên truyền, giáo dục các giá trị văn hóa, đạo đức đối với tồn thể nhân viên cơng ty, thơng qua các bài phát biểu trong cuộc họp hay thể hiện qua những hoạt động hàng ngày trong điều hành Cơng ty. Đồng thời, cần có thái độ nghiêm khắc xử lý đối với các hành vi vi phạm nội quy, quy định pháp luật cũng như là sự tuyên dương những cá nhân tiêu biểu ý thức tốt việc chấp hành để những quy định về văn hóa doanh nghiệp, văn hóa giao tiếp của Cơng ty dần đi vào những hoạt động thực tiễn của nhân viên Công ty như một thói quen.
Mặt khác, để hạn chế những hành vi không trung thực, ban giám đốc và nhân viên quản lý cần giảm áp lực công việc cho nhân viên thông qua sự phân công, phân nhiệm hợp lý trong cơng việc, và chính sách nhân sự đảm bảo thu hút nhân lực cho Cơng ty.
Ngồi ra, cần thiết lập kênh thông tin hai chiều giữa ban giám đốc, nhân viên quản lý và toàn thể nhân viên Cơng ty, khuyến khích nhân viên phát biểu ý kiến dân chủ, điều này giúp ban lãnh đạo kịp thời nắm bắt những thông tin về sai phạm, rủi ro hay cơ hội đối với hoạt động của Cơng ty để có những hành động kịp thời ứng phó với những thơng tin trên.
Định kỳ, tổ chức các cuộc họp giao ban, thẳng thắn đánh giá những đạt được và tồn tại trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh của ban lãnh đạo, và đưa ra các bài học kinh nghiệm về quản lý.
Về cơ cấu tổ chức của Công ty: Ban hành quyết định quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phịng ban trong cơng ty. Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý. Cơ cấu tổ chức cần linh hoạt, kịp thời điều chỉnh trước những thay đổi về hoạt động của Công ty, đảm bảo hiệu quả trong điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Về phân định quyền hạn và trách nhiệm: Lập bảng mô tả đối với từng vị trí cơng việc: người quản lý cần nhận định các u cầu của cơng việc, trình độ chun mơn đáp ứng địi hỏi trong giải quyết vấn đề, nhiệm vụ báo cáo đối với các bộ phận có liên quan hoặc các cấp lãnh đạo. Điều này giúp người quản lý điều hành công việc hiệu quả, nhanh chóng, là cơ sở để người quản lý kiểm sốt, đánh giá hiệu quả cơng việc của mỗi cá nhân, tránh hiện tượng đùn đẩy công việc. Tuy nhiên, việc phân nhiệm giữa các cá nhân cần đảm bảo tính bất kiêm nhiệm, hạn chế cơ hội dẫn đến các hành vi gian lận, tạo điều kiện để các nhân viên có thể kiểm sốt lẫn nhau đối với một nghiệp vụ phát sinh.
Về xây dựng chính sách nhân sự:
- Xây dựng quy trình tuyển dụng trong Công ty, lập ngân hàng đề thi tuyển dụng, đảm bảo tuyển “đúng người, đúng việc”, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực.
- Ban giám đốc cần tạo cơ hội thăng tiến cho những nhân viên có năng lực.
- Phịng tổ chức nhân sự thường xuyên rà soát, quy hoạch nhân sự, tổ chức đào tạo lại cho những nhân viên có kiến thức khơng cịn phù hợp với thực tiễn công việc, sa thải nhân viên khơng có nhu cầu sử dụng hoặc khơng có năng lực.
- Đề nghị chế độ nghỉ hưu sớm đối với những nhân viên lớn tuổi được sắp xếp theo những chính sách của nhà nước sau chiến tranh, có kiến thức lạc hậu khơng đáp ứng nhu cầu chuyên môn.
- Ban lãnh đạo cần có thái độ cơng bằng và nghiêm khắc trong khen thưởng và kỹ luật, phù hợp với giá trị đạo đức của Công ty.
- Công ty cần thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên về rui ro, kỹ thuật phân tích rủi ro, và hệ thống KSNB, để nhân viên có thể tham mưu cho ban lãnh đạo trong điều hành công ty một cách hiệu quả.
- Ngồi ra, chính sách nhân sự hợp lý sẽ giúp Công ty tạo dựng một đội ngũ nhân viên lâu năm, có năng lực, giàu kinh nghiệm, đây là một nguồn lực giúp công ty xây dựng những giá trị văn hóa trong doanh nghiệp, và tạo dựng hình ảnh công ty trên thương trường.
Về nâng cao ý thức của nhân viên quản lý về quản lý rủi ro: quan điểm của Ban giám đốc về quản lý rủi ro có ảnh hưởng đến tồn Cơng ty về cách thức nhận định, đánh giá và ứng xử với rủi ro, như vậy, Ban giám đốc mới xây dựng một hệ thống KSNB hoàn chỉnh để kiểm sốt các rủi ro. Do đó, Ban giám đốc, nhân viên quản lý cần có kiến thức về KSNB và quản trị rủi ro thơng qua các khóa đào tạo, điều này giúp Ban giám đốc và nhân viên quản lý nhìn nhận rủi ro một cách có hệ thống, ở nhiều cấp độ hoạt động và tồn thể Cơng ty, trên cơ sở đó, thiết kế một cơ chế kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả.