2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty Điện lực
2.3.1 Mục đích và phương pháp khảo sát
2.3.1.1 Mục đích khảo sát
Báo cáo COSO 2004 được xây dựng trên nền tảng lý thuyết Báo cáo COSO 1992 và phát triển theo hướng quản trị rủi ro doanh nghiệp. Nên việc đánh giá hệ thống KSNB của một đơn vị cần được tiến hành khảo sát dựa trên các yếu tố cấu thành của COSO 1992, gồm: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, hệ thống thơng tin và truyền thơng, giám sát. Để đánh giá tính hiệu quả hệ thống KSNB đối với một doanh nghiệp, cần xem xét sự tồn tại của 5 thành phần này và mức độ hữu hiệu của chúng trong hoạt động.
Do đó, q trình khảo sát tại PCBT nhằm tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB đối với hoạt động của PCBT thông qua 5 yếu tố cấu thành, nhằm đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB, đồng thời, thông qua khảo sát, đánh giá hoạt động quản lý rủi ro trên nền COSO 2004 tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hồn chỉnh hệ thống KSNB.
2.3.1.2 Phương pháp khảo sát
Hoạt động khảo sát tại PCBT được thực hiện dưới hình thức tham khảo các văn bản quy định trong nội bộ PCBT, quan sát thực tiễn hoạt động tại công ty, và điều tra thông qua bảng câu hỏi.
Đối tượng được chọn khảo sát là những nhân viên có chức vụ và các nhân viên đang là việc tại Công ty và các chi nhánh, gồm:
- Đối tượng 1: Tồn bộ giám đốc, phó giám đốc các chi nhánh: 14 - Đối tượng 2: Toàn bộ trưởng, phó các phịng ban tại cơng ty: 23
- Đối tượng 3: Chọn ngẫu nhiên 40 nhân viên trên tổng số 614 nhân viên tại công ty và các chi nhánh.
Bảng câu hỏi khảo sát được gửi trực tiếp đến các đối tượng được chọn. Nội dung bảng câu hỏi và kết quả khảo sát các đối tượng được trình bày chi tiết tại Bảng phụ lục 01, 02 và 03 từ trang 01 đến trang 15 phần phụ lục.
2.3.2 Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động của Cơng ty Điện lực Bình Thuận hoạt động của Cơng ty Điện lực Bình Thuận
2.3.2.1 Nhận dạng các nguyên nhân
Xác định các mục tiêu cơ bản trong hoạt động của PCBT:
1. Giữ vững đồn kết, đảm bảo hoạt động của Cơng ty tn thủ các quy định của pháp luật.
2. Phối hợp với các ban ngành địa phương, các khách hàng lớn để đảm bảo điều hành cung cấp điện theo công suất và sản lượng được EVN phân bổ.
3. Đảm bảo hồn thành đúng tiến độ các cơng trình mục tiêu; các cơng trình chống q tải; các dự án, các cơng trình sử dụng vốn ngân sách nhà nước và vốn vay ODA.
4. Hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu kế hoạch năm; đặc biệt là kế hoạch lợi nhuận do EVN SPC giao, tăng năng suất lao động, tăng thu nhập cho nhân viên Công ty.
Trong giới hạn nghiên cứu của luận văn, người viết chỉ thực hiện khảo sát các mục tiêu liên quan đến cơng tác quản lý tài chính của đơn vị, là mục tiêu thứ (4).
Nhận dạng nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động của Cơng
ty Điện lực Bình Thuận
Ngun nhân có thể dẫn đến các rủi ro ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Nguyên nhân dẫn đến khơng hồn thành kế hoạch lợi nhuận: đây là chỉ tiêu tổng hợp quan trọng, ảnh hưởng đến tất cả các mặt hoạt động của Công ty, và thu nhập của nhân viên Cơng ty. Vì chỉ tiêu này liên quan đến các việc
hoàn thành kế hoạch sản lượng điện thương phẩm, tiết kiệm chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm tổn thất điện năng.
- Nguyên nhân dẫn đến các hành vi khơng tn thủ.
2.3.2.2 Phân tích các nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến khơng hồn thành kế hoạch lợi nhuận
Kế hoạch lợi nhuận của Công ty được cấu thành bởi hai yếu tố chính là doanh thu điện thương phẩm và chi phí, trong đó:
o Doanh thu điện thương phẩm của Cơng ty muốn đạt được cần phải hồn thành sản lượng điện thương phẩm (tức là tổng sản lượng điện tiêu thụ sau khi trừ đi tổn tất điện năng), và giá bán điện bình quân (là giá bán điện tính bình qn cho 1Kwh điện).
o Chi phí sản xuất kinh doanh điện được EVN SPC giao định mức trên tiêu chí là bao nhiêu đồng chi phí/1Kwh điện thương phẩm. Do đó, ngồi việc Cơng ty phải thực hiện được kế hoạch sản lượng điện thương phẩm để có được khoản chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh mà còn phải chi tiêu hợp lý, để chi phí thực tế khơng vượt mức kế hoạch do EVN SPC giao.
Phân tích nguyên nhân gây rủi ro đối với doanh thu điện thương phẩm
- Áp sai giá bán điện cho khách hàng: do nhân viên kinh doanh phân loại nhằm mục tiêu sử dụng điện của khách hàng; cố tình áp thấp giá bán điện cho khách hàng để nhận khoản lợi riêng cho cá nhân.
- Xác định sai số lượng điện tiêu thụ: do hệ thống đo ghi chỉ số điện năng thiếu chính xác, thiếu xót trong cơng tác kiểm chuẩn và thay thế hệ thống đo đếm định kỳ; nhân viên ghi chỉ số ghi nhằm chỉ số đo điện năng trên công tơ điện; hay nhân viên ghi chỉ số nhận hối lộ của khách hàng để ghi thấp chỉ số điện năng tiêu thụ so với chỉ số đúng trên công tơ điện nhằm giúp sản lượng điện tiêu thụ của khách hàng không vượt số điện định mức tiêu thụ và phải tiêu thụ điện tại mức giá cao hơn giá điện trong định mức tiêu thụ; nhân viên nhập chỉ số vào hệ thống quản lý khách hàng bị nhằm.
- Tỷ lệ điện dùng để phân phối (hay còn gọi là tỷ lệ tổn thất điện năng) còn cao do tổn thất kỹ thuật là loại tổn thất không thể tránh được do hiện tượng phát nhiệt của vật liệu dẫn điện, vì vậy, với tình trạng lưới điện càng cũ nát thì tổn thất càng lớn; mặt khác, do tiếp nhận lưới điện hạ áp nông thôn với hầu hết cơ sở hạ tầng lưới điện nông thôn ở tất cả các địa phương đều rất xuống cấp nghiêm trọng trong khi việc cải tạo lưới điện nơng thơn sau khi tiếp nhận bán lẻ cịn chậm do không vay được vốn; khách hàng trộm cấp điện trong q trình sử dụng làm thất thốt sản lượng điện; tình trạng quá tải các đường dây trung áp và hạ áp; nhân viên chậm trễ trong kiểm tra định kỳ và đột xuất các trạm biến áp, các lộ hạ thế theo đúng quy định, kịp thời phát hiện tình trạng lưới điện đầy tải, quá tải; nhân viên Cơng ty cố ý đóng điện cho các đơn vị sản xuất ngồi giờ quy định dẫn đến tình trạng quá tải trên đường dây và trạm; hoặc khách hàng sử dụng điện sản xuất làm sai các quy định về giờ tiêu thụ điện trên hợp đồng gây nên quá tải điện năng.
Phân tích nguyên nhân gây rủi ro đối với kế hoạch chi phí
Có thể nói chi phí là sự tiêu hao các nguồn lực nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơng ty. Nếu xét đến yếu tố chi phí (hay nội dung kinh tế của chi phí), chi phí bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu - Chi phí nhân cơng
- Chi phí khấu hao tài sản cố định - Chi phí dịch vụ mua ngồi - Chi phí bằng tiền khác
Như vậy, để quản lý chi phí nhằm hồn thành kế hoạch chi phí do tổng công ty giao, cần hạn chế các rủi ro có thể có khi khoản chi phí đó phát sinh:
Chi phí ngun vật liệu
Những rủi ro có thể xảy ra đối với chi phí nguyên vật liệu liên quan đến các khâu trong quá trình tổ chức mua sắm nguyên vật liệu và xuất kho phục vụ sản xuất:
- Lập kế hoạch mua sắm - Lựa chọn nhà cung cấp - Nghiệm thu và nhận vật tư - Theo dõi cơng nợ và thanh tốn - Xuất kho vật tư phục vụ sản xuất
Tìm hiểu hoạt động mua sắm nguyên, vật liệu tại PCBT:
Lập kế hoạch mua sắm:
Căn cứ nhu cầu mua sắm nguyên vật liệu do các điện lực lập đã được giám đốc Cơng ty xét duyệt, phịng vật tư lập dự án mua sắm nguyên vật liệu, chuyển phòng quản lý đầu tư thẩm định và lập quyết định phê duyệt dự án trình lãnh đạo ký duyệt. Sau khi dự án đã được duyệt, phòng vật tư lập đơn hàng mua sắm, và chuyển phòng kế hoạch kỹ thuật thẩm định, đồng thời lập quyết định phê duyệt đơn hàng trình lãnh đạo.
Những sai phạm:
- Số lượng nguyên vật liệu cần mua cao hơn số lượng cần thiết, làm cho lượng tồn kho nguyên vật liệu cao trong khi Công ty phải chi trả một khoản tiền để thanh toán cho nhà cung cấp, mặt khác tồn kho nguyên vật liệu nếu để lâu có thể gây nên tình trạng hư hỏng, kém chất lượng khơng thể phục vụ sản xuất.
Nguyên nhân:
- Việc cân đối hàng tồn kho chỉ được thực hiện bởi phịng vật tư mà khơng có sự sốt xét lại của một đơn vị khác, bộ phận thẩm định đơn hàng lại không biết số lượng tồn kho nguyên vật liệu.
Sau khi đơn hàng đã được duyệt, phòng vật tư lập kế họach đấu thầu, kế hoạch này được thẩm định bởi phòng quản lý đầu tư trước khi trình giám đốc duyệt. Trên cơ sở kế hoạch đấu thầu được duyệt, phòng vật tư lập hồ sơ mời thầu, phịng quản lý đầu tư thẩm định và trình giám đốc ký duyệt hồ sơ mời thầu. Hình thức lựa chòn nhà cung cấp được thực hiện theo quy định tại luật đấu thầu, nghị định 58/NĐ-CP ngày 5/5/2008 và quy chế chi tiêu nội bộ tại Cơng ty.
Phịng vật tư sau khi nhận được hồ sơ thầu của các nhà cung cấp gửi sẽ tổ chức mở thầu, tham gia mở thầu có đại diện các phịng: phòng vật tư, phòng quản lý đầu tư, phịng tài chính kế tốn. Phịng vật tư mở hồ sơ thầu, và thông báo giá cá, thời gian giao hàng của các nhà cung cấp cho các đơn vị tham gia mở thầu. Việc thẩm định năng lực tài chính, chất lượng hàng hóa, khả năng cung cấp hàng của các nhà cung ứng do phòng vật tư xem xét sau đó và chuyển phịng quản lý đầu tư thẫm định kết quả đấu thầu, đồng thời, trình giám đốc ký duyệt kết quả đấu thầu.
Những sai phạm:
- Phòng vật tư thông đồng với nhà cung cấp, sửa hồ sơ thầu, hay giấu đi những hồ sơ dự thầu tốt, làm sai lệch kết quả đấu thầu;
- Nhà cung cấp có giá nguyên vật liệu cao hơn các đơn vị khác.
- Nhà cung cấp nguyên vật liệu không đủ chất lượng theo như yêu cầu của hồ sơ mời thầu
- Nhà cung cấp khơng có khả năng cung cấp hàng đúng số lượng và thời gian quy định.
Nguyên nhân:
- Việc mở thầu mang tính hình thức, hồ sơ thầu khơng được thẩm định đầy đủ bởi các thành viên tham gia mở thầu.
- Nguyên vật liệu của công ty do một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài, nên khi cơng ty thơng báo đấu thầu, có ít đơn vị tham gia đấu thầu.
Nhận, nghiệm thu và nhập kho vật tư:
Nguyên vật liệu được nhận tại kho Công ty. Nguyên vật liệu được giao phải có đầy đủ các hồ sơ chứng nhận chất lượng, xuất xứ của mặt hàng như: hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xưởng của nhà cung cấp, giấy kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa của đơn vị thứ 3 độc lập (nếu có), C/O và C/Q đối với các mặt hàng sản xuất tại nước ngoài …. ; đồng thời phải có sự tham gia của hội đồng nghiệm thu khi nhận hàng. Nguyên vật liệu sau khi được kiểm nhận về số lượng và chất lượng sẽ được làm thủ tục nhập kho.
Nhân viên cung ứng hàng (phòng vật tư) lập giấy đề nghị nhập kho, kèm bản sao của hóa đơn trình trưởng phịng vật tư và giám đốc ký duyệt. Giấy đề nghị nhập kho được chuyển cho nhân viên lập phiếu nhập kho (phịng vật tư) nhập liệu vào chương trình quản lý vật tư thiết bị, kế toán vật tư (phịng tài chính kế tốn) sẽ định khoản cho phiếu nhập kho vừa thiết lập trên chương trình, thủ kho (phịng vật tư) sẽ in phiếu nhập kho (gồm 2 liên), ký xác nhận số hàng đã nhập, ghi thẻ kho; đồng thời trình trưởng phịng vật tư ký duyệt phiếu nhập kho, cùng với giấy đề nghị nhập kho, bản sao hóa đơn nhận từ nhân viên lập phiếu nhập kho; sau cùng, thủ kho sẽ chuyển hồ sơ nhập kho cho kế toán vật tư. Nhân viên cung ứng hàng sẽ liên hệ kế toán vật tư để ký xác nhận trên phiếu nhập kho, và nhận 1 liên của phiếu nhập kho để lập hồ sơ thanh toán.
Những sai phạm:
- Nguyên vật liệu được giao khơng có đầy đủ hồ sơ chứng nhận chất lượng và số lượng mặt hàng theo yêu cầu của hợp đồng.
- Nguyên vật liệu được nhập kho mà không được tiến hành nghiệm thu bởi hội đồng nghiệm thu.
- Nguyên vật liệu nhập kho không đủ số lượng theo hóa đơn hoặc khơng đảm bảo chất lượng theo theo yêu cầu hợp đồng.
- Nguyên vật liệu nhập kho không đúng mặt hàng theo yêu cầu của hợp đồng.
- Phiếu nhập kho được lập chậm trễ không phản ánh và theo dõi kịp thời số lượng tồn kho trên sổ sách.
- Ghi nhận nhằm số lượng, đơn giá mặt hàng trên phiếu nhập kho mà thủ kho và kế tốn khơng phát hiện.
- Phiếu nhập kho được lập theo đúng số lượng trên hóa đơn, nhưng số lượng hàng thực nhận chênh lệch so với hóa đơn.
Nguyên nhân:
- Nguyên vật liệu được cung cấp bởi những đơn vị nhất định trong nhiều năm, nên đã tạo mối quan hệ “thân thiết” giữa nhà cung cấp và phòng vật tư, nên các mặt hàng được giao để kịp thời gian theo hợp đồng, hồ sơ hàng hóa thường được gửi sau.
- Quy định thành lập hội đồng nghiệm thu vật tư trước khi nhập kho khơng mang tính khả thi. Khâu nghiệm thu vật tư và lập biên bản nghiệm thu vật tư chỉ nhằm tạo tính pháp lý của hồ sơ mua sắm vật tư theo quy định của EVN SPC. Công việc này thường chỉ được thực hiện trên thực tế khi công ty mua sắm tài sản cố định phục vụ sản xuất, phương tiên vật tải hay nhà cửa, vật kiến trúc.
- Thủ tục nhập kho vật tư trải qua nhiều bước, làm chậm trễ thời gian nhập liệu vào chương trình quản lý vật tư, thiết bị.
- Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư hầu như được thực hiện bởi nhân viên phịng vật tư nên có thể xảy ra hiện tượng thông đồng với nhau và với nhà cung cấp để hưởng lợi.
- Chương trình quản lý vật tư thiết bị có tính năng kiểm sốt nhập liệu, khi người sử dụng nhập liệu vào ô số lượng và thành tiền theo hóa đơn,
chương trình sẽ tự động tính và hiển thị đơn giá mặt hàng, giúp người sử dụng kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn, nhưng người sử dụng do tính chủ quan đã không kiểm tra sự khớp đúng giữa đơn giá trên chương trình và hóa đơn mà chỉ kiểm tra so sánh số tổng trị giá hóa đơn, và tổng giá trị trên phiếu nhập kho.
Xuất kho nguyên vật liệu
Căn cứ nhu cầu về vật tư, thiết bị … phục vụ sản xuất kinh doanh, đơn vị lập phiếu đề nghị xin xuất kho vật tư trình trưởng phòng vật tư xem xét, cân đối hàng tồn kho, và ban giám đốc ký duyệt. Thủ kho căn cứ đề nghị xuất kho đã được duyệt, xuất kho hàng hóa giao cho đơn vị sử dụng, ghi thẻ kho; đồng thời, chuyển phiếu đề nghị xuất kho cho nhân viên khai thác phiếu (phòng vật tư), lập phiếu xuất kho, kế toán vật tư thực hiện định khoản trên phiếu xuất kho mới được thiết lập, sau đó, thủ kho sẽ in phiếu xuất kho, ký