2.2.1 .2Năng lực nhân viên
2.2.1.5 Chính sách nhân sự
3 Bảng 2.5: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát “Chính sách nhân sự”
Câu hỏi Trả lời Khơng
trả lời Có Khơng Khơng
biết 1. Trƣờng có yêu cầu về trình độ
chun mơn và đạo đức khi tuyển dụng nhân sự khơng?
9
2. Quy trình tuyển dụng có cụ thể khơng?
9
3. Sau khi tuyển dụng, trƣờng có đào tạo CBVC để đáp ứng nhu cấu công việc khơng?
4 5
4. Trong q trình cơng tác, trƣờng có thƣờng đánh giá CBVC trên nhiều khía cạnh khác nhau không?
7 2
5. Chế độ khen thƣởng, động viên có tạo động lực thúc đẩy CBGV hoàn thành công việc với kết quả cao không?
6 3
6. Nếu nhân viên không đảm bảo các yêu cầu về cơng việc, trƣờng có kỷ luật hay sa thải nhân viên khơng?
9
7. Những chính sách về nhân sự của trƣờng có đƣợc thực hiện triệt để và nhất quán không?
Qua khảo sát cho thấy nhà trƣờng đã có những quy định rõ ràng trong quy trình nhân sự. Tuy nhiên, theo một số cán bộ thì chính sách nhân sự chƣa thực sự mang lại hiệu quả. Một số chính sách nhân sự nhà trƣờng đang áp dụng nhƣ sau:
a) Quy trình tuyển dụng
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu, tiêu chuẩn và thông báo tuyển dụng.
Vào đầu mỗi học kỳ, các Khoa, Bộ môn đƣa ra nhu cầu tuyển dụng cán bộ giảng dạy, trên cơ sở đó Trƣờng sẽ duyệt chỉ tiêu cho từng đơn vị. Trên cơ sở chỉ tiêu đã đƣợc duyệt, Phịng Tổ chức hành chính lập kế hoạch thơng báo tuyển dụng, thời gian nhận hồ sơ gửi đến các Khoa, Bộ môn và đăng trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng.
Bƣớc 2: Nhận và kiểm tra hồ sơ.
Hồ sơ của các ứng viên sẽ đƣợc Phịng Tổ chức Hành chính kiểm tra theo các tiêu chuẩn của Hội đồng tuyển dụng đề ra:
Trình độ chun mơn: Ngành nghề phù hợp với nhu cầu tuyển dụng, vị trí cơng tác; Tốt nghiệp Đại học chính qui (ƣu tiên có trình độ Thạc sĩ), ngoại ngữ bằng B trở lên Sức khỏe: Giấy khám sức khỏe mới nhất, ngoại hình khá, đảm bảo sức khỏe tốt.
Bƣớc 3: Phổ biến những nội dung cần thiết cho ứng viên chuẩn bị giảng thử (trƣớc
3 ngày)
Phòng Tổ chức Hành chính tập trung ứng viên để phổ biến:
Chuẩn bị giảng thử: Ứng viên soạn 1 Đề cƣơng bài giảng với thời lƣợng 1 tiết để lên giảng thử trƣớc Hội đồng tuyển dụng.
Bƣớc 4: Ứng viên giảng thử trƣớc Hội đồng.
Hội đồng tuyển dụng trƣờng, Trƣởng phó khoa, Bộ mơn nghe ứng viên giảng thử theo nội dung đề cƣơng bài giảng đã chuẩn bị.
Bƣớc 5: Hội đồng hội ý và kết luận.
Sau khi nghe các ứng viên giảng xong, Hội đồng tuyển dụng trƣờng, Trƣởng phó khoa, Bộ mơn nêu ý kiến nhận xét từng ứng viên theo tiêu chí:
Giọng nói: rõ ràng, mạch lạc, dễ nghe, truyền cảm.
Kiến thức: nội dung trình bày chính xác.
Tác phong sƣ phạm: năng khiếu sƣ phạm, khả năng trở thành giáo viên. Hội đồng kết luận ứng viên trúng tuyển.
Bƣớc 6: Ký hợp đồng tạm tuyển.
Theo danh sách ứng viên trúng tuyển của Hội đồng, Phòng Tổ chức Hành chính hƣớng dẫn ứng viên bổ túc Hồ sơ, thực hiện các thủ tục để ký Hợp đồng tạm tuyển (3 tháng). Phòng Tổ chức Hành chính viết giấy giới thiệu ứng viên về các khoa nhận nhiệm vụ.
Bƣớc 7: Ứng viên thử việc tại Khoa, Bộ môn 3 tháng.
Ứng viên về khoa và nhận nhiệm vụ do Trƣởng khoa phân công. Trong thời gian thử việc 3 tháng ứng viên làm quen với cơng việc, tìm hiểu Qui chế giáo viên, trợ giảng, giảng dạy lý thuyết và thực hành. Hết thời gian 3 tháng ứng viên giảng chính thức tại khoa, Trƣởng phó khoa, Bộ mơn, giảng viên trong khoa dự giờ nhận xét, góp ý tiết giảng của ứng viên.
Trƣởng khoa ghi chính kiến của mình trong Hồ sơ tiết giảng của ứng viên.
Ứng viên viết đơn đề nghị ký Hợp đồng tiếp theo. (1 năm) Bƣớc 8: Hội đồng họp xét chuyển giai đoạn.
Hội đồng và các trƣởng khoa họp, Trƣởng khoa trình bày nhận xét quá trình thử việc của ứng viên về:
Ý thức tổ chức kỷ luật
Khả năng giảng dạy chuyên môn
Khả năng phát triển trong tƣơng lai
Hội đồng kết luận ký chuyển giai đoạn 1 năm, hoặc tiếp tục Hợp đồng thử việc 3 tháng. (Nguồn: website phịng tổ chức hành chính).
Năm học 2012 -2013 vừa qua, trƣờng đã tuyển mới 23 ngƣời (chủ yếu là giảng viên), cho thôi 16, nghỉ hƣu 4. Những trƣờng hợp cho thôi chủ yếu là do ngƣời lao động nộp đơn xin nghỉ việc, trong những trƣờng hợp đó có một số ngƣời là thạc sĩ, nghiên cứu sinh do họ tìm đƣợc mơi trƣờng cơng việc tốt hơn.
Một vấn đề nữa là do không thu hút đƣợc ứng viên và kế hoạch tuyển dụng chƣa cụ thể nên từ tháng 1 đến tháng 8 năm 2013 nhà trƣờng đã tổ chức 5 lần tuyển dụng, tốn nhiều thời gian và chi phí. Mỗi đợt nhƣ vậy số ứng viên tham gia thi tuyển khoảng từ 7-10 ngƣời, số ngƣời đƣợc tuyển trung bình từ 4-7 ngƣời. Do chƣa
có kế hoạch rõ ràng nên nhiều ứng viên mới đƣợc tuyển vào, đang trong thời gian tập sự nhƣng vẫn phải đứng lớp, trực tiếp giảng dạy. Điều này làm ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng đào tạo của nhà trƣờng và sự hài lòng của HS-SV.
b) Chính sách thi đua, khen thưởng
Mỗi tháng dựa vào Hƣớng dẫn tiêu chuẩn xét thi đua của trƣờng, mỗi đơn vị sẽ họp xét thi đua tháng cho cán bộ giảng viên, có 3 mức xếp loại A (hƣởng 100% lƣơng và phụ cấp), B (hƣởng 80% lƣơng và phụ cấp), C (hƣởng 50% lƣơng và phụ cấp). Tiêu chuẩn xét thi đua nghiêm khắc giúp kiểm soát tốt hoạt động của CBVC hơn. Từng học kỳ nhà trƣờng có lấy phiếu đánh giá giảng viên – cán bộ quản lý từ phía sinh viên và CBVC tự đánh giá. Các danh hiệu để xét thi đua CBVC hằng năm là: danh hiệu lao động tiên tiến, danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp cơ sở , danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp bộ. Ngồi ra cịn danh hiệu Tập thể lao động tiên tiến, Tập thể lao động xuất sắc dành cho các tập thể có thành tích cao trong năm.
Tuy nhiên, chính sách thi đua trên thực tế vẫn còn sự bao che, chƣa thực hiện triệt để nên chƣa thực sự tạo đƣợc sự thúc đẩy trong CB-GV hồn thành nhiệm vụ.
c) Chính sách tiền lương
Tổng quỹ lƣơng hằng năm của nhà trƣờng gồm:
Lƣơng kỳ 1: đƣợc xác định dựa trên số lƣợng lao động cơ hữu của nhà trƣờng trong năm và mức lƣơng tối thiểu do Nhà nƣớc quy định, nhân với tổng hệ số lƣơng của nhà trƣờng và các loại phụ cấp đƣợc hƣởng.
Lương kỳ 1=Mức lương tối thiểu NN quy định x (HS lương cấp bậc + HS phụ cấp)
Lƣơng kỳ 2: Do nhà trƣờng tự đảm bảo, tuỳ theo khả năng tài chính hằng năm, khơng đƣợc vƣợt quá 2 lần quỹ lƣơng kỳ 1. Một phần lập quỹ lƣơng trả cho lao động hợp đồng
Lương kỳ 2 = (HS lương cấp bậc + HS phụ cấp) x175.000 +2.700.000
Trải qua nhiều thế hệ, Nhà trƣờng đã xây dựng đƣợc một đội ngũ CBVC nhiệt huyết, yêu nghề, đáp ứng đƣợc tƣơng đối nhu cầu đào tạo của Nhà trƣờng, ln ấp ủ hồi bão đƣa trƣờng Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng trở thành một trong những trƣờng đại học, đƣa tên “trƣờng Cao Thắng” thành một “thƣơng hiệu” đáng tin cậy.
2.2.2 Đánh giá rủi ro
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát “đánh giá rủi ro”
Câu hỏi Trả lời Khơng
trả lời Có Khơng Không
biết 1. Ban giám hiệu có thiết lập mục
tiêu chung cho tồn trƣờng khơng?
9
2. Các mục tiêu chung có đƣợc cụ thể hóa thành mục tiêu riêng của từng bộ phận không?
9
3. Mục tiêu chung có đƣợc phổ biến đầy đủ cho toàn bộ CBVC biết khơng?
9
4. Có sự nhất quán giữa mục tiêu và chiến lƣợc hoạt động của trƣờng khơng?
9
5. Nhà trƣờng có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngồi khơng?
3 6
6. Nhà trƣờng có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên trong không?
4 5
7. Nhà trƣờng có xác định đƣợc những rủi ro chủ yếu liên quan đến mục tiêu của các hoạt động chính khơng?
6 3
8. Nhà trƣờng có xây dựng tiêu chí đánh giá rủi ro khơng?
9. Nhà trƣờng có xây dựng quy trình đánh giá rủi ro thích hợp bao gồm cả việc ƣớc lƣợng tầm quan trọng của rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra và đƣa ra biện pháp đối phó rủi ro?
9
Qua bảng khảo sát cho thấy, trƣờng đã xây dựng đƣợc những mục tiêu chung và cụ thể hoá thành những mục tiêu của từng đơn vị, phổ biến những mục tiêu ấy cho cán bộ nhân viên. Nhà trƣờng có quan tâm đến cơng tác nhận diện, đánh giá và đối phó rủi ro thông qua một số việc làm nhƣ:
Cử cán bộ đi tập huấn để cập nhật các văn bản pháp luật mới, nhằm quán triệt các chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nƣớc liên quan đến hoạt động của nhà trƣờng kịp thời.
Hằng tháng, khoa, bộ mơn, phịng ban tổ chức họp định kỳ để đánh giá kết quả hoạt động và ghi nhận những thuận lợi, khó khăn ảnh hƣởng đến hoạt động của từng đơn vị.
Hằng tháng trƣờng tổ chức họp giao ban, thành phần tham dự gồm ban giám hiệu, trƣởng phó khoa, bộ mơn để qn triệt hoạt động của phịng, khoa, bộ mơn theo chỉ đạo của Ban giám hiệu theo tình hình của từng tháng.
Cơng tác đánh giá rủi ro cịn sơ sài, chỉ mới nhận diện đƣợc rủi ro chứ chƣa định lƣợng đƣợc tác động của rủi ro đến hoạt động của trƣờng. Trƣờng chƣa xây dựng đƣợc những biện pháp để lƣờng trƣớc rủi ro, đối phó rủi ro mà thƣờng khi nào rủi ro xảy ra mới tìm cách khắc phục. Biện pháp khắc phục cũng chƣa triệt để và đồng bộ, phần nhiều mang tính chất cảm tính chứ khơng có quy trình cụ thể. Sau đó, q trình kiểm tra sau khi khắc phục rủi ro cũng chƣa đƣợc chú trọng. Đối với các rủi ro bên ngoài nhà trƣờng thƣờng chấp nhận rủi ro. Có một số rủi ro bên trong, nhà trƣờng lƣờng trƣớc đƣợc, biết ảnh hƣởng của nó nhƣng cũng khơng có biện pháp để đối phó.
2.2.3 Hoạt động kiểm sốt
Câu hỏi Trả lời Khơng trả lời Có Khơng Khơng
biết 1. Nhà trƣờng có hoạt động kiểm
soát cần thiết cho mỗi loại hoạt động không?
9
2. Các thủ tục kiểm soát có đƣợc thực hiện nghiêm túc theo đúng cách mà hoạt động đó đƣợc mơ tả khơng?
7 2
3. Ban giám hiệu có thƣờng xuyên rà soát lại các thủ tục kiểm soát để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp khơng?
9
4. Nhà trƣờng có sử dụng nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn nghiệp vụ cho các cá nhân trực tiếp liên quan đến hoạt động phù hợp với trách nhiệm, năng lực của nhân viên đƣợc giao không?
7 2
5. Nhà trƣờng có phân cơng nhiệm vụ đảm bảo 2 nguyên tắc: nguyên tắc phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm không?
9
6. Quyền tiếp cận đối với các nguồn lực và kiểm sốt tài liệu có đƣợc kiểm sốt tốt khơng?
9
7. Định kỳ nhà trƣờng có kiểm kê tài sản và kiểm tra tài liệu sổ
sách để phát hiện chênh lệch nếu có và có hƣớng xử lý kịp thời không?
8. Các giao dịch và sự kiện quan trọng có đƣợc kiểm tra cả trƣớc và sau khi thực hiện không?
9
9. Nhà trƣờng có thƣờng xuyên đối chiếu giữa chứng từ và sổ sách để phát hiện gian lận, sat sót nếu có khơng? 9 10. Các quy trình hoạt động có đƣợc đánh giá định kỳ không? 9 11. Nhà trƣờng có thực hiện kiểm sốt chung và kiểm soát ứng dụng đối với quá trình xử lý thông tin không?
6 3
Qua khảo sát cho thấy, nhà trƣờng đã quan tâm đúng mức đến các hoạt động kiểm sốt. Ứng với các hoạt động chính, nhà trƣờng đã có quy trình cụ thể để kiểm soát hoạt động. Sau mỗi hoạt động, Ban giám hiệu thƣờng đánh giá, rà soát lại các thủ tục kiểm soát để đua ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Hiện nay Trƣờng tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thƣờng xuyên; thực hiện quyền tự chủ tài chính theo Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP qui định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập.
Về thực hiện chủ trƣơng thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và cơng khai tài chính, NSNN: Trƣờng thực hiện đầy đủ các biện pháp tiết kiệm, chống lãng phí theo Pháp lệnh tiết kiệm, chống lãng phí, Pháp lệnh chống tham nhũng và các văn bản hƣớng dẫn; mọi khoản chi tiêu, mua sắm trang thiết bị, tài sản theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức Nhà nƣớc quy định; không sử dụng NSNN tiếp khách, biếu, thƣởng… trái chế độ quy định.
Trong giới hạn của đề tài, tác giả xin trình bày một số quy trình hoạt động cụ thể của nhà trƣờng liên quan đến một số hoạt động chính bao gồm quy trình thu tiền, quy trình chi tiền và quy trình quản lý chất lƣợng đảo tạo nhƣ sau: