2.2.1 .2Năng lực nhân viên
2.2.3.3 Quy trình quản lý chất lƣợng đào tạo
Trƣờng Cao đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng đã ban hành Quy trình quản lý chất lƣợng đào tạo. (xem phụ lục 2.1)
Quy trình này đã thể hiện trách nhiệm cụ thể của các phòng ban, sự phối hợp giữa các phịng ban trong q trình thực hiện cơng việc đào tạo qua từng giai đoạn. Ƣu điểm của quy trình này là:
Phân loại sớm kết quả giảng dạy và học tập đƣợc chính xác.
Phát hiện đƣợc những mặt yếu kém trong hoạt động giảng dạy và học tập.
Dự đốn đƣợc tƣơng đối chính xác những yếu tố làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng đào tạo.
Xây dựng đƣợc hệ thống thông tin báo cáo kết quả giảng dạy học tập từ dƣới lên trên.
Xác định rõ trách nhiệm các cấp trong công tác quản lý chất lƣợng đào tạo của trƣờng.
Huy động đƣợc đông đảo cán bộ tham gia đẩy mạnh công tác quản lý chất lƣợng đào tạo.
Tuy nhiên, bên cạnh đó việc áp dụng quy trình có những hạn chế nhất định.
Một số thành phần trong quy trình tham gia chƣa tốt trong việc thực hiện. Ví dụ nhƣ trƣởng bộ mơn, trƣởng khoa do công việc quá nhiều nên nếu không tham gia giảng dạy lớp đó thì khơng có thời gian xem sổ lên lớp hằng ngày của các lớp mà Khoa, bộ môn phụ trách.
Sổ lên lớp cịn mang tính hình thức và nhiều bất cập. Trong sổ danh sách sinh viên chỉ đƣợc 50 ngƣời, trong khi đó sỉ số lớp từ 80 -120 ngƣời. Nên các lớp thƣờng phải sử dụng 2-3 cuốn sổ, gây khó khăn trong công tác nhập điểm, điểm danh và bảo quản.
Sinh hoạt chủ nhiệm mỗi tuần 1 tiết học, thƣờng là vào thứ 2 hằng tuần. Có nhiều giáo viên khơng trực tiếp lên lớp mà giao cho cán bộ lớp đọc văn bản từ phòng CTCT-HSSV gửi xuống.
Việc quản lý học tập ở ký túc xá không mang lại kết quả. Sinh viên tại KTX sống từ lầu 5 đến lầu 8, KTX lại khơng có thang máy nên cán bộ quản lý cũng gặp khó khăn trong công tác kiểm tra, đôn đốc các HSSV học tập.
Công tác ra đề thi và chấm thi cịn nhiều bất cập. Trƣờng chƣa có quy trình cụ thể về chấm thi học kỳ, chấm thi tốt nghiệp. Thƣờng chỉ chấm thi 1 vòng nên kết quả chƣa thực sự khách quan. Sai sót xảy ra nếu có cũng khó phát hiện đƣợc.
2.2.4 Thơng tin và truyền thông
Bảng 2.8: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát “thông tin và truyền thông”
Câu hỏi Trả lời Khơng
trả lời Có Không Không
biết 1. Nhà trƣờng có kênh thơng tin 9
bên trong và bên ngoài và cung cấp cho ngƣời quản lý các báo cáo cần thiết về hiệu quả hoạt động của trƣờng không?
2. Các thông tin bên ngồi nhƣ sự thay đổi của các chính sách, của nền kinh tế... có đƣợc cập nhật không?
9
3. Các thông tin bên trong có ảnh hƣởng quan trọng đến việc đạt đƣợc mục tiêu của trƣờng có đƣợc báo cáo thƣờng xuyên không?
9
4. Thông tin mà ngƣời quản lý cần để ra quyết định có đƣợc cung cấp kịp thời và đầy đủ không?
6 3
5. Thơng tin có đƣợc cung cấp có cụ thể, chi tiết, phù hợp cho từng đối tƣợng sử dụng thông tin khác nhau khi họ cần không?
6 3
6. Ban giám hiệu có hỗ trợ tài chính và các nguồn lực khác cho sự phát triển của hệ thông thông tin không?
4 5
7. Nhà trƣờng có thơng báo về trách nhiệm của ngƣời quản lý và các nhân viên thông qua kênh truyền thông cụ thể nhƣ các cuộc họp, các buổi huấn luyện không?
9
thông để nhân viên báo cáo những sai phạm mà họ phát hiện đƣợc không?
9. Truyền thông giữa các phòng ban chức năng và các Khoa, bộ mơn có hiệu quả giúp cho các bộ phận thực hiện tốt nhiệm vụ của mình khơng?
5 4
Kết quả khảo sát cho thấy hoạt động thông tin và truyền thông tại trƣờng chƣa thực sự hiệu quả.
Thông tin của trƣờng bao gồm thông tin bên ngồi và thơng tin bên trong. Thông tin thƣờng đƣợc thể hiện dƣới dạng văn bản nhƣ những văn bản của nhà nƣớc, văn bản của trƣờng, văn bản lƣu hành nội bộ của các phịng ban, khoa, bộ mơn. CBVC đều quan tâm đến các nguồn thông tin, nhất là các văn bản pháp luật của nhà nƣớc hoặc các thông tin nội bộ liên quan đến các hoạt động của trƣờng, của ngành. Truyền thơng trong trƣờng cịn dựa nhiều vào hình thức truyền miệng mà chƣa đƣợc cụ thể hoá bằng văn bản. Quá trình truyền thơng cũng đƣợc diễn ra trong các cuộc họp, cuộc huấn luyện. Do đặc thù của ngành giáo dục nên nhà trƣờng cũng đặt mua báo thƣờng nhật, các báo chí liên quan để giúp cán bộ nhân viên cập nhật thêm kiến thức về kinh tế, đời sống xã hội, giúp nâng cao hiểu biết phục vụ cho quá trình giảng dạy và nghiên cứu...
Truyền thông giữa các bộ phận cũng đang ngày càng đƣợc cải tiến. Trƣớc đây, có rất nhiều trƣờng hợp HS-SV thi lại, học lại khơng đóng tiền học phí vẫn đi thi, đi học và vẫn nhận đƣợc kết quả học tập. Nhƣng gần đây, trƣờng đã đƣa vào sử dụng “Phần mềm nhập điểm thi lại” và “phần mềm quản lý học ghép” song song với “phầm mềm nhập điểm” hiện tại bằng công cụ Acsess do bộ môn Tin học của trƣờng thiết kế. Phần mềm này lấy thông tin cơ sở dữ liệu của phịng kế tốn tài chính, nếu HS-SV nào chƣa nộp tiền học phí thì sẽ khơng có tên trong danh sách nộp điểm. Nhờ vậy, đã khắc phục đƣợc tình trạng nói trên.
Các thơng tin cần thiết cũng đƣợc truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Tuy nhiên, hiện nay nhà trƣờng chƣa đầu tƣ đúng mức cho thông tin và truyền thông, chƣa có kênh thơng tin nội bộ chính thức cho CBVC riêng biệt với thơng tin dành cho đối tƣợng bên ngồi. Việc nhận góp ý hay phản hồi cũng cịn hạn chế vì khơng có các các hịm thƣ để mọi ngƣời góp ý. Ý kiến của CB-NV chủ yếu thơng qua cuộc họp cơng đồn hằng năm. Cịn những ý kiến phản hồi từ sinh viên thông qua những buổi họp giữa Ban giám hiệu và ban cán sự lớp hoặc thông qua bản đánh giá giảng viên của sinh viên.
2.2.5 Giám sát
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát “giám sát”
Câu hỏi Trả lời Không
trả lời Có Khơng Khơng
biết 1. Việc giám sát thƣờng xuyên hệ
thống KSNB có đƣợc thực hiện ngay trong các hoạt động hằng ngày không?
9
2. Nhà trƣờng có tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế hay không?
9
3. Nhà trƣờng có bộ phận kiểm tốn hay thanh tra nội bộ không?
9
4. Nhà trƣờng có các chƣơng trình kiểm tra, đánh giá định kỳ không?
9
5. Việc kiểm tra, đánh giá có giúp nhà trƣờng kiểm soát tốt các hoạt động và điều chỉnh khi cần thiết không?
Đánh giá cho thấy nhà trƣờng quan tâm đến hoạt động giám sát thƣờng xuyên cũng nhƣ định kỳ nhƣng hoạt động này chƣa thực sự mang lại hiệu quả. Ban Giám hiệu và trƣởng các phòng ban, các khoa thƣờng xuyên có những cuộc họp để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt động của nhà trƣờng. Hoạt động này giúp Ban giám hiệu kịp thời phát hiện và giải quyết những khó khăn xảy ra trong quá trình thực hiện, đảm bảo cho các nội dung công tác đã phân cơng hồn thành theo đúng tiến độ đã yêu cầu và đạt đƣợc những kết quả cao nhất. Định kỳ 2 năm một lần, nhà trƣờng sẽ đƣợc kiểm toán bởi kiểm toán Nhà nƣớc. Những vấn đề đƣợc kiểm toán viên nhà nƣớc tƣ vấn, nhà trƣờng thƣờng chỉnh sửa và lƣu ý hơn.
Mặc dù trƣờng Cao Thắng có bề dày lịch sử hơn 107 năm, nhƣng trong trƣờng khơng có bộ phận kiểm toán nội bộ do vấn đề về chi phí, nhƣng cũng khơng có ban thanh tra giáo dục mà chỉ có ban thanh tra nhân dân trực thuộc cơng đồn trƣờng. Ban thanh tra nhân dân ít khi thực hiện hoạt động giám sát thƣờng xuyên mà chỉ giải quyết những xung đột lợi ích, mâu thuẫn và chỉ thực hiện nhiệm vụ khi có khiếu nại hay tranh chấp xẩy ra. Hằng ngày, hoạt động của giáo viên và học sinh sinh viên thƣờng do phịng cơng tác chính trị -HSSV kiểm tra và báo cáo.