2.2.1 .2Năng lực nhân viên
2.2.3.1 Quy trình thu tiền
Trƣờng Cao đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng là một đơn vị hành chính sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động. Một phần kinh phí đƣợc nhà nƣớc cấp ngân sách. Nguồn thu của nhà trƣờng bao gồm
Thu từ ngân sách nhà nƣớc cấp
Thu từ kinh phí đào tạo dài hạn, ngắn hạn
Thu từ các hoạt động dịch vụ và các hoạt động khác của trƣờng
a) Thu ngân sách
Quy trình thu kinh phí từ ngân sách nhà nƣớc cấp
Bƣớc 1: Hằng năm căn cứ vào biên bản của Bộ Cơng Thƣơng, nhà trƣờng lập kế hoạch Dự tốn ngân sách. Dự tốn này sẽ nộp lại cho Bộ Cơng thƣơng.
Bƣớc 2: Bộ Cơng thƣơng xem xét, thẩm tra dự tốn thu chi và điều chỉnh (nếu có) cân đối theo mục tiêu phát triển của trƣờng. Sau đó nộp lại cho Bộ tài chính.
Bƣớc 3: Bộ tài chính sẽ duyệt ngân sách. Căn cứ vào dự tốn đã đƣợc duyệt, kế toán trƣờng sẽ ra phịng Kế tốn Kho bạc nhà nƣớc nhập dự toán để hoạt động.
b) Thu từ kinh phí đào tạo dài hạn, ngắn hạn
Nguồn kinh phí đào tạo dài hạn
Nguồn kinh phí đào tạo dài hạn là học phí của học sinh –sinh viên hệ chính quy, hệ liên thông theo các ngành nghề của nhà trƣờng, đây cũng chính là nguồn thu chủ yếu của nhà trƣờng.
Mức thu học phí của nhà trƣờng hiện nay đang đƣợc thực hiện theo nghị định 49/2010/ND-CP: “Quy định về miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập và cơ chế
thu, sử dụng học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân từ năm học 2010 - 2011 đến năm học 2014 – 2015” và Thông tƣ liên tịch số
29/2010/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH của Bộ Giáo dục và Đào tạo - Bộ Lao động, Thƣơng binh và Xã hội - Bộ Tài chính : “Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 49/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập và cơ chế thu, sử dụng học phí
đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân từ năm học 2010 - 2011 đến năm học 2014 – 2015”. Theo đó, mức học phí mức thu học phí thực hiện theo
nguyên tắc chia sẻ chi phí đào tạo giữa Nhà nƣớc và ngƣời học. Tồn bộ học phí sẽ đƣợc nộp vào Kho bạc nhà nƣớc. Học phí đƣợc thu theo từng học kỳ, nếu sinh viên tự nguyện đóng thì nhà trƣờng có thể thu cả năm học.
Hệ Số lƣợng SV Mức học phí (năm học 2012 - 2013)/tháng
Hệ cao đẳng 2.624 385.000 Hệ trung cấp chuyên nghiệp 1.934 450.000 Hệ cao đẳng nghề 1.355 500.000
Ngồi ra kinh phí đào tạo các hệ còn bao gồm tiền phí sử dụng thƣ viện 50.000 đ/học kỳ/sinh viên và tiền giấy thi, giấy nháp, photo đề thi 30.000 đ/học kỳ/sinh viên.
Sơ đồ 2.1: Quy trình thu kinh phí đào tạo dài hạn qua ngân hàng
Theo sơ đồ 2.1, quy trình thu học phí nhƣ sau:
(1)Sinh viên đóng học phí tại phịng giao dịch Ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn chi nhánh Mạc Thị Bƣởi.
(2) Cuối tuần kế toán ngân hàng sẽ thực hiện việc đối chiếu và gửi thơng tin cho kế tốn Kế tốn học phí học bổng, tiền lƣơng cập nhật về tình hình thu nộp học phí, phản ánh vào phần mềm quản lý thu học phí của đơn vị.
(3) Ngân hàng gửi giấy báo có kèm danh sách nộp học phí cho kế tốn tiền gửi để ghi tăng tiền gửi NH của trƣờng.
Học sinh sinh viên Kế toán tiền gửi Ngân hàng Kế tốn học phí học bổng, tiền lƣơng (1) (2) (3) (4) (5)
(4) Kế toán tiền gửi và kế tốn học phí, học bổng tiền lƣơng đối chiếu sổ sách với nhau để phát hiện sai sót xảy ra nếu có.
(5) Đầu tuần, phịng kế tốn gửi thơng báo danh sách sinh viên nợ học phí xuống phịng CTCT-HSSV để phịng này gửi thơng báo về các lớp thông qua lớp trƣởng hoặc giáo viên chủ nhiệm. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu giải quyết những khiếu nại với sinh viên (nếu có).
Kinh phí đào tạo ngắn hạn
Nguồn kinh phí đào tạo ngắn hạn nhƣ đào tạo nâng bậc nghề cho công nhân các doanh nghiệp, đào tạo lái xe, nguồn thu từ trung tâm tin học, trung tâm anh văn… Những khoản thu nhƣ học phí học lại, thi lại… nhà trƣờng thu trực tiếp bằng tiền mặt.
Sơ đồ 2.2: Quy trình thu kinh phí đào tạo ngắn hạn bằng tiền mặt
Theo sơ đồ 2.2, quy trình thu nhƣ sau:
(1)HS-SV đến nộp học phí điền đầy đủ thơng tin vào phiếu nộp học phí gửi kế tốn tiền mặt. Kế toán tiền mặt phản ánh vào phần mềm theo dõi học phí và lập phiếu thu chuyển cho Kế tốn trƣởng xét duyệt. Riêng những HS-SV thi lại, học lại thì phần mềm sẽ cập nhật vào phần mềm quản lý thi lại và phần mềm quản lý học ghép. Nếu HS-Sv chƣa đóng tiền, sẽ khơng có tên trong danh sách thi.
(2) Kế toán trƣởng chuyển phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu đồng thời ghi sổ quỹ (sổ quỹ đƣợc làm bằng hình thức thủ cơng). Thủ quỹ giao một liên phiếu thu cho HS -SV.
(3) Cuối mỗi tuần kế toán tiền mặt và thủ quỹ thực hiện đối chiếu số phát sinh trong kỳ giữa sổ quỹ và sổ nhật ký thu tiền để phát hiện sai sót nếu có.
c) Thu từ các hoạt động dịch vụ và các hoạt động khác của trường
Đối với các khoản thu khác: Bao gồm các khoản thu lệ phí tuyển sinh, thu học phí học lại ... Học sinh sinh viên Kế toán tiền mặt Kế toán trƣởng Thủ quỹ (1) (2) (3) (1)
Định mức thu tuyển sinh căn cứ vào qui định của Bộ giáo dục và Đào tạo. Năm 2012, lệ phí tuyển sinh đƣợc nộp một lần cùng với hồ sơ đăng ký dự thi nhƣng việc chuyển lệ phí tuyển sinh cịn chƣa đảm bảo thời gian nên gây cho Trƣờng nhiều khó khăn trong việc thu lệ phí tuyển sinh. Cịn kỳ thi tuyển sinh năm học 2013, lệ phí tuyển sinh đƣợc nộp khi thí sinh đến tham dự kỳ thi. Ở mỗi điểm thi đều có thƣ ký nhận tiền từ các giám thị, cuối buổi thi môn đầu tiên lập báo cáo và chuyển về nộp cho phịng kế tốn. Việc kiểm tra đối chiếu số lƣợng thí sinh dự thi đƣợc thực hiện giữa tổ thƣ ký danh sách ký tên cuối buổi thi đầu tiên và phịng tài vụ nên ít xảy ra sai sót.