CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin
Thời đại hiện nay là thời đại thơng tin, vì thế thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của các đối tƣợng bên trong cũng nhƣ bên ngồi doanh nghiệp. Một thơng tin có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau nhƣ để lập báo cáo tài chính, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hoặc để nhà quản trị căn cứ vào đó đƣa ra những quyết định đúng đắn. Vì vậy, mỗi tổ chức đều phải xác định rõ các thông tin cần thiết phải thu thập và u cầu đối với thơng tin đó. Các thơng tin phải đảm bảo một số yêu cầu về chất lƣợng nhƣ sau:
Thích hợp: thơng tin này có cần thiết để ra quyết định hay không?
Kịp thời: ngay khi yêu cầu có thơng tin đó khơng?
Cập nhật: Đây có phải là thơng tin mới nhất khơng?
Chính xác: thơng tin này đúng không?
Dễ truy cập: Ngƣời sử dụng có dễ dàng lấy đƣợc nó khơng?
Truyền thông
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết cho đối tƣợng sử dụng thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Truyền thông hiệu quả sẽ tạo nên dịng thơng tin từ trên xuống, từ dƣới lên, giữa các bộ phận và trong toàn bộ tổ chức. Các nhân viên sẽ nhận đƣợc chỉ thị rõ ràng cụ thể từ ngƣời quản lý cấp trên. Họ sẽ nhận thức đƣợc vai trị của mình đối với hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhƣ mối quan hệ của mình đối với cơng việc của các thành viên khác và sử dụng đƣợc những phƣơng tiện truyền thông trong đơn vị. Ngƣợc lại, những ngƣời quản lý cũng phải nhận đƣợc những báo cáo nhanh chóng, chính xác, kịp thời nhất để phục vụ cho việc ra quyết định. Ngồi những thơng tin nội bộ, cũng cần phải đảm bảo có đủ phƣơng tiện thu thập thơng tin từ bên ngồi. Đây cũng là một kênh thông tin quan trọng để giúp đơn vị có những phản ứng kịp thời nhằm thực hiện mục tiêu của mình. Những thơng tin cung cấp cho bên ngồi cũng cần lƣu ý về tính trung thực hợp lý và đảm bảo tuân thủ pháp luật.