2.2.1 .2Năng lực nhân viên
2.2.3.2 Quy trình chi tiền
Hoạt động chi tiền của nhà trƣờng chủ yếu là:
Chi thanh toán tiền lƣơng
Chi mua sắm vật tƣ và thiết bị giảng dạy
Chi tiền mặt (chi học bổng, chi hồn trả học phí cho SV thuộc diện thơi học, chi mua sắm công cụ dụng cụ, chi sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định….)
a) Quy trình thanh tốn tiền lương, tiền thu nhập tăng thêm
Tiền lƣơng của CB-GV-NV đƣợc thanh toán vào ngày 10 và ngày 25 hàng tháng thơng qua tài khoản ngân hàng, quy trình thanh tốn nhƣ sau:
Bƣớc 1: Vào đầu năm nhà trƣờng phải lập bảng đăng ký quĩ lƣơng trình Bộ Cơng Thƣơng phê duyệt gửi KBNN để theo dõi và kiểm sốt.
Bƣớc 2: Phịng tổ chức hành chính căn cứ vào hợp đồng lao động, bản đánh giá thi đua của các phịng ban, khoa, bộ mơn (đã đƣợc duyệt) lập Bảng đề nghị thanh toán tiền lƣơng.
Bƣớc 3: Căn cứ vào Bảng đề nghị thanh toán tiền lƣơng, Kế toán tiền lƣơng lập bảng tính lƣơng phụ cấp lƣơng, trích lập các khoản trích theo lƣơng nhƣ BHXH, BHYT, BHTN gửi Hiệu trƣởng ký duyệt.
Bƣớc 4: Kế toán ngân hàng cập nhật số tài khoản của cán bộ nhân viên và nộp cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 5: Kế toán trƣởng nộp Kho bạc nhà nƣớc bảng tính lƣơng và giấy rút dự tốn bằng chuyển khoản đã đƣợc duyệt. Căn cứ vào Biên bản thu chi nội bộ, Kho bạc nhà nƣớc duyệt chi, chuyển khoản vào tài khoản của nhà trƣờng tại Ngân hàng Công Thƣơng Việt Nam.
Bƣớc 6: Kế toán ngân hàng gửi bảng tính lƣơng và uỷ nhiệm chi cho ngân hàng Công Thƣơng chi nhánh quận 1, sau đó ngân hàng chi tiền lƣơng vào tài khoản ATM cho CBVC.
Bƣớc 7: Nếu bộ phận nào có nhu cầu thì đăng ký nhận Bảng lƣơng qua email để CB-GV-NV kiểm tra đối chiếu.
Cịn đối với khoản thanh tốn vƣợt giờ, giáo viên khai báo số tiết dạy vào phần mềm phân công giảng dạy và nộp báo cáo hằng tháng. Cuối mỗi học kỳ theo định mức giờ quy đổi thành giờ chuẩn, phịng đào tạo tính số tiết giảng và làm bảng đề nghị thanh toán vƣợt giờ cho giảng viên. Bảng đề nghị thanh toán vƣợt giờ đƣợc chuyển về khoa, bộ môn để giảng viên kiểm tra và ký xác nhận. Sau đó phịng Đào tạo trình phó Hiệu trƣởng đào tạo ký duyệt. Căn cứ vào bảng đề nghị thanh tốn tiền vƣợt giờ, phịng kế toán mới thực hiện các bƣớc tƣơng tự nhƣ quy trình thanh tốn tiền lƣơng.
b) Chi mua sắm vật tư và thiết bị giảng dạy
Sơ đồ 2.3: Quy trình chi mua sắm vật tƣ và thiết bị giảng dạy
(4) Phòng QTDS Nhà cung cấp Phòng TCKT Hiệu trƣởng Kho bạc NN Khoa, BM, phòng ban Ngân hàng (1) (3) (3) (3) (4) (4) (6) (5) (6) (2) (3) (7)
Căn cứ nhu cầu trang bị thiết bị của các đơn vị trong trƣờng, Phòng Tài chính kế tốn phối hợp với phịng Quản trị đời sống xây dựng kế hoạch mua sắm và sửa chữa trong năm của nhà trƣờng trình lãnh đạo Bộ Công Thƣơng phê duyệt để làm căn cứ thực hiện.
Quy trình đƣợc diễn giải nhƣ sau:
(1) Căn cứ vào chƣơng trình đào tạo và quyết định của cấp trên, Trƣởng các
khoa/phòng ban lập kế hoạch mua sắm gửi phòng QTĐS.
(2) Trƣởng phòng QTĐS tổng hợp kế hoạch mua sắm của các khoa/phịng ban. Cán
bộ có nhiệm vụ của phịng QTĐS lấy báo giá cạnh tranh để xét chọn nhà cung cấp.
(3)Phịng QTĐS trình Hiệu trƣởng duyệt kế hoạch mua sắm và bảng báo giá. Sau
đó ký hợp đồng với NCC (nếu trên 10.000.000) và tiến hành mua hàng. Khi NCC giao hàng, nếu đơn hàng trên 10.000.000 thì phải thành lập tổ nghiệm thu do Ban giám hiệu phân cơng gồm 3 thành viên có trách nhiệm đại diện nhà trƣờng kiểm tra hàng hóa về các mặt: Số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại có đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật hay chƣa?
(4) Sau đó, phịng QTĐS chuyển tồn bộ chứng từ cho phịng kế tốn, bao gồm:
Giấy đề nghị mua sắm đƣợc Ban giám hiệu ký duyệt.
3 bảng báo giá của ba đơn vị cung cấp khác nhau.
Giấy đề nghị chuyển khoản
Hóa đơn tài chính hợp lệ.
Biên bản bàn giao và nghiệm thu.
Trƣờng hợp nếu thanh toán trên 10.000.000đ phải có thêm:
Hợp đồng (Trƣờng hợp ngồi thủ trƣởng ký phải có giấy uỷ quyền).
Biên bản nghiệm thu bàn giao và thanh lý hợp đồng (2 bản). Biên bản này phải có tối thiểu 3 chữ ký của 3 ngƣời có trách nhiệm nghiệm thu đƣợc Ban giám hiệu phân cơng đại diện nhà trƣờng kiểm tra hàng hóa về các mặt: Số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại có đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật hay chƣa?
Giấy bảo hành của nhà cung cấp (bản photo nếu có)
Nếu là hàng hóa sản xuất ngồi nƣớc thì phải có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O, C/Q)
Trƣờng hợp nếu thanh tốn trên 20.000.000đ phải có thêm: Quyết định chỉ
định thầu chọn đơn vị cung cấp hàng hóa do Hiệu trƣởng ký duyệt (2 bản) (nguồn: phịng KT-TC).
Phịng KT-TC đối chiếu, kiểm tra. Sau đó đƣa tồn bộ chứng từ qua KBNN.
(5)KBNN xét duyệt dựa trên dự toán đầu năm và quy chế thu chi nội bộ, chuyển
khoản qua Ngân hàng.
(6) Phịng KT-TC lập uỷ nhiệm chi, trình Hiệu trƣởng ký và gửi qua Ngân hàng để
thanh toán cho Nhà cung cấp.
(7) Nhà cung cấp giao hàng, phòng QTĐS tiếp nhận và phân bổ xuống từng đơn vị.
c) Quy trình chi tiền mặt
Chi học bổng cho sinh viên
Bƣớc 1: Phịng KT-TC căn cứ vào tình hình thu học phí của sinh viên các hệ đào tạo chính quy để trích quỹ học bổng, lập dự tốn cho nguồn chi học bổng trình Ban giám hiệu duyệt. Thơng báo dự tốn nguồn học bổng cho phịng đào tạo và cơng tác sinh viên.
Bƣớc 2: Phịng đào tạo và cơng tác sinh viên, các khoa có sinh viên theo học, căn cứ vào kết quả học tập và bảng phân bổ học bổng hàng năm tiến hành xét danh sách sinh viên nhận học bổng trình Ban giám hiệu duyệt.
Bƣớc 3: Phịng đào tạo và cơng tác sinh viên, các khoa, các lớp, phòng kế hoạch tài vụ tiếp nhận danh sách sinh viên nhận học bổng trong từng kỳ học.
Bƣớc 4: Kế tốn tiền lƣơng, học phí, học bổng căn cứ vào danh sách sinh viên nhận học bổng lập Bảng thanh toán học bổng chi trả theo lớp trình Ban giám hiệu duyệt chi theo chế độ. Sau đó căn cứ Bảng thanh toán học bổng đã đƣợc duyệt, kế toán tiền lập phiếu chi, chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, đóng dấu “đã chi tiền” vào phiếu chi trình Kế tốn trƣởng ký.
Bƣớc 5: Sinh viên đối chiếu danh sách học bổng với danh sách chi trả để nhận học bổng trong kỳ. Ngƣời nhận phải ký xác nhận và ghi rõ họ và tên.
Chi tiền mời giảng
Việc thanh toán các khoản chi mời giảng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Căn cứ dự báo khối lƣợng giảng dạy hàng năm và khả năng đáp ứng khối lƣợng của bộ môn. Bộ mơn phối hợp với Phịng Đào tạo xây dựng kế hoạch mời
giảng các môn học trong năm, mời các giảng viên có đủ điều kiện, năng lực tham gia giảng dạy (thông qua hợp đồng mời giảng).
Bƣớc 2: Hằng tháng, giảng viên thỉnh giảng lập kế hoạch cơng tác tuần gửi Phịng đào tạo, khi kết thúc môn học làm thủ tục xác nhận khối lƣợng hoàn thành theo hợp đồng.
Bƣớc 3: Hồ sơ thanh tốn do Phịng đào tạo lập gồm: giấy xác nhận khối lƣợng công việc hồn thành, hợp đồng đƣợc chuyển phó Hiệu trƣởng đào tạo phê duyệt và chuyển phịng KT-TC.
Bƣớc 4: Kế toán tiền lƣơng - học bổng - học phí làm thủ tục thanh toán, chuyển Hiệu trƣởng phê duyệt.
Bƣớc 5: Căn cứ Sau đó căn cứ Bảng thanh tốn tiền mời giảng đã đƣợc duyệt, kế toán tiền lập phiếu chi, chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, đóng dấu “đã chi tiền” vào phiếu chi trình Kế tốn trƣởng ký. Giảng viên thỉnh giảng nhận tiền và ký nhận.
Chi mua sắm hàng hoá vật tƣ giá trị nhỏ
Xu hƣớng hiện nay của nền kinh tế hạn chế sử dụng tiền mặt, khuyến khích các đơn vị nên chuyển qua hình thức chuyển khoản để Nhà nƣớc có thể kiểm sốt các hoạt động của đơn vị dễ dàng hơn, nhằm hạn chế tiêu cực, tham ơ.... Vì thế, các khoản thanh tốn mua hàng hóa, vật tƣ có giá trị nhỏ từ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn (khơng phát sinh thƣờng xuyên) nhà trƣờng mới thanh toán bằng tiền mặt. Bộ phận có nhu cầu sử dụng sẽ làm đề nghị gửi phịng QTĐS, phịng QTĐS trình ký Hiệu trƣởng và chuyển xuống phịng kế tốn. Kế tốn tiền lập phiếu chi (2 liên), chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, đóng dấu đã chi tiền lên phiếu chi và trình Kế tốn trƣởng ký duyệt.
Nhận xét:
Các hoạt động kiểm soát của Trƣờng cao đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng đƣợc thiết lập trên nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm đƣợc thể hiện ở trách nhiệm và công việc đƣợc phân chia cụ thể cho nhiều phòng, ban và khoa, nhiều ngƣời trong mỗi đơn vị đã tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm đƣợc trƣờng quan tâm, nhƣ kế toán tiền và thủ quỹ tách biệt nhau. Thủ quỹ chỉ thực hiện thu và chi tiền, ghi sổ quỹ để định kỷ đối chiếu với số liệu của kế toán tiền. Các hoạt động đều không do một ngƣời, một bộ phận thực hiện từ đầu đến cuối mà đều có nhiều thành phần tham gia nhằm kiểm soát tốt hơn.
Tuy nhiên, Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn lại đƣợc thực hiện chƣa tốt. Hiệu phó đào tạo và hiệu phó đời sống khơng phê chuẩn việc chi tiền. Tất cả nghiệp vụ chi dù ít hay nhiều đều phải có chữ ký của hiệu trƣởng. Điều này làm cho khối lƣợng công việc của Hiệu trƣởng khá nhiều. Những lúc Hiệu trƣởng khơng có mặt, có thể làm gián đoạn cơng việc, khơng đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc.
Tất cả tài liệu kế tốn, hằng tuần đều phải kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn trong các phƣơng pháp tính giá đảm bảo khơng có sự sai sót; kiểm tra số liệu giữa kế tốn tổng hợp với sổ kế toán chi tiết. Kiểm tra, đối chiếu số dƣ tại KBNN, đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngồi thơng qua giấy xác nhận số dƣ tiền gửi ngân hàng, KBNN; so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán về số dƣ tài sản, số dƣ tiền quỹ. Cuối mỗi tuần đều báo cáo cho Hiệu trƣởng biết tình hình và giải trình (nếu đƣợc yêu cầu).