Một hệ thống thành cơng khi nó đạt được các mục tiêu đề ra. Hay nói cách khác, một hệ thống thơng tin kế tốn thành cơng khi nó vận hành tốt và cung cấp được các thơng tin hữu ích, kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định của các cấp quản lý doanh nghiệp. Tất nhiên điều kiện để một hệ thống thơng tin kế tốn đạt được các mục tiêu đó là nó phải được tổ chức tốt.
Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp là quá trình tổ chức triển khai để thiết lập một hệ thống kế toán và hệ thống kiểm sốt, phân cơng và bố trí nhân sự cho hệ thống để thực thi hệ thống nhằm mục đích cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, đáp ứng được nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Và với sự bùng nổ của khoa học kỹ thuật, các hệ thống thơng tin kế tốn ngày nay hầu như được vận hành bằng công nghệ thông tin, cho nên công việc tổ chức triển khai hệ thống thơng tin kế tốn được trình bày dưới dây không đề cập đến triển khai ứng dụng bằng thủ công mà chủ yếu là trên hệ thống máy tính và phần mềm kế tốn.
1.3.1. Cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn:
Công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm 5 giai đoạn:
Giai đoạn lập kế hoạch
Đây là bước đầu tiên để bắt đầu khởi tạo một hệ thống thơng tin kế tốn. Hãy thử tưởng tượng nếu chúng ta xây một ngơi nhà 1 tầng, 2 phịng ngủ. Vài năm sau đó, chúng ta lại tiếp tục xây thêm 1 tầng, mở rộng phòng khách, thêm 1 phòng tắm. Việc này làm tổn hao tiền bạc cũng như cơng sức cũng chính do chúng ta khơng có một kế hoạch dài hạn. Tương tự đối với một hệ thống thơng tin kế tốn, nếu chúng
ta khơng có kế hoạch rõ ràng thì khơng những nhu cầu thông tin không được đáp ứng mà cịn tốn kém chi phí. Nội dung của việc lập kế hoạch là khảo sát, xem xét môi trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm quy mô, đặc điểm, khả năng tài chính của doanh nghiệp; khảo sát về yêu cầu chung về thông tin quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp như: đối với kế tốn tài chính thì u cầu về chứng từ, sổ kế tốn, báo cáo tài chính theo mẫu biểu quy định hay đối với kế tốn quản trị thì yêu cầu về lập dự toán, theo dõi đánh giá dự tốn, theo dõi chi phí kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, bán hàng và phân tích bán hàng, v.v… Các cơng cụ kỹ thuật trong việc khảo sát như phỏng vấn, quan sát, lập bảng câu hỏi, vẽ lưu đồ, vẽ sơ đồ dịng dữ liệu,… sau đó tổng hợp và lên kế hoạch chung cho tồn bộ hệ thống. Cơng việc này thường do những người có kiến thức về kế toán, về phân tích và về hệ thống thơng tin kế tốn thực hiện.
Giai đoạn phân tích:
Sau khi khảo sát, các dữ liệu thu thập được trong quá trình khảo sát sẽ được phân tích rõ ràng để nhận định toàn diện về hệ thống, bao gồm các quy trình và tính khả thi của hệ thống. Có nghĩa là các nhà phân tích phải tính tốn làm sao cân đối được giữa lợi ích mà hệ thống này mang lại và chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Các công cụ kỹ thuật được sử dụng cho việc phân tích như các hàm tính tốn tài chính, các phân tích lưu đồ, sơ đồ dịng dữ liệu. Và cơng việc này cũng do những người có kiến thức về kế tốn, về phân tích và hệ thống thơng tin kế toán.
Giai đoạn thiết kế:
Đây là bước tiếp theo sau giai đoạn lập kế hoạch và phân tích hồn thành. Nội dung của việc thiết kế là xác định nội dung và hình thức của từng phần hành cơng việc, quy trình xử lý của hệ thống, các yêu cầu cụ thể về thiết bị và phần mềm kế tốn. Trong giai đoạn thiết kế, chúng ta có thể lần lượt qua 2 bước, thứ nhất là thiết kế sơ bộ, thứ hai là thiết kế chi tiết. Trong bước thiết kế sơ bộ, các quy trình sẽ được vạch ra, có nghĩa là cơng việc gì sẽ được làm, xử lý ra sao để đáp ứng nhu cầu
thông tin của người dùng. Còn trong bước thiết kế chi tiết, các ý tưởng ở bước thiết kế sơ bộ sẽ được chuyển vào đây, chẳng hạn máy móc, thiết bị hay phần mềm nào sẽ xử lý quy trình đó; mẫu sổ hay báo cáo cụ thể nào sẽ mang thông tin đến người dùng…
Giai đoạn xây dựng:
Đây là giai đoạn chuyển những gì nằm trên lý thuyết sang một hệ thống thực tế để sử dụng. Ở giai đoạn này, các quy trình sẽ được ứng dụng, các máy móc sẽ được lắp, phần mềm sẽ được chuẩn bị, các tiêu chuẩn và sự kiểm soát hệ thống được thiết lập, hệ thống báo cáo bắt đầu hình thành. Nhìn chung cơng việc chính của giai đoạn này chỉ là thực hiện lại những cái đã vẽ ra trên kế hoạch. Cơng việc này có thể do chính nhân viên của đơn vị hoặc thuê bên ngoài thực hiện hoặc đi mua phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường.
Giai đoạn vận hành và bảo trì:
Đây là giai đoạn cuối cùng trong công tác tổ chức một hệ thống thơng tin kế tốn. Giai đoạn này đưa sản phẩm ở giai đoạn xây dựng vào vận hành thành một hệ thống thống nhất. Cụ thể là phần mềm sẽ được cài đặt, nhân viên sẽ được thuê mướn thêm (nếu thiếu) hoặc đào tạo để đảm nhận công việc trong hệ thống mới, hay việc chuyển đổi hệ thống (nếu đang vận hành hệ thống cũ).
Trong q trình vận hành hệ thống, nhất thiết phải có sự đánh giá định kỳ về mức độ hài lòng của người dùng cũng như việc ghi nhận những điểm chưa hợp lý trong quy trình xử lý mà từ đó có những thiết kế sửa đổi hay bổ sung để hệ thống ngày càng hồn thiện. Vì thế sự có mặt các chuyên gia xử lý hệ thống trong giai đoạn này là vơ cùng cần thiết, nó vừa đảm bảo sự ghi nhận đầy đủ về nhược điểm của hệ thống trong quá trình vận hành vừa đảm bảo hệ thống thơng suốt ở mọi thời điểm.
1.3.2. Tổ chức nhân sự:
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế tốn thì phải có nhiều người tham gia. Sau đây là các thành phần tham gia và vai trò của họ trong việc thực hiện hệ thống:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp, đứng dưới góc độ nhà quản lý, ban lãnh đạo doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược, hỗ trợ, khuyến khích, xét duyệt các giai đoạn phát triển của dự án.
- Những người làm cơng tác kế tốn – kiểm tốn, có ba vai trị: một là, xác định nhu cầu thơng tin cần có từ hệ thống thơng tin kế tốn; hai là, có thể tham gia vào ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin; ba là, thiết kế hệ thống kiểm sốt nội bộ cho hệ thống thơng tin kế tốn và giám sát, kiểm tra, đánh giá các kiểm sốt trong hệ thống thơng tin kế toán.
- Ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin, được thành lập phải bao gồm ban lãnh đạo doanh nghiệp, kế tốn trưởng/giám đốc tài chính, người quản lý hệ thống thơng tin kế tốn có liên quan. Vài trị của ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin là thiết lập các chính sách điều hành hệ thống thơng tin, hướng dẫn các giai đoạn phát triển hệ thống, báo cáo tiến độ thực hiện cho ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Tổ/Đội phát triển dự án, mỗi một dự án của hệ thống thơng tin kế tốn cần có một tổ/đội dự án với nhân sự gồm chuyên gia dự án, người quản trị, người làm kế toán kiểm toán và người sử dụng. Vai trò đội dự án gồm lập kế hoạch dự án, giám sát dự án, kiểm sốt chi phí dự án. Đội dự án là cầu nối trung gian giữa người sử dụng với ban lãnh đạo doanh nghiệp, ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin.
- Người phân tích, lập trình hệ thống, là những người có kiến thức về kế tốn, về phân tích và về hệ thống thơng tin kế tốn, những lập trình viên tin học chuyên ngành.
- Những người khác ngồi hệ thống nhưng có liên quan đến việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp, kiểm toán độc lập, cơ quan quản lý Nhà nước,…
1.3.3. Công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán:
Để đảm bảo cho việc tổ chức sử dụng thành công một phần mềm kế toán, doanh nghiệp nhất thiết phải đảm bảo các điều kiện sau đây:
- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:
Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế tốn của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thơng tin từ ngồi vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế tốn có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ về kế tốn và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: nhập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế tốn; phân tích các số liệu trên sổ kế tốn và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thơng tin kế tốn.
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hanh quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định mục thông tin khơng được phép lưu chuyển.
- Đảm bảo tính thống nhất trong cơng tác kế tốn:
Đối với các đơn vị kế tốn có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiền trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.
Sau khi thực hiện đảm bảo đầy đủ các điều kiện trên, nhà quản lý có thể tự tổ chức thiết kế phần mềm hay đặt hàng (thuê) để đơn vị bên ngoài thiết kế hay mua phần mềm đóng gói, đặc điểm của hai loại này như sau:
- Phần mềm đóng gói:
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường.
Ưu điểm:
Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng.
Tính ổn định của phần mềm cao.
Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế tốn sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm.
Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm được đóng gói bao giờ cũng có đầy dủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển khai cho NSD
Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng. Nhược điểm:
Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn đảm bảo được tính giản đơn, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp khơng có trong phần mềm.
- Phần mềm đặt hàng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là khơng phổ biến và có giá thành rất cao.
Ưu điểm:
Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp. Nhược điểm:
Chi phí cao: Do tồn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngồi chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này.
Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt, nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới mình.
Tính ổn định của phần mềm kém.
Tính rủi ro cao: không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán đơn đặt hàng một cách dễ dàng nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao khơng như ý. Không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 hệ thống lại các quan niệm và bản chất của kế toán qua các thời kỳ khác nhau, nó cho ta thấy rõ ràng hơn về sự đa dạng trong cách hiểu về kế toán. Cùng với các quan niệm là vai trị của cơng tác kế toán đối với hoạt động của doanh nghiệp ngày nay, Kế tốn khơng chỉ giúp nhà quản lý ghi chép, phân tích, xử lý thơng tin của các hoạt động kinh tế diễn ra hàng ngày mà các loại báo
cáo kế tốn cịn là một công cụ hỗ trợ trong việc ra quyết định cho các đối tượng sử dụng khác nhau.
Ngồi ra, Chương 1 cịn tổng hợp các lý thuyết về hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp, bao gồm khái niệm, cấu trúc, các yếu tố chi phối cũng như công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong thời kỳ mà công nghệ thông tin phát triển với tốc độ vũ bão. Qua đó, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn và đánh giá chính xác hơn các yếu tố chi phối hệ thống thơng tin kế tốn qua các thời kỳ khác nhau. Từ đó chúng ta sẽ có được các giải pháp xác đáng trong việc xây dựng, tổ chức và hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU 2.1. Tổng quan về các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu:
2.1.1. Tình hình phát triển:
Bạc Liêu là một tỉnh thuộc duyên hải vùng Đồng bằng sông Cửu Long, nằm trên bán đảo Cà Mau, miền đất cực Nam của Việt Nam
Tính đến thời điểm hiện tại, Tỉnh Bạc Liêu đã trải qua biết bao lần giải thể và