3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các
3.2.1. Giải pháp cho quy trình lựa chọn phần mềm kế tốn:
Phần thực trạng ở Chương 2 cho ta thấy việc lựa chọn phần mềm để sử dụng tại doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu còn quá sơ sài. Khơng có bất cứ quy trình lựa chọn nào được đưa ra, khơng có bất cứ ban tư vấn công nghệ thông tin nào được thành lập, mọi việc hoàn toàn do cá nhân (Kế toán trưởng, Giám đốc) phụ trách quyết định. Thực tế cũng cho thấy, sự lựa chọn của các cá nhân này chủ yếu rơi vào những trường hợp như đã sử dụng trước đây ở một công ty khác, hoặc do người khác giới thiệu, hoặc do giá cả phần mềm phù hợp. Trong hồn cảnh có q nhiều sản phẩm phần mềm để lựa chọn như thời điểm hiện tại, thì việc lựa chọn
thiếu quy trình như thế khơng những khơng mang lại lợi ích mà cịn gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tận dụng tối đa hiệu quả của phần mềm kế tốn. Qua phần phân tích ngun nhân ở chương 2 cũng cho ta thấy việc thiếu một quy trình chuẩn là một nguyên nhân lớn của vấn đề này. Cho nên tác giả mạnh dạn đóng góp các bước trong quy trình lựa chọn phần mềm kế toán để làm cơ sở cũng như bước đầu cho các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu tối đa hóa hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán.
Các bước mà doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh cần xem xét và thực hiện: (1): Xem xét động cơ của việc sử dụng phần mềm kế toán
(2): Xác định những đặc điểm mong muốn ở phần mềm kế toán (3): Liệt kê những phần mềm kế tốn có thể đáp ứng
(4): Đánh giá dịch vụ của nhà cung cấp phần mềm. (5): Lựa chọn chính thức.
Bước 1: Xem xét động cơ của việc sử dụng phần mềm kế toán.
Chúng ta hãy xem việc chọn một phần mềm kế toán để sử dụng giống như là một dự án, khi đó chúng ta phải biết được động cơ nào thúc đẩy chúng ta đầu tư vào dự án này. Nghĩa là chúng ta phải tìm câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao tôi phải sử dụng một phần mềm kế toán?”, cụ thể doanh nghiệp sẽ có được những lợi ích gì khi dùng phần mềm hay sẽ có khó khăn, rủi ro gì khi khơng sử dụng phần mềm. Một khi điều này được làm rõ ràng, sáng tỏ và thuyết phục thì khi đó tất cả con người trong doanh nghiệp, từ lãnh đạo, trưởng phó phịng, đến nhân viên sẽ có cơ sở để nhìn về một hướng, để phấn đấu, nỗ lực và quyết tâm để việc sử dụng phần mềm kế toán mang lại hiệu quả tối đa. Đây là bước đầu, là tiền đề quyết định đến sự thành công hay thất bại của một phần mềm kế toán.
Khi thực hiện xác định động cơ, các doanh nghiệp có thể thực hiện trả lời những câu hỏi được phân thành các nhóm như:
(1) Thơng tin quản lý: Lượng thơng tin hiện tại có đầy đủ cho nhu cầu quản
lý khơng? Có dễ dàng tiếp cận những thơng tin này hay không? Các thông tin này được cung cấp kịp thời không?
(2) Hiệu quả: Cơng tác kế tốn hiện tại có mang lại hiệu quả khơng? Các quy
trình trong hệ thống kế tốn có phức tạp, chậm chạp và không linh hoạt?
(3) Bảo mật: Hệ thống kế tốn hiện tại có an tồn khơng?
(4) Hạ tầng Công nghệ thông tin: Hạ tầng công nghệ ở doanh nghiệp hiện tại
có đáp ứng được yêu cầu mới khơng? Hay đã được sử dụng đúng mục đích chưa?
(5) Định hướng phát triển: Hệ thống kế toán hiện tại có phù hợp với định
hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai khơng? Có khả năng tương thích với những giao dịch và nghiệp vụ mới phát sinh trong tương lai khơng?
Có thể đối với đa số quy mơ vừa và nhỏ hiện tại, các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu sẽ khơng có u cầu q cao đối với yêu cầu về thông tin quản lý, hiệu quả hay bảo mật, nhưng ở nhóm câu hỏi số (5) (Định hướng phát triển) thì các doanh nghiệp phải đảm bảo là các câu hỏi được trả lời một cách thận trọng. Bởi nếu không xác định được định hướng phát triển hoặc xác định sai thì chắc chắn việc lựa chọn phần mềm sẽ chỉ mang lại sự lãng phí, cả về thời gian và tiền bạc khi sau đó lại phải tìm một phần mềm khác thích hợp khi doanh nghiệp phát triển trong tương lai.
Tất nhiên tùy vào tình hình, quy mơ và đặc điểm kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những câu hỏi và những câu trả lời khác nhau. Nhưng chắc chắn sau khi có câu trả lời, các doanh nghiệp sẽ có động cơ nhất định để đầu tư vào một phần mềm kế toán.
Bước 2: Xác định những đặc điểm mong muốn ở phần mềm kế toán
Sau khi xác định được động cơ, ở bước 2 này doanh nghiệp phải xác định được những gì mình cần hoặc yêu cầu cụ thể đối với phần mềm kế toán. Và cũng để dễ dàng hơn trong việc thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể tuần tự đi theo 2 phần việc sau:
Phần việc 1: Xác định những yêu cầu cụ thể, trong đó phân chia rõ ràng đâu
là yêu cầu tổng thể, đâu là yêu cầu chi tiết.
Để xác định được yêu cầu tổng thế, doanh nghiệp có thể thực hiện trả lời những câu hỏi như: Quy mô hoạt động của doanh nghiệp thế nào? Loại hình, đặc điểm doanh nghiệp đang hoạt động? Số lượng nghiệp vụ phát sinh trong tháng? Có bao nhiêu người sử dụng phần mềm vào cùng một thời điểm? Hay hiện tại hệ thống trang thiết bị tại doanh nghiệp đang ở hiện trạng nào?
Đối với yêu cầu chi tiết, vấn đề này phụ thuộc rất lớn vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp lại có một yêu cầu chi tiết khác nhau. Chẳng hạn như có doanh nghiệp có các hoạt động giao dịch với đối tác ngồi nước (Các cơng ty chế biến thủy hải sản xuất khẩu) thì sẽ yêu cầu phần mềm kế tốn phải có chức năng hạch tốn, theo dõi chi tiết các loại ngoại tệ. Hay những doanh nghiệp sản xuất có số lượng nhân cơng hoặc hàng tồn kho lớn thì lại có u cầu về các loại báo cáo khác nhau, phục vụ cho cơng tác kế tốn quản trị. Ở đây, các doanh nghiệp cũng nên thực hiện lấy ý kiến của những người làm kế toán giàu kinh nghiệm trong cùng lĩnh vực (nếu có khả năng thuế các nhà tư vấn thì càng tốt), chính những người trực tiếp làm thì họ mới nhận thức rõ ràng và thiết thực về vấn đề này.
Phần việc 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu vừa xác định được bên trên.
Sau khi có được các yêu cầu, từ tổng thể đến chi tiết, doanh nghiệp thực hiện sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu này. Chẳng hạn doanh nghiệp có thể lập sơ đồ sắp xếp các yêu cầu theo thứ tự:
Ưu tiên 1 là những yêu cầu nhất định phải có, nếu khơng có thì việc sử dụng phần mềm sẽ khơng hiệu quả, tất nhiên những yêu cầu tổng thể sẽ nằm trong ưu tiên này.
Ưu tiên 2 là những u cầu giúp doanh nghiệp có thêm nhiều tiện ích hơn trong làm việc, nhưng nếu khơng có thì khơng ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm và hồn tồn có thể thay thế bằng yêu cầu khác.
Ưu tiên 3 là những u cầu dù có mang đến lợi ích nhưng khơng quan trọng, có thể khơng có cũng khơng sao.
Sơ đồ 3.1 cho ta thấy một ví dụ về việc sắp xếp thứ tự ưu tiến các yêu cầu tại một doanh nghiệp. Với việc các yêu cầu đã được sắp xếp rõ ràng, đây là một cơ sở
thuận lợi để doanh nghiệp tiến hành chọn những phần mềm có thể đáp ứng những yêu cầu của mình (thực hiện ở bước 3). Tất nhiên việc sắp xếp theo thứ tự ưu tiên này cũng sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp với quy mô và loại hình khác nhau. Ví dụ như đối với các doanh nghiệp tại Bạc Liêu, yêu cầu “Dùng cho doanh nghiệp quy mơ lớn” hay “Tương thích với hệ điều hành Window 8” thường thì khơng được xếp ở ưu tiên 1 vì lý do về quy mô vừa và nhỏ của đại đa số các doanh nghiệp. Nhưng có thể yêu cầu “Ghi nhận và theo dõi chi tiết các loại ngoại tệ” lại nằm ở ưu tiền 1, vì trên địa bàn tỉnh có rất nhiều doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu thủy sản ra nước ngoài.
Bước 3: Liệt kê những phần mềm kế tốn có thể đáp ứng u cầu.
Ở bước này, Doanh nghiệp thực hiện lên danh sách những phần mềm có thể đáp ứng những yêu cầu mà doanh nghiệp đã đặt ra ở bước 2. Công việc lên danh sách này có thể thực hiện thơng qua những cách như sau:
Doanh nghiệp có thể yêu cầu các nhà cung cấp sản phẩm phần mềm kế toán gởi bản đánh giá chi tiết về phần mềm, về mức độ yêu cầu cũng như khả năng đáp ứng của phần mềm.
Hoặc doanh nghiệp có thể thăm dò, tham khảo ý kiến của những người dùng phần mềm kế toán. Đặc biệt những người đang dùng phần mềm ở những công ty có chung quy mơ và ngành nghề hoạt động.
Tự nghiên cứu thông qua Website của các nhà cung cấp phần mềm, hay ý kiến, thảo luận, đánh giá của người dùng về các phần mềm kế tốn trên các diễn đàn có liên quan đến cơng tác kế tốn.
Và doanh nghiệp cũng có thể tham khảo ý kiến của các nhà tư vấn bên ngoài, cách này hiệu quả nhưng có thể doanh nghiệp phải tốn một khoản chi phí. Cách thức này phù hợp hơn cho những doanh nghiệp quy mô lớn.
Để công việc này bớt nặng nhọc và đỡ mất thời gian, doanh nghiệp cần giới hạn lại khơng gian tìm kiếm. Những tiêu thức doanh nghiệp có thể dùng để giới hạn vùng tìm kiếm như ngân sách cho việc mua phần mềm, từ đó mở rộng ra những tiêu thức như phần mềm trong nước hay phần mềm nước ngồi, phần mềm đóng gói hay thiết kế riêng biệt. Từ những tiêu thức này chúng ta sẽ có đích nhắm rõ ràng đến những phần mềm kế toán trên thị trường.
Và cũng lưu ý một điều rằng, sẽ có khi doanh nghiệp chẳng thể tìm được một phần mềm kế tốn thỏa mãn hết tất cả các yêu cầu mà mình đã đặt ra trong bước 2 khi đích nhắm của doanh nghiệp là những phần mềm kế tốn đóng gói, lúc đó doanh nghiệp có thể sẽ phải linh hoạt (nếu có thể) để hạ mức ưu tiên của u cầu đó. Ví dụ như có 1 phần mềm đã thỏa mãn được 9/10 yêu cầu phải có mà doanh nghiệp đặt ra, nhưng trong đó có 1 yêu cầu về việc lập các “báo cáo quản trị đầy đủ” không thỏa mãn, lúc này khơng thể chỉ vì 1 u cầu mà gạt bỏ phần mềm này
được. Lúc này doanh nghiệp nên uyển chuyển, có thể lập những báo cáo còn thiếu bằng một phần mềm thứ 3 (Word hoặc Excel) để phần mềm này có thể được chấp nhận. Đây là một lưu ý quan trọng và cần được áp dụng triệt để đối với địa bàn tỉnh Bạc Liêu với đa số doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, bởi hầu hết các doanh nghiệp với quy mô như thế sẽ nghiêng về các loại phần mềm đóng gói trong nước để tiết kiệm chi phí, tất nhiên đây là loại phần mềm khơng thể tùy chỉnh nên việc tìm một phần mềm như thế đồng thời thỏa mãn hết các yêu cầu đặt ra là điều không thể. Tất nhiên vẫn sẽ có nhưng rất ít.
Ngồi ra doanh nghiệp cũng phải nhớ một điều, mọi tính năng trong phần mềm đều được tính vào giá cả phần mềm, cho nên sẽ là một sự lãng phí nếu chọn một phần mềm mà trong đó có nhiều tính năng doanh nghiệp khơng cần đến. Cuối cùng, doanh nghiệp hồn tồn có thể tải phần mềm và tiến hành dùng thử nghiệm (Trial version/product) để có những đánh giá cuối cùng về tính năng của phần mềm (trong trường hợp doanh nghiệp có điều kiện về thời gian, nhân sự, và nhà cung cấp phần mềm có chính sách cho người dùng thử nghiệm).
Bước 4: Đánh giá dịch vụ của nhà cung cấp phần mềm:
Ở đây tác giả muốn nói đến cơng tác hỗ trợ, bảo trì, nâng cấp của các nhà cung cấp phần mềm. Các nhà cung cấp phần mềm khác nhau thường có những chính sách khác nhau cho vấn đề này. Việc đánh giá chính sách dịch vụ này rất quan trọng, các doanh nghiệp không thể bỏ qua khi lựa chọn một phần mềm kế toán. Bởi khi quyết định chọn và sử dụng một phần mềm, có nghĩa là phần mềm đó sẽ gắn bó với sự phát triển và hoạt động của doanh nghiệp, trong suốt q trình đó chính việc hỗ trợ, bảo trì và nâng cấp sẽ giúp việc sử dụng phần mềm đạt hiệu quả cao nhất. Trong khi việc hỗ trợ, bảo trì giúp phần mềm ln ở trạng thái sẵn sàng thì việc nâng cấp sẽ giúp các phần hành của phần mềm luôn hoạt động phù hợp với quy định của Nhà nước. Vì vậy, sau khi có được danh sách các phần mềm ở bước 3, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá ngay các thông tin này đối với các nhà cung cấp phần mềm. Chẳng hạn doanh nghiệp phải biết: Nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ người dùng qua những kênh nào? (Email, Điện thoại, Cử nhân viên xuống trực tiếp..) Việc hỗ trợ, bảo trì và nâng cấp miễn phí trong thời gian bao lâu kể từ khi mua? Sau thời gian này, phí hỗ trợ, bảo trì và nâng cấp được tính như thế nào? Việc hỗ trợ, bảo trì, nâng cấp có diễn ra nhanh chóng khơng? Có làm gián đoạn cơng việc khơng? Tương tự như ở bước 3, các thông tin này doanh nghiệp nên thu thập thông qua những người đã và đang sử dụng phần mềm, hoặc từ những ý kiến đánh giá của người dùng trên những diễn đàn có liên quan. Đây là những kênh thông tin hiệu quả, đảm bảo tính khách quan của những thơng tin mà doanh nghiệp thu thập được.
Các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu phải hết sức chú ý vấn đề này. Bởi hiện tại, có một số nhà cung cấp phần mềm mặc dù số lượng khách hàng tại Bạc Liêu là rất lớn nhưng hầu như chưa có nhà cung cấp nào có văn phịng đại diện tại Bạc Liêu. Khoảng cách địa lý đơi khi làm gián đoạn quy trình bảo trì, sửa chữa hay nâng cấp phần mềm. Cho nên, cách tốt nhất là lãnh đạo doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của một bên thứ 3 để đảm bảo sự độc lập bởi dù sao đây cũng là một
vấn đề quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng một phần mềm nói chung và phần mềm kế tốn nói riêng.
Bước 5: Lựa chọn chính thức.
Thơng qua những phân tích về động cơ đối với việc sử dụng phần mềm, những gì doanh nghiệp mong muốn ở phần mềm kế tốn và những thơng tin về đặc điểm của các phần mềm cũng như dịch vụ của các nhà cung cấp phần mềm ở 4 bước, doanh nghiệp hồn tồn có đủ cơ sở để có những nhận định, đánh giá và lựa chọn cho mình một phần mềm kế tốn. Một lần nữa tác giả muốn nhấn mạnh quan điểm tương xứng đã được nêu ở phần trên, trong quá trình lựa chọn phần mềm các doanh nghiệp phải biết rằng khơng có ranh giới giữa phần mềm tốt nhất và phần mềm tệ nhất nếu xét trên phương diện chung. Sẽ có khi phần mềm này tốt cho doanh nghiệp này những sẽ chẳng là gì nếu sử dụng tại một doanh nghiệp khác. Cho nên việc lựa chọn này sẽ là hiệu quả khi phần mềm mà doanh nghiệp chọn để sử dụng phù hợp với quy mô, mục tiêu, định hướng hoạt động cũng như nguồn ngân sách của doanh nghiệp.
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát trong môi trường phần mềm:
Khi các doanh nghiệp quyết định sử dụng phần mềm phục vụ cho công tác kế tốn, cùng với những lợi ích to lớn được tạo ra thì kèm theo đó là những rủi ro khó lường nếu doanh nghiệp khơng có các phương án kiểm soát hữu hiệu. Những rủi ro