2.4. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh
2.4.4. Giao diện phần mềm:
Trong bài luận văn này, tác giả dùng từ “giao diện phần mềm” để nói về các thanh thực đơn (các Menu tác vụ chính trong phần mềm), các thơng báo, các diễn giải, trợ giúp cũng như cách sắp xếp, trình bày các quy trình của các phân hệ, các form nhập dữ liệu của nghiệp vụ kế tốn và các form báo cáo tài chính, quản trị.
Cũng giống như phần đặc tính kỹ thuật vừa đánh giá ở phần trên, giao diện phần mềm cũng có những tác động nhất định đến hiệu quả sử dụng phần mềm tại doanh nghiệp. Một ví dụ thực tế, nếu một phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng thì tất nhiên nhân viên kế tốn khơng cần bỏ ra q nhiều thời gian để tiếp cận so với những phần mềm có giao diện phức tạp hoặc khơng trực quan.
Để ghi nhận đánh giá của người sử dụng về giao diện phần mềm kế toán, tác giả đưa ra 10 chỉ tiêu trên phiếu khảo sát với 5 mức đánh giá cho sẵn về chỉ tiêu đó và yêu cầu người sử dụng chọn mức đánh giá tương ứng với từng chỉ tiêu. Kết quả khảo sát được trình bày qua bảng sau:
Bảng 2.4: Đánh giá của người dùng về giao diện phần mềm
STT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ (1) (2) (3) (4) (5)
1 Trình bày dữ liệu kịp thời (Các thơng tin
mang tính hướng dẫn, diễn giải xuất hiện ngay khi người dùng cần đến các thơng tin đó).
24 51 25 0 0
2 Mẫu nhập tường minh (Các mẫu biểu nhập
dữ liệu được tổ chức dễ hiểu, không gây hiểu nhầm).
32 53 12 3 0
các thông tin cần nhập rõ ràng và dễ sử dụng). 4 Giao diện dễ hiểu (Chỉ cần nhìn vào giao
diện là có thể biết từng thành phần trên giao diện có ý nghĩa gì).
64 31 5 0 0
5 Giao diện thích hợp với nhiều loại người dùng (Có thể sử dụng giao diện theo nhiều
kiểu khác nhau: đơn giản, trực quan đối với người sử dụng mới; đầy đủ, chi tiết hoặc làm tắt với người dùng quen thuộc).
9 27 42 16 6
6 Mẫu nhập có tính thẩm mỹ (Các form nhập
nhìn đẹp mắt và rõ ràng).
40 38 15 5 2
7 Thông tin rõ về tình trạng người dùng (Cho
người dùng biết họ đang ở đâu trong quá trình khai thác hệ thống để từ đó người dùng có thể dễ dàng lặp lại quy trình từ ban đầu để đạt được trạng thái hiện tại).
0 34 50 9 7
8 Kiểu, cỡ chữ (Sử dụng font chữ, cỡ chữ dễ
đọc. Có thể dễ dàng thay đổi font chữ, cỡ chữ).
74 26 0 0 0
9 Màu sắc (Các màu trong phần mềm hài hịa
với nhau, khơng cảm giác quá lòe loẹt hoặc quá đơn điệu).
52 22 14 10 2
10 Tính nhất quán (Các tên chức năng, tên
trường thơng tin, ý nghĩa của biểu tượng, vị trí và kích thước các mục, các nút điều khiển thống nhất trên tất cả các form).
82 13 5 0 0
Cộng 387 321 224 49 19
Tỷ lệ (%) 39% 32% 22% 5% 2%
Nhìn vào bảng 2.4, một cách tổng quát chúng ta có thể thấy giao diện của các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp khảo sát được người dùng đánh giá khá cao, 71% người dùng đánh giá từ tốt trở lên (trong đó 39% đánh giá rất tốt). Điều đó thể hiện các doanh nghiệp thiết kế phần mềm cũng có chăm chút yếu tố trực quan của người dùng, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán tiết kiệm thời gian, dễ sử dụng và không gây nhàm chán trong quá trình tiếp xúc, làm việc với phần mềm kế toán trong một thời gian dài.
(Nguồn: Theo số liệu khảo sát của tác giả) Ghi chú: (1) Rất tốt, (2) Tốt, (3) Bình thường, (4) Khơng tốt, (5) Kém
Trong số 10 tiêu chí đưa ra, các tiêu chí 1, 2, 4, 6, 8, 9, 10 (tương ứng với số thứ tự trên bảng 2.4) có trên 70% người dùng đánh giá từ mức tốt trở lên. Đặc biệt, các tiêu chí như: “Giao diện dễ hiểu”, “Kiểu, cỡ chữ”, và “Tính nhất qn” thì con số này lên đến 95%. Khi thấy kết quả đánh giả của 3 tiêu chí này, tác giả có tiến hành tìm hiểu bằng cách trao đổi trực tiếp với một số nhân viên sử dụng phần mềm và có cài đặt bản dùng thử của một phần mềm MISA SME.NET 2012 để tìm hiểu về giao diện. Hầu hết các nhân viên mà tác giả có trao đổi cho rằng lý do khiến phần mềm này có “Giao diện dễ hiểu” là việc phần mềm được viết bằng tiếng Việt và các phần hành trong phần mềm luôn được minh họa bằng một hình ảnh có tính liên quan với phần hành đó, ví dụ như phần hành mua hàng thì sẽ được minh họa bằng hình ảnh giỏ hàng kèm hàng hóa trong giỏ hàng đó. Quả thực, việc này tạo cho người sử dụng sự liên tưởng, kích thích trí nhớ của người dùng (Minh họa qua hình 2.1).
Đối với tiêu chí “Kiểu, cỡ chữ”, người dùng đánh giá cao vì họ được tự do quyết định “Kiểu” và “Cỡ chữ” mà mình thích, nhà cung cấp phần mềm cho họ quyền quyết định vấn đề này. Điểm này tạo ra nhiều sự lựa chọn khác nhau, có
người thích kiểu chữ đơn giản của font Times New Roman, cỡ chữ vừa phải, nhưng cũng có người thích kiểu chữ hoa mỹ của font Cambria và cỡ chữ lớn… Hay cũng có người muốn có một chút khác biệt gì đó đối với kiểu và cỡ chữ sau một khoảng thời gian sử dụng nhất định. Nói chung, đây là một thuận lợi cho người sử dụng.
Cuối cùng là “Tính nhất qn”, có đến 82/100 doanh nghiệp chọn mức đánh giá “Rất tốt” cho tiêu chí này. Đây cũng là điều dễ hiểu, bởi tiêu chí này đảm bảo cho tính dễ sử dụng của phần mềm, khơng gây rắc rối trong q trình thao tác trên phần mềm, và tiết kiệm thời gian cho người dùng. Hình 2.3 và 2.4 minh họa tính nhất qn của thanh cơng cụ trong phần mềm MISA SME.NET 2012, mặc dù ở 2 loại chứng từ khác nhau nhưng thứ tự tác vụ trên thanh cơng cụ hồn tồn giống nhau.
Hình 2.2: Giao diện tùy biến Kiểu và cỡ chữ của MISA SME.NET
Hình 2.3: Giao diện thanh cơng cụ của chứng từ Mua hàng trong MISA SME.NET 2012
Mặc dù người dùng khá hài lòng về giao diện của phần mềm, nhưng vẫn cịn 3/10 tiêu chí đưa ra khơng được người dùng đánh giá tốt. Đó là tiêu chí thứ 3, 5, 7 (theo số thứ tự trong bảng 2.4). Đối với tiêu chí thứ 3 “Thứ tự nhập trực quan”, đa số người dùng không cho rằng phần mềm hỗ trợ tốt trong vấn đề làm rõ thứ tự thông tin cần nhập lên phần mềm, nghĩa là trong một chứng từ với rất nhiều thông tin cần nhập, người dùng không biết được thông tin nào nên nhập trước, thơng tin nào nên nhập sau, đặc biệt rất khó khăn cho người dùng mới. Đặc biệt đối với chỉ tiêu thứ 5 “Giao diện thích hợp với nhiều loại người dùng” thì số người dùng đánh giá khơng tốt lên đến 22 (trong đó có 6 người đánh giá Kém), người sử dụng cho rằng khơng có sự phân biệt nào giữa 2 loại người dùng, người đã sử dụng lâu và người dùng mới. Cho nên người dùng mới cũng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận các phần mềm này. Chỉ tiêu cuối cùng không được đánh giá cao là chỉ tiêu thứ 7 “Thông tin rõ ràng về tình trạng người dùng”, nghĩa là phần mềm không
thơng tin rõ ràng cho người dùng về vị trí của họ là ở đâu trong quá trình khai thác hệ thống, điều này có đơi chút bất lợi trong một vài trường hợp. Chẳng hạn như nhân viên kế toán đang sử dụng phần mềm để tính tốn, lập bảng lương, hạch tốn chi phí lương, trả lương; khi q trình này đang diễn ra thì có cuộc điện thoại; sau khi nghe xong có thể nhân viên này khơng nhớ mình đã làm đến bước nào, trong
Hình 2.4: Giao diện thanh cơng cụ của chứng từ Bán hàng trong MISA SME.NET 2012
khi phần mềm lại khơng có thơng tin này; kết quả là phải mất thời gian để kiểm tra xem mình đã làm đến đâu để tiếp tục cơng việc.
Tóm lại, dù phần mềm kế tốn đang được sử dụng trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tiêu chí về giao diện mà người dùng chưa hài lịng nhưng nhìn chung con số 7/10 tiêu chí được đánh giá tốt cũng cho chúng ta một tín hiệu lạc quan trong cách thiết kế giao diện phần mềm của các nhà cung cấp. Đây cũng là cơ sở để các nhà cung cấp phần mềm tiếp tục hồn thiện những gì mình đã làm được và khắc phục những điều mà người dùng chưa hài lịng, làm sao để cho việc tin học hóa cơng tác kế tốn đạt hiệu quả như những gì mà người ta mong đợi.