doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu:
2.5.1. Ưu điểm:
Qua kết quả khảo sát ở trên, ta có thể kết luận một điều rằng: đa phần các phần mềm đang được sử dụng tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu đáp ứng khá tốt nhu cầu của nhà quản lý cũng như của những người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Một số dẫn chứng sau sẽ giúp chúng ta thấy rõ điều đó. Chẳng hạn như trên 70% người dùng đánh giá từ mức tốt trở lên đối với tiêu chí giao diện của phần mềm. Hay phần mềm kế toán hỗ trợ người làm kế toán rất tốt ở một số khâu như: Khả năng tự định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp nhân viên kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian; khả năng theo dõi trực tiếp chi phí giúp nhân viên kế tốn tập hợp và nắm bắt chi phí phát sinh chính xác của một loại đối tượng; Hay việc phần mềm hỗ trợ rất tốt chức năng quản trị ngược, điều này hỗ trợ nhân viên kế toán truy xuất đến bất kỳ chi tiết nào trên báo cáo, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu trên báo cáo. Đặc biệt, khả năng xuất dữ liệu ra Excel và tùy chỉnh báo cáo tạo ra sự linh hoạt cho nhà quản lý trong việc tái sử dụng các loại dữ liệu, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.
Mặc dù đáp ứng và hỗ trợ tốt như thế, nhưng có vẻ như đó khơng phải là kết quả của công tác tổ chức sử dụng phần mềm mang lại, mà nó giống như một sự
trùng lắp ngẫu nhiên bởi một số lý do khách quan. Có nghĩa là khi doanh nghiệp mua phần mềm này về và thực hiện cài đặt sử dụng thì doanh nghiệp mặc nhiên hưởng một số lợi ích này từ phần mềm. Nói như vậy bởi vì kết quả khảo sát cho ta thấy một điều là có đến 95% doanh nghiệp giao quyền cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng lựa chọn phần mềm kế toán nào để sử dụng. Ta sẽ quay lại vấn đề này ở phần đánh giá nhược điểm. Một số lý do khách quan có thể nói đến như sau. Đầu tiên có thể là do các doanh nghiệp cung ứng phần mềm xuất hiện ngày càng nhiều, làm cho thị trường phần mềm kế toán ngày càng chật chội và cạnh tranh nên các doanh nghiệp cung ứng này ln tìm cách tối ưu hóa sản phẩm của mình với một mức phí phù hợp, tất nhiên doanh nghiệp sử dụng phần mềm sẽ là bên hưởng lợi. Một lý do khách quan thứ hai là hầu hết quy mô của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu là ở mức vừa và nhỏ, yêu cầu đối với phần mềm kế toán nằm ở mức cơ bản, cho nên hầu hết tất cả những phần mềm kế tốn đều có khả năng đáp ứng những yêu cầu này.
2.5.2. Nhược điểm và nguyên nhân:
Vấn đề đầu tiên mà tác giả muốn đề cập tới là khâu lựa chọn phần mềm kế toán nào để sử dụng tại doanh nghiệp. Như chúng ta đã có nhắc tới ở phần trên, có đến 95% doanh nghiệp giao toàn quyền cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng. Và dù ở thời điểm hiện tại, đây chưa phải là vấn đề quá lớn khi đa phần các phần mềm đáp ứng khá tốt nhu cầu của người dùng nhưng chúng ta không thể không xem đây là một nhược điểm cần phải khắc phục càng nhanh càng tốt. Như chúng ta đã biết, trong nền kinh tế tri thức và sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, cỗ máy kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng thay đổi từng phút, từng giây. Thế nên, những quyết định cảm tính, khơng có quy trình, khơng dựa trên sự phát triển ổn định, lâu dài, mang tính định hướng cho tương lai thì chắc chắn khơng thể nào mang lại thành công cho doanh nghiệp, đôi khi lại gây ra sự lãng phí lớn. Chúng ta cũng đã có nhắc đến việc phần mềm kế tốn đáp ứng khá tốt ở thời điểm
hiện tại là vì những lý do khách quan (đã nêu ở phần trên), nhưng nếu cứ tiếp tục thế này thì chúng ta sẽ khơng thể đảm bảo một kết quả tương tự.
Nguyên nhân của việc này xuất phát từ những lý do sau. Thứ nhất, các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh chưa cảm nhận được tầm quan trọng của việc lựa chọn phần mềm thích hợp để sử dụng. Đơn giản các nhà quản lý nghĩ rằng đây chỉ là một loại hình máy tính làm thay cơng việc của con người bằng cách tin học hóa cơng tác kế toán, nghĩa là chỉ cần mua phần mềm về, cài đặt và sử dụng. Bởi thế nên trong kết quả khảo sát, chúng ta có thể thấy một điều là các Giám đốc hay Kế toán trưởng lựa chọn bằng cách sử dụng lại những phần mềm trước đây mình đã dùng hoặc thấy phần mềm nào nhiều người xài, giá cả tốt thì cũng quyết định sử dụng cho doanh nghiệp của mình. Thứ hai là việc thiếu đi những quy trình chuẩn cho việc lựa chọn phần mềm kế tốn, mà đây có thể nói là trở ngại lớn nhất, bởi nếu khi chúng ta muốn làm nhưng không biết làm sao để thực hiện thì cũng rất khó.
Vấn đề thứ 2 mà tác giả muốn đề cập trong phần này là hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Tất nhiên chúng ta sẽ chỉ xem xét trong việc tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn. Trong đó có những thứ mà đáng lẽ ra phải làm rất tốt nhưng doanh nghiệp lại không làm như việc có đến 37% doanh nghiệp không thực hiện phân cấp người dùng, 41% doanh nghiệp sử dụng Excel không lưu được dấu vết của người sử dụng. Đặt trường hợp có hành vi gian lận với số liệu kế tốn, thì đâu sẽ là bức tường bảo vệ, đâu sẽ là căn cứ để tìm ra điểm xuất phát của hành vi này. Chưa kể đến việc 79% doanh nghiệp thực hiện sao lưu dữ liệu kế toán vỏn vẹn 1 lần/tháng, một thời gian quá dài cho 1 lần sao lưu. Trong điều kiện tin học hóa mơi trường làm việc, rủi ro là một vấn đề phải được nhắc đến, các nhà quản lý phải ln có suy nghĩ rằng khả năng mất dữ liệu là vơ cùng lớn và có thể xảy ra bất cứ lúc nào Đây là vấn đề rất quan trọng nhưng hầu hết các doanh nghiệp lại không chú ý đến điều này.
giản rằng, có máy móc, có phần mềm, cài đặt và sử dụng, khi nào có vấn đề thì gọi kỹ thuật viên và cứ thế sử dụng, sẽ chẳng bao giờ có rủi ro gì. Ngồi ra, đối với các doanh nghiệp trên địa bàn, mặc dù việc tin học hóa có chuyển biến tích cực trong những năm gần đây, nhưng đây vẫn là một vấn đề còn mới, đặc biệt là việc tin học hóa cơng tác kế tốn cho nên việc nhận thức đầy đủ các rủi ro liên quan còn hạn chế, từ đó dẫn đến việc thiếu các biện pháp kiểm sốt đối với cơng tác này.
Nói tóm lại, đó là những vấn đề cịn tồn đọng và nguyên nhân của nó. Mặc dù trong phần khảo sát, cơng tác tổ chức sử dụng phần mềm còn nhiều điểm hạn chế nữa (chưa nói đến ở phần này) nhưng tác giả cho rằng những hạn chế đó chỉ là do vấn đề lựa chọn phần mềm gián tiếp gây ra mà thôi. Chẳng hạn đối với vấn đề các phần mềm thực hiện phân bổ chi phí gián tiếp chưa đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, nếu từ đầu doanh nghiệp đặt ra yêu cầu này ngay từ lúc chuẩn bị mua phần mềm thì chắc chắn sẽ khơng để xảy ra hạn chế này. Cho nên, một khi chúng ta có giải pháp để giải quyết tốt khâu lựa chọn phần mềm, tự nhiên các hạn chế nhỏ đó sẽ được khắc phục.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong sự phát triển chung của con người, khoa học cơng nghệ ngày nay có những bước tiến vượt bậc, nó trở thành cơng cụ không thể thiếu trong mọi cơng việc, nó giúp con người tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Cơng tác kế tốn cũng khơng ngoại lệ, việc tin học hóa cơng tác kế tốn hay việc sử dụng phần mềm kế toán là điều nên và phải làm. Vấn đề là làm sao để việc vận dụng này mang lại hiệu quả cao nhất, đáp ứng mong đợi của người dùng. Và nội dung Chương 2 cốt yếu để phục vụ cho vấn đề này. Bởi việc đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu là một trong những điều kiện quan trọng để chúng ta có những giải pháp để hồn thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm tại các doanh nghiệp này. Từ đây, chúng ta sẽ biết cái đã làm được, cái chưa làm được. Từ những đặc điểm về các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh, những điều kiện và quy định của luật pháp về phần mềm
kế toán tại Việt Nam, những đặc điểm chung về phần mềm kế toán tại Việt Nam, cộng với thực trạng khảo sát về công tác tổ chức sử dụng phần mềm tại các doanh nghiệp, chúng ta sẽ có cơ sở nhất định để đề ra những giải pháp hoàn thiện cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp này trong tương lai.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU