Như vậy, từ kết quả ở bảng 3.1, ta có thể có được đánh giá chung là Giám đốc doanh nghiệp chưa quan tâm đến vấn đề kiểm soát trong mơi trường tin học hóa. Cũng từ kết quả đó, doanh nghiệp có thể nhận thức được rủi ro tiềm tàng trong việc tin học hóa cơng tác kế tốn, chẳng hạn như thơng tin kế tốn có thể bị sai lệch có chủ đích, dữ liệu có thể bị xâm nhập hoặc đánh cắp. Và đây là cơ sở để ta thực hiện bước 2.
Bước 2: Đánh giá chức năng kiểm soát của phần mềm.
Khi đã nhận thức đầy đủ về rủi ro, doanh nghiệp tiến hành đánh giá chức năng kiểm soát của phần mềm, xem phần mềm có thể cung cấp cho doanh nghiệp những cơng cụ kiểm sốt nào hay những gì ta cần mà phần mềm chưa làm được. Ở đây, để tránh thiếu xót, một mặt doanh nghiệp nên liệt kê tất cả các cơng cụ kiểm sốt của phần mềm, một mặt doanh nghiệp thực hiện mô tả lại tất cả các quy trình liên quan đến hoạt động kinh doanh cũng như quá trình di chuyển của thơng tin kế tốn. Sau đó lần lượt điểm qua từng quy trình, xem xét nguy cơ rủi ro cũng như khả năng đáp ứng của phần mềm.
Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất A khi phân tích chu trình mua ngun vật liệu thì thấy rằng số lượng nghiệp vụ thu mua phát sinh hàng tháng rất nhiều, trong đó chi phí thu mua rất lớn. Nhưng phần mềm lại khơng hỗ trợ chức năng phân bổ chi phí, nhân viên kế tốn phải thực hiện phân bổ thủ cơng sau đó ghi nhận lên phần mềm. Lúc này sẽ rất dễ xảy ra sai sót do nhân viên tính sai hoặc qn ghi nhận lên
phần mềm, việc này ảnh hưởng đến số cơng việc tính giá thành sản phẩm nói riêng và sổ sách kế tốn nói chung. Cho nên sẽ rất cần hoạt động kiểm soát cho vấn đề này.
Công đoạn này nên được thực hiện với sự liên kết chặt chẽ với những gì đã làm ở Bước 1. Vì sau khi tồn bộ các vấn đề về rủi ro trong mơi trường tin học hóa được đánh giá chi tiết, rõ ràng thì doanh nghiệp sẽ có cơ sở thiết thực hơn trong việc xem xét, đánh giá các chức năng kiểm soát của phần mềm. Sau đây là minh họa cho bảng đánh giá chức năng kiểm soát của phần mềm kế toán
STT
Rủi ro trong mơi
trường tin học hóa u cầu kiểm sốt
Khả năng đáp ứng của phần mềm
1
Chồng chéo công việc giữa các nhân viên kế tốn
Có sự phân biệt rõ ràng trong vai trò của các kế tốn viên
Có chức năng phân quyền và vai trò nên đáp ứng tốt
yêu cầu kiểm soát này
2
Sự xâm nhập dữ liệu kế toán bất hợp pháp
Đảm bảo dữ liệu không bị xâm nhập nếu không có quyền truy cập
Có cấp tên và mật khẩu người dùng. Nên có thể đáp ứng một phần yêu cầu này 3
Khả năng mất dữ liệu kế toán
Đảm bảo có dự phịng đối với dữ liệu kế tốn
Có chức năng sao lưu dữ liệu nên đáp ứng tốt yêu cầu
… …. …. ….
Bước 3: Triển khai các hoạt động kiểm soát.
Từ những phân tích ở 2 bước trên, mỗi doanh nghiệp sẽ quyết định những hoạt động kiểm soát cụ thể mà mình nên triển khai. Các hoạt động này sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp phụ thuộc vào tình hình, bản chất kinh doanh và phần mềm đang sử dụng của các doanh nghiệp.
Tại phần kết quả khảo sát ở Chương 2, chúng ta thấy một số vấn đề cịn tồn đọng trong vấn đề kiểm sốt đối với việc sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu. Tổng hợp lại các nhược điểm tồn đọng đó, tác giả có đưa ra một số rủi ro. Chẳng hạn như việc không phân cấp người dùng, không lưu dấu vết người dùng sẽ gây ra việc chồng chéo cơng việc giữa các nhân viên kế tốn, từ đó có thể tạo ra sự xâm nhập dữ liệu kế toán bất hợp pháp. Hay việc thời gian sao lưu giữa 2 lần quá dài và việc cất giữ dữ liệu sao lưu quá sơ sài sẽ tạo ra khả năng mất dữ liệu rất lớn.
Và cũng chính từ những rủi ro này, tác giả đã thực hiện minh họa việc phân tích tính đáp ứng của phần mềm kế toán ở Bước 2. Vấn đề ở đây là mỗi doanh nghiệp sẽ có rất nhiều đặc điểm, quy mơ, loại hình kinh doanh khác nhau cho nên tác giả giả dụ như tình hình đáp ứng u cầu kiểm sốt của phần mềm kế toán ở bảng này là thực tế tại một doanh nghiệp, và tác giả sẽ dựa trên những chi tiết này để minh họa cho việc triển khai các hoạt động kiểm soát ở Bước 3 này. Cụ thể:
STT Rủi ro trong môi trường tin học hóa Khả năng đáp ứng của phần mềm
Các hoạt động kiểm soát cần triển khai 1 Chồng chéo công việc giữa các nhân viên kế tốn Có chức năng phân quyền và vai trò nên đáp ứng tốt yêu cầu
kiểm soát này.
Tận dụng tối đa chức năng phân quyền và vai trò trên phần mềm, đảm bảo quyền được cấp hợp lý giữa các vai trị. Ngồi ra doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các thiết bị nhận dạng, lưu dấu vết người dùng để phát hiện các lệnh truy cập chồng chéo hoặc trái phép.
2
Sự xâm nhập dữ liệu kế toán bất hợp
Có cấp tên và mật khẩu người dùng. Nên có thể đáp ứng một
Ngoại trừ việc cấp tên và mật khẩu người dùng. Cần tăng cường thêm kiểm soát truy cập vật lý, ví dụ như
pháp phần yêu cầu này Trang bị phần cứng, máy tính, cần phải đặt trong các phịng được khóa, bảo vệ; Các thiết bị giám sát và cảnh bảo; Có các phần mềm thuộc bên thứ 3 (tường lửa, phần mềm vi rút) để tránh sự tiếp xúc của các phần mềm độc hại qua Internet
3
Khả năng mất dữ liệu kế tốn
Có chức năng sao lưu dữ liệu nên đáp ứng
tốt yêu cầu
Cần tận dụng triệt để tính năng này của phần mềm. Đặc biệt phải có chính sách sao lưu rõ ràng, giao trách nhiệm thực hiện cho những người có liên quan, đảm bảo thời gian sao lưu là hợp lý. Đặc biệt phải có các biện pháp đảm bảo an toàn vật lý cho thiết bị lưu trữ (ví dụ như khơng để các thiết bị lưu trữ cùng một nơi); đặt tên, sắp xếp dữ liệu sao lưu theo một tiêu thức cụ thể…
Bảng 3.3: Minh họa việc triển khai các hoạt động kiểm sốt
Trên đây là một ví dụ minh họa cho việc triển khai các hoạt động kiểm soát sau khi đã đánh giá rủi ro và khả năng đáp ứng của phần mềm. Nói chung, mỗi doanh nghiệp sẽ có hình thức, mức độ và quy mơ triển khai khác nhau tùy thuộc vào khả năng của doanh nghiệp, đặc biệt là ảnh hưởng rất lớn từ sự mong muốn và ý thức của lãnh đạo doanh nghiệp. Chính vì đặc điểm đó, cơng việc này mang tính linh hoạt, không khuôn mẫu, miễn là nó mang lại hiệu quả. Và đó cũng là tất cả những gì tác giả đề ra để các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả kiểm soát trong việc tổ chức sử dụng phần mềm kế toán.
3.3. Một số kiến nghị hỗ trợ nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán: toán:
3.3.1. Đối với Nhà nước:
Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin rõ ràng, cụ thể:
Mặc dù trong thời gian gần đây, chủ trương cơ giới hóa, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong các lĩnh vực, ngành nghề được Nhà nước thúc đẩy mạnh mẽ, bước đầu mang đến những thay đổi đáng ghi nhận. Nhưng một vấn đề nổi bật mà ta có thể thấy ở thời điểm hiện tại đó là tiến độ thực hiện còn rất chậm so với các nước trong khu vực và trên thế giới, còn chưa kể đến sự bất đồng đều giữa các khu vực, cũng như các ngành nghề trong cả nước. Ở đây, Nhà nước cần có những chủ trương quyết liệt hơn, cụ thể hơn và phổ biến rộng rãi hơn trong chiến lược này để đạt được mục tiêu và nội dung đề ra. Chẳng hạn, Nhà nước cần cụ thể lĩnh vực nào, ngành nghề nào, trong thời gian bao lâu, tiến độ ra sao đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin. Và những quy định kiểu như thế cần phải được cơng khai, có bộ phận phụ trách hướng dẫn chi tiết nếu doanh nghiệp cần. Có như vậy thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng sẽ nhanh chóng và tích cực hơn.
Tạo, duy trì và phát triển mơi trường pháp lý hồn chỉnh:
Môi trường pháp lý liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn tại Việt Nam là khá hoàn chỉnh và ổn định. Nhưng nếu xét riêng cho lĩnh vực tin học hóa cơng tác kế tốn thì vấn đề vẫn cịn hạn chế. Nhiều văn bản được ban hành cách đây khá lâu nhưng đến này vẫn còn hiệu lực. Ví dụ Thơng tư 103/2005/TT-BTC hướng dẫn về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán, đã gần 10 năm kể từ thời điểm ban hành đến nay vẫn cịn hiệu lực, vẫn chưa có bất kỳ sự bổ sung, chỉnh sửa nào. Với sự thay đổi và phát triển với tốc độ như hiện nay của công nghệ thông tin, việc này là không phù hợp. Cho nên Nhà nước cần thường xuyên rà soát, xem xét bổ sung, chỉnh sửa cũng như ban hành những quy định cần thiết đối với công tác tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa để tạo ra môi trường pháp lý hồn
chỉnh, và đó là cơ sở để các doanh nghiệp hồn thiện việc tin học hóa cơng tác quản lý cũng như cơng tác kế tốn.
3.3.2. Đối với doanh nghiệp:
Nâng cao nhận thức của việc tin học hóa cơng tác kế tốn và quản lý
Đây thực sự là một yếu tố tối quan trọng cho sự thành công của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán và quản lý. Trong thực tế, rất nhiều trường hợp cho thấy việc thay đổi phương thức làm việc từ môi trường thủ cơng sang mơi trường máy tính tại nhiều doanh nghiệp không thành công hoặc thường diễn ra trong một quãng thời gian dài không cần thiết. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ nhận thức của con người trong nội bộ doanh nghiệp. Từ các nhà quản lý đến nhân viên, hầu như không nhận thức được tầm quan trong của việc này, cho nên họ làm với tâm lý ù lỳ, khơng có động cơ thay đổi. Vì vậy, việc nâng cao nhận thức của việc tin học hóa cơng tác kế tốn và quản lý là thực sự cần thiết. Tất nhiên, việc này nên được tiến hành thường xuyên và với các phương thức khác nhau để đảm bảo sự phù hợp với từng thời kỳ phát triển của doanh nghiệp và nền kinh tế xã hội.
Thường xuyên đào tạo, cập nhận kiến thức tin học cho nhân viên:
Cùng với việc nâng cao nhận thức là việc nâng cao kiến thức tin học căn bản, tin học ứng dụng cho đội ngũ cán bộ quản lý, đặc biệt là các nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, bởi đây chính là những người hàng ngày trực tiếp vận hành phần mềm kế toán trên máy tính. Kiến thức về tin học cộng với kiến thức về tài chính kế tốn, các nhân viên này có thể giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh liên quan đến việc cập nhật phần mềm hoặc các vấn đề kỹ thuật trong quá trình sử dụng. Đây là giải pháp hiệu quả để hạn chế vấn đề trì hỗn trong cơng việc, gây ảnh hưởng đến sự thông suốt của luồng thông tin và hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp.
Đầu tư đúng mức phần cứng, phần mềm:
Vấn đề cuối cùng là doanh nghiệp cần xem xét và đầu tư đúng mức đối với phần cứng và phần mềm sử dụng. Doanh nghiệp phải xem vấn đề này như là một chiến lược, không chỉ phục vụ cho yêu cầu hiện tại mà còn cho sự phát triển trong tương lai. Doanh nghiệp phải tính tốn dựa trên nhiều yếu tố như định hướng phát triển của doanh nghiệp, chiến lược phát triển của Nhà nước mà từ đó có sự cân đối ngân sách phù hợp để phục vụ cho vấn đề này. Tính tốn sai, doanh nghiệp sẽ là người chịu thiệt hại, hoặc là bế tắc do không đủ ngân sách, hoặc là phung phí, gây mất cân đối cho ngân sách doanh nghiệp. Cho nên kinh nghiệm và tầm nhìn là 2 yếu tố cần thiết để các nhà quản lý doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.
3.3.3. Đối với nhà cung cấp phần mềm:
Thường xuyên lấy ý kiến của người sử dụng phần mềm:
Đây là một yêu cầu quan trọng đối với tất cả các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ trên thị trường. Lại càng đặc biệt khi sản phẩm cung cấp là phần mềm kế tốn. Nói đặc biệt là bởi vì, đây là sản phẩm cơng nghệ địi hỏi tính chính xác cao, song song với đó là tính chất phức tạp của công việc kế tốn mà khơng doanh nghiệp nào giống với doanh nghiệp nào. Cho nên, việc thường xuyên lấy ý kiên phản hồi của người trực tiếp sử dụng sản phẩm là cách hiệu quả nhất để các nhà cung cấp phần mềm hồn thiện sản phẩm của mình. Và một khi phần mềm kế tốn có tính hồn thiện cao, công việc tổ chức sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp sẽ hiệu quả và dễ dàng hơn.
Duy trì sự hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm:
Sự hỗ trợ của các nhà cung cấp phần mềm là một yếu tố khơng thể thiếu để góp phần tạo nên sự hiệu quả trong công tác tổ chức sử dụng một phần mềm. Nhất là đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ như tại Bạc Liêu, việc tiếp cận và sử dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn là một điều gì đó khá mới mẻ, chắc chắn những khó khăn trong việc tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn là điều
khơng thể tránh khỏi. Vì thế, mọi sự hỗ trợ cần thiết và kịp thời sẽ là cách để các doanh nghiệp tiếp cận nhanh hơn, tổ chức và sử dụng hiệu quả hơn một phần mềm kế toán.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Qua phần khảo sát ở Chương 2, ngồi những mặt tích cực đặt được thì cũng cịn đó những vấn đề cần phải giải quyết. Và Chương 3 tập trung đưa ra giải pháp nhằm giúp các doanh nghiệp khắc phục những vấn đề đó, qua đó nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán. Cụ thể, tác giả đưa ra 2 giải pháp. Thứ nhất là các bước phục vụ cho việc lựa chọn một phần mềm kế tốn, thứ hai là quy trình để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm sốt trong mơi trường phần mềm. Với quy mô và đặc điểm hoạt động hiện tại của các doanh nghiệp trên địa bàn, 2 giải pháp này hoàn toàn phù hợp và khả thi để thực hiện. Đồng thời, tác giả cũng có đưa ra một số kiến nghị đối với Nhà nước cũng như doanh nghiệp, điều này sẽ làm cơ sở cho sự phối hợp hiệu quả giữa 1 bên là người làm chính sách, 1 bên là những người làm kinh tế. Chính sự phối hợp hiệu quả này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai, đặc biệt ở lĩnh vực tin học hóa cơng tác quản lý và kế tốn.
KẾT LUẬN
Trong thời kỳ mà nền kinh tế tri thức lên ngơi, sự địi hỏi đối với thông tin rất khắt khe, thông tin khơng những phải chính xác mà cịn phải nhanh và cập nhật. Chính vì thế, cơng nghệ thông tin đã và đang trở thành công cụ phục vụ cho đòi hỏi này của con người. Phần mềm kế toán là một sản phẩm đại diện trong trào lưu tận