2.4. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh
2.4.5. Hệ thống, nghiệp vụ của phần mềm:
Phần này tác giả thực hiện khảo sát để tìm hiểu về một số tính năng cần thiết trong hệ thống cũng như nghiệp vụ của phần mềm. Việc có hay khơng những tính năng này sẽ ảnh hưởng phần nào đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán của nhân viên kế tốn tại doanh nghiệp. Các thơng tin sẽ được thu thập qua 9 câu hỏi, từ câu 23 đến câu 31 trên phiếu khảo sát. Chúng ta lần lượt xem xét từng khía cạnh qua kết quả sau đây.
Chức năng tự định khoản:
Trong quá trình sử dụng phần mềm để làm cơng tác kế tốn, nhân viên kế toán phải nhập tất cả các thông tin cần thiết từ chứng từ kế toán lên phần mềm. Ngoài những chi tiết liên quan đến nghiệp vụ như thời gian, đối tượng, diễn giải… thì nhân viên kế tốn cịn phải hạch tốn (định khoản) cho nghiệp vụ trên chứng từ, cho nên thông thường công việc này tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình sử dụng. Kết quả khảo sát cho thấy 75/100 doanh nghiệp sử dụng phần mềm có chức năng tự định khoản, có nghĩa là nhân viên kế toán ở đa số doanh nghiệp trên địa bàn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc hạch toán tài khoản lên phần mềm. Theo tìm hiểu của tác giả thì một số phần mềm như MISA SME.NET, ACCOUNTING-NET, ACSOFT mà các doanh nghiệp đang sử dụng còn cho phép quản lý luôn việc định khoản tự động này, có nghĩa là người dùng hoàn tồn có
quyền cho phép hoặc khơng cho phép phần mềm tự động định khoản hay quyết định những loại nghiệp vụ nào sẽ được tự động định khoản và định khoản với những tài khoản nào. Việc này thích hợp với nhiều loại doanh nghiệp khác nhau với những nghiệp vụ có bản chất và cách hạch toán khác nhau.
Chức năng quản trị ngược:
Đây là một loại chức năng cho phép người dùng xem lại chi tiết của một con số trong một bản báo cáo, xem nó tổng hợp từ những con số nào, trên những chứng từ nào, nghiệp vụ kế tốn nào để có thể dễ dàng kiểm sốt được tính đầy đủ cũng như chính xác của những con số trên bản báo cáo đó. Chẳng hạn như khi nhân viên kế tốn khi nhìn vào bảng chi tiết công nợ của khách hàng A với một khoản phải thu X, nhân viên kế tốn này hồn tồn có thể biết được con số X này đến từ giao dịch nào, chứng từ nào, và thời gian cụ thể của từng giao dịch. Tổng hợp từ kết quả khảo sát, 63/100 doanh nghiệp cho biết phần mềm kế toán họ đang sử dụng có hỗ trợ chức năng này. Cũng với ghi nhận từ phiếu khảo sát, phần mềm không hỗ trợ công cụ này hầu hết là tự thiết kế trên phần mềm Excel. Như ta đã biết, Excel thật chất là một phần mềm ứng dụng chủ yếu cho lĩnh vực văn phòng nhiều hơn là kế toán, cho nên việc thiết kế để đáp ứng tất cả các yêu cầu chuyên nghiệp như một phần mềm kế toán thương mại là đều không dễ dàng. Tất nhiên, các doanh nghiệp chấp nhận đánh đổi điều này (có thể họ thấy khơng cần thiết hoặc một nguyên nhân khác) khi quyết định sử dụng Excel để thiết kế phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình.
Chức năng xuất dữ liệu ra Excel và khả năng tùy chỉnh báo cáo:
Tất nhiên ở đây chúng ta không xét đối với những doanh nghiệp tự thiết kế phần mềm kế tốn dựa trên Excel và Access. Khi đã chính tay thiết kế các báo cáo thì việc thay đổi nó là điều dễ dàng, và các thông tin từ Access (các Table hoặc Report) ln có thể xuất ra Excel. Cho nên chúng ta chỉ xét đối với những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán thương mại. (Các doanh nghiệp tự thiết kế
phần mềm bằng Excel hoặc Access không trả lời câu hỏi 25 và 26 trên phiếu khảo sát).
Đây là hai chức năng chủ yếu phục vụ nhu cầu của kế toán quản trị tại doanh nghiệp. Với chức năng xuất dữ liệu ra Excel, dữ liệu có thể được lưu trữ phục vụ kiểm soát nội bộ hoặc linh hoạt trong việc đọc, di chuyển dữ liệu mà khơng sợ bị mất hay rị rỉ những thơng tin kế tốn quan trọng trong toàn bộ cơ sở dữ liệu kế tốn. Bởi vì thơng thường, dữ liệu của phần mềm nào thì phải dùng chính phần mềm đó để đọc. Nếu một báo cáo kế tốn nếu có thể xuất ra Excel thì báo cáo này có thể dễ dàng đọc được ở bất kỳ một máy vi tính nào mà khơng cần phải cài đặt toàn bộ phần mềm, một điều rất thuận tiện cho người sử dụng. Theo kết quả khảo sát thì 59/59 doanh nghiệp (sử dụng phần mềm kế toán thương mại) cho biết phần mềm kế tốn họ đang sử dụng có chức năng này. Qua đó ta có thể thấy, chức năng này dần trở thành một chức năng cơ bản không thể thiếu trong những phần mềm kế toán thương mại.
Khả năng tùy chỉnh báo cáo cũng quan trọng khơng kém, vì mỗi nhà quản lý đều có nhu cầu thơng tin khơng giống nhau, việc tùy chỉnh có thể giúp loại những thơng tin thừa hoặc khơng cần thiết, tăng sự đơn giản, giảm tính phức tạp, rắc rối của các bản báo cáo, nâng cao hiệu quả công việc quản trị tại doanh nghiệp. Cũng theo kết quả từ quá trình khảo sát, 52/59 doanh nghiệp cho rằng họ có thể tùy chỉnh báo cáo theo ý muốn của mình. Như vậy, các phần mềm thương mại trên thị trường phần nào cũng đã đáp ứng được nhu cầu này của doanh nghiệp.
Khả năng theo dõi và tập hợp chi phí:
Cơng tác theo dõi và tập hợp chi phí ln gây ra nhiều vấn đề cho các doanh nghiệp. Vì một khi doanh nghiệp hoạt động thì phải phát sinh chi phí. Vấn đề là làm sao phải ghi nhận một cách hợp lý khi các chi phí này phát sinh. Hợp lý có nghĩa là phải đúng lúc và đúng đối tượng, đáp ứng nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp. Ở đây, tác giả đánh giá yếu tố này qua hai khía cạnh, một là khả năng theo dõi chi phí trực
tiếp theo đối tượng gắn với công việc (qua câu hỏi 27 trên phiếu khảo sát) và thứ hai là khả năng phân bổ chi phí gián tiếp cho các đối tượng (qua câu hỏi 28). Chúng ta lần lượt xét qua kết quả của từng khía cạnh dưới đây.
Theo dõi chi phí trực tiếp đối tượng gắn với cơng việc có nghĩa là chúng ta có thể tập hợp và nắm bắt được một cách chính xác nhất chi phí phát sinh của một loại đối tượng trong một quy trình, một kỳ hoặc trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn như theo dõi riêng biệt chi phí sản xuất sản phẩm A trong chu trình sản xuất hàng loạt sản phẩm A, B, C, D… hay nhỏ hơn là việc theo dõi chi phí của một loại nguyên liệu trong hàng loạt nguyên liệu dùng để sản xuất sản phẩm A. Kết quả khảo sát cho thấy có 67/100 doanh nghiệp cho rằng phần mềm họ đang sử dụng có khả năng này, điều này là một thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất, chế biến thủy hải sản trên địa bàn tỉnh.
Thứ hai khả năng phân bổ chi phí gián tiếp cho các đối tượng, phần mềm có hỗ trợ chức năng này sẽ cho phép người dùng phân bổ những chi phí rất khó nhận dạng là của đối tượng nào, chẳng hạn như chi phí điện, chi phí sữa chữa trong một phân xưởng sản xuất hay chi phí mua hàng một số loại hàng hóa. Chúng ta bắt buộc phải phân bổ cho các đối tượng (Sản phẩm A, B hay hàng hóa A, B) dựa trên một số tiêu thức (tiêu thức khác nhau ở các doanh nghiệp khác nhau) trước khi tập hợp chi phí để đảm bảo tính hợp lý khi xác định kết quả sản xuất hoặc kinh doanh. Nhưng theo kết quả khảo sát, chỉ có 48/100 doanh nghiệp có thể dùng phần mềm để phân bổ chi phí mua hàng. Điều này đồng nghĩa số cịn lại phải thực hiện việc này bằng thủ cơng hoặc bằng một phần mềm tính tốn khác để phân bổ chi phí cho các đối tượng. Việc này làm tiêu tốn thời gian và ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu.
Cập nhật hệ thống:
Trong thời kỳ mà nền kinh tế luôn vận động và biến đổi từng giờ, từng phút, các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thi hành cũng được các Bộ ngành có liên quan thay đổi, điều chỉnh, bổ sung liên tục để đảm bảo tính phù hợp với sự vận
động đó. Dẫn đến việc các phần mềm kế toán đang được sử dụng tại các doanh nghiệp cũng phải được cập nhập theo các thông tư nghị định mới để đảm bảo các yêu cầu mới này. Tác giả đã khảo sát vấn đề này xem việc cập nhật có được tự động hóa hay khơng? Nếu khơng thì ai là người thực hiện việc cập nhật này? Và thời gian cập nhật là bao lâu kể từ khi thơng tư nghị định có hiệu lực? Kết quả như sau.
Đối với việc tự động cập nhật (chỉ xét trên 59 doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại), 48/59 doanh nghiệp (71%) cho biết phần mềm họ sử dụng có khả năng tự động cập nhật. Trong số 11 doanh nghiệp còn lại, 8 doanh nghiệp sẽ được cập nhật thơng qua kế tốn trưởng, 3 doanh nghiệp thơng qua chuyên viên vi tính và khơng có doanh nghiệp nào thực hiện cập nhật thông qua nhà cung cấp phần mềm. Đối với vấn đề thời gian việc cập nhật được thực hiện (xét trên toàn bộ 100 doanh nghiệp được khảo sát), kết quả khảo sát cho thấy chỉ có 51/100 doanh nghiệp thực hiện việc này từ 2 tuần đến 1 tháng, còn lại là trên 1 tháng.
Như vậy, mặc dù việc tự động hóa q trình cập nhật thơng tư nghị định là một công cụ hỗ trợ hiệu quả, giúp hệ thống kế toán tại doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình tiếp cận với những quy định mới nhưng việc cập nhật lại không được tiến hành nhanh chóng, có đến 49/100 doanh nghiệp trên 1 tháng mới thực hiện việc cập nhật. Khi tác giả liên hệ lại một số kế tốn tại doanh nghiệp để tìm hiểu ngun nhân của vấn đề này thì có một vài lý do được đưa ra như: dù việc cập nhật là tự động nhưng trong quá trình cho phần mềm tự động cập nhật thì hay xảy ra vấn đề lỗi, đôi khi lên mới không được, mà giữ cũ lại cũng không xong, kết quả phải liên hệ trợ giúp từ nhà cung cấp, việc này ảnh hưởng đến tiến độ công việc cho nên vấn đề cập nhật thường bị kéo dài. Một vài lý do khác là đến từ những người dùng phần mềm kế tốn trên Excel như người dùng khơng phải người thiết kế, hay việc dùng một phần mềm khác để lập các báo cáo kế tốn nên việc có cập nhật hay khơng thì khơng ảnh hưởng đến mẫu của các báo cáo đó.
Nói tóm lại, đa số các đặc điểm, chức năng được khảo sát trong phần hệ thống và nghiệp vụ của phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu gia tăng hiệu quả
sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp. Các chức năng như tự định khoản nghiệp vụ, xuất dữ liệu ra Excel, tùy chỉnh các loại báo cáo, theo dõi trực tiếp chi phí hay cập nhật hệ thống của các phần mềm làm việc rất tốt, cung cấp sự linh hoạt cũng như sự hỗ trợ tối đa cho người dùng. Tất nhiên khơng bao giờ có sự hồn hảo và tồn diện, một số vấn đề vẫn cịn tồn tại. Chẳng hạn như chức năng phân bổ chi phí gián tiếp cho các đối tượng chưa được đánh giá tốt, nhiều doanh nghiệp không sử dụng được công cụ này trên phần mềm nên vẫn phải làm bằng thủ công, gây mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến hiệu suất cơng việc. Hay vì một vài lý do khác nhau mà công việc cập nhật các quy định mới cho phần mềm vẫn còn rất chậm, ảnh hưởng đến sự phù hợp của các báo kế toán, đặc biệt là các báo cáo thuế. Mong rằng ở một thời điểm gần nhất, các nhà cung cấp phần mềm cùng với các doanh nghiệp sẽ có được sự thống nhất ở những điểm cịn hạn chế để làm sao hiệu quả sử dụng phần mềm luôn đạt ở mức cao nhất.