việc này, trong khi giám đốc quyết định việc này tại 30/100 doanh nghiệp, khơng có doanh nghiệp nào thành lập ban tư vấn công nghệ thông tin để thực hiện cơng việc này và có 5 doanh nghiệp nhờ sự can thiệp của tư vấn bên ngoài. Điều này chứng tỏ việc lựa chọn phần mềm sử dụng tại các doanh nghiệp khơng thực hiện theo đúng quy trình. Đơi khi việc này sẽ mang lại lợi ích là khơng làm mất nhiều thời gian của doanh nghiệp nhưng việc lựa chọn chỉ dựa vào cá nhân không phải là cách làm khi chúng ta hướng đến những lợi ích lâu dài trong tương lai. Việc chọn sai sẽ rất kho sửa, mà có sửa thì lại càng tốn nhiều công sức hơn là chúng ta làm lần đầu.
Bảng 2.3: Các phần mềm kế toán đang sử dụng tại các doanh nghiệp
STT Tên phần mềm
Thương mại Tự
thiết kế
Trong
nước Nước ngồi Đóng gói Thiết kế riêng 1 AC SOFT 1 X 2 EFFECT 2 X 3 BRAVO 7.0 4 X 4 UNESCO 2 X 5 MISA SME.NET 2010 10 X 6 MISA SME.NET 2012 30 X 7 ACCESS 5 X 8 EXCEL 36 X 9 TTV ACCOUNTING 2013.NET 1 X 10 ACCOUNT-NET 5 X 11 BASIC ACCOUNTING 1 X 12 KHỔNG MINH HÀ 1 X 13 NHẤT NGHỆ TINH 1 X
14 Mankichi Kanjo System 1 X
Tổng số 59 0 41 99 1
Nguồn: Theo số liệu khảo sát của tác giả
Với số liệu trong bảng 2.3, ta thấy rằng đến 99/100 doanh nghiệp được khảo sát sử dụng phần mềm sản xuất trong nước, việc này là phù hợp bởi với quy mô và đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh hiện tại, với việc sử dụng phần mềm trong nước sẽ giúp doanh nghiệp trong nhiều mặt khác nhau. Việc đầu tiên là doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản rất lớn cho chi phí bản quyền
– một loại chi phí mà thường các sản phẩm trí tuệ của nước ngồi có giá rất cao. Thứ hai là việc sử dụng các phần mềm trong nước sẽ giúp các doanh nghiệp vận hành hệ thống kế toán tại doanh nghiệp phù hợp với luật định tại Việt Nam. Cuối cùng, với đại đa số quy mô của doanh nghiệp tại tỉnh Bạc Liêu là vừa và nhỏ, thì việc sử dụng phần mềm trong nước cũng đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu, nếu sử dụng phần mềm nước ngồi thì là một vấn đề lãng phí. Duy nhất chỉ có 1/100 doanh nghiệp được khảo sát sử dụng phần mềm kế toán được sản xuất tại nước ngồi. Đó là cơng ty TNHH Thủy sản Nigico, 100% vốn đầu tư bởi công ty Nippon Suisan Kaisha Ltd (NISSUI) Nhật Bản, cho nên công ty cũng sử dụng phần mềm Mankichi Kanjo System – một phần mềm kế toán được sản xuất tại Nhật Bản.
Cũng từ số liệu của bảng 2.3, có đến 41/100 doanh nghiệp tự thiết kế phần mềm để phục vụ cho cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp. Một vấn đề được tác giả ghi nhận là hầu như những doanh nghiệp nằm trong số này là những chi nhánh hạch toán phụ thuộc (Công ty TNHH Thủy sản Nam Miền Trung; Chi nhánh Cơng ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Hồng Phát), chỉ phụ trách ghi nhận số liệu, định kỳ gởi về
cơng ty mẹ để hạch tốn lên sổ sách, hoặc là những doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH với quy mô vốn kinh doanh nhỏ, bộ máy kế tốn cịn đơn giản (Công ty TNHH MTV XD Đặng Gia; Công ty TNHH MTV Xây dựng Kiến Phát Hưng; Công ty TNHH MTV Minh Tiến Bạc Liêu). Với việc sử dụng phần mềm Excel và Access
để thiết kế thành một công cụ phục vụ cho cơng việc kế tốn, nó sẽ có một lợi ích là có thể điều chỉnh ngay khi thử nghiệm với số liệu thực tế, cho đến khi nó đáp ứng được mục đích cơng việc thì dừng lại. Tuy nhiên, do tính chun nghiệp khơng cao, khơng được thử nghiệm tại nhiều doanh nghiệp khác nhau, việc thiết kế chỉ do một hoặc một vài nhân viên (khơng có quy trình thiết kế chuẩn hóa như những cơng ty sản xuất phần mềm) nên hiệu quả của công việc cũng ở một hạn chế nhất định.
Số còn lại, 59/100 doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại, và tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm đóng gói, khơng có doanh nghiệp nào thuê tổ chức hoặc cá nhân thiết kế để sử dụng riêng cho doanh nghiệp của mình. Nổi bật
trong số những phần mềm đóng gói được các doanh nghiệp sử dụng thì chúng ta thấy có đến 40/59 (chiếm tỷ lệ 68%) doanh nghiệp sử dụng phần mềm MISA SME.NET (phiên bản 2010 và phiên bản 2012). Với kết quả này, tác giả có thực hiện khảo sát thêm ý kiến về lý do tại sao chọn phần mềm MISA SME.NET tại một số doanh nghiệp thì chủ yếu rơi vào 2 trường hợp, một là được nhiều người giới thiệu về phần mềm này, hai là giá cả phù hợp, và thực tế là giá của phần mềm MISA SME.NET 2012 cũng chỉ ở mức 9.950.000 đồng/gói.
Nhìn chung, dù đây chỉ là kết quả khảo sát mang tính đại diện, nhưng chúng ta cũng thấy được phần nào xu hướng lựa chọn phần mềm tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh. Có thể tóm gọn lại bằng những đặc điểm như: 1) Khơng tổ chức quy trình lựa chọn, mà Giám đốc hoặc kế toán trưởng là người quyết định phần mềm nào được sử dụng; 2) Các doanh nghiệp với quy mô kinh doanh nhỏ hầu như tự thiết kế phần mềm kế toán dựa trên Excel hay Access để sử dụng; 3) Trong tất cả các phần mềm đóng gói, MISA SME.NET được lựa chọn nhiều nhất với lý do được giới thiệu nhiều và giá cả phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
2.4.3. Đặc tính kỹ thuật của phần mềm và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm: cung cấp phần mềm:
Đặc tính kỹ thuật phần mềm:
Thực chất nội dung luận văn này không bàn nhiều đến vấn đề đặc tính kỹ thuật của phần mềm kế toán mà các doanh nghiệp trên địa bàn đang sử dụng. Nhưng tác giả luận văn nhận thấy có vài đặc tính kỹ thuật tác động trực tiếp đến hiệu sử dụng phần mềm kế tốn nên tác giả có đưa một số câu hỏi vào phiếu khảo sát. Và chúng ta lần lượt đi qua và đánh giá những kết quả sau đây.
Vấn đề đầu tiên là hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL). Biểu đồ 2.3 thể hiện hệ quản trị CSDL của các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp khảo sát. Nói một cách tóm gọn, hệ quản trị CSDL là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một CSDL. Cụ thể các chương trình này thuộc loại hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính, và mỗi loại đều có ưu và nhược điểm khác nhau.
Qua biểu đồ 2.3, ta thấy rằng có đến 89/100 (89%) doanh nghiệp sử dụng phần mềm chạy trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server – một hệ quản trị của công ty phần mềm Microsoft. Hệ quản trị dữ liệu này sẽ là một công cụ hữu hiệu cho các doanh nghiệp trong vấn đề bảo mật các thơng tin trong q trình sử dụng phần mềm kế tốn. Vì tính bảo mật là ưu điểm nổi bật của SQL Server khi so với các hệ quản trị CSDL khác, đặc biệt trong vấn đề phân quyền truy cập và bảo mật dữ liệu trong q trình truy vấn thơng tin. Tất nhiên, chúng ta khơng nói đến hệ quản trị CSDL Oracle vì hầu như Oracle chỉ được dùng cho các siêu máy tính hoặc máy tính có tốc độ xử lý cực kỳ cao – điều mà chúng ta chỉ thấy ở các tập đồn kinh tế hay cơng nghệ lớn mạnh trên thế giới. Tuy vậy, có thể chúng ta sẽ khơng hài lịng với tốc độ truy cập dữ liệu của hệ quản trị CSDL này, do cấu trúc phức tạp nên tốc độ là một nhược điểm của SQL Server.
Một cách tổng quát, dù vẫn còn nhược điểm về tốc độ xử lý, dù hệ quản trị
89 5 1 5 0 20 40 60 80 100
SQL SERVER FOXPRO SQL FIREBIRD ACCESS
mềm kế toán, nhưng hệ quản trị CSDL SQL Server phần nào đó giúp các doanh nghiệp bảo mật được thơng tin tài chính của mình trong q trình sử dụng.
Vấn đề thứ hai là sự tương thích của phần mềm với các hệ điều hành của máy tính. Theo thống kê của tác giả thì 100% các phần mềm đang được sử dụng tại các doanh nghiệp khảo sát tương thích với hệ điều hành Windows của hãng phần mềm Microsoft. Điều này là một thuận lợi, vì dù sao các hệ điều hành Windows có tính bảo mật cao hơn các hệ điều hành có mã nguồn mở khác (Unix, Linus), và nó cũng quen thuộc và dễ sử dụng hơn so với những hệ điều hành khác. Nhưng có một điểm đáng chú ý trong kết quả khảo sát là số doanh nghiệp đang cài đặt phần mềm kế tốn trên hệ điều hành Window XP cịn rất lớn, 71/100 doanh nghiệp, chiếm đến 71%. Chúng ta cần phải biết rằng, kể từ ngày 08/04/2014, tập đoàn Microsoft sẽ ngừng hỗ trợ hệ điều hành Window XP, điều đó đồng nghĩa các chính sách bảo mật dành cho hệ điều hành này sẽ khơng cịn. Cho nên việc sử dụng hệ điều hành này sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ khác nhau cho người sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn bảo mật thơng tin của mình. Khi tác giả liên lạc lại thì phần lớn cho rằng đây là hệ điều hành dễ sử dụng nên khơng có ý định thay đổi qua một hệ điều hành khác, cho dù đơi khi có sự cố cần phải cài đặt lại, thì họ vẫn yêu cầu cài đặt lại hệ điều hành này.Trong thời gian tới, người sử dụng nên định hướng sử dụng những hệ điều hành mới hơn (Window 7, 8) để hưởng những chính sách bảo mật tốt hơn cho thơng tin của mình.
Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm:
Phần này tác giả luận văn chỉ thu thập thông tin của những doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại (59/100 doanh nghiệp), có nghĩa là những doanh nghiệp tự thiết kế phần mềm để sử dụng thì khơng cần phải trả lời những câu hỏi này (từ câu 7 đến câu 12 trên phiếu khảo sát). Kết quả tác giả ghi nhận được như sau:
Trước hết, sau khi thống kế kết quả từ phiếu khảo sát, 100% các doanh nghiệp được khảo sát trả lời rằng thời gian họ được hưởng bảo hành là 1 năm, đây là mốc thời gian bảo hành thường thấy ở các phần mềm đóng gói trên thị trường trên thị trường. Cũng với kết quả khảo sát, 59/59 doanh nghiệp cho biết các nhà cung cấp phần mềm cho họ hiện tại vẫn còn hoạt động trên thị trường, nghĩa là phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng tiếp tục được phát triển và nâng cấp trong tương lai. Biểu đồ 2.4 cho ta thấy thời gian bảo trì phần mềm khi xảy ra sự cố trong giải đoạn bảo hành và khi hết giai đoạn bảo hành. Rõ ràng sự khác biệt ở đây là rất ít. Trong cả 2 giai đoạn, trên 50 trong tổng số 59 doanh nghiệp được bảo trì dưới 1 tuần khi xảy ra sự cố. Ở giai đoạn hết bảo hành, chỉ có 7 trường hợp phải đợi đến tuần thứ 2 để được khắc phục sự cố. Trao đổi về vấn đề này, các nhân viên kế toán cho biết nguyên nhân chủ yếu của 7 trường hợp này là do nhà cung cấp khơng có mạng lưới đại lý hoạt động rộng khắp tại các tỉnh (Công ty TNHH Khổng Minh Hà, Công ty TNHH Phần mềm Nhất Nghệ Tinh,…) nên việc bảo trì cịn hạn chế. Ngồi ra tất cả các doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại được khảo sát cho rằng phải trả thêm chi phí cho việc bảo trì khi hết giai đoạn bảo hành và cũng khơng có doanh nghiệp nào cho rằng việc bảo trì làm gián đoạn cơng việc của họ.
Nhìn chung, các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm đóng gói đang được hưởng dịch vụ khách hàng khá tốt từ các nhà cung cấp phần mềm. Trong câu hỏi 12
59 0 0 52 7 0 0 10 20 30 40 50 60 Trong giai đoạn bảo hành Hết giai đoạn bảo hành Trên 2 tuần Từ 1 đến 2 tuần Dưới 1 tuần
Biểu đồ 2.4: Thời gian bảo trì phần mềm khi xảy ra sự cố
trên phiếu khảo sát về việc có hài lịng hay khơng về dịch vụ bảo trì của nhà cung cấp phần mềm thì có đến 56/59 (95%) doanh nghiệp sử dụng phần mềm trả lời là có. Điều này cũng hợp lý khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm có vơ số lựa chọn trên thị trường phần mềm lúc bấy giờ và chi phí thực sự doanh nghiệp bỏ ra để mua bản quyền phần mềm cũng khá thấp (54/59 doanh nghiệp nói rằng phần mềm họ đang sử dụng có giá dưới 15 triệu đồng) so với những lợi ích mà phần mềm kế tốn mang lại.
2.4.4. Giao diện phần mềm:
Trong bài luận văn này, tác giả dùng từ “giao diện phần mềm” để nói về các thanh thực đơn (các Menu tác vụ chính trong phần mềm), các thơng báo, các diễn giải, trợ giúp cũng như cách sắp xếp, trình bày các quy trình của các phân hệ, các form nhập dữ liệu của nghiệp vụ kế tốn và các form báo cáo tài chính, quản trị.
Cũng giống như phần đặc tính kỹ thuật vừa đánh giá ở phần trên, giao diện phần mềm cũng có những tác động nhất định đến hiệu quả sử dụng phần mềm tại doanh nghiệp. Một ví dụ thực tế, nếu một phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng thì tất nhiên nhân viên kế tốn khơng cần bỏ ra q nhiều thời gian để tiếp cận so với những phần mềm có giao diện phức tạp hoặc khơng trực quan.
Để ghi nhận đánh giá của người sử dụng về giao diện phần mềm kế toán, tác giả đưa ra 10 chỉ tiêu trên phiếu khảo sát với 5 mức đánh giá cho sẵn về chỉ tiêu đó và yêu cầu người sử dụng chọn mức đánh giá tương ứng với từng chỉ tiêu. Kết quả khảo sát được trình bày qua bảng sau:
Bảng 2.4: Đánh giá của người dùng về giao diện phần mềm
STT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ (1) (2) (3) (4) (5)
1 Trình bày dữ liệu kịp thời (Các thông tin
mang tính hướng dẫn, diễn giải xuất hiện ngay khi người dùng cần đến các thông tin đó).
24 51 25 0 0
2 Mẫu nhập tường minh (Các mẫu biểu nhập
dữ liệu được tổ chức dễ hiểu, không gây hiểu nhầm).
32 53 12 3 0
các thông tin cần nhập rõ ràng và dễ sử dụng). 4 Giao diện dễ hiểu (Chỉ cần nhìn vào giao
diện là có thể biết từng thành phần trên giao diện có ý nghĩa gì).
64 31 5 0 0
5 Giao diện thích hợp với nhiều loại người dùng (Có thể sử dụng giao diện theo nhiều
kiểu khác nhau: đơn giản, trực quan đối với người sử dụng mới; đầy đủ, chi tiết hoặc làm tắt với người dùng quen thuộc).
9 27 42 16 6
6 Mẫu nhập có tính thẩm mỹ (Các form nhập
nhìn đẹp mắt và rõ ràng).
40 38 15 5 2
7 Thơng tin rõ về tình trạng người dùng (Cho
người dùng biết họ đang ở đâu trong quá trình khai thác hệ thống để từ đó người dùng có thể dễ dàng lặp lại quy trình từ ban đầu để đạt được trạng thái hiện tại).
0 34 50 9 7
8 Kiểu, cỡ chữ (Sử dụng font chữ, cỡ chữ dễ
đọc. Có thể dễ dàng thay đổi font chữ, cỡ chữ).
74 26 0 0 0
9 Màu sắc (Các màu trong phần mềm hài hòa
với nhau, không cảm giác quá lòe loẹt hoặc quá đơn điệu).
52 22 14 10 2
10 Tính nhất quán (Các tên chức năng, tên
trường thông tin, ý nghĩa của biểu tượng, vị trí và kích thước các mục, các nút điều khiển thống nhất trên tất cả các form).
82 13 5 0 0
Cộng 387 321 224 49 19
Tỷ lệ (%) 39% 32% 22% 5% 2%
Nhìn vào bảng 2.4, một cách tổng quát chúng ta có thể thấy giao diện của các