Đặc điểm quản lý dự án ODA tại các cơ sở giáo dục đào tạo công lập

1.2. Những vấn đề lý luận về quản lý dự án ODA tại cơ sở giáo dục đào tạo công

1.2.2. Đặc điểm quản lý dự án ODA tại các cơ sở giáo dục đào tạo công lập

1.2.2.1. Đặc điểm của dự án ODA

Tính mục tiêu: dự án ODA là tổng hợp các hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu xác định. Các mục tiêu của dự án cần đƣợc xác lập nhằm đảm bảo nguyên tắc cụ thể, đo lƣờng đƣợc, khả thi, cân đối về nguồn lực, đảm bảo chất lƣợng.

Tính giới hạn: dự án ODA khơng kéo dài vĩnh viễn, nó có thời gian xác định, có ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án. Dự án ODA còn bị giới hạn về nguồn lực và chi phí địi hỏi cần phải xác định rõ phạm vi dự án để thực hiện đúng mục tiêu một cách hiệu quả.

Tính đặc thù: Dự án ODA khơng phải cơng việc hàng ngày và hoạt động lặp đi lặp lại với quy trình sẵn có. Mỗi dự án có những yếu tố, vấn đề về phạm vi, môi trƣờng, nguồn lực và thời gian khác nhau. Mỗi dự án đem lại những sản phẩm có đặc thù riêng, khơng giống hồn tồn với bất kỳ dự án nào khác.

Tính phức tạp: Mỗi dự án bao gồm nhiều hoạt động liên quan, đan xen lẫn nhau, bao gồm nhiều đối tƣợng khác nhau. Do đó trong q trình thực hiện có nhiều thay đổi, nhiều rủi ro và dễ nảy sinh những xung đột, mâu thuẫn bên ngồi cũng nhƣ bên trong.

Tính hệ thống: Dự án ODA là một tập hợp những hoạt động có liên quan đến nhau. Những hoạt động này có mối quan hệ theo một trật tự nhất định và hƣớng đến mục tiêu xác định. Dự án cũng sử dụng đầu vào là các nguồn lực để tạo ra đầu ra là sản phẩm hay dịch vụ.

Ngồi những đặc điểm trên, dự án ODA cịn có những đặc điểm riêng sau:

Là dự án có nguồn vốn từ các tổ chức, chính phủ: Tồn bộ hoặc một phần nguồn vốn thực hiện dự án ODA là do các tổ chức, chính phủ nƣớc ngồi tài trợ. Các dự án ODA thƣờng có vốn đối ứng là khoản đóng góp của phía nƣớc sở tại bằng hiện vật và giá trị để chuẩn bị và thực hiện các chƣơng trình, dự án (có thể dƣới dạng tiền đuợc cấp từ ngân sách hoặc nhân lực, cơ sở vật chất). Nguồn vốn là điểm khác biệt lớn nhất giữa dự án ODA với các dự án khác.

Trong dự án ODA ln có sự khác nhau giữa ngƣời cấp vốn và ngƣời sử dụng vốn: Vì vậy, việc quản lý dự án ODA dễ nảy sinh những tiêu cực nhƣ tham nhũng, lãng phí, gây ảnh hƣởng xấu đến hiệu quả dự án. Do đó cần phải có một cơ chế

quản lý minh bạch, đồng bộ, kiểm tra giám sát chặt chẽ đối với các dự án ODA để có thể sử dụng một cách hiệu quả nguồn vốn này.

Các dự án ODA thƣờng đƣợc ƣu tiên cho các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội theo chính sách vĩ mơ, khơng sử dụng trực tiếp cho lĩnh vực kinh doanh nhằm mục đích sinh lợi. Ở Việt Nam, các dự án ODA tập trung vào những lĩnh vực sau: Xố đói giảm nghèo, trƣớc hết tại các vùng nơng thôn, vùng sâu, vùng xa; Y tế, dân số và phát triển; Giao thông vận tải, thông tin liên lạc; Năng lƣợng; Cơ sở hạ tầng xã hội (các cơng trình phúc lợi cơng cộng, y tế, giáo dục và đào tạo, cấp thốt nƣớc, bảo vệ mơi trƣờng); Hỗ trợ một số lĩnh vực sản xuất nhằm giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội; Hỗ trợ cán cân thanh toán; Giáo dục, phát triển nguồn nhân lực; Các vấn đề xã hội (tạo việc làm, cấp nƣớc sinh hoạt, phòng chống dịch bệnh, phòng chống các tệ nạn xã hội); Bảo vệ môi trƣờng, bảo vệ và phát triển các nguồn tài nguyên thiên nhiên; nghiên cứu khoa học và công nghệ, nâng cao năng lực nghiên cứu và triển khai; Nghiên cứu chuẩn bị các chƣơng trình, dự án phát triển (quy hoạch, điều tra cơ bản); Cải cách hành chính, tƣ pháp, tăng cƣờng năng lực của cơ quan quản lý Nhà nƣớc ở Trung ƣơng, địa phƣơng và phát triển thể chế.

Quá trình thực hiện dự án ODA phải tuân thủ luật pháp nƣớc sở tại và những điều kiện đã thỏa thuận với nhà tài trợ. Do vậy, tìm hiểu các văn bản pháp luật của nƣớc sở tại và nhà tài trợ liên quan tới dự án ODA, nắm vững cơ sở pháp lý cho việc quản lý dự án ODA là công việc đặc biệt cần quan tâm tiến hành.

1.2.2.2. Đặc điểm quản lý dự án ODA tại các cơ sở giáo dục đào tạo công lập Quản lý dự án ODA tại các cơ sở đào tạo cơng lập có các đặc điểm chung của

quản lý dự án ODA nhƣ sau:

Có sự tham gia của 2 bên: nhà tài trợ và bên nhận tài trợ trong q trình quản lý dự án. Trong đó, nhà tài trợ thƣờng đến từ các nƣớc có nền kinh tế phát triển, bên nhận tài trợ thƣờng đến từ các nƣớc đang hoặc kém phát triển

Hoạt động của dự án phải tuân thủ theo quy định của cả 2 bên (mỗi bên đều có quy định riêng về cho, nhận tài trợ, giải ngân…). Bên cạnh đó cịn có hiệp định

quốc tế về tài trợ ODA. Hiệp định ký kết giữa 2 bên quyết định quá trình quản lý dự án ODA.

Ln tồn tại xung đột trong q trình quản lý dự án ODA do bên tài trợ và nhận tài trợ thƣờng đến từ quốc gia khác nhau nên có: ngơn ngữ, văn hóa, trình độ quản lý... khác nhau

Quản lý dự án ODA phải đáp ứng yêu cầu của nhà đầu tƣ (nhà tài trợ), bao gồm: Mục tiêu của nhà đầu tƣ (nhà tài trợ); Thời gian, chi phí, chất lƣợng của dự án; Những yêu cầu xác định (nhu cầu) và những u cầu khơng xác định (mong muốn)

Ngồi ra nó cịn có đặc điểm riêng nhƣ sau:

Tổ chức quản lý dự án là 1 tổ chức tạm thời đƣợc hình thành để quản lý dự án trong 1 thời gian xác định. Trong thời gian dự án hoạt động, các nhà quản lý dự án thƣờng hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng khác của cơ sở đào tạo công lập. Sau khi dự án kết thúc, Hiệu trƣởng/ giám đốc điều hành của cơ sở đào tạo cơng lập có trách nhiệm bố trí lại nhân sự, máy móc thiết bị phục vụ cho dự án.

Cơng việc của dự án địi hỏi sự tham gia của nhiều đơn vị chức năng trong cơ sở đào tạo công lập. Ngƣời đứng đầu dự án (thƣờng là giám đốc/ hiệu trƣởng cơ sở đào tạo công lập) là ngƣời chịu trách nhiệm phối hợp các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu dự án.

1.2.3. Nội dung quản lý dự án ODA tại các cơ sở giáo dục đào tạo công lập

Quản lý ở tầm vĩ mô (cấp Nhà nƣớc) Nhà nƣớc quản lý vĩ mô đối với dự án ODA theo những nội dung sau:

Cung cấp cơ sở pháp lý cho việc quản lý và thực hiện dự án ODA: đƣa ra các hệ thống, văn bản luật, nghị định, thông tƣ hƣớng dẫn…

Quyết định chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch thu hút và sử dụng ODA cho từng thời kỳ, tạo định hƣớng cho việc đầu tƣ các dự án ODA;

Xây dựng, vận hành và hồn thiện hệ thống thơng tin theo dõi, đánh giá các chƣơng trình, dự án ODA; tạo điều kiện chia sẻ thơng tin và khai thác có hiệu quả hệ thống này;

Bố trí đầy đủ, kịp thời vốn chuẩn bị chƣơng trình, dự án ODA và vốn đối ứng chuẩn bị thực hiện và thực hiện các chƣơng trình, dự án ODA đã ký kết;

Chỉ đạo, đôn đốc, hỗ trợ các đơn vị trực thuộc xác định, chuẩn bị, quản lý, thực hiện có hiệu quả các chƣơng trình, dự án ODA;

Kiểm tra, đánh giá tình hình, hiệu quả thực hiện các dự án: Xây dựng, kiện toàn hệ thống theo dõi, đánh giá chƣơng trình, dự án ODA trong ngành, địa phƣơng mình; kịp thời giải quyết các vƣớng mắc, khó khăn của chƣơng trình, dự án ODA theo thẩm quyền.

Quản lý ở tầm vi mô đối với mỗi dự án ODA cũng bao gồm các nội dung của quản lý dự án nhƣ sau: Tổ chức bộ máy quản lý; Tổ chức thẩm định phê duyệt, đánh giá các hạng mục; Đàm phán ký kết hợp đồng, Kiến nghị với cơ quan chủ quản về cơ chế, chính sách đảm bảo dự án hoạt động đúng với cam kết quốc tế, thực hiện công tác đấu thầu theo quy định của pháp luật; Giám sát đảm bảo dự án đúng kế hoạch; quản lý, giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quản lý; Xây dựng cơ sở dữ liệu dự án; Thực hiện kiểm tra giám sát dự án.

Trong khuôn khổ nội dung luận văn này, nội dung quản lý dự án ODA ở cơ sở giáo dục đào tạo công lập là hoạt động quản lý ở tầm vi mơ, do đó đƣợc tác giả xem xét từ giai đoạn lập kế hoạch dự án, triển khai dự án và khi kết thúc dự án (dự án có kết quả theo đúng kế hoạch), bao gồm các nội dung chi tiết nhƣ sau:

1.2.3.1. Lập kế hoạch dự án ODA

Lập kế hoạch dự án (hay cịn gọi là xây dựng đề án, trong khn khổ luận văn này tác giả thống nhất sử dụng khái niệm: lập kế hoạch dự án) là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những cơng việc cần đƣợc hồn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dƣới dạng sơ đồ hệ thống.

Xác định thời gian, phạm vi thực hiện, đối tƣợng thụ hƣởng của dự án Lập kế hoạch tổng hợp cho dự án, tổ chức dự án theo một trình tự logic, Chi tiết hóa các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể,

Xác định cơ chế tổ chức về nhân sự, tài chính, cơ chế hoạt động của dự án Phân tích tính khả thi của dự án,

Những lƣu ý khi lập kế hoạch dự án ODA: Khi lập kế hoạch dự án, cần phải nắm rõ bối cảnh thực hiện dự án, phân tích tính khả thi của dự án, xây dựng kế hoạch thực hiện dự án dựa trên phân tích năng lực về tài chính (đơn vị thụ hƣởng phải đáp ứng yêu cầu về vốn đối ứng bao gồm: cơ sở vật chất, thiết bị máy móc và tiền mặt), về khả năng thực hiện dự án (đơn vị thụ hƣởng phải đáp ứng các yêu cầu về kinh nghiệm quản lý, chất lƣợng nguồn nhân lực, khả năng thực hiện các cam kết…) của đơn vị thụ hƣởng dự án. Kế hoạch đƣợc xây dựng cần có tính khả dụng và có thể bổ sung khi cần thiết.

Lập kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng, nếu kế hoạch khoa học và thuyết phục thì dự án mới đƣợc ký duyệt và nhận đƣợc nguồn vốn hỗ trợ. Nếu kế hoạch khơng đủ độ tin cậy thì nguồn vốn có thể bị dừng hoặc bị luân chuyển đến 1 đơn vị khác.

1.2.3.2. Triển khai thực hiện dự án ODA

Triển khai thực hiện dự án ODA (hay cịn đƣợc hiểu là q trình quản lý dự án tại cơ sở, trong khuôn khổ luận văn này tác giả thống nhất sử dụng khái niệm: Triển khai thực hiện dự án ODA) là hoạt động hiện thực hóa các kế hoạch trên giấy thành hành động thực tế để đạt đƣợc các đầu ra, kết quả, sản phẩm mong đợi.

Triển khai dự án là hoạt động cốt lõi của quản lý dự án. Triển khai dự án thành công là quản lý dự án thành cơng. Đồng thời góp phần vào việc giải quyết các vấn đề về thu hút nguồn vốn, giải ngân, …

Nội dung của triển khai dự án bao gồm: thực hiện các hoạt động để đạt mục tiêu theo kế hoạch hoặc đề cƣơng đã đƣợc phê duyệt của dự án bao gồm cả việc theo dõi, giám sát, đánh giá định kỳ, tổng kết và một số hoạt động hỗ trợ khác.

Trong quá trình triển khai dự án nhà quản lý thực hiện các hoạt động quản lý dự án bao gồm các nội dung về: nguồn lực (bao gồm nguồn nhân lực, các hoạt động mua bán trong dự án); quản lý chi phí dự án, quản lý tiến độ và quản lý rủi ro dự án.

 Quản lý nguồn nhân lực dự án: Là quá trình đạt đƣợc và duy trì sự cơng bằng (quyền lợi và nghĩa vụ) và sự đáp ứng nhu cầu nhân sự (lƣơng, đào tạo, phát triển

năng lực nghề nghiệp...) nhằm nâng cao hiệu suất công việc của Dự án bao gồm các bƣớc sau:

B1: Lập kế hoạch nhân

sự dự án

 Quản lý tài chính của dự án: bao gồm các hoạt động cơ bản là quản lý chi phí dự án và quản lý hoạt động mua bán của dự án. Quản lý chi phí dự án bao gồm

những q trình cần phải thực hiện để dự án đƣợc hoàn thành với ngân sách đã đƣợc lên kế hoạch. Quản lý chi phí dự án bao gồm quản lý chi phí về lao động, nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, cơ sở vật chất, dịch vụ, thuế v.v. Hoạt động mua bán trong dự án bao gồm các hoạt động: Các quy trình cần có để mua và chiếm hữu các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà chủ dự án cần từ bên ngoài đội DA; Cơng tác quản lý hợp đồng; Quy trình điều khiển và điều tiết sự thay đổi cần có để phát triển & quản lý các hợp đồng; Các nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện do hợp đồng quy định; quy trình thực hiện nhƣ sau:

B1: Hoạch định nhu cầu mua bán

 Quản lý tiến độ bao gồm các nội dung: Xác định công việc là xác định các hoạt động cụ thể phải đƣợc thực hiện để triển khai dự án; Xác định trình tự hoạt

động là xác định và chỉ rõ mối liên hệ giữa các hoạt động của dự án; Ƣớc lƣợng nguồn lực là dự toán trang thiết bị, vật tƣ cần để thực hiện từng hoạt động dự án;

Ƣớc tính thời gian hoạt động là thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến; Lập lịch trình làm việc là xây dựng lịch hoạt động của dự án; Kiểm soát lịch làm việc là theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế

 Quản lý rủi ro dự án là hoạt động của nhà quản lý nhằm chủ động, cố gắng nhận dạng và phân tích các rủi ro, đƣa ra các biện pháp quản lý rủi ro. Quy trình quản lý rủi ro nhƣ sau:

Xây dựng kế hoạch và chiến lƣợc tổng

thể quản lý phòng chống và đƣơng đầu với rủi ro, có bộ phận chuyên trách thƣờng xuyên

Giám sát việc thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro phát hiện bất cập giữa KH và thực tiễn, điều chỉnh để giải pháp vận hành hữu hiệu và hiệu quả Theo dõi nhận dạng các rủi ro có thể có hoặc đã xuất hiện

Phân tích các rủi ro đã đƣợc nhận dạng nhận biết khả năng chúng có thể xảy ra, xảy ra nhƣ thế nào, đƣa ra các giải pháp/PA đối phó

Hình 1.8: Quy trình quản lý rủi ro

(Nguồn: tác giả tổng hợp)

Những lƣu ý khi thực hiện triển khai dự án: Căn cứ trên hoạt động thực tế của dự án các nội dung dự án đã đƣợc phê duyệt có thể mở rộng thêm nội dung hoặc có

thể đƣợc xác định, điều chỉnh lại cho phù hợp. Hoạt động triển khai luôn gắn liền với hoạt động kiểm tra giám sát dự án.

1.2.3.3. Kiểm tra, giám sát dự án

Kiểm tra theo Từ điển Tiếng Viêṭlà xem xét kỹ đến chi tiết để xác định tính hợp pháp, mức độ đúng, sai; là xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét. Nhƣng việc đánh giá, xác định, nhận xét đúng, sai, tốt, xấu này phải căn cứ vào những tiêu chí, văn bản đang có giá trị hiện hành so với thực tế của đối tƣợng đƣợc kiểm tra.

Giám sát theo Từ điển Tiếng Viêṭđƣợc hiểu là theo dõi và kiểm tra xem có thực hiện đúng những điều đã quy định không . Khái niêṃ này dùng để chỉ một hoạt động xem xét có tính bao qt của chủ thể bên ngồi hệ thống đối với khách