Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp về tăng cƣờng năng lực quản lý tại cơ sở
4.2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ tham gia Dự án
Đào tạo nguồn nhân lực có năng lực quản lý dự án. Nhân lực là nguồn lực quan trọng, quyết định sự thành công của dự án. Các dự án ODA thƣờng là những dự án mang tính phi lợi nhuận, múc đích chính là phục vụ xã hội, nhƣng vẫn phải đƣợc các bộ, ngành liên quan thẩm định và phê duyệt; cơ quan chủ quản ở địa phƣơng giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện. Cơ quan quản lý sử dụng dự án làm chủ đầu tƣ nên việc đào tạo một đội ngũ nhân lực có năng lực về quản lý dự án là một vấn đề cốt lõi để dự án hoạt động hiệu quả.
Nâng cao chất lƣợng đỗi ngũ cán bộ tham gia dự án có thể chia làm 3 nhóm cơ bản: nhóm quản lý, nhóm điều phối và nhóm cơng tác.
Đối với nhóm quản lý kỹ năng cần nâng cao hàng đầu là kinh nghiệm quản lý dự án với đối tác nƣớc ngoài. Điều này yêu cầu nhà quản lý không chỉ đƣợc đào tạo bài bản về công tác quản lý trong nƣớc mà phải đƣợc bổ sung các kiến thức về công pháp quốc tế, các kinh nghiệm quản lý dự án có tính chất nƣớc ngồi. Do đó, đối với nhóm quản lý cần đƣợc bồi dƣỡng và nâng cao nghiệp vụ thơng qua các khóa học ngắn hạn có chủ điểm, các chuyến cơng tác thực tiễn. Quan trọng hơn cả, các cán bộ quản lý này nên là những ngƣời đã có chun mơn sâu về quản lý, có kinh nghiệm trong hoạt động quản lý dự án và hợp tác quốc tế sẽ là điều kiện thuận lợi để tiếp nhận công tác quản lý và các hoạt động bồi dƣỡng của dự án.
Đối với nhóm điều phối của dự án, yêu cầu về trình độ ngoại ngữ và khả năng linh hoạt trong xử lý cơng việc là cơ bản. Do đó, ngay từ khâu tuyển chọn cán bộ điều phối phải đáp ứng các điều kiện cơ bản nêu trên, trong quá trình triển khai
dự án, tùy vào yêu cầu của dự án mà các điều phối viên của dự án sẽ đƣợc bổ sung các khóa học ngắn hạn nhằm hỗ trợ khả năng của họ.
Đối với nhóm cơng tác dự án (hay cịn gọi là nhóm chun mơn viết tắt là WG) yêu cầu bắt buộc là lựa chọn cán bộ có năng lực chun mơn phù hợp với các nội dung yêu cầu dự án. Bên cạnh đó, đơn vị thực hiện dự án cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ tham gia dự án lâu dài. Do đó các trƣờng nên quan tâm nhiều đến việc xin các dự án vốn ODA về hợp tác kỹ thuật trƣớc khi xin các dự án về nguồn vốn. Việc xin các dự án vốn ODA về hợp tác kỹ thuật sẽ là bƣớc đệm quan trọng đảm bảo khi dự án vốn vay vận hạnh hiệu quả. Ngồi ra, các đơn vị này cũng có thể tính tốn để tham gia vào các dự án vốn ODA theo hình thức từng phần hoặc tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn của các đơn vị thụ hƣởng vốn ODA trƣớc đó nhằm tiết kiệm chi phí đào tạo nhân lực quản lý dự án. Tuy nhiên hình thức này cũng hạn chế, do hiệu quả của việc chuyển giao kết quả dự án ODA tại Việt Nam chƣa cao cũng nhƣ năng lực của giảng viên trong các khóa học ngắn hạn của dự án đơi khi chƣa đáp ứng yêu cầu của chƣơng trình học.
Các đơn vị thụ hƣởng dự án cũng cần thay đổi quan điểm về các thành viên WG bắt buộc phải là các trƣởng đơn vị, nên tìm kiếm các chun gia có khả năng làm tồn thời gian với dự án để tăng chất lƣợng, hiệu quả của công tác triển khai.
4.2.2. Chuyển giao kết quả của Dự án
Các kết quả của dự án đƣợc đánh giá cao là tiền đề để chuyển giao các kết quả này đến với các cơ sở đào tạo nghề. Việc tổng kết báo cáo, PR về dự án chính là 1 cấu phần giúp đƣa các kết quả dự án đến gần với những ngƣời quan tâm. Ngoài ra, việc chia sẻ kết quả dự án là cần thiết và đƣợc lên kế hoạch. Thông qua kế hoạch này, trƣờng ĐHCNHN và JICA Việt Nam đã cùng nhau xây dựng dự án pha 3 với mục đích chính là chuyển giao các kết quả của dự án pha 2 đến các cơ sở giáo dục đào tạo dạ nghề ở Việt Nam.
Bên cạnh đó, trƣờng ĐHCNHN cũng có kế hoạch chuyển giao chun mơn, kinh nghiệm từ các chuyên gia đã tham gia các dự án pha 1, pha 2 cho các chuyên gia trẻ có đủ năng lực nhƣng thiếu kinh nghiệm để chuẩn bị nguồn nhân lực cho các
dự án ODA tiếp theo. Tận dụng các chuyên gia đƣợc dự án đào tạo chuyển giao cho cán bộ, giáo viên nhà trƣờng các phƣơng pháp quản lý, triển khai công việc từ kinh nghiệm thực hiện dự án.
Tuy nhiên việc chuyển giao kết quả dự án hiện nay vẫn cịn chủ yếu thơng qua hệ thống thơng tin chính thức của Bộ Lao động, Thƣơng binh và xã hội. Vì vậy việc tuyên truyền về kết quả dự án cần đƣợc xem xét trên phƣơng diện tiếp cận với những ngƣời quan tâm thông qua các phƣơng tiện truyền thông đại chúng hơn nữa, ví dụ nhƣ thơng qua các hội thảo của dự án với đối tƣợng tham gia là các trƣờng dạy nghề của Việt Nam. Các thơng tin của dự án thay vì chỉ đƣợc cơng khai theo phƣơng thức truyền thống có thể xem xét 1 số hình thức cơng khai hóa thơng tin khác nhƣ giới thiệu các thơng tin của dự án thông qua hệ thống thông tin tuyển sinh. Thông tin về dự án đƣợc chia sẻ đến với ngƣời học cũng là 1 cách thực hiện nhiệm vụ của đầu ra số 3.
4.2.3. Xây dựng hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu
Quy định việc xây dựng cơ sở dữ liệu mở đối với mỗi dự án là bắt buộc để đảm bảo các kết quả quản lý dự án đƣợc chia sẻ. Việc chia sẻ thông tin, ngay cả dự án không đạt kết quả mong đợi cũng góp phần chia sẻ kinh nghiệm giúp các BQLDA khác có thể tránh vấp phải những sai lầm của các dự án không thành công. Đối với các dự án thành cơng chia sẻ thơng tin càng có ý nghĩa cì kết quả các dự án này góp phần thay đổi lớn đến hoạt động các dự án khác, tiết kiệm chi phí nghiên cứu, lập kế hoạch của các dự án sau này. Cơ sở dữ liệu giúp giảm sự trùng lặp thơng tin xuống mức thấp nhất. Do đó thơng tin đƣợc đảm bảo có tính nhất qn và tồn vẹn; dữ liệu có thể đƣợc truy xuất theo nhiều phƣơng thức khác nhau; nhiều ngƣời có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu để phục vụ cho công tác chuyên mơn của mình. Tuy nhiên cơ sở dữ liệu đƣợc chia sẻ cũng đặt ra nhiều vấn đề nhƣ: dữ liệu ln mang tính chủ quyền, dữ liệu có u cầu về bảo mật và quyền khai thác thông tin của ngƣời sử dụng, dữ liệu đôi khi cũng xảy ra tranh chấp, và công tác đảm bảo an tồn dữ liệu khi có sự cố ngày nay càng gặp nhiều khó khăn do cơ sở dữ liệu nhiều và đƣợc quản lý tập trung nên khả năng rủi ro mất dữ liệu rất cao, bên cạnh
đó cịn có các nguyên nhân khác nhƣ là mất điện đột ngột hoặc hỏng thiết bị lƣu trữ. Vì vậy việc xây dựng cơ sở dữ liệu là cần nhƣng phải xác định cơ chế quản trị dữ liệu khoa học và đảm bảo an tồn.
Để có cơ sở dữ liệu thông tin tốt nhất, cần áp dụng các phƣơng pháp, công nghệ mới trong quản lý và thực hiện dự án. Các công việc đƣợc tiến hành trên cơ sở ứng dụng kỹ thuật phù hợp và hiệu quả: ứng dụng công nghệ mới, phù hợp, hiệu quả nâng cao chất lƣợng của dự án. Quản lý tốt hệ thống thông tin của dự án: liên tục cập nhật thông tin để kịp thời xử lý tình huống và những vấn đề nảy sinh. Hệ thống báo cáo phải rõ ràng, cập nhật và phải trình đúng thời hạn quy định. Hiện tại theo kinh nghiệm của dự án cơ sở dữ liệu có thể xây dựng dựa trên các hình thức sau:
- Cơ sở dữ liệu dạng file: dữ liệu đƣợc lƣu trữ dƣới dạng các file có thể là text, ascii, *.dbf. Tiêu biểu cho cơ sở dữ liệu dạng file là*.mdb Foxpro.
- Cơ sở dữ liệu quan hệ: dữ liệu đƣợc lƣu trữ trong các bảng dữ liệu gọi là các thực thể, giữa các thực thể này có mối liên hệ với nhau gọi là các quan hệ, mỗi quan hệ có các thuộc tính, trong đó có một thuộc tính là khóa chính. Các hệ quản trị hỗ trợ cơ sở dữ liệu quan hệ nhƣ: MS SQL server, Oracle, MySQL...
- Cơ sở dữ liệu hƣớng đối tƣợng: dữ liệu cũng đƣợc lƣu trữ trong các bảng dữ liệu nhƣng các bảng có bổ sung thêm các tính năng hƣớng đối tƣợng nhƣ lƣu trữ thêm các hành vi, nhằm thể hiện hành vi của đối tƣợng. Mỗi bảng xem nhƣ một lớp dữ liệu, một dòng dữ liệu trong bảng là một đối tƣợng. Các hệ quản trị có hỗ trợ cơ sở dữ liệu hƣớng đối tƣợng nhƣ: MS SQL server, Oracle, Postgres
- Cơ sở dữ liệu bán cấu trúc: dữ liệu đƣợc lƣu dƣới dạng XML, với định dạng này thông tin mô tả về đối tƣợng thể hiện trong các tag. Đây là cơ sở dữ liệu có nhiều ƣu điểm do lƣu trữ đƣợc hầu hết các loại dữ liệu khác nhau nên cơ sở dữ liệu bán cấu trúc là hƣớng mới trong nghiên cứu và ứng dụng.
Đẻ quản trị tốt cơ sở dữ liệu, Ban quản lý dự án cần thành lập 1 bộ phần quản trị dữ liệu đảm bảo thông tin luôn đƣợc cập nhật đầy đủ. Bộ phận quản lý thông tin này sẽ giúp cập nhật, tổng hợp cơ sở dữ liệu và đảm bảo an toàn cho cơ sở
dữ liệu của dự án tốt nhất đồng thời có trách nhiệm chia sẻ thông tin đến ngƣời quan tâm nhằm giúp các kết quả dự án đƣợc lan rộng theo đúng mục tiêu đề ra.
Bên cạnh đó cần có quy định rõ ràng về hoạt động chia sẻ thông tin là 1 trong những nội dung bắt buộc phải thực hiện trong quá trình chuyển giao kết quả dự án, tránh tình trạng cơ sở dữ liệu đƣợc xây dựng nhƣng lại trở thành “tài sản cá nhân”.
4.3. Giải pháp về tăng cƣờng quan hệ đơn vị thụ hƣởng với nhà tài trợ
Từ trƣớc tới nay quan hệ giữa đối tác và nhà tài trợ chủ yếu dừng lại ở cấp vĩ mô, quan hệ ở cấp vi mơ khơng đƣợc coi trọng do đó ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý dự án. Do đó, hài hịa quan hệ giữa đối tƣợng thụ hƣởng và nhà tài trợ là biện pháp cơ bản nhất giúp tăng cƣờng quan hệ giữa đối tác và nhà tài trợ. Theo đó, nhà tài trợ và đối tƣợng thụ hƣởng cần có sự thống nhất trong mọi vấn đề. Điều này đặc biệt quan trọng khi quyền quản lý dự án đƣợc trao cho đơn vị thụ hƣởng dự án.
Với tình trạng quản lý dự án hiện nay, mối quan hệ giữa đối tƣợng thụ hƣởng và nhà tài trợ vẫn cần đƣợc xây dựng trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau. Tuy nhiên, nếu các dự an đƣợc chuyển quyền quản lý trực tiếp cho đơn vị thực hiện thì quan hệ giữa đơn vị thụ hƣởng và nhà tài trợ sẽ thay đổi về chất. Điều đó cho phép đơn vị thụ hƣởng sẽ tham gia vào dự án từ giai đoạn hình thành dự án. Khi nhà tài trợ và đối tƣợng thụ hƣởng thống nhất đƣợc các nội dung ngay từ giai đoạn xây dựng dự án bao gồm các nội dung về thời gian, tài chính, mục tiêu, kết quả trong quá trình hình thành dự án thì tránh đƣợc rất nhiều xung đột sau này.
Trong q trình thực hiện dự án cũng khơng thể tránh đƣợc việc xung đột do những rào cản về ngơn ngữ, văn hóa và thực tiễn cơng việc. Tuy nhiên, phƣơng án giải quyết tốt nhất là tơn trọng và cùng tìm tiếng nói chung.
Sự ủng hộ của các bộ ngành cho đơn vị thụ hƣởng nhƣ: các quy định rõ ràng minh bạch; thống nhất trong công tác chỉ đạo quản lý; giải quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng; giải ngân đúng hạn góp phần rất lớn vào nâng cao vị thế của
đơn vị thụ hƣởng, từ đó giúp đơn vị thụ hƣởng có đƣợc sự tơn trọng từ nhà tài trợ trong quá trình cùng hợp tác.
4.4. Mơ hình quản lý dự án ODA tại cơ sở giáo dục đào tạo
Trong xu thế nguồn vốn ODA ngày càng giảm mạnh, nguồn vốn ODA cho giáo dục đào tạo hạn chế thì việc tìm ra mơ hình quản lý hiệu quả và rất cần thiết.
Mục tiêu ban đầu của luận văn là xây dựng quy trình quản lý dự án ODA tại cơ sở giáo dục đào tạo, do đó tác giả đã cố gắng tổng kết các hoạt động quản lý dự án ODA 1 cách ngắn gọn và đầy đủ nhất trong bảng nội dung quản lý ODA tại cơ sở giáo dục nhằm đƣa ra hƣớng dẫn về quản lý dự án ODA tại cơ sở giáo dục dựa trên những kinh nghiệm và thành công mà trƣờng ĐHCNHN đã tích lũy trong q trình quản lý dự án ODA tại nhà trƣờng. Tác giả cũng đồng thời quy trình hóa q trình quản lý này thành quy trình quản lý dự án ODA tại cơ sở giáo dục đào tạo với mong muốn quy trình này giúp các đơn vị giáo dục đào tạo khác đang có dự định thực hiện các dự án ODA có 1 tài liệu tham khảo để áp dụng vào thực tế của từng đơn vị quản lý hiệu quả nguồn vốn ODA trong thời gian tới. Tại quy trình này tác giả tập trung đề xuất mơ hình mà quyền quản lý dự án đƣợc trao cho đơn vị thực hiện dự án thay vì mơ hình quản lý ơ nhƣ hiện nay. Do đó, đơn vị thực hiện dự án sẽ chủ động thực hiện toàn bộ nội dung quản lý dự án từ giai đoạn lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra và kết thúc dự án.
Việc chủ động thực hiện các nội dung quản lý dự án chính là tiền đề thúc đẩy quá trình quản lý dự án hiệu quả.
Bảng 4.1 : Nội dung quản lý ODA tại cơ sở giáo dục đào tạo
Các Nội dung thực hiện
bƣớc thực hiện Lập kế Xác định tính cấp thiết của dự án hoạch dự án Xác định bối cảnh thực hiện dự án và lý do lựa chọn nhà tài trợ
Xác định về vốn của nhà tài trợ và vốn đối ứng Xác định mục tiêu thực hiện Xác định kết quả cần đạt đƣợc Xác định các nguồn lực để thực hiện dự án Xác định cơ cấu dự án
Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án
Xác định cơ chế kiểm tra giám sát
Phân tích tính khả thi dự án
Triển Xác định cơ chế tiếp cận mục
khai dự tiêu của dự án
án
Xác lập cơ cấu tổ chức dự án trên thực tế theo kế hoạch
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Xây dựng bảng phân công công việc
Triển khai thực hiện các nội dung mục tiêu
Xây dựng các nội dung phát sinh (nếu có)
Phân tích tính bền vững của dự án
Kiểm tra, Thực hiện kiểm tra giám sát theo
giám sát đúng kế hoạch
Kiểm tra giám sát khi phát hiện dấu hiện bất thƣờng
Kết thúc Kiểm tra về thời gian thực hiện
dự án
Kiểm tra các vấn đề tài chính
Kết luận về các kết quả Các giải pháp và kiến nghị
Bắt đầu
dự án Tính cấpthiết của dự Phân tíchbối cảnh
Xác định thời gian thực hiện Xác định về vốn của nhà tài trợ và vốn đối ứng Lậ p kế ho ạc h dự án Tri ển kh ai dự án Ki ểm tra giá Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án Xây dựng kế hoạch chi tiết Phân tích tính bền vững