Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3. Đánh giá hoạt động quản lý dự án ODA tại trƣờng ĐHCNHN giai đoạn
3.3.1. Các kết quả đạt được của hoạt động quản lý dự án ODA tại trường
2010 – 2013
3.3.1. Các kết quả đạt được của hoạt động quản lý dự án ODA tại trườngĐHCNHN giai đoạn 2010 - 2013 ĐHCNHN giai đoạn 2010 - 2013
Công tác lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu dự án rất khoa học, minh bạch, rõ ràng, có tính linh hoạt cao. Mục tiêu và kết quả dự án đáp ứng đúng yêu cầu của các nhà tuyển dụng và thị trƣờng lao động của Việt Nam, đó là phát triển nguồn nhân lực kỹ thuật cho Việt Nam. Do đó, cơng tác khảo sát u cầu doanh nghiệp đƣợc tiến hành rất thuận lợi với sự hợp tác nhiệt tình của các doanh nghiệp.
Trƣờng ĐHCNHN có kinh nghiệm trong việc thực hiện các dự án ODA, FDI, và có nguồn lực đủ đáp ứng các yêu cầu của dự án cũng nhƣ xử lý các tình huống khơng trong kế hoạch. Dự án đƣợc thực hiện hiệu quả nhờ sự cam kết mạnh mẽ của trƣờng ĐHCNHN cùng với sự thực hiện nghiêm túc và tuân thủ đúng kế hoạch, phát triển mở rộng nội dung phù hợp của Ban QLDA dƣới sự tƣ vấn tích cực của các cố vấn, chuyên gia Nhật Bản
Kết quả dự án đƣợc đánh giá cao đƣợc tiếp nhận đƣợc xác định chuyển giao cho các đơn vị giáo dục kỹ thuật dạy nghề khác của Việt Nam.
3.3.2. Hiệu quả của dự án
Dự án triển khai giúp Việt Nam thúc đẩy hoạt động đào tạo nghề kỹ thuật, cụ thể là :
- Giới thiệu một chu trình quản lý mang tính bền vững nhằm phản ánh sự quan tâm của khu vực sản xuất đối với việc cập nhật các chƣơng trình giáo dục, đào tạo của trƣờng.
-Đóng góp vào việc xây dựng, vận hành, giới thiệu, quảng bá hệ thống đánh giá kĩ năng nghề trên phạm vi toàn quốc, hiện tại Bộ LĐTBXH cũng đang xây dựng 1 hệ thống này với mục đích tăng cƣờng tính cạnh tranh của nguồn nhân lực kĩ thuật Việt Nam cũng nhƣ tính linh hoạt của thị trƣờng nhân lực trong nƣớc. Những bài học thu đƣợc từ các hoạt động thí điểm trong khn khổ Dự án đƣợc chuyển hóa thành các chính sách để phổ biến ở phạm vi tồn quốc cũng nhƣ các tiêu chuẩn đánh giá kĩ năng nghề đƣợc thực hiện thí điểm ở trƣờng ĐHCNHN đƣợc sử dụng rộng rãi trong các cơ sở giáo dục khác.
- Thiết lập một chiến lƣợc mang tính bền vững về việc hình thành mối liên hệ khơng chỉ với các doanh nghiệp quốc doanh mà còn cả các doanh nghiệp tƣ nhân, doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nƣớc ngoài… đang hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp phụ trợ ở Việt Nam.
- Tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao tay nghề cho lực lƣợng cán bộ, công nhân kỹ thuật.
Do vậy với tƣ cách là cơ sở giáo dục và có khả năng rất lớn trong đào tạo nghề - kỹ thuật, trƣờng ĐHCNHN có vai trị xúc tác tích cực đối với sự phát triển của hệ thống đào tạo nghề kỹ thuật của Việt Nam. Các thành tựu của Dự án trong phạm vi trƣờng ĐHCNHN đƣợc phổ biến một cách chính xác tới các cơ sở giáo dục khác trên phạm vi toàn quốc. Hơn nữa, trƣờng ĐHCNHN rất tích cực và có nhiều kinh nghiệm trong việc đào tạo các giáo viên của các cơ sở giáo dục khác nên việc phổ biến các thành tựu của Dự án đƣợc Trƣờng tự tiến hành nhƣ một hoạt động mang tính thƣờng xuyên, liên tục.
3.3.3. Tác động của dự án
Mặc dù các chƣơng trình đào tạo của trƣờng ĐHCNHN đã bƣớc đầu đƣợc nâng cấp theo nhiều cách khác nhau, song vẫn chƣa thể đánh giá đƣợc tác động của các hoạt động của dự án tới sinh viên nhà trƣờng. Dự án vẫn chƣa hoàn toàn đo đƣợc hiệu quả của dự án dựa trên chỉ số 1 “tỉ số giữa việc làm đƣợc cung cấp và ngƣời tìm việc ở trƣờng ĐHCNHN” và chỉ số 3 “mức độ hài lịng của ngành cơng nghiệp đối với các sinh viên tốt nghiệp từ trƣờng ĐHCNHN” trong ma trận thiết kế dự án. Vì vậy, trƣờng ĐHCNHN cần xây dựng một hệ thống thu thập các dữ liệu liên quan đến hai chỉ số trên sau khi dự án kết thúc. Về lâu dài, những dữ liệu này là rất cần thiết cho nhà trƣờng trong việc đánh giá hiệu quả của các chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng cũng nhƣ trong việc phân bố hiệu quả các nguồn lực dựa trên các nhu cầu của ngành công nghiệp.
Đối với chỉ số 1, dự án đã giúp cho nhà trƣờng xây dựng quy trình quản lý các thơng tin về cơ hội việc làm cũng nhƣ các cuộc khảo sát tình hình việc làm. Mặc dù việc có đƣợc các dữ liệu chính xác về tỉ lệ giữa việc làm đƣợc cung cấp và
ngƣời tìm việc mất nhiều thời gan, song thông qua các số liệu thu thập đƣợc, nhà trƣờng có thể nắm đƣợc xu hƣớng việc làm và tỷ lệ sinh viên có việc. Đối với chỉ số số 2, dự án đã giúp nhà trƣờng tổ chức cuộc khảo sát đầu tiên về các nhu cầu từ ngành công nghiệp. Thơng qua cuộc khảo sát này, nhà trƣờng có thể hiểu rõ hơn những đánh giá của các doanh nghiệp đối với các sinh viên tốt nghiệp từ trƣờng ĐHCNHN ở thời điểm hiện tại. Bởi vậy, trƣờng ĐHCNHN cần tổ chức định kỳ những cuộc khảo sát tƣơng tự để có thể từ đó đánh giá đƣợc những tiến bộ trong việc đáp ứng đƣợc nguồn nhân lực có chất lƣợng cao mà ngành công nghiệp yêu cầu.
3.3.4. Những hạn chế của hoạt động quản lý dự án ODA tại trường ĐHCNHN giai đoạn 2010 - 2013
3.3.4.1. Những hạn chế chung đối với hoạt động quản lý dự án ODA tại trường ĐHCNHN
- Mặc dù đã trong giai đoạn 1993 – 2013, Việt Nam đã tích cực xây dựng cơ sở pháp lý về quản lý nguồn vốn ODA xong vẫn thiếu các quy định cụ thể, phù hợp, đầy đủ. Hệ thống văn bản đơi khi cịn chồng chéo và khó thực hiện.
- Nguồn vốn ODA đầu tƣ cho lĩnh vực giáo dục, đặc biệt là giáo dục dạy nghề kỹ thuật cịn rất hạn chế, nếu khơng muốn nói là cịn thiếu nhiều. Nguồn tài trợ ít nên thông thƣờng chỉ thực hiện các nội dung dự án, không đủ cho đào tạo cán bộ. Hạn chế về ngân sách so với khối lƣợng công việc phải thực hiện cũng gây ảnh hƣởng đến kết quả dự án.
- Thời gian chờ thiết kế, phê duyệt thiết kế; kế hoạch đấu thầu và phê duyệt mời thầu dài. Khó khăn trong xin phép phê duyệt sửa đổi/bổ sung dự án.
- Dự án trực thuộc sự quản lý trực tiếp và gián tiếp của nhiều bộ ngành khác nhau. Các bộ có liên quan là: bộ Công Thƣơng, bộ Kế hoạch & Đầu tƣ, bộ Lao động thƣơng binh & Xã hội, bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao. Ngồi ra các bộ, ngành có liên đới là Bộ Giáo dục & Đào tạo, Tổng cục Hải quan… Do đó cơng tác báo cáo là 1 hoạt động chiếm nhiều thời gian của dự án, việc sắp xếp lịch để tiến hành báo cáo cũng gặp khó khăn do có nhiều bộ ngành tham gia nên dễ gặp tình trạng mâu
thuẫn lịch làm việc của các thành phần thuộc UBĐPHH. Khơng phải lúc nào các bộ cũng tìm đƣợc tiếng nói chung khi thực hiện quản lý dự án.
- Giải ngân nguồn vốn đối ứng chậm.
- Thiếu những nhân viên đủ năng lực, có kinh nghiệm phù hợp, hạn chế về trình độ ngoại ngữ.
- Cơ sở dữ liệu thông tin về quản lý dự án hầu nhƣ là chƣa có.
- Cơng tác chuyển giao kết quả dự án chậm, thụ động
3.3.4.2. Các vấn đề còn tồn tại của trường ĐHCNHN
Cơng tác hành chính hay năng lực quản lý của trƣờng vẫn còn tƣơng đối yếu, cách tổ chức các buổi đào tạo hoặc sự kiện chƣa chuyên nghiệp. Tình trạng này có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng khi nhà trƣờng tổ chức các sự kiện hoặc các buổi đào tạo có khách mời từ bên ngồi. Để phát huy đƣợc toàn bộ năng lực giảng dạy của trƣờng, trƣờng ĐHCNHN cần cải tiến và nâng cao năng lực hành chính của các nhân viên làm cơng tác hành chính cũng nhƣ các giáo viên. Để làm điều này, nhà trƣờng nên tạo điều kiện để các nhân viên này có cơ hội đƣợc tận mắt chứng kiến cách quản lý chuyên nghiệp tại các buổi đào tạo, sự kiện hoặc hội thảo khác.
Một vấn đề nữa là trƣờng ĐHCNHN hiện nay đang thiếu một hệ thống tích lũy bộ nhớ thể chế. Các thông tin, kiến thức, tài liệu tham khảo, và các ý kiến ghi lại đƣợc từ các hoạt động của dự án chƣa đƣợc lƣu giữ đúng cách để bất kỳ ai cần đến chúng cũng có thể tìm thấy. Đây cũng là một vấn đề chung ở Việt Nam: kiến thức và thơng tin có xu hƣớng thuộc sở hữu của các cá nhân riêng biệt chứ chƣa thuộc về cả một tổ chức. Trong suốt thời gian hoạt động của dự án, các thành viên nhóm dự án đƣợc khuyến khích ghi chép lại nhật ký các hoạt động, lập danh sách các công ty để phục vụ cho các sự kiện, dự thảo tóm tắt cuộc họp hoặc báo cáo cho từng hoạt động, và tổ chức hội thảo chuyển giao công nghệ sau khi đào tạo. Trƣờng ĐHCNHN cần tiếp tục những cách làm trên để cải tiến hơn nữa bộ nhớ thể chế. Ngồi ra cịn cần tăng cƣờng sự trao đổi qua lại giữa các khoa, trung tâm và phòng ban chức năng.
Dự án đã hoàn thành hầu hết các chỉ tiêu của đầu ra, tuy nhiên để duy trì kết quả dự án sau khi dự án kết thúc địi hỏi nhà trƣờng phải có cam kết mạnh mẽ. Vì vậy, nhà trƣờng cần xây dựng cơ chế nhằm khuyến khích những nhân viên đã tham gia dự án tiếp tục tham gia vào các hoạt động liên quan tiếp sau này.
Trong cuộc họp cuối cùng vào ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Ban quản lý dự án, ban lãnh đạo trƣờng ĐHCNHN đã xác nhận một lần nữa các phịng ban và các cá nhân có trách nhiệm trong việc tiếp tục duy trì các hoạt động của dự án. Danh sách các phòng ban và cá nhân và các hoạt động liên quan đƣợc ghi trong Bảng Các đơn vị có trách nhiệm duy trì các hoạt động của dự án
Bảng 3.6: Các đơn vị có trách nhiệm duy trì các hoạt động của dự án Hoạt động
Quản lý quy trình đào tạo 5S
Phát triển quan hệ hợp tác với doanh nghiệp
Hỗ trợ việc làm
Đánh giá kỹ năng Đào tạo bộ mơn Bảo trì cơ khí
Đào tạo bộ mơn Bảo trì hệ thống điện
Đào tạo bộ môn Quản lý chất lƣợng
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Phân công các đơn vị phụ trách các hoạt động là một bƣớc đầu tiên, nhƣng cũng cần thiết phải có một cơ chế giám sát. Trong dự án, Hiệu phó nhà trƣờng,
phịng/ban/khoa/trung tâm chịu trách nhiệm từng hoạt động cần nộp báo cáo theo từng chỉ số cho Giám hiệu và các thành viên khác thuộc ban lãnh đạo nhà trƣờng để có thể giám sát đƣợc tiến độ các hoạt động này. JICA xem xét đánh giá hiệu suất của các công việc so với các chỉ tiêu đề ra khi họ tiến hành các hoạt động đánh giá sau dự án về sau này.
Bảng 3.7: Bảng các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động Hoạt động
Quản lý đào tạo theo quy trình
5S
Phát triển quan hệ doanh nghiệp
Hỗ trợ việc làm
Đánh giá kỹ năng
Đào tạo bộ mơn Bảo trì cơ khí
Đào tạo bộ mơn Quản lý chất lƣợng
Các thành viên trong nhóm dự án chuyển giao kiến thức và kinh nghiệm thu đƣợc thông qua Dự án cho các giáo viên khác bằng cách tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về quản lý đào tạo theo chu trình. So với tổng số giảng viên của trƣờng ĐHCNHN là khoảng 1400 ngƣời thì số lƣợng các thành viên trong nhóm dự án làm việc vẫn còn là một con số nhỏ. Nhà trƣờng cần tiếp tục xây dựng chƣơng trình đào tạo theo mẫu của chƣơng trình đào tạo theo CUDBAS (Một phƣơng pháp phát triển chƣơng trình giảng dạy Dựa trên cấu trúc năng lực học viên).
3.3.5. Nguyên nhân
Cơ chế, chính sách, pháp luật chƣa hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý dự án ODA: đã có rất nhiều văn bản liên quan tới dự án ODA đƣợc ban hành, song các văn bản này vẫn cịn thiếu sự đồng bộ; quy trình quản lý và sử dụng vốn ODA cịn chƣa minh bạch, rõ ràng; khơng phải văn bản nào cũng phù hợp và thuận lợi cho việc áp dụng.
Lĩnh vực giáo dục đào tạo hiện nay chƣa đƣợc xác định là lĩnh vực đầu tƣ ODA trọng điểm của các nhà đầu tƣ
Các quy trình thủ tục quản lý ODA của Việt Nam và nhà tài trợ chƣa hài hồ, gây chậm trễ trong q trình thực hiện các chƣơng trình, dự án, làm giảm hiệu quả đầu tƣ và tăng chi phí giao dịch.
Các tiêu chí xét duyệt các dự án trong diện xin tài trợ còn thiếu minh bạch và hiệu quả.
Việc thẩm định và đánh giá các dự án ODA còn nhiều bất cập. Hiện nay, Việt Nam vẫn còn thiếu kinh nghiệm về thẩm định và đánh giá các chƣơng trình, dự án ODA ở cấp cơ sở.
Chƣa có sự phối hợp hiệu quả giữa các cấp, ngành trong quản lý dự án: Việc chƣa gắn kết giữa các cấp quản lý đã làm cho sự phối hợp thực hiện chính sách trở nên phức tạp và khơng đảm bảo tính thơng suốt xuống cơ sở. Đặc thù riêng của ngành và cách thức phân cấp quản lý giữa trung ƣơng và địa phƣơng trong nội bộ ngành cũng ảnh hƣởng tới thực hiện phân cấp ODA. Ví dụ nhƣ trƣờng ĐHCNHN trực thuộc bộ Công Thƣơng về mặt cơ cấu, trực thuộc Bộ lao đông Thƣơng binh &
Xã hội về đào tạo nghề, trực thuộc Bộ Giáo dục & đào tạo về đào tạo chuyên nghiệp, thực hiện các quy định về tài chính của bộ Tài chính… Mỗi bộ ngành theo theo lĩnh vực quản lý của mình đều có văn bản quy định về quản lý dự án.
Thủ tục giải ngân còn chƣa thực sự phù hợp với thực hiện. Việc này ảnh hƣởng trực tiếp đến lựa chọn đối tƣợng thụ hƣởng dự án, hoạt động của dự án. Quy định các đơn vị chủ quản cịn chồng chéo, khơng thống nhất.
Hiện tại quan hệ giữa nhà tài trợ và đối tác chủ yếu là quan hệ ở cấp vĩ mơ, do đó quan hệ ở cấp vi mơ giữa nhà tài trợ và đơn vị thụ hƣởng còn tƣơng đối lỏng lẻo. Trên thực tế, nếu quan hệ giữa nhà tài trợ và đơn vị thụ hƣởng đƣợc xây dựng bền vững chính là cơ sở để sự hợp tác phát triển lâu dài và hiệu quả.
Mơ hình quản lý dự án ODA của Việt Nam hiện vẫn là mơ hình quản lý trực thuộc Bộ chủ quản (mơ hình quản lý ơ) dẫn đến việc chủ động thực hiện tại các đơn vị triển khai dự án bị hạn chế nhiều tính chủ động, phực tạp hóa thủ tục quy trình và thời gian thực hiện thƣờng bị kéo dài, chậm tiến độ cũng do mơ hình quản lý cồng kềnh, nhiều Bộ ngành, nhiều cấp quản lý.
Liên quan đến kết quả dự án:
+ Hoạt động triển khai dự án thƣờng bị chậm tiến độ do nhiều nguyên nhân: thiếu vốn, do các quyết định liên quan đến chính sách, nguồn nhân lực.
+ Tiến hành chuyển giao kết quả dự án chậm, hầu nhƣ chƣa khởi động mà chủ yếu đang chờ đợi pha 3 dự án bắt đầu mới thực hiện quá trình chuyển giao
Liên quan đến nguồn nhân lực:
+ Chƣa có sự phân định rõ nét trong kế hoạch phát triển nguồn nhân lực quản lý, điều phối, triển khai dự án. Do đó kế hoạch bồi dƣỡng cán bộ theo từng chức danh công việc không đƣợc rõ nét dẫn đến nhiều khi bồi dƣỡng nhầm đối tƣợng.
+ Các thành viên tham gia các nhóm WG khơng phải là thành viên tồn thời gian mà hầu hết là kiêm nhiệm nên khối lƣợng cơng việc phải hồn thành là rất lớn. Đây cũng là ngun nhân dẫn đến tình trạng 1 số đầu cơng việc khơng thể hồn thành