Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng quản lý dự án ODA tại trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội gia
3.2.3. Kiểm tra giám sát hoạt động của dự án:
3.2.3.1. Kiểm tra giám sát nội bộ theo kế hoạch:
Kiểm tra giám sát dự án đƣợc tiến hành trong quá trình thực hiện dự án chứ khơng phải là hoạt động tác rời dự án. Tuy nhiên, để làm rõ các nội dung quản lý dự án, tác giả phân tích hoạt động này nhƣ 1 hoạt động độc lập vì trên thực tế, việc kiểm tra giám sát đƣợc thực hiện tƣơng đối độc lập để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả của cơng tác kiểm tra giám sát, tránh tình trạng “vừa đá bóng vừa thổi cịi”. Tuy nhiên cũng phải thấy rằng, công tác đánh giá kiểm tra đƣợc thực hiện trong dự án đƣợc phân cấp rất rõ ràng (nhƣ đã nêu ở phần lập kế hoạch thực hiện dự án) với sự giám sát chặt chẽ từ 2 cơ quan quản lý là UBĐPHH và JICA Việt Nam nên có hiệu quả cao.
Theo đó, hoạt động kiểm tra giám sát đƣợc phân chia thành 2 loại: giám sát nội bộ theo kế hoạch và kiểm tra giám sát độc lập Công tác giám sát nội bộ đƣợc thực hiện theo hình thức
- Giám sát theo chức năng, nhiệm vụ: Theo đó, UBĐPHH có vai trị về thanh tra về tổ chức kỹ thuật và kiểm tốn tài chính đối với dự án.
- Giám sát theo thời gian, tiến độ công việc: tiến độ công việc đƣợc kiểm sốt chặt chẽ thơng qua các cuộc họp hàng tuần, có báo cáo theo tháng, theo quý.
Mặc dù hoạt động kiểm tra, giám sát đƣợc thực hiện rất chặt chẽ nhƣng không phải tất cả các hoạt động của dự án đều đạt đƣợc kết quả mong muốn. Điều này thể hiện rất rõ trong kết quả thực hiện các đầu ra.
Cơ sở dữ liệu ban đầu do trƣờng ĐHCNHN cung cấp khi bắt đầu các hoạt động liên quan đến theo dõi và đánh giá.
Về phía Việt Nam: Ơng Cao Quốc Hƣng - Vụ trƣởng Vụ Hợp tác Quốc tế - Bộ Cơng Thƣơng với vai trị là Giám đốc Dự án chịu trách nhiệm chung về quản lý, triển khai, theo dõi cũng nhƣ các vấn đề kĩ thuật khác của Dự án. Ơng Hồng Văn Điện - Hiệu trƣởng trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội (từ cuối năm 2010 là ơng Trần Đức Q) với vai trị là Quản lý Dự án, chịu trách nhiệm về các vấn đề quản lý và kỹ thuật của Dự án.
Về phía Nhật Bản: Ơng Fumio Kunichiwa - Cố vấn trƣởng Nhật Bản cung cấp những khuyến nghị cần thiết cũng nhƣ tƣ vấn cho Giám đốc Dự án và Quản lý Dự án về các vấn đề liên quan đến việc triển khai Dự án. Các chuyên gia Nhật Bản cung cấp các hƣớng dẫn, tƣ vấn kỹ thuật cần thiết cho các đối tác Việt Nam về các vấn đề kỹ thuật liên quan đến việc triển khai Dự án
Bảng dƣới đây trình bày hoạt động kiểm tra giám sát thƣờng xuyên đã đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra. Theo đó báo cáo chi tiêu hàng tháng đƣợc tổng kết trƣớc ngày 30 hàng tháng và gửi đi trƣớc ngày 5 của tháng tiếp theo. Báo cáo năm đƣợc tiến hành vào đầu tháng 12 của năm. Kiểm tốn tài chính năm thực hiện vào tháng 1 của năm tiếp theo. Báo cáo tiến độ 6 tháng đƣợc thực hiện vào tháng 4 và tháng 11 hàng năm. Báo cáo cuối cùng đƣợc thực hiện vào tháng 11 năm 2012 cùng với 1 hội thảo chia sẻ kết quả dự án đƣợc tổ chức vào tháng 12 năm 2012.
Bảng 3.5: Bảng theo dõi và đánh giá dự án Báo cáo
Kiểm toán năm
Báo cáo đánh giá giữa kỳ
Báo cáo tiến độ hoạt động 6 tháng
Báo cáo cuối cùng
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Công tác báo cáo đƣợc ban quản lý trƣờng ĐHCNHN thực hiện các báo cáo, kế
hoạch và tài liệu đƣợc chuẩn bị theo đúng yêu cầu và mẫu của JICA Việt Nam. Hầu hết các báo cáo, kế hoạch và tài liệu đều đƣợc trình lên UBĐPHH phê duyệt. Tất cả các báo
cáo của BQLDA trình lên UBĐPHH đều đƣợc viết bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Báo cáo tiến độ đƣợc BQLDA chuẩn bị 6 tháng một lần và trình lên UBĐPHH phê duyệt tại các phiên họp thƣờng kỳ. Báo cáo bao gồm các nội dung sau:
- Báo cáo tiến độ kết quả đạt đƣợc của đầu ra và hoạt động trong từng lĩnh vực của dự án dựa theo hồ sơ thiết kế Dự án và kế hoạch hoạt động đã đƣợc phê duyệt tại buổi họp UBĐPHH trƣớc đó. Phân tích các hạn chế và chậm trễ và đề xuất phƣơng án giải quyết các vấn đề đã đƣợc xác định.
- Trình bày báo cáo tài chính về việc sử dụng các nguồn vốn của Nhật Bản, Việt
- Trình bày kế hoạch hoạt động trong kỳ báo cáo tiếp theo và việc phân bổ tài chính.
3.2.3.2. Kiểm tra giám sát độc lập
Các hoạt động kiểm toán, giám sát và đánh giá là hoạt động hoạt động độc lập không theo cơ chế đồng quản lý. Đảm bảo hàng năm tiến hành kiểm toán độc lập do cơng ty kiểm tốn đƣợc cơng nhận thực hiện và thẩm định các phát hiện. Đợt đánh giá giữa kỳ đƣợc thực hiện vào tháng 6 năm 2011. Chuyên gia tƣ vấn ngắn hạn bên ngoài đã thực hiện nhiệm vụ này. Báo cáo chi tiết đƣợc gửi cho các thành
viên BĐPHH để đƣa ra quyết định thích hợp đối với các kiến nghị đề xuất trong báo cáo.
Trƣớc khi kết thúc dự án, một đợt đánh giá độc lập cuối cùng đƣợc thực hiện vào tháng 11/2012. Đồn đánh giá thu thập các thơng tin cần thiết qua tiếp xúc trực tiếp với những bên thực hiện dự án và ngƣời hƣởng lợi, qua tổng hợp các tài liệu dự án và phân tích sâu dựa trên các bảng hỏi. Việc đánh giá Dự án đƣợc tiến hành qua sự phối hợp giữa JICA và các cơ quan hữu quan của Việt Nam trong vòng 06 tháng cuối cùng của Dự án nhằm xác định cụ thể mức độ thành công của Dự án.
Nhƣ vậy các đợt đánh giá độc lập đã đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra bảo đảm việc giám sát kết quả dự án 1 cách chặt chẽ và hiệu quả nhất.