Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng quản lý dự án ODA tại trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội gia
3.2.4. Kết thúc dự án
3.2.4.1. Tiến độ của dự án:
Thời hạn dự án: Dự án kết thức đúng thời gian quy định. Chuyên gia cuối cùng của dự án rời đi vào ngày 24/01/2013. Dự án đã thực hiện nghiêm chỉnh tiến độ theo quy định. Các kế hoạch đƣợc triển khai theo tuần (buổi họp các chiều thứ 2 hàng tuần) và kiểm soát theo tuần (họp tổng kết vào sáng thứ 6 hàng tuần). Do đó, nếu q trình quản lý, triển khai dự án có vấn đề ln đƣợc điều chỉnh kịp thời.
Tài chính dự án: Báo cáo chi tiêu của dự án cho thấy dự án đã giải ngân hiệu quả với tổng chi phí cho dự án ƣớc tính vào khoảng 155 triệu Yên Nhật, nghĩa là khoảng 1,8 triệu USD theo tỉ giá năm kết thúc dự án. Chi phí này nằm trong dự tốn ban đầu là 160 triệu Yên Nhật.
Các nội dung thực hiện của dự án: dự án đã hoàn thiện 100% các nội dung công việc theo dự kiến của đầu ra số 2 và đầu ra số 3. Thậm chí có 1 số nội dung vƣợt xa sự mong đợi của chuyên gia nhƣ nội dung thực hiện 5S tại trƣờng ĐHCNHN, nội dung đánh giá kỹ năng nghề đã đƣợc Bộ LĐ TB &XH triển khai trên hệ thống đánh giá nghề quốc gia. Một số cơng việc mới phát sinh trong q trình thực hiện dự án chƣa thể hồn thiện do nguyên nhân khác nhau đƣợc trƣờng ĐHCNHN tiếp tục thực hiện. Tuy nhiên đầu ra số 1 mới chỉ thực hiện đƣợc 85% công việc. Điều này đặt ra vấn đề là trƣờng ĐHCNHN phải tiếp tục hoàn thiện các
nọi dung này sau khi dự án kết thúc. Trƣờng ĐHCNHN đã cam kết thực hiện hoàn thiện cac nội dung này nhƣ 1 điều kiện để có thể tiếp tục nhận đƣợc sự hỗ trợ trong các dự án tiếp theo. Việc thực hiện các nội dung do nhà trƣờng cam kết đƣợc đánh giá lại trƣớc khi dự án tiếp theo đƣợc triển khai.
3.2.4.2. Kết quả của dự án
Dự án tự đánh giá thu đƣợc các kết quả đầu ra nhƣ trong Ma trận thiết kế Dự án (PDM) trong ba năm 2010 đến 2013. Vì thế, dự án đã đạt đƣợc mục đích ban đầu. Đánh giá theo các chỉ tiêu đặt ra trong PDM nhƣ sau:
Về chỉ tiêu số 2 "số lƣợng các thành quả của việc phản ánh nhu cầu của doanh nghiệp vào các chƣơng trình đào tạo của trƣờng ĐHCNHN", Dự án đã cải thiện hệ thống quản lý và các chƣơng trình đào tạo của trƣờng ĐHCNHN dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Sau khi phân tích cẩn thận nhu cầu doanh nghiệp, dự án đã xây dựng các khóa học ngắn hạn mới nhƣ bảo dƣỡng cơ khí, bảo dƣỡng hệ thống điện, vận hành cơ bản máy trung tâm gia công, quản lý chất lƣợng và thí điểm khóa học về 7 cơng cụ quản lý chất lƣợng. Dự án cũng giúp đỡ trƣờng ĐHCNHN cải tiến các mơn học trong chƣơng trình chính khóa nhƣ vẽ kỹ thuật, PLC, điều khiển khí nén và lập trình vi điều khiển. Ngồi ra, trƣờng ĐHCNHN đã triển khai 5S trong toàn trƣờng nhằm nâng cao năng lực cho sinh viên, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Sự thay đổi trong chỉ tiêu số 3 "mức độ hài lòng của doanh nghiệp đối với sinh viên trƣờng ĐHCNHN" nên đƣợc kiểm tra sau khi kết thúc dự án vài năm. Vì đối tƣợng hƣởng lợi trực tiếp từ dự án và giáo viên và nhân viên quản lý nên nó phải mới vài năm mới có thể tác động đƣợc trực tiếp đến sinh viên. Cần đợi thêm vài năm nữa để đánh giá tác động của chỉ tiêu số 1 "tỉ lệ sinh viên trƣờng ĐHCNHN có việc làm" vì lý do tƣơng tự nhƣ chỉ tiêu số 3. Ngoài ra, trƣờng ĐHCNHN chƣa có hệ thống để thu thập dữ liệu tồn diện về chỉ tiêu này. Dự án đã giúp trƣờng xây dựng quy trình thu thập thơng tin tuyển dụng từ doanh nghiệp một cách hệ thống nhƣng trƣờng ĐHCNHN vẫn mới đang ở giai đoạn thử nghiệm chứ chƣa làm đƣợc việc thu thập thơng tin chính xác và phân tích dữ liệu. Việc thu thập số liệu tin cậy cho tiêu chí này là nhiệm vụ mà trƣờng ĐHCNHN phải tiếp tục hoàn thành sau khi kết thúc dự án.
Tóm lại là Dự án đã hỗ trợ trƣờng ĐHCNHN xây dựng hệ thống quản lý đào tạo theo chu trình với phạm vi rộng hơn dự kiến ban đầu, bao gồm cả hệ thống đánh giá kỹ năng và hệ thống hỗ trợ việc làm thuộc Đầu ra 2 và Đầu ra 3. Kết quả của Dự án là trƣờng ĐHCNHN đã xây dựng đƣợc rất nhiều công cụ để triển khai hệ thống quản lý theo chu trình và tổ chức một vài một động thí điểm khác.
1. Hướng dẫn xây dựng chương trình đào tạo dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp
2. Báo cáo khảo sát đánh giá sinh viên ĐHCNHN và nhu cầu trong tương lai.
1.Cải tiến nội dung của các mơn học hiện
có: - Vẽ kỹ thuật - PLC / Mạng truyền thông PLC - Lập trình vi điều khiển - Điều khiển khí nén
2.Triển khai 5S
1.Sổ tay hướng dẫn việc làm 2.Đề xuất đi thăm doanh nghiệp
3.Đề xuất buổi nói chuyện của cựu sinh viên
4.Báo cáo về tình hình thực tập hiện tại
5.Quy trình thực tập chuẩn
1. Cơ sở dữ liệu của khách hàng (doanh nghiệp) và sinh viên tốt nghiệp
2. Phương pháp đánh giá khóa học
3. Kế hoạch hành động để cải tiến các khóa học ngắn hạn
4. Lịch đào tạo các khóa học ngắn hạn hàng năm
3. Báo cáo khảo sát về mức độ hài lòng của sinh viên và doanh nghiệp về chương trình thực tập
4. Báo cáo khảo sát tình hình việc làm
5. Các tài liệu cần thiết cho đánh giá kỹ năng nghề trên trung tâm gia
cơng.
Các hoạt động thí điểm: Thí điểm Quản lý theo chu trình thơng qua các khóa học ngắn hạn
-Bảo dưỡng máy móc: khóa học thí điểm với sự hỗ trợ của Dự án
-Quản lý chất lượng: khóa học thí điểm với sự hỗ trợ của Dự án
-Khóa học theo yêu cầu dành cho Nagatsu, Showa Denko, và Hirayama
Hình 3.2: Các sản phẩm chính của dự án theo từng bƣớc
Nguồn: Dự án hỗ trợ nguồn nhân lực kỹ thuật tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Thông qua các hoạt động của dự án, đa số các giảng viên trƣờng ĐHCNHN
3.2.4.3. Sự bền vững của dự án
Mục tiêu của dự án là tiếp tục duy trì đƣợc các lợi ích đạt đƣợc sau khi dự án kết thúc.
Trong bối cảnh dự án, cần thực hiện một số hoạt động để đảm bảo tính bền vững: Tính bền vững về tổ chức sử dụng cơ cấu hiện nay của trƣờng ĐHCNHN để quản lý Dự án không thành lập ban quản lý dự án độc lập mà đội ngũ cán bộ hiện nay của trƣờng ĐHCNHN quản lý dự án, với sự hỗ trợ của cơ quan chủ quản, các cơ quan hữu quan khác cũng nhƣ từ phía JICA Việt Nam trong trƣờng hợp cần thiết. Sự sắp xếp nhƣ vậy đảm bảo tính liên tục của các hoạt động sau khi dự án kết thúc và năng lực cán bộ của trƣờng ĐHCNHN đƣợc nâng cao để duy trì ảnh hƣởng từ các kết quả đã đạt đƣợc của Dự án cũng nhƣ quản lý các dự án khác.
Bền vững về kỹ thuật: Ngoài cung cấp trang thiết bị, Dự án tổ chức đào tạo nâng cao để sử dụng trang thiết bị mới. Trƣờng ĐHCNHN có trách nhiệm thanh tốn các chi phí liên quan đến việc bảo dƣỡng và sửa chữa trang thiết bị. Các buổi đào tạo chú trọng vào nội dung bảo dƣỡng và sửa chữa trang thiết bị mới đƣợc dự án cung cấp. Về lâu dài, thông qua các hoạt động đào tạo này trƣờng ĐHCNHN có thể xây dựng một cơ chế thu hồi chi phí hay đầu tƣ thay mới trang thiết bị.
Bền vững tài chính: Dự án nhằm hỗ trợ Trƣờng ĐHCNHN trở thành một cơ sở giáo dục, đào tạo nghề kỹ thuật, nghiên cứu khoa học tự hạch tốn chi phí, cung cấp dịch vụ giáo dục, đào tạo và các hoạt động nghiên cứu khoa học có chất lƣợng. Để đảm bảo sự bền vững về tài chính cho các hoạt động của mình và để tiếp tục tồn tại trong một môi trƣờng cạnh tranh ngày càng cao thì Trƣờng ĐHCNHN cần phải tạo thêm thu nhập từ các hoạt động cung cấp dịch vụ giáo dục, đào tạo nghề kỹ thuật cho xã hội. Chính vì vậy, Dự án tập trung tăng cƣờng chất lƣợng và số lƣợng các dịch vụ bằng cách cung cấp thêm trang thiết bị, cơ sở vật chất và đào tạo nâng cao. Ngồi ra, Dự án cịn giúp ĐHCNHN xây dựng một chiến lƣợc marketing để trở thành một cơ sở hàng đầu ở tầm khu vực về giáo dục đào tạo nói chung và đào tạo nghề kỹ thuật nói riêng.
Trở thành một cơ sở giáo dục – đào tạo có khả năng hạch tốn độc lập về tài chính là một thách thức lớn đối với trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội, do đó Trƣờng ĐHCNHN cần đƣợc hỗ trợ của Bộ Cơng Thƣơng trong giai đoạn chuyển đổi này.